档案安全与保密工作的重要性和特殊性

（一）档案安全和保密工作的重要性。

档案安全和保密工作有着重要的价值，这种价值根据档案管理主体的不同有所区分。

第一，如果档案管理主体涉及的是企业单位，那么档案本身会存在较大的经济价值，做好档案的安全和保密工作，可以有效防止商业泄密的产生，进而保证企业本身的经济效益。

第二，如果档案管理主体涉及的是政府机构以及事业单位，那么档案本身会具有一定的政治及其他价值，做好档案安全和保密工作，减少政治泄密事件的发生，有利于政府以及事业单位工作的顺利开展。

（二）档案安全和保密工作的主要特点。

档案安全和保密工作主要有两方面的特点：

第一是档案安全和保密工作实行单项负责制，也就是只对上级负责。档案之所以要进行保密，是因为其内容不宜公开，所以档案管理负责方向对上不对下。

第二是档案安全和保密工作对内不对外。这个特点主要指的是一些档案可以在内部进行公开，但是在外部需要保密。简言之，就是档案安全和保密工作对上不对下、对内不对外。

加强环节管控，保障档案完整安全

档案日常管理是一个连续性工作，其环节可分为：收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，各环节之间相互联系，构成整体。对任一环节管控松懈，都可能出现问题，导致档案不完整，甚至遗失缺漏。针对档案日常管理环节松懈的问题，一是要注重档案工作，使各部门都了解档案工作环节，明确应归档材料范围，保证应归档材料都被收集归档；二是在档案日常管理的各环节加强管理和监督检查；三是档案工作人员要与业务部门做好交接；四是归档资料要做好合理分类、编目索引、归档立卷、妥善保管；五是在保障档案完整、安全、不缺失泄密的基础上，对档案进行合理利用。

改进管理手段，提高档案日常管理水平

目前档案日常管理仍多以手工操作纸质档案为主，相对于当前社会发展和科技的进步，档案日常管理工作手段陈旧、基础薄弱、管理水平较为落后。针对档案日常管理水平较低的问题，一是要增加对档案日常管理工作的投入，包括人员、经费、设施的投入；二是要加强基础设施建设，改善档案保管环境，如：设置专门的档案室，配齐安防设施，并定期巡检、及时维护；三是推进档案数字化，应用现代信息技术，改进管理手段，提高工作效率，整体提高档案管理水平，如：配置软、硬件设施，建设档案管理应用系统、网络化管理平台和电子档案数据库。

促进档案应用，充分发挥档案作用价值

档案也是一种信息资源，我国社会现已进入大数据时代，对信息资源的整合应用已成为广泛需求。目前很多档案被一存了之，没有发挥其应有的作用和价值，也是一种资源浪费。针对当前档案开发应用落后的问题，一是要充分利用档案数字化和档案数据库，使档案资料能够更加方便快捷的检索、查阅和应用；二是利用网络化信息系统和管理平台，促进信息资源共享，既可在单位内部各部门间促进资源共享，也可促进跨单位、跨领域的信息共享；三是对历史档案资料、数据进行分类汇总、统计分析和数据挖掘，促进档案资源综合开发利用。

强化队伍建设，提高档案工作人员素质

档案工作人员的素质和业务工作能力直接影响档案管理工作水平。档案管理不属于主要业务，一些单位没有设置专门的档案管理岗位和专职档案工作人员，或者虽然设置档案管理岗位，但没有配备档案专业人员，工作人员缺乏档案专业知识，工作不规范、效率低。而档案日常管理又是一项较为繁琐的工作，重复性较强，需要认真严谨，但缺乏业绩激励，工作人员对档案日常管理工作缺乏积极主动性。要提高档案工作人员素质，打造一支具有良好职业道德、高度的责任感、扎实的理论知识和专业技能的队伍，一是要设置专门的档案工作岗位并配备专门的人员，专职负责档案的日常管理工作；二是引进档案专业人才，提高档案管理工作专业水平；三是加强对档案管理工作人员的培训和教育，包括理论培训和业务培训，全面提高档案管理工作人员的业务能力和专业素质，培养复合型人才；四是档案管理工作人员要端正态度、加强学习，充分理解和认识档案日常管理工作的重要性和意义，积极学习岗位技能，掌握档案管理的专业知识，全面提升自身素质、工作能力和业务水平。

