铁路企业档案管理方面的问题分析

（一）档案工作管理制度有待进一步规范。从铁路企业现有的档案机构设置情况可知，档案室属于相对独立的部门。档案工作与文书、工程工作实行分块管理的制度，在这种制度管理下，就使得档案管理工作拉大了与文书、工程部门之间的距离，进而导致档案工作人员获取资源有一定难度，甚至有的不接触文件资料的形成过程，而单纯考虑文件资料实施归档。除此之外，文书、工程部门人员对档案相关认识不足，他们在工作中单纯考虑文件资料的形成，从而忽视对文件资料实施归档的工作。这些问题导致铁路企业文件资料在归档以及衔接等方面出现许多不规范的情况，从而影响了档案资料信息的不完整，导致文件资料丢失的情况发生。

（二）档案管理人员专业素质有待提升。在铁路企业从事档案管理的工作人员大多非档案专业人才，多数档案员是从兼职档案工作开始，在从事档案工作过程中学习并积累了一些档案管理工作知识。随着铁路建设的快速发展，形成的档案资料越来越多，档案管理的工作量逐渐增加，对档案专业技能的要求也在不断更新，档案专业知识的不足，导致档案员的档案专业素质较低，赶不上档案工作的新要求。因此，在档案管理的工作中出现工作效率低的情况，进而制约了档案管理质量。

（三）档案管理的硬件设施有待完善。从客观角度分析，当前的铁路企业正在大力新建许多项目，其中会出现许多档案资源，但是由于企业之前没有高度重视档案工作，进而导致档案存储空间出现不足。传统档案管理工作中所使用的库房也难以适应档案信息化资源要求，例如有的档案是视频或者是声音形式，此时就需要采用电子化的方式进行管理，因此，在档案管理方面就需要铁路企业能够提供良好的电子设备。此外，再从主观角度分析，铁路企业的领导层对档案管理工作不够重视，在这方面所投入的经费十分有限，导致档案硬件设施更新缓慢，进而严重地影响了档案管理效率。

档案管理信息化建设的方法

（一）技术创新和技术引进

针对地铁档案信息化的技术问题，其改善方法一般分两个方向：第一、引进国外先进技术，结合国内地铁工程状况进行改进，然后投入使用；第二、结合当下国内现有科技条件进行研发、创新，找到行之有效的技术方法。前者见效快，后者发展前景更广阔，具有更突出的优势。相关管理人员必须选择有效措施，及时进行地铁档案管理信息化工作的全面化建设。

（二）制定并完善相关制度标准

地铁项目档案信息化建设中，需要严格遵守国家法律法规。一方面，文件归档中需要建立完善的归档制度，对具有保存价值的资料、文件等，结合《电子文档归档管理规范》进行管理，及时制定严格的管理制度。另一方面，考虑到电子档案管理制度，需要加强各部门职责的划分，提高电子档案信息化建设的全面性。

（三）纸质文件、电子文件的同步管理

纸质文件、电子文件各具特色，地铁档案信息化管理中，需要对二者进行同步管理。首先，档案录入环节中，各部门需要加强录入内容的标准化管理，提高二者同步管理的有效性；其次，为了保证电子存档的真实度，需要相关作业人员具有认真严谨的态度，避免人为原因导致的错误；再者，建设方纸质文件的整理中，需要加强完整性考虑，并及时进行扫描入库，避免归档不及时引发的负面问题。

（四） 数字化电子文件的监督管理

第一、信息化建设中，电子文件的管理需要保证全程监控，尤其是前期监控；第二、为了保证电子存档资料的安全性，交接过程中，需要对归档文件进行全面检测，避免技术问题引发的危害；第三、电子文件具有可更改、可删除的特点，因此地铁项目档案管理中，需要加强档案管理的统筹规划控制，相关部门需要及时进行文件的采集、存档、备份等操作，工作中存在问题需要及时进行解决。

（五）加强档案管理人员专业能力的培养

档案管理工作具有一定特殊性，相关管理人员需要具有一定能力：专业知识扎实、遵守相关规范制度、严谨认真。为了保证地铁档案管理信息化建设的顺利进展，对相关管理人员的要求更高。电子档案管理中，主要处理对象是：信息数字化、文档一体化等工作，与传统纸质作业存在一定差异。因此，需要加强科学技术的应用，提高档案管理的有效性。注重整个作业团队综合能力的培养，尤其是计算机操作、档案建立、网络安全、资源开发等方面的培养，档案管理人员定期参加培训，可让其认识到管理工作的重要性，更好的使用档案管理工具；其次，需要及时引进新人才，提高档案管理团队的综合能力；再者，管理人员需要了解法律规范内容，保证信息化建设环节遵纪守法，保证各类档案资源的统一集中管理。

