一、轨道交通档案传统与信息化管理

在传统的数据管理方式中，以手工劳动为主，轨道集团各职能部门将纸质文件交办公室进行归档，各部门以自己的方式在自己的职权范围内采集数据，同时也只能查询到使用自己拥有的数据，形成了一个个“信息孤岛”，其他部门有可能对本部门解决问题有帮助的信息资源因为资源的封闭而无法及时的获得相关信息，从而造成了信息资源的闲置和浪费。随着轨道交通各条线路的开通，各个工程项目的立项建设，轨道集团接触到的相关单位大大增加，往来文件资料也成几何级增长，而传统的数据处理方式的弊端也日趋显现，如不及时加以改进，不但影响工作效率，更不利于整体全面地解决工作中的问题。

二、轨道交通档案数字化管理概念及内容

2.1 含义

数字化档案管理是相对传统管理而言的，它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态的最佳效果。

2.2 轨道交通档案数字化管理的目的

轨道交通数字化档案管理的总目标：一是要千方百计地保存保护好各类轨道交通运营、建设阶段的档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是要充分开发轨道交通档案信息资源，最大限度地为轨道交通行业服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为轨道交通各项工作按计划开展服务。

2.3 数字化管理的内容

数据管理一般包括数据采集、数据存储、数据加工和数据查询四方面内容。 数字化管理要做的工作就是通过各类信息技术平台来缩短数据采集、加工、查询的时间，延长数据存储的时间。

档案管理正面临着一次全方位的技术革新，电子档案替代传统的纸质档案已是大势所趋，但在自我发展的迫切需求因素面前，档案管理工作应该克难奋进，努力进行不断创新，将传统纸质档案和电子档案有机结合起来，加快传统纸质档案的数字化改造，主动跨入数字化时代，以取得令人满意的效果。

目前，档案工作存在以下几方面问题。

一是对档案管理工作的认识不到位。当前档案管理存在着一定程度的矛盾性：一方面，相当一部分档案由于各种原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在进行人才考核、选拔和奖励等工作时很大程度上要参考工作人员的档案信息，这就使得档案管理工作长期处于边缘化和被动的状态。究其原因，还是相关档案管理人员对档案管理工作的重视程度不够，以传统的档案管理工作观念看待问题，认为档案管理就是简单的抄写和记录工作，导致了档案管理的低效率。

二是档案管理人员缺乏专业知识。档案管理工作作为一项专业化的信息管理工作，要求档案管理人员必须对信息管理工作具有系统性的认识，而由于对档案信息独特重视程度，档案管理人员更需要具备较高的信息管理水平和技能。但在实际工作中，相当一部分档案管理工作人员持着传统的工作观念，只具备基本的文本抄写和记录能力，且不思学习，无法掌握信息化条件下对档案资料管理的技能要求。甚至在一部分单位中，档案管理人员还兼顾着其他的信息管理工作，不具备足够的专业性。

三是档案管理的方式方法有待改进。当前许多单位在档案管理工作中，仍然采用传统的档案记录方式，已经不符合信息时代的发展需要。尤其是在档案管理的自动化程度方面，还存在着大量的无谓重复劳动，同时也缺乏完善的档案管理制度。因此档案管理工作的效率仍然相对较低。

首先，加强档案人才培养提高管理素质。档案电子化的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设电子档案的关键。传统纸质档案时代的工作人员的工作基本模式是人与档案的结合，或者说是以档案为媒介与工作的结合，也就是人与人的结合。而电子档案时代档案工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的 “人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代档案管理员既要有扎实的传统档案知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识，是通才、复合型的人才。档案要实施数字化建设，第一步要解决人力资源这条“短腿”问题，必须注重对现有人员的信息素质培养，突出档案信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。同时，要花大力气聘请一批能熟练掌握计算机运行管理和维护的专业人才，并配备若干名专业人才，为档案的数字化改造、信息化?l展和网络化管理作好人力资源的准备。

其次，改善档案管理的设施条件。在信息化环境下的档案管理工作中，不仅要确保基本的办公等场地条件，还要适应时代科技发展，将新兴的信息管理技术引入档案管理工作。随着信息时代的来临，档案管理部门要认识到档案管理工作本质上也是一项信息管理工作，因此要改变传统的纸质档案管理模式，根据信息管理的特点和技术手段，使档案管理工作进入信息化和数字化的时代。对此，一方面档案管理部门要保障具备计算机、光盘和电子储存设备等硬件条件，同时管理人员也要进行相关信息管理知识的培训。随着网络技术的发展，信息的联网管理也是一大必然趋势，因此开发和引进档案管理软件、建立档案管理联网系统，也是改进档案管理条件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科学合理的电子档案管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

四是档案管理要灵活。在档案管理工作中，计算机技术的应用，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能使得档案管理更加灵活，能够及时的对档案进行修改、复制、补充等，有效的提高了档案管理的工作效率，还能保证良好的工作质量。就目前来看，计算机信息技术已经应用到档案管理工作中的各个方面，提供了便捷的服务。