档案日常管理，对收集、保管好档案资料，完善内部管理，提高档案利用效能，促进事业发展都具有重要意义。档案日常管理工作环节较多、内容琐碎，且不直接产生效益，一些单位档案意识不强，对档案日常管理不够重视，还存在一些问题。如何充分认识档案日常管理工作的重要性，针对容易出现的问题，做好档案日常管理工作，需要档案工作者的认真思考和研究。

提高档案意识，重视档案日常管理工作

因档案工作处于业务边缘，一些单位档案意识薄弱，不重视档案日常管理，没有把档案工作纳入考核范围，有的单位没有设置专门的档案管理岗位。而一些档案工作人员尤其是兼职人员对档案的日常管理也不够重视，通常只在年度或阶段性工作结束时集中处理一下，档案的日常管理工作不够规范严谨。一些业务部门也对档案认识不足，在工作中不注意及时收集、移交档案资料。针对档案意识薄弱的问题，一是要加强宣传教育，使单位领导、各部门和档案工作人员都加深对档案的理解，充分认识档案日常管理的重要性；二是设置专门岗位和人员，明确岗位职责，把档案日常管理工作纳入考核范围，并加强监督检查；三是业务部门要在日常工作中注意对应归档的资料及时收集、移交归档；四是档案工作人员要树立正确的档案观念和严谨的工作作风，认真作好档案日常管理工作。

完善管理体系，落实档案日常管理制度

一些单位制度不完善，或者虽然建立制度但没有认真落实，管理松懈。针对档案日常管理体系不完善的问题，一是要完善管理制度，建立健全有关档案日常管理的规章制度，建立岗位责任制和监督检查机制，把档案日常管理工作纳入年度工作计划和目标考核；二是要落实制度，加强监管，在档案工作各环节加强日常管理、过程管理和监督检查，使制度规范都能落到实处；三是建立动态档案管理机制，对归档材料定期检查、及时更新维护；四是对档案工作出现的问题适时追责。总之要使档案日常管理工作有章可循、落实到位、规范有序。

1.建立健全安置房档案管理制度

拆迁安置房档案是 城市建设与管理中的重要资料之一，真实的记载了城市发展变迁过程中的问题与效果，然而就目前的实际情况来看，拆迁安置房的资料档案分管在各个拆迁公司以及各个相关的单位部门中，并没有建立起统一的管理制度。由于缺乏健全的安置房档案管理制度，一些重要的文件资料查找起来十分困难，还有可能因为年代久远，中间历经的保管单位的变迁等等，导致重要档案资源的丢失，因此，我们必须建立同意有效的安置房档案管理制度，对于国家规定的应当立卷归档的材料和档案进行统一的管理，定期向本单位的档案机构或者负责档案的工作人员进行移交，从而彻底的改变以往的单一分散的安置房档案管理制度。 　　

2.整合安置房档案整理工作

在加强安置房档案管理工作时，我们必须明确档案归纳的范围，在档案的整理工作进行中，必须要贯彻着尊重形成规律，保持有机联系的基本原则，在档案整理工作中，注意以下几点要求，第一是要将拆迁安置房档案单独设置类别，予以专业的管理，二是安置房档案内要以项目为主要的分?方式，第三是拆迁安置文件要按户分类。综上所述即是在分类的基础上对档案进行组卷，安置户根据“一户一卷”的方法组卷，卷内文件再根据内容的重要性依次排列，当然，为了 提高立卷的工作效率，可以按照一定的顺序提前将卷内的目录印制好。

3.强化对安置房档案的利用

由于安置房档案自身的特点，决定了它具有较高的 利用价值，但安置房的档案涉及到被安置人的隐私，一般情况是不对社会公开的，在开展对安置房档案的利用过程中，要注意保密和利用的限定范围，正确处理好维护社会稳定和维护当时合法权益的关系，正确划分合理利用的界限，建立健全安置房档案的利用制度，当然也可以通过计算机管理来提高档案的利用水平。

