（一）档案库房为档案保护提供了最基本的物质条件，库房建筑的好坏直接影响档案的保护条件和库房管理措施的效果。库房建筑还是档案保管工作中长期起作用的方面，因为建筑好了的库房，改动比较困难，且会造成很大浪费，因此要周密设计、精心施工。

1.档案库房建筑的原则

档案库房建筑应遵循适用、经济和美观的原则。所谓适用，就是库房建筑要在防潮、防热、防光、防尘、防火、防盗及防有害气体等方面符合保管档案的要求。所谓经济，技术在考虑适用的前提下，讲究经济效益，注意节约经费开支。所谓美观，就是无论是总体布局、单体造型，还是外观景象及内部装饰，都要给人以协调、美观、大方的印象和充满文化氛围的感受，充分体现档案馆的文化事业机构性质。

2.档案库房的类型

目前，我国档案库房的类型主要有综合档案库、专门档案库、档案资料库。

（1）综合档案库。综合档案库是档案库房的主体部分。它保管着我国各个历史时期，各机关单位及著名人物形成的各种门类、各种形式的档案在档案库藏数量较大的情况下，可以实行分库管理。

（2）专门档案库。专门档案库主要是为了适应专门档案的特点以及管理上的特殊要求而设立的，如以制成材料或形式等特点而设立的档案库。专门档案库与综合档案库在内容和形式上都有比较明显的界限。专门档案库，尤其是制成材料比较特殊的档案库，在管理上有些特殊要求，不能与一般档案库混同。

（3）档案资料库。档案库房是专门集中和保存与档案有关的图书、资料。有条件的档案馆均应设有图书、资料库积存资料，以补充和方便档案的提供利用。

（二）档案装具

档案装具是档案馆、室必须的基本设备。档案装具种类很多，各有所长，应根据库房的特点和档案的价值及规定的不同，合理选用，灵活配置。目前，我国使用的档案装具主要有档案架、档案箱、档案柜。

1.档案架

档案架一般采用金属制品，其优点是能充分利用库房的面积和空间，成本低，存取方便，并能提供较妥善的保管条件。档案架的装置和排放要能最大限度地利用档案库房的面积和空间，并保证档案完好和利用方便。档案架的种类很多，主要有固定档案架、活动式密集架、积层架等。

2档案箱

档案箱多为金属制品，5个档案箱为一套，平时以箱代柜，叠放使用，它与档案架、档案柜比较，便于挪动，可以平时、战时两用，同时又能防火、防光、防尘、防盗，目前采用较多。但是，档案箱单体逐一加工，造价高。

3.档案柜

档案柜一套5节档案箱高度大体相同，高2米左右，宽1.5m，4层格板，相当于5节档案箱。它多为金属结构，优点是坚固、防火、防潮、防光、防盗性能好。但是，档案柜移动不便，造价稍高。档案装具有金属和木制两种。一般情况下，金属比木制的好，即防火又耐久，使用方便灵巧，便于机械加工，可做成组合构件，有可调性，利于运输、安装。在有些地方，也可用吸水性能较强的木材作为档案装具材料。

（三）档案包装材料

档案的包装非常重要，它即可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。目前，我国包装纸质档案的材料和方法一般有3种：卷皮、卷盒和包装纸。

1.卷皮

卷皮是包装档案的基本材料。它不仅可以保护档案，而且本身也是案卷的封面，对查找利用很方便。使用卷皮应符合以下要求：

长宽为300mm×220mm或280×210mm，厚度为10mm、15mm、20mm3种。另外还有一种与卷和配套、装入卷盒内的软卷皮，其规格为297×210mm或260mm×185mm。

2.卷盒

利用卷盒保管档案是目前比较好的一种装具。它能防光、防尘和减少机械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。但是，卷盒占用库房的面积较多，制作卷盒的费用也较高。要区别情况，根据档案馆、室的需要和可能，适当采用卷盒形式。卷盒的规格，按国家标准为300mm×220mm，厚度为30mm、40mm、50mm3中。对于某些特殊档案，也可以采用卷套，它比卷盒要经济一些，又便于案卷的存取。

3.包装纸

对于有些不被经常使用的档案，且既不适于装订，也不便于卷盒存放，可采用拉力比较强的纸张包装起来，这是保存档案的应急措施。

一、档案保管工作的内容

档案保管工作是指根据档案的状况所采取的存放和安全防护措施。这是特指档案科学管理的一项专门业务工作，具有特定的含义。档案保管工作的内容主要包括以下3个方面：

(一)档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

(二)档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中的―般的安全防护。

（三）档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

二、档案保管工作的意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义，主要表现在以下几个方面：

第一，档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。它具有自己的特点，负有具体的工作任务。所以，许多档案馆设有保管部、处、科等内部组织机构，专司其职；有些档案馆、室则配有专职或兼职专门人员，负责档案的保管工作；第二，档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。维护档案的完整和安全是档案工作基本原则的重要内容之一，是做好档案工作的起码要求。它需要档案的收集、整理和提供利用等各工作环节共同承担和完成，而保管工作乃是实现这一任务和要求的重要环节，具有决定性的影响，因为档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系；第三，档案保管工作质量的高低对提高档案管理水平具有重大影响。档案保管的好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提；反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去其存在和进行的基础。