（一）提高经济效益

随着我院每年工程项目的增加，馆藏量越来越大。为了保证及时整编归档资料，唯有以增加办公人员和办公费用来解决这一难题，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，首先大大节省了占地空间；其次，将历史纸质档案数字化后，更是节省了人们的查阅时间。使用起来极为方便迅速，既方便了设计人员，又避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率

纸质档案数字化，使得档案管理更为高效。资料能及时归档，并尽快提供利用。目前，我院有电子版的文件才能在电脑上实现检索、查询。但是一些历史档案，由于年代久远，检索起来，非常不便，只能翻查帐本、卡片，甚至要到库房逐件翻查；有时候为了找一份历史资料，要花上半天的时间，浪费设计人员大量精力。如果将历史纸质档案数字化，相信这样的局面不会出现。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，所有的查询工作，都可以在电脑上完成，大大缩短查询时间，提高工作效率。真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增强档案原件保护

将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。以纸质透明底图为例，底图归档后，经常出现调晒的情况，而我院以卷放的形式保管底图，在调图的过程中，往往会人为地对底图造成不同程度的损害（将图纸从卷内抽出――晒图――再将图纸放入卷内，这一系列的过程，都是通过人工完成）。时间一长，这样的反复操作，就会导致图纸破损，不利于保护档案原件。纸质档案转为数字化电子档案后，这一系列的流程可以减免，在电脑上查找到电子图，再打印出来便可使用。

纸质档案数字化制作的必要性。

高质量的档案数据库是档案信息化应用的基础，档案数字化制作是档案数据库建设的必要手段。纸质档案数字化制作的必要性表现在以下几个方面：

（一）历史档案的抢救问题：我院档案中心有很多透明底图文件是十几年或几十年前的，这些档案由于经历时间较长、加上保管不当的原因，已经处于非常“危险”（字迹模糊、破碎）的状况，如不及时加以“挽救”，很可能造成档案彻底消失。

（二）档案移交后利用难的问题：通常各部门档案移交后，都保存在档案中心内，当需要查询用时，必须到档案室现场进行查阅，查询过程比较繁琐。

（三）档案管理利用难的问题：由于传统档案数量的庞大，传统档案查询工作被动性的现状，增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。

（四）传统档案利用局限的问题：一般存档的档案资料只有一份，一旦某人借走这份档案，其他人只有等待，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。

（五）传统档案的安全问题：每份档案都是有价值的资料，如果遇到自然或人为的灾害将造成无法挽回的损失。

针对上述问题，我认为有必要对传统纸质档案实施数字化制作。

纸质档案数字化是数字档案建设最基础的工作。

随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享

知识服务在档案管理中的实现

（一）档案知识服务理念的确立

落实档案管理的知识服务理念，首先要科学的认识到当今档案管理工作与传统档案管理工作之间的差别与不同，确立知识服务的目标，立足于信息搜寻、分析与组织等角度，将重点放在用户问题以及环境融入用户解决问题的方面，同时实现了越来越多的信息增值服务。基于这些分析能够看出档案管理服务与目标的确立应该从这些方面出发，突破馆藏限制，这种服务理念的确立，实际上就是档案管理者对于自身发展认识上的突破。

（二）档案信息服务机制的创新

在经济全球化以及社会信息化的背景下，档案管理工作目标也必须要以最大限度满足社会需求为前提，基于档案本身隐密性的特点，档案管理服务在新时期必须要有新的突破和发展。首先档案信息咨询机构、文件中心以及档案事务所等商业服务机构的出现与发展，它们不仅丰富了档案管理工作的内涵与内容，同时也更加有效的发挥了档案信息与知识的作用，促进了档案管理机制与体制的变革。

（三）档案知识服务模式的新发展

实现档案信息知识服务，必须要认识到该服务理论是建立在专业化与个性化服务的基础之上的，它并不是批发性服务，这就要求工作人员从具体需求以及过程提供服务入手，实现纵向服务的全方位跟踪。然后，还需要关注网络环境的变化，对信息服务方式的转变有所掌握，网络服务作为关键的特征就是增值服务，比如，编制档案网络资源导引工具，能为用户提供专业分类导引和对传统的档案信息服务产品增加新的附加值，即“从提供相关信息到提供答案”的重要转变，这需要档案人员具备利用“信息解决方案”来满足用户需求的能力。它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习应用信息解决问题的方法，针对查询问题的具体要求和特点来解决实际问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。

（四）融入新的事业合作圈

知识管理的重要特点就是在协作系统中求得管理增值与创新，因为知识只有在整合、流动与应用中才可能增值，它需要打破更多的门户和专业壁垒，需要前所未有的协作精神，才能共享彼此的知识，这一点在电子文件管理中尤为突出。因此，档案工作此时将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而必须融入新的合作圈：档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转；档案部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等都远非档案部门一家所能担当；档案部门与其它信息源的合作与融合。在网络时代，利用者关心的将是如何迅速准确的获取信息，而不是信息的来源，信息共享是根本趋势，也是知识共享的基础和前提。