4.提高安置房档案管理人员的素质

就目前的实际情况而言，档案管理人员的多以兼职为主，专业性的档案管理人员缺乏，专业水平十分有限，难以保证安置房档案的形成质量和收集管理水平。因此，要定期的对档案管理人员进行专业的培训，通过积极开展讲座、知识竞赛等方式，介绍如何进行科学安全的安置房档案管理，通过这些方式，使档案管理人员能够逐步增强档案意识，熟悉档案业务，进一步的提高自身的专业素质，更好的进行安置房档案管理工作。

5.强化安置房档案管理的监督工作

安置房档案是记录拆迁和后期工作的重要资料，必须强化对此的监督检查工作。有关管理部门必须对此进行定期的严格的检查，确保档案的真实性和完整性；有关部门加强建立沟通机制，加强沟通和交流，进行协同管理和明确分工，严格规范档案管理过程中行为，加大对拆迁安置房档案的监督力度。

在城市化进程不断加快的今天，如何促进安置房的整体水平不断提高，对于提高广大人民群众的生活质量有着重要的意义，本文通过安置房档案管理为切入点进行探索。

一、安置房档案的特点

1.来源的广泛性

安置房的档案管理分类一般都是依照安置房的种类为依据的，安置房一般可以分为两类，一类是因市政工程动迁居民而建设的配套商品房，另一类是因房产开发等因素而拆迁，动拆迁公司通过其他途径为安置购买的商品房，这两类安置房的拆迁流程十分复杂，包括拆迁前准备的相关材料，如项目的批复工作联系单，拆迁户的人口调查情况表等等，以及拆迁过程中的拆迁协议、评估确认单等等，以上的这些材料都是拆迁过程中安置房所需要的各项材料，专业性极强且来源分类十分广泛。

2.内容的复杂性

众所周知，拆迁工作是一项耗时耗力、复杂性极强、涉及单位众多、不确定因素多的工程，在拆迁工作的进行过程中，从调查研究到最终实施拆迁的整个过程，都是十分复杂的，这就造成了房屋拆迁过程中档案管理的难度，而且由于拆迁工程的进行中会出现许多不确定性的因素，可能会导致档案管理过程中有因突发性事件而补增的资料，这就导致了安置房档案管理具有内容复杂性的特点。

3.意义的法定性

拆迁安置房的档案反映了拆迁人与被拆迁人的权利义务与责任，这关系到双方的实际利益，一旦发生纠纷，拆迁安置房档案就起到了重要的法律作用，是解决房屋拆迁改造纠纷必不可少的凭证性材料，同时也是房屋管理部门进行房证管理不可缺少的依据。

二、安置房档案的收集与管理现状

1.收集途径单一，收集难度大

一般情况下，一块土地从拆迁到安置房的分配结束，是一个时间跨度非常大的过程，它不仅包括着与土地有关的房屋拆迁申请、房屋拆迁许可证等等，还包含着被拆迁人房屋产权说明书、拆迁安置表、房屋拆迁安置补偿清单等一系列材料，然而就现今来看。我国拆迁安置房的档案材料收集途径十分单一，由于土地性质的不同，导致实地调查中经常会发生房屋使用人和实际产权人不符、产权面积和实际面积不符的问题的出现，这就给拆迁安置工作的核实进度带来了一定的难度，当然也会造成相关房屋拆迁与安置房档案的缺失。

2.收集程序十分繁琐

在房屋的拆迁与安置过程中，档案的收集过程中较为分散，某些特殊的拆迁与安置工作过程中，不仅包括常见的纸质型的材料以外，还可能包括许多的影像资料、录音资料等，这些特殊的资料比起纸质版的资料来说更容易损坏，这就容易造成安置房档案的损坏和缺失。另外，目前我国的相关部门和单位对于拆迁安置房的资料的收集流程并没有民缺德条例规定，而实际的资料收集工作又会因为施工单位、土地性质等等的不确定因素而改变，这也导致了一部分的档案资料容易流失。

3.安置房档案管理制度不健全

众所周知，制度是一切活动的保障，然而反观当今的安置房档案管理制度，是十分落后和不健全的，这就导致了安置房档案管理的工作进程中所出现的问题难以有法可依、有制可循，一些重要的文件资料查找不到的现象时有发生，大大降低了安置房档案管理的效率和准确性。

