档案管理信息化建设的方法
(一)技术创新和技术引进
针对地铁档案信息化的技术问题,其改善方法一般分两个方向:第一、引进国外先进技术,结合国内地铁工程状况进行改进,然后投入使用;第二、结合当下国内现有科技条件进行研发、创新,找到行之有效的技术方法。前者见效快,后者发展前景更广阔,具有更突出的优势。相关管理人员必须选择有效措施,及时进行地铁档案管理信息化工作的全面化建设。
(二)制定并完善相关制度标准
地铁项目档案信息化建设中,需要严格遵守国家法律法规。一方面,文件归档中需要建立完善的归档制度,对具有保存价值的资料、文件等,结合《电子文档归档管理规范》进行管理,及时制定严格的管理制度。另一方面,考虑到电子档案管理制度,需要加强各部门职责的划分,提高电子档案信息化建设的全面性。
(三)纸质文件、电子文件的同步管理
纸质文件、电子文件各具特色,地铁档案信息化管理中,需要对二者进行同步管理。首先,档案录入环节中,各部门需要加强录入内容的标准化管理,提高二者同步管理的有效性;其次,为了保证电子存档的真实度,需要相关作业人员具有认真严谨的态度,避免人为原因导致的错误;再者,建设方纸质文件的整理中,需要加强完整性考虑,并及时进行扫描入库,避免归档不及时引发的负面问题。
(四) 数字化电子文件的监督管理
第一、信息化建设中,电子文件的管理需要保证全程监控,尤其是前期监控;第二、为了保证电子存档资料的安全性,交接过程中,需要对归档文件进行全面检测,避免技术问题引发的危害;第三、电子文件具有可更改、可删除的特点,因此地铁项目档案管理中,需要加强档案管理的统筹规划控制,相关部门需要及时进行文件的采集、存档、备份等操作,工作中存在问题需要及时进行解决。
(五)加强档案管理人员专业能力的培养
档案管理工作具有一定特殊性,相关管理人员需要具有一定能力:专业知识扎实、遵守相关规范制度、严谨认真。为了保证地铁档案管理信息化建设的顺利进展,对相关管理人员的要求更高。电子档案管理中,主要处理对象是:信息数字化、文档一体化等工作,与传统纸质作业存在一定差异。因此,需要加强科学技术的应用,提高档案管理的有效性。注重整个作业团队综合能力的培养,尤其是计算机操作、档案建立、网络安全、资源开发等方面的培养,档案管理人员定期参加培训,可让其认识到管理工作的重要性,更好的使用档案管理工具;其次,需要及时引进新人才,提高档案管理团队的综合能力;再者,管理人员需要了解法律规范内容,保证信息化建设环节遵纪守法,保证各类档案资源的统一集中管理。
(六)完善电子文件的控制
地铁建设施工中,需要加强电子文件的控制,该工作复杂度高、细致性强,需要各方密切配合,遵守相关法律法规,从而保证信息化管理的有效性。首先,档案管理人员需要对项目工程具有一定了解,如施工进度、技术要求等,这是后期管理工作顺利进行的基础,可提高档案管理的针对性,保证管理工作落实到位;其次,进一步建立相关规定,并及时作出动态调整,建设项目电子文档归类中,需要加强整个做法的完善。文件控制中,需要及时与相关部门进行沟通,如加强与质监机构的沟通,可明确质量管理的具体要求;再者,结合当下法律法规,制定更加完善的措施。一般可依照《档案法》进行管理措施的优化,保证管理工作顺利开展,提高整个档案信息的安全性。提高对资料数据库维护工作的重视度,避免数据更新不及时等引发真实度下降,同时可降低系统故障等导致的信息丢失等问题。 |