档案分类法的原理

(一) 概念

档案分类法, 是以国家机构和社会组织从事社会实践活动的分工为基础, 按照档案的内容和特点, 分门别类组成的科学体系。它是对概括档案内容特征的概念进行逻辑分类和系统排列形成的一种概念标识系统。档案分类法的表现形式是档案分类表,档案分类表是进行档案分类标引的依据, 用于编制档案分类检索工具, 提供分类检索途径。

(二) 构成原理

分类法可分为体系分类法和组配分类法两大类型, 不同类型的分类法有不同的构成原理。

体系分类法的构成原理是采用概念的划分与概括的逻辑方法, 对档案内容所涉及的概念和事物进行逻辑分类, 形成具有隶属并列关系的概念等级体系。

组配分类法的构成原理是采用概念的分析与综合的逻辑方法, 将一个复杂的档案主题概念用若干个表达简单概念的标识的组配来表达所形成的概念组配体系。

目前, 档案分类法采用的是体系分类法原理。

所谓“ 类”, 是许多具有某种共同属性的事物的集合。用以表示一类事物的名称, 称为类名, 在文献分类中, 称为类目。类目是分类法的基本单位, 类目的代号称为分类号, 分类法是以分类号作标识, 按分类号顺序排列的。

类是可分的, 一事物除了具有与同类事物共同的属性外, 还具有其他属性, 因此, 可以用另外的属性作为分类标准对一类事物进行划分, 即分类。经过一次划分所形成的一系列概念称为子类或下位类, 被划分的概念称为母类或上位类, 它们之间的关系是隶属关系, 各子类之间互称同位类, 它们之间是并列关系。分类可以连续进行, 经过一次划分所得的子类, 还可用其他分类标准再次划分。这样层层划分, 层层隶属, 便构成了一结构严密的等级体系。分类的基本规则如下:

1 . 一次划分采用同一分类标准, 不能同时采用两个或两个以上的分类标准;

2 . 划分后所得各子类外延之和等于其母类外延;

3 . 要选择符合分类目的的事物本质属性作为分类标准, 使分类具有科学性和实用性。

档案分类法就是运用上述逻辑分类原理, 依据档案内容特征, 对档案信息进行系统化组织形成的一种分类体系。

(三) 分类标准

档案分类法以职能分工为主要分类标准, 并结合档案记述和反映的事物的属性, 选择其他辅助分类标准, 如行业分类、载体分类、学科分类等。这是符合档案的形成规律及其特点的。

档案是人类社会实践活动的历史记录, 而人类社会实践活动是以国家机构、社会组织和个人的职能分工形式来进行的, 因此, 职能特性是档案特有的最主要的属性, 以职能分工为基础建立起来的分类体系能反映出社会实践分工情况, 与档案实体的全宗管理原则相协调, 具有稳定性和客观性, 也便于档案利用者有效地检索和利用档案。职能分工原则是档案分类法区别于其他文献分类法的主要标志。

(四) 特点

档案分类法的特点是系统性强, 它以国家机构和社会组织从事实践活动的职能分工为基础, 紧密结合档案中反映的内容属性, 分门别类地组成一结构严谨的科学体系, 反映了档案内容概念间的从属派生关系, 便于按类目进行族性检索。它与档案实体分类法不同, 它不是对档案实体按某种标准进行分类, 而是对档案内容概念进行逻辑划分, 不受全宗、案卷等馆藏结构的限制,将属于同一问题的档案信息予以集中, 一般只用于档案标引和检索, 而不用于档案实体的整理。

档案分类法与图书分类法相比, 其构成原理是相同的: 二者都以概念逻辑和知识分类为基础; 结构体系大同小异, 都由基本大类、主表、附表、索引等组成; 采用的方法、手段类似, 都采用了复分、仿分、类号组配、注释、设交替类目等方法; 其标记制度、标记符号以及标记方法也是相近的, 如采用拉丁字母与阿拉伯数字相结合的混合号码、层累制、八分法、双位制及辅助符号等。档案分类法与图书分类法的不同之处表现在以下方面:

