加强环节管控,保障档案完整安全
档案日常管理是一个连续性工作,其环节可分为:收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用,各环节之间相互联系,构成整体。对任一环节管控松懈,都可能出现问题,导致档案不完整,甚至遗失缺漏。针对档案日常管理环节松懈的问题,一是要注重档案工作,使各部门都了解档案工作环节,明确应归档材料范围,保证应归档材料都被收集归档;二是在档案日常管理的各环节加强管理和监督检查;三是档案工作人员要与业务部门做好交接;四是归档资料要做好合理分类、编目索引、归档立卷、妥善保管;五是在保障档案完整、安全、不缺失泄密的基础上,对档案进行合理利用。
改进管理手段,提高档案日常管理水平
目前档案日常管理仍多以手工操作纸质档案为主,相对于当前社会发展和科技的进步,档案日常管理工作手段陈旧、基础薄弱、管理水平较为落后。针对档案日常管理水平较低的问题,一是要增加对档案日常管理工作的投入,包括人员、经费、设施的投入;二是要加强基础设施建设,改善档案保管环境,如:设置专门的档案室,配齐安防设施,并定期巡检、及时维护;三是推进档案数字化,应用现代信息技术,改进管理手段,提高工作效率,整体提高档案管理水平,如:配置软、硬件设施,建设档案管理应用系统、网络化管理平台和电子档案数据库。
促进档案应用,充分发挥档案作用价值
档案也是一种信息资源,我国社会现已进入大数据时代,对信息资源的整合应用已成为广泛需求。目前很多档案被一存了之,没有发挥其应有的作用和价值,也是一种资源浪费。针对当前档案开发应用落后的问题,一是要充分利用档案数字化和档案数据库,使档案资料能够更加方便快捷的检索、查阅和应用;二是利用网络化信息系统和管理平台,促进信息资源共享,既可在单位内部各部门间促进资源共享,也可促进跨单位、跨领域的信息共享;三是对历史档案资料、数据进行分类汇总、统计分析和数据挖掘,促进档案资源综合开发利用。
强化队伍建设,提高档案工作人员素质
档案工作人员的素质和业务工作能力直接影响档案管理工作水平。档案管理不属于主要业务,一些单位没有设置专门的档案管理岗位和专职档案工作人员,或者虽然设置档案管理岗位,但没有配备档案专业人员,工作人员缺乏档案专业知识,工作不规范、效率低。而档案日常管理又是一项较为繁琐的工作,重复性较强,需要认真严谨,但缺乏业绩激励,工作人员对档案日常管理工作缺乏积极主动性。要提高档案工作人员素质,打造一支具有良好职业道德、高度的责任感、扎实的理论知识和专业技能的队伍,一是要设置专门的档案工作岗位并配备专门的人员,专职负责档案的日常管理工作;二是引进档案专业人才,提高档案管理工作专业水平;三是加强对档案管理工作人员的培训和教育,包括理论培训和业务培训,全面提高档案管理工作人员的业务能力和专业素质,培养复合型人才;四是档案管理工作人员要端正态度、加强学习,充分理解和认识档案日常管理工作的重要性和意义,积极学习岗位技能,掌握档案管理的专业知识,全面提升自身素质、工作能力和业务水平。 |