（六）完善电子文件的控制

地铁建设施工中，需要加强电子文件的控制，该工作复杂度高、细致性强，需要各方密切配合，遵守相关法律法规，从而保证信息化管理的有效性。首先，档案管理人员需要对项目工程具有一定了解，如施工进度、技术要求等，这是后期管理工作顺利进行的基础，可提高档案管理的针对性，保证管理工作落实到位；其次，进一步建立相关规定，并及时作出动态调整，建设项目电子文档归类中，需要加强整个做法的完善。文件控制中，需要及时与相关部门进行沟通，如加强与质监机构的沟通，可明确质量管理的具体要求；再者，结合当下法律法规，制定更加完善的措施。一般可依照《档案法》进行管理措施的优化，保证管理工作顺利开展，提高整个档案信息的安全性。提高对资料数据库维护工作的重视度，避免数据更新不及时等引发真实度下降，同时可降低系统故障等导致的信息丢失等问题。

地铁档案管理信息化建设中的问题

（一）信息化技术落后

国内信息化发展速度较慢，存在经验欠缺、进展受限的状况，整体管理效率、管理质量差，甚至会出现信息紊乱的状况。技术落后是导致地铁档案管理工作失误的主要原因，一定程度上会增加相关作业人员的作业量，严重阻碍了地铁行业的发展。

（二）档案存储信息不完整

地铁档案管理信息化建设中，需要将纸质材料进行电子化，该环节极易发生输入错误的状况，还会发生信息流失、信息失效等状况。转化环节中，相关作业人员的工作能力十分关键，人员综合能力差是地铁档案信息发生失真、紊乱、失效的主要原因，导致电子化信息无法发挥其应用的功效，反而会增加后期查找时间，对地铁运行便利度具有负面作用。

（三）人员管理、管理体系的问题

我国管理体系的受重视度较低，地铁档案管理也存在这一不足。主要体现是管理人才缺失、管理手段守旧、管理制度不完善，最终后果是地铁档案管理质量偏低，无法顺利进行档案管理工作的信息化建设。即使部分地区进行了档案信息化建设，但是不完整性等状况严重阻碍了信息化建设的发展。

如何加快文书档案现代化管理的策略分析

（一）建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理

当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）不断完善和健全文书档案管理体系

为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。

档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。

一、档案管理工作

档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。上述档案管理业务内容的划分只是相对的。我国档案界长期以来将档案管理业务分成为“六个环节”或“八个环节”。随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。

档案管理业务的诸环节是适应社会实践的需要而产生和发展的。各机关在参与社会活动时形成了大量文件，社会活动的延续又需要经常使用这些文件。由于文件形成后的自然状况并不能完全适应社会对其实际利用的需要。为此，必须按照科学的原则和方法，对这些文件进行专门的管理，这就形成了档案管理业务的各项内容。

（一）档案的收集工作

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的文件，往往是分散的，而且在数量上也是浩繁的；而机关与社会对档案的利用，则要求一定的集中。为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。

（二）档案的整理工作

收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的，而且仍然是处于零乱状态；而日常管理和实际利用，则要求将档案材料进行系统化。为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。

（三）档案的鉴定工作

随着时间的推移和社会活动的继续，新的档案在不断形成，档案的数量在不断增长，有些档案也会因其存在环境的变化而失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足社会利用需要，就形成了档案的鉴定工作。

（四）档案的保管工作

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能会遭到突变性的破坏；而社会利用的需要，则要求长远地拥有完好的档案。为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。

（五）档案的编目与检索工作

数量庞大的档案，通常是按照它的自然形成规律进行整理存放的。档案一经整理，其体系将保持相对稳定。由于档案往往是孤本，这就决定了档案整理排放的体系具有单向线性特征；而社会对档案利用的需要则是多样的和变化的。为了解决档案馆藏体系的单向线性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。

（六）档案的编辑与研究工作

档案部门收存的档案，主要是原始材料，有的相当珍贵，一般只适宜馆内利用；而社会利用档案的需要是广泛的。为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。

（七）档案的统计工作

为了掌握了解档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。

（八）档案的利用工作

对档案进行一系列的管理活动，其最终目的是为了发挥档案的作用。档案的作用是在利用工作中得以实现的。为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。

由此可见，档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求

文档档案作为重要的档案资源，同时也是构成各种政务活动的重要要素。近年来网络信息技术取得了较快的发展，文书档案现代化管理已成为档案管理和利用的必然趋势。因此在实践工作中，各机关单位在文书档案数量不断增加的新形势下，需要做好文书档案的现代化管理工作，全面提高文书档案管理工作的效率，确保文书档案能够与新形势发展需求更好的适应。

一、文书档案实现现代化管理的优势

（一）提高档案归档人员的工作效率

通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。

（二）提高档案的查阅速度

利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。

（三）提高文件的传递速度和安全性

文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。