1 . 分类对象不同。档案分类法用来类分档案, 图书分类法用来类分图书资料, 尽管档案和图书同属文献范畴, 但两者具有不同的属性, 档案是在人类社会实践活动中直接形成的历史记录, 而图书是经过归纳、总结的反映系统科学知识的载体, 这就使得档案分类法和图书分类法在分类标准、类目体系乃至作用方面有所不同。

2 . 分类标准不同。档案分类法是以人类社会实践活动的职能分工为基础, 以档案内容所反映的事物属性为主要分类标准,图书分类法是以科学分类为基础, 以图书内容所反映的学科属性为主要分类标准。

3 . 分类体系不同。由于采用的分类标准不同, 使得档案分类法和图书分类法形成了不同的分类体系, 这在两部分类法的类目设置上表现得十分明显。档案分类法是根据国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动的分工,并紧密结合档案记述和反映的事物的属性关系形成的较为实用的逻辑分类体系, 而图书分类法是根据图书内容的学科性质形成的比较严密的知识分类体系。

4 . 用途不同。档案分类法主要用作档案分类标引、编制档案分类目录的工具, 一般不用于档案实体的分类排列, 而图书分类法除了用于类分图书、编制分类目录、进行分类检索外, 还可用它组织藏书, 进行分类排架, 对藏书建设和图书流通情况进行分类统计等, 用途十分广泛。

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。?

16、销售合同及销售客户资料。?

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。?

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。?

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

公司档案管理流程如下：

1、档案编码

由办公室统一编码。

（1）公司下发的文件按文件编号作为档案编号。

（2）员工档案按个人的工号作为档案编号。

（3）财务档案由财务部编号。

（4）上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号。

（5）业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号。

（6）对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。

（7）其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。 备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到办公室进行统一的编码（财务部的除外）。

2、档案整理

由办公室整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。

（1）每年装订一次。

（2）同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。

（3）按时间顺序或入档顺序排列装订。

3、档案归档

（1）原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

（3）财务部档案由本部门装订、编号，满 周年归档，档案室设专柜管理。

4、外来文件的收发

由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件的需在‘文件收发记录表’的备注栏上注明。

5、档案资料的发行

如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’并经审核后再由档案室统一发行。

备 注：（1）当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

6、印章管理

（1）在档案室存档的档案资料需盖有‘存档’章 ------ 红色

（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

（4）档案的‘存档’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历。

7、档案的使用审批程序（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

① 、查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批 。

②、 查阅非本部门档案：

a、B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批

b、A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（2）借阅本部门档案：

① 、程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、 时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

（3）借阅非本部门档案：

①、B级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批

②、A级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（4）复印、摘抄：

①、复印、摘抄本部门档案：

程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、复印、摘抄非本部门档案：

a、B级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批。

b、A级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（5）、备注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

8、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序

（1）借阅：只需在登记表上作相关的登记。

（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记。

一、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

二、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

三、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。

四、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

五、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计

六、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

七、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

八、、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

九、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

十、查阅公司高层办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任或企业最高领导人批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

十一、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

十四、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

十五、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

十六、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

十七、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向企业档案室移交。

档案收集与管理工作的改进措施

1.提高档案管理人员的责任意识与专业素质

工作人员的素质将直接影响工作的开展情况，针对档案资料的收集与管理工作中的问题，我们应该提高档案管理人员的入职门槛并且加强对档案工作者的培训，提高其责任意识，从根本上提高档案管理人员的综合素质。作为一名专业的档案管理人员，除了具有专业的档案管理知识之外，还应该具有较强的档案管理意识和高度的责任感。

首先，单位在选用档案管理人员时应尽量选择具有专业知识的人才，在正式上岗前需要进行相关考核，考核合格方可通过，正式上岗。对于在职的人员，需进行定期的培训，一方面是对专业知识的更新，讲解一些档案收集与归档管理的新方法；另一方面也是加强对其思想教育，宣传档案管理工作的重要性，强化其责任意识，可以间接地提高档案管理工作的效率。

