1.电力企业档案管理的重要性

众所周知，电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的一个重要环节，它的管理水平高低直接关系到电力企业改革的延展性、彻底性和持续性，它是电力企业能否赢得市场竞争的主动权一项重要工作。

所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门档案管理必须科学、合理、创新、快捷。这也迫使档案管理部门要以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。

2.目前我国电力企业档案管理中存在的主要问题

通过调查研究，目前我国电力企业档案管理还存在着以下几个主要问题。

2.1电力企业的档案管理得不到应有的重视

目前，很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正是由于高层领导的不重视，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。

2.2电力企业档案管理缺乏专业部门和专业人员的管理

经过调查，很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，这就导致，档案工作人员误认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，致使他们根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。这种不利的状况将导致企业档案资料的归档和保管不一致，很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本，影响企业发展。

2.3电力企业档案管理的理论研究滞后

在新形势下，电力企业发展改革和体制转变导致电力企业档案管理工作日益凸显，电力档案管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。因此，电力企业需要投入更多的人力、物力，专注于此项研究。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的，它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索，逐步解决，也通过研究这些档案管理的问题，进一步提高电力企业的档案管理创新性，使档案管理工作日趋规范化、简约化、便捷化。

2.4电力企业的档案管理的信息化建设滞后

一个企业的信息化程度在一定程度上是一个企业创新发展的标志。但是，在国内很多企事业单位，档案管理工作的信息化程度还相当滞后。

这些企事业单位档案管理信息化滞后主要原因表现在以下几个方面。

2.4.1个别企业的领导还没有完全认识到档案信息化建设的重要性，更没有将档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，致使这些企业对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。

2.4.2企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在很多企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。

2.4.3电力企业虽然配备了档案数字化设施，但由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。

2.4.4没有充分的开发利用档案信息资源。

2.4.5电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

（一）建立良好的管理制度。

首先，铁路企业对档案管理工作，需要确立一套良好的制度，从而便于管理人员能够在实际执行管理工作中有相关依据可以参考，其中，铁路企业对档案管理进行统一管理，并通过部门立卷、归口负责、定期移交以及综合利用模式而不断完善档案管理的制度，进而可以有效改善铁路企业在档案管理方面出现文件资料丢失的情况，充分保障档案资料信息完整性。其次，建立档案管理的综合办公室，通过加强对现有管理人员及相关的文书、工程工作人员的档案知识的教育和培训，使得他们可以高效完成对应的档案管理工作。

（二）提升档案管理人员的整体业务素质。

铁路企业需要积极招聘档案专业人才，从而可以将档案管理方面的专业技能带入企业中，帮助铁路企业更好地提升档案管理工作水平。由于档案工作所涉及的信息多而繁杂，因此，这就要求工作人员能够采用档案专业技术不断提升其规范化。例如在工作中需要严格地执行铁路部门对档案信息的要求，同时在档案整理过程中还需要严格审核以及把关，并且安排技术人员加强指导，从而使得档案整理可以较好地在规范化方式中完成工作。这是提升档案管理规范化的有效方式。除此之外，档案管理人员还需要加强学习，掌握当前档案业务发展的情况，提升自身的档案业务素质，进而能够结合铁路企业的实际情况而制定出科学的档案管理模式，从而提升档案管理人员的工作效率。

（三）加强对档案管理资金的投入，完善硬件设施建设。

铁路企业中的档案机构主要是充分保存铁路发展中所形成的、有保存价值资料的历史记录，它们属于铁路企业中不可再生的资源，因此，档案资料十分重要，对铁路企业发展而言具有至关重要的作用，铁路企业需要重视档案管理工作，同时在实际工作中可以增加资金投入。第一，铁路企业需要增加档案用品、用具的资金投入，这便于档案管理人员购买档案管理所需要的先进设备，进而充分保障档案资料可以得到良好的保护。第二，加强档案管理的基础设施建设投入，由于档案所需要的专用库房以及存放档案箱柜，随着铁路建设项目的增多，之前的存放空间已经无法满足实际需求，所以需要通过增加资金投入的方式为档案管理提供便利

铁路企业档案管理方面的问题分析

（一）档案工作管理制度有待进一步规范。从铁路企业现有的档案机构设置情况可知，档案室属于相对独立的部门。档案工作与文书、工程工作实行分块管理的制度，在这种制度管理下，就使得档案管理工作拉大了与文书、工程部门之间的距离，进而导致档案工作人员获取资源有一定难度，甚至有的不接触文件资料的形成过程，而单纯考虑文件资料实施归档。除此之外，文书、工程部门人员对档案相关认识不足，他们在工作中单纯考虑文件资料的形成，从而忽视对文件资料实施归档的工作。这些问题导致铁路企业文件资料在归档以及衔接等方面出现许多不规范的情况，从而影响了档案资料信息的不完整，导致文件资料丢失的情况发生。

（二）档案管理人员专业素质有待提升。在铁路企业从事档案管理的工作人员大多非档案专业人才，多数档案员是从兼职档案工作开始，在从事档案工作过程中学习并积累了一些档案管理工作知识。随着铁路建设的快速发展，形成的档案资料越来越多，档案管理的工作量逐渐增加，对档案专业技能的要求也在不断更新，档案专业知识的不足，导致档案员的档案专业素质较低，赶不上档案工作的新要求。因此，在档案管理的工作中出现工作效率低的情况，进而制约了档案管理质量。