三、保管档案的基本要求

第一，以防为主，防治结合。保护档案的方法很多，概括起来主要有两个方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即如何预防档案文件的损毁。“治”即档案损毁之后，要进行相应的处治；第二，相互协调，密切配合。档案保管工作是整个档案工作的有机组成部分，它与档案工作其他工作环节有着密切联系。档案在收集、整理、鉴定、统计和提供利用等过程中，也可能遭到某些不利因素的损害。因此，要想做好档案保管工作，就必须掌握档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用，并在进行其他各个环节工作中注意保护档案；同时，还必须关心文书部门对文件载体和书写材料的选用，在可能的条件下，根据文件的重要程度和保管年限，选用不同等级、不同性能的载体和书写材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延长寿命。

数字化档案管理的问题

1.缺乏有效的领导

在科技发展的今天，数字化档案管理虽然已经得到大家的普遍认可，但是在数字化管理中，我国依然处于初级阶段。我们虽然对数字化档案管理已经接收，但在专业的管理知识方面并没有完全得到认可。缺乏先进的领导，没有建立起规范的数字化档案管理系统。

2.数字化缺乏先进的硬件设备

计算机的更新非常迅速，然而在档案馆中的计算机设备却很少进行改变，计算机往往不能跟随时代的步伐，不能适应数字化档案体系的需求，影响了档案管理工作的进行。

3.数字化的安全性能不高

计算机网络应用是数字化档案管理体系不可缺失的一部分，有网络存在的地方必然会存在安全隐患，容易导致数字化管理系统不能正常的运行，导致网络瘫痪，各种病毒也不断地侵入，数字化的内容易于丢失，数字化网络的安全是一项重要问题。

数字化档案的具体方法

在目前的网络环境中，有很多的外在因素影响着数字化档案的进行，例如，在网络的环境中，会有黑客的攻击、病毒的侵入等不良的因素在进行着档案的影响，极易造成档案信息的泄漏和失真等情况出现，这就要求，各个管理部门做好各方面的工作安排。

1.在构建电子化档案的时候，为了防止外侵入病毒的影响，造成信息的毁灭和丢失，在档案存储过程中，可以运用网络设备、电子文件归档管理程序和电子打印机等将纸质的档案也进行二次的安全保存，通过二者的同步，有效的解决数字化档案无法代替档案解决的问题，实现档案的安全保存。

2.进行权限的设置，禁止访问，保障网络的安全进行;在档案的使用过程中，严格地对使用者的权限进行限制，并对档案的内容制定出合理的划分，进行分区加密，这样对于完全禁止阅览的内容时，就保证不会发生信息的丢失。分类的进行加密与阅览权限的设置，让读者仅可以得到自身权限之内的档案信息。

3.做好备份，保证信息的安全;在进行档案的整理过程中，对于比较大或者比较重要的文件可以选择多台机器进行存储，多种方式的备份，保障档案的安全，并且对于重要的文件也要及时的做好备份记录，随时进行跟进。

4.预防病毒的产生，防止不必要的损失存在，在计算器中安装杀毒能力比较强的杀毒软件，定期的对计算机进行病毒的查杀;禁止使用外部的磁盘与读卡器进行使用，外界的磁盘必须保证在病毒查杀彻底的时候使用。

5.建立起一套比较合适的档案管理系统。在系统中可以实行六个步骤的进展，登记-编目-检索-利用-统计辅助。对于各个板块的系统与档案信息设定合理的站点，切实的实现档案信息的有效性连接，深入改善系统，促进数字化的档案管理工作有秩序的进行。

一、数字化管理系统的概述

档案信息管理系统与网络信息管理系统共同组成了数字化档案管理系统。档案信息系统又由数字化处理系统、信息服务子系统和数据库管理子系统组成;信息发布子系统与Web管理子系统组成了网络信息共享系统。数字化档案管理系统是由现代的信息技术为基础，以档案为核心的内容，是以高效率、先进、便捷的模式，多用户的标准、安全有序的分布式档案集成的信息资源管理系统。

二、数字化档案系统的保存与管理

特殊性是数字化的一个性质，在存放与保管方式上，数字化管理与之前的档案管理具有很大的区别。在之前的档案管理上，仅仅是以纸质编码进行整齐的排放保存。而数字化却是利用光盘与储存器进行保存的。与传统的存储相比，数字化档案在存储方面具有大容量的扩充，并且在现实生活中不占据现实的空间，有效的节约了空间的费用。