2.完善档案收集与管理制度

为了一进步做好档案收集与管理的相关工作，企事业单位针对办公室档案资料收集与管理工作应该制定出相对完善、健全的管理体系，以此来约束档案资料管理工作中的不规范、不系统、不全面的现象。为了制定完善的管理制度，档案管理人员必须对档案收集与管理工作的流程了如指掌，明确各项工作中值得注意的地方。单位管理者应该根据单位发展的实际情况，进行科学的人员安排，依据相应法规，确定档案资料收集的范围，防止在资料收集时出现遗漏。另外，管理制度中应该明确规定档案资料的归档期限，这样可以激发员工的工作积极性，将资料及时收集上来后进行统一的保管，以提高档案资料的利用效率。

3.更新资料收集与管理的方式

现代社会正在快速地发展，知识也在不断更新，各项科学技术也不断地出现，办公室档案资料的收集与管理工作也需要不断创新，更新资料收集与管理的方式，应用一些新的技术，可以提高资料收集与管理的效率。应将坐等资料上交的收集模式改为主动收集的方式，这样可以对资料的上交起到督促作用，减少资料上交不全面、有遗漏的现象。在这种新的模式下，各部门人员间应该加强沟通联系，积极引导有关部门的同事，使其配合工作，及时上交档案资料。档案收集时应按类别进行，收集后进行有效的分类管理。工作的开展中难免出现一些问题，而对待档案管理工作中出现的问题，我们工作人员应进行积极利用现代化信息技术，以此减少人工操作出现的错误，提高工作的效率。

（一）做好档案的审查工作，区分一般档案和绝密档案。为了做好档案安全和保密工作，积极地进行档案审查并对档案进行保密类别区分十分重要。在目前的档案管理工作中，主要存在普通档案和保密档案两种类别，而保密档案根据其保密的级别，又可以进行秘密和绝密的划分。不同密保级别的档案其公众性不同，所以在档案管理工作中，接收档案的时候必须要对档案的秘密程度进行审查，从而确定其保密级别。通过审查和保密级别的区分，一般档案和绝密档案有了统一的划归，其管理也会采取不同的措施，所以管理工作的安全性和保密性会提升。

（二）加强制度管理和法律约束，设置专管人员。在档案管理工作中，要保证档案的安全性和保密性，需要对管理制度进行完善性建设。在制度建设中，一方面是要建立完善的责任制度，也就是说在档案管理的时候要设置专门的管理人员来承担管理责任，这样档案管理的责任范围更加明确，在法律责任的确定方面也更加的清晰。另一方面，还需要进行监管制度的完善。在监管制度完善中主要是发挥监管人员的基本作用，从而对一系列的档案管理进行监督，实现其管理质量的提升。

（三）加强硬件软件建设，实行规范化管理。在档案管理工作中，加强其安全性和保密性的另一项主要措施是进行软硬件的建设，从而实现管理的规范化和标准化。因为目前的档案管理大都是以数字化形式进行的，而此种形式的管理工作需要借助计算机设备。就目前的研究来看，计算机软件和硬件存在着一定的带病毒几率，而一旦病毒通过计算机软硬件进行扩散，档案安全和保密就会受到严重的威胁，所以为了消除这种隐患，要积极进行档案管理的软硬件强化，从而保证管理工作的规范化运行。

（四）加强管理人员保密意识，提高管理效率。加强管理人员的保密意识，提高管理的效率也是目前档案管理工作中安全强化的一项重要措施。要加强管理人员的保密意识，一方面是对档案秘密的重要性进行阐述，从而让管理人员从正面角度了解到档案的价值。另一方面，可以就档案泄露带来的严重后果以及泄密人员担负的责任进行侧面强调，这样，管理人员自身对于档案的安全性和保密性会有足够的重视。在管理人员的保密意识得到强化的时候，其工作的积极性以及质量都会得到显著提升。