4.收集档案人员的素质有待提高

在安置房的档案收集和管理过程中，并不是只有专业的 管理人员进行收集和管理，其中也包括了一些其他方面的管理人员，而他们对于档案的收集和管理缺乏重要的认知，由于拆迁安置项目时间跨度大，期间经办的档案管理人员常常对之前的众多事项不清楚，另外，拆迁与安置中，有公司或者单位为了 急于建设而存在虚假汇报拆迁安置工作的真实情况，这都会影响到档案的收集。

三、加强安置房档案管理的重要意义

1.传承历史文化

对于城市发展来说，区域的拆迁可能会导致该地的建筑风貌、生活习性、文化状态等历史文化的泯灭。如果 我们能够加强安置房的档案管理，就能够更加积极的继承传承历史、弘扬地方文化的历史使命，拆迁安置房的档案管理对于恢复和还原历史面貌有着极其重要的作用，这是一个区域发展演变的历史蓝图和见证，有利于传承历史文化。

2.提供参考依据

做好拆迁安置房的档案管理工作，不仅能够真实的记录城市产业结构的调整和转型，同时也记录着城市发展变迁的过程，加强安置房的档案管理工作也能够为以后的城市建筑拆迁和安置工作提供真实有效的参考依据，为今后的城市建设和发展提供帮助。

3.规范拆迁行为

拆迁工作以及安置房的分割问题，涉及着千家万户的切身利益，是群众关心的热点，在城市建筑拆迁过程中和后期安置工程中出现的问题进行真实的记载，依照拆迁协议对居民进行合理的安置，安置房档案通过真实的记载使拆迁活动的每一个环节都留下痕迹，不仅仅是监督拆迁行为的依据，也为今后政府制定相关政策提供了一定的依据。

档案收集与管理工作的改进措施

1.提高档案管理人员的责任意识与专业素质

工作人员的素质将直接影响工作的开展情况，针对档案资料的收集与管理工作中的问题，我们应该提高档案管理人员的入职门槛并且加强对档案工作者的培训，提高其责任意识，从根本上提高档案管理人员的综合素质。作为一名专业的档案管理人员，除了具有专业的档案管理知识之外，还应该具有较强的档案管理意识和高度的责任感。首先，单位在选用档案管理人员时应尽量选择具有专业知识的人才，在正式上岗前需要进行相关考核，考核合格方可通过，正式上岗。对于在职的人员，需进行定期的培训，一方面是对专业知识的更新，讲解一些档案收集与归档管理的新方法；另一方面也是加强对其思想教育，宣传档案管理工作的重要性，强化其责任意识，可以间接地提高档案管理工作的效率。

2.完善档案收集与管理制度

为了一进步做好档案收集与管理的相关工作，企事业单位针对办公室档案资料收集与管理工作应该制定出相对完善、健全的管理体系，以此来约束档案资料管理工作中的不规范、不系统、不全面的现象[2]。为了制定完善的管理制度，档案管理人员必须对档案收集与管理工作的流程了如指掌，明确各项工作中值得注意的地方。单位管理者应该根据单位发展的实际情况，进行科学的人员安排，依据相应法规，确定档案资料收集的范围，防止在资料收集时出现遗漏。另外，管理制度中应该明确规定档案资料的归档期限，这样可以激发员工的工作积极性，将资料及时收集上来后进行统一的保管，以提高档案资料的利用效率。

3.更新资料收集与管理的方式

现代社会正在快速地发展，知识也在不断更新，各项科学技术也不断地出现，办公室档案资料的收集与管理工作也需要不断创新，更新资料收集与管理的方式，应用一些新的技术，可以提高资料收集与管理的效率。应将坐等资料上交的收集模式改为主动收集的方式，这样可以对资料的上交起到督促作用，减少资料上交不全面、有遗漏的现象。在这种新的模式下，各部门人员间应该加强沟通联系，积极引导有关部门的同事，使其配合工作，及时上交档案资料。档案收集时应按类别进行，收集后进行有效的分类管理。工作的开展中难免出现一些问题，而对待档案管理工作中出现的问题，我们工作人员应进行积极利用现代化信息技术，以此减少人工操作出现的错误，提高工作的效率。