在安全的问题上，需要实行一系列的方法和措施进行保证，对于数字化档案必须使其实现可以被利用和可识读性，在设备更新的时候必须实现旧的载体可以转换到新的载体上，还要注意非法情况的攻击与保密等工作的完善。另外要保证数字化档案不能过分的依赖载体，因为有的设备离开载体就不能使用的问题，因此，在存储的过程中，尽可能选用比较简单的格式进行存储，使数字化档案不依靠载体进行存在，这样才能让数字化档案进行长久保存。

三、数字化档案在管理方法的研究

在进行档案管理的过程中，必须充分的实现数据格式的统一，数据格式的统一是实现资源网络的必要条件，使档案信息的归档与查阅也可以比较顺利的进行，是实现档案资源共享的一个必然的条件。只有充分的达到标准化和规范化，数字档案才能更加有效的出现在人们的生活中。

在保证数字化档案的时候，应该首先保证格式与规格的统一，对数字化档案实施标准的运行，只有在标准下，才能正常的开展计算机应用下的社会服务等一些工作的正常进行。

这也是档案管理部门进行技术支持并降低财力的有效途径。

在档案的信息网络化中应该具备一些比较完善的计算机硬件设施，主要有：电话、计算机、交换机、终端设备、传真机、卫星设备和管线传输等设备。只有在软件方面实行较强的资源后才能保证信息化组织下的安全保密工作得以进行。实现软硬件兼备的档案管理工作，也必须调用一批技术精湛、懂网络技术、懂信息化的人才进行开发和操作，这样才能顺利地开展工作。

（一）档案信息化建设的水平因素

在进行档案管理的信息化建设过程中，由于档案管理很容易受到技术水平的限制和传统的档案管理的理念的影响，就导致在实际的档案管理工作过程中，虽然有的档案管理部门已经配备了相应的计算机设备来进行档案信息化管理，但是，档案管理人员仍然难以将计算机设备合理的利用起来，只讲这些设备用于日常的办公工作。在这样的背景下，档案管理人员如何通过提升自己的技术水平，利用相应的计算机设备进行对信息化数据的收集整理，提升档案信息的管理水平和管理效率，已经成为了制约档案信息化建设的重要因素之一。随着互联网技术和计算机技术的进一步发展，用户对于档案信息的要求也越来越高，针对这样的情况，如何改变传统的思维观念，有效的开发出新型的档案管理技术，已经成为了档案信息化建设的重要问题之一。

（二）档案信息化建设的认知因素

在进行档案信息化建设的过程之中，还存在着档案管理领导对档案信息管理的重视程度不够的问题，其集中体现在档案管理部门并没有针对档案信息化建设提供一套完整的管理体系，对档案信息化建设的认识和重要性评估也不到位。在实际的档案管理工作过程之中，档案管理工作人员被传统的思维观念所笼罩，只注重对档案的收集，并不注重对档案的合理利用和分析，难以充分发挥出档案的宝贵价值，严重浪费了档案资源。

（三）档案信息化建设的观念因素

在传统的档案收集过程中，档案收集管理人员只需要将档案资料收集进入相应的保管仓库之后就没有别的任务了。但是，随着人民群众对信息的需求的逐步提升，对于存储的信息的合理利用已经逐步超过了信息本身的价值。因此，档案管理人员应当合理的改变自身的观念，学会如何有效的利用档案信息资源，重视对档案的信息化管理，但是，截至目前为止，大部分的档案信息管理人员仍然难以意识到档案信息化的重要性，难以满足对信息的处理要求。

（一）强化档案管理人员的管理意识

为了提升档案的信息化管理水平，档案管理管理人员应当保持对信息化建设的重视和关注，并在建设的过程之中勇于进取，选择最合适的建设理念和建设方法，并对最新出线的信息化建设问题投入密切的关注。与此同时，档案管理人员还要提升自身的信息化管理水平，掌握最新的科学技术管理方法，并逐步掌握一定的计算机管理技术。除此之外，档案管理人员还要改变原有的传统意识，注重对档案信息的合理开发利用，开阔自身的视野，将最新的信息化管理技术引进到档案管理过程之中来。

（二）提升档案信息化建设的配置水平

为了保证档案信息化管理的建设水平，档案管理部门好要加大对档案信息化建设的资金投入，为档案信息化管理部门投入足够的人力物力财力，为档案管理部门配备足够的信息化管理软件和硬件设备，保证档案信息化管理的正常运行。具体的来说，不仅仅要为档案信息化管理部门配备计算机设备，还要配备扫描仪、光盘刻录机等设备，充分满足档案信息化管理的需求。对于软件方面，要选择完善的软件进行使用，保证信息化管理的水平和效率。

（三）引进档案信息化管理人才

为了充分保证档案信息化的建设水平，还需要档案管理部门引进更多的专业人才，提升档案管理部门的素质水平。与此同时，档案管理部门应当定时开展对员工的专业素质培训工作，完善档案管理工作人员的知识结构，提升档案管理工作者的信息化管理水平，提升档案信息化建设的水平。