（三）档案管理的硬件设施有待完善。从客观角度分析，当前的铁路企业正在大力新建许多项目，其中会出现许多档案资源，但是由于企业之前没有高度重视档案工作，进而导致档案存储空间出现不足。传统档案管理工作中所使用的库房也难以适应档案信息化资源要求，例如有的档案是视频或者是声音形式，此时就需要采用电子化的方式进行管理，因此，在档案管理方面就需要铁路企业能够提供良好的电子设备。此外，再从主观角度分析，铁路企业的领导层对档案管理工作不够重视，在这方面所投入的经费十分有限，导致档案硬件设施更新缓慢，进而严重地影响了档案管理效率。

档案管理信息化建设的方法

（一）技术创新和技术引进

针对地铁档案信息化的技术问题，其改善方法一般分两个方向：第一、引进国外先进技术，结合国内地铁工程状况进行改进，然后投入使用；第二、结合当下国内现有科技条件进行研发、创新，找到行之有效的技术方法。前者见效快，后者发展前景更广阔，具有更突出的优势。相关管理人员必须选择有效措施，及时进行地铁档案管理信息化工作的全面化建设。

（二）制定并完善相关制度标准

地铁项目档案信息化建设中，需要严格遵守国家法律法规。一方面，文件归档中需要建立完善的归档制度，对具有保存价值的资料、文件等，结合《电子文档归档管理规范》进行管理，及时制定严格的管理制度。另一方面，考虑到电子档案管理制度，需要加强各部门职责的划分，提高电子档案信息化建设的全面性。

（三）纸质文件、电子文件的同步管理

纸质文件、电子文件各具特色，地铁档案信息化管理中，需要对二者进行同步管理。首先，档案录入环节中，各部门需要加强录入内容的标准化管理，提高二者同步管理的有效性；其次，为了保证电子存档的真实度，需要相关作业人员具有认真严谨的态度，避免人为原因导致的错误；再者，建设方纸质文件的整理中，需要加强完整性考虑，并及时进行扫描入库，避免归档不及时引发的负面问题。

（四） 数字化电子文件的监督管理

第一、信息化建设中，电子文件的管理需要保证全程监控，尤其是前期监控；第二、为了保证电子存档资料的安全性，交接过程中，需要对归档文件进行全面检测，避免技术问题引发的危害；第三、电子文件具有可更改、可删除的特点，因此地铁项目档案管理中，需要加强档案管理的统筹规划控制，相关部门需要及时进行文件的采集、存档、备份等操作，工作中存在问题需要及时进行解决。

（五）加强档案管理人员专业能力的培养

档案管理工作具有一定特殊性，相关管理人员需要具有一定能力：专业知识扎实、遵守相关规范制度、严谨认真。为了保证地铁档案管理信息化建设的顺利进展，对相关管理人员的要求更高。电子档案管理中，主要处理对象是：信息数字化、文档一体化等工作，与传统纸质作业存在一定差异。因此，需要加强科学技术的应用，提高档案管理的有效性。注重整个作业团队综合能力的培养，尤其是计算机操作、档案建立、网络安全、资源开发等方面的培养，档案管理人员定期参加培训，可让其认识到管理工作的重要性，更好的使用档案管理工具；其次，需要及时引进新人才，提高档案管理团队的综合能力；再者，管理人员需要了解法律规范内容，保证信息化建设环节遵纪守法，保证各类档案资源的统一集中管理。

（六）完善电子文件的控制

地铁建设施工中，需要加强电子文件的控制，该工作复杂度高、细致性强，需要各方密切配合，遵守相关法律法规，从而保证信息化管理的有效性。首先，档案管理人员需要对项目工程具有一定了解，如施工进度、技术要求等，这是后期管理工作顺利进行的基础，可提高档案管理的针对性，保证管理工作落实到位；其次，进一步建立相关规定，并及时作出动态调整，建设项目电子文档归类中，需要加强整个做法的完善。文件控制中，需要及时与相关部门进行沟通，如加强与质监机构的沟通，可明确质量管理的具体要求；再者，结合当下法律法规，制定更加完善的措施。一般可依照《档案法》进行管理措施的优化，保证管理工作顺利开展，提高整个档案信息的安全性。提高对资料数据库维护工作的重视度，避免数据更新不及时等引发真实度下降，同时可降低系统故障等导致的信息丢失等问题。

地铁档案管理信息化建设中的问题

（一）信息化技术落后

国内信息化发展速度较慢，存在经验欠缺、进展受限的状况，整体管理效率、管理质量差，甚至会出现信息紊乱的状况。技术落后是导致地铁档案管理工作失误的主要原因，一定程度上会增加相关作业人员的作业量，严重阻碍了地铁行业的发展。

（二）档案存储信息不完整

地铁档案管理信息化建设中，需要将纸质材料进行电子化，该环节极易发生输入错误的状况，还会发生信息流失、信息失效等状况。转化环节中，相关作业人员的工作能力十分关键，人员综合能力差是地铁档案信息发生失真、紊乱、失效的主要原因，导致电子化信息无法发挥其应用的功效，反而会增加后期查找时间，对地铁运行便利度具有负面作用。

（三）人员管理、管理体系的问题

我国管理体系的受重视度较低，地铁档案管理也存在这一不足。主要体现是管理人才缺失、管理手段守旧、管理制度不完善，最终后果是地铁档案管理质量偏低，无法顺利进行档案管理工作的信息化建设。即使部分地区进行了档案信息化建设，但是不完整性等状况严重阻碍了信息化建设的发展。

如何加快文书档案现代化管理的策略分析

（一）建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理

当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）不断完善和健全文书档案管理体系

为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。