根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》要求，干部档案鉴定、分类、整理后要打孔装订成卷。装订成卷整齐、美观、不易散失，但在实际工作中存在许多弊端：

　　一是对档案的损害。现在推荐使用的干部档案装具，须用打孔机打上三个0.6厘米的装订孔，用金属软钉穿扎、固定。由于干部档案是由学生、军人、工人等档案转化而来，多次整理、多次装订，左侧已是千疮百孔，再加上年代久远的纸张薄软，许多已必须经过修补才能装订。

　　二是不方便档案的整理。干部档案，不同于文书档案，立卷后基本固定不动。干部档案，一人一卷，每年都有年度考核、工资变动、继续教育等人事材料产生，每年都要将人事材料插入相应的类别、相应的位置，都需要拆卷重新装订，工作量较大。

　　三是不方便档案的利用。干部档案在干部选拔、出国培训、离退休办理、职称评定、福利待遇、政审等方面利用率较高，有时需要提供复印件或原件，也需要拆卷取出单份材料复制，再装订起来。

　　四是不方便档案的信息化管理。随着办公自动化的推广，信息化进程的推进，干部人事档案信息化管理势在必行，在一个系统内或一定范围内人事档案信息资源共享的机制在逐步建立和完善，干部档案的数字化成为主要的工作任务，而装订成卷无疑不便于扫描等技术处理。

　　五是不利于档案的安全保密。对于本人或其他组织按规定查阅某份人事材料，由于装订成卷不得不整卷提供利用，难以控制利用者查看、阅读其他人事材料。

　　六是文书档案的归档整理规则已为干部档案的整理提供了有益的借鉴。从2000年开始，对文书立卷的方法进行了改革，简化整理，深化检索，实行单份文件装订，简单分类，划分保管期限，装盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。

　　干部档案虽然不整卷装订，但仍然按照干部档案的形成规律、整理原则、分类方法整理。允许选择灵活、方便、科学、安全的装订方式，比如用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定，再装入人事档案盒中，好管、好用，也省时、省力。

    毕业2年多没办理任何关于档案的手续，等北京的工作单位要接收他的档案时，这名毕业生才着急，忙着回烟台找档案，却被告知只能补齐所有手续才能办理，需要等一年时间。这样的事情不是个例，从烟台人才市场了解到，目前人才市场有1000多份档案处于弃档状态。

　　烟台市人才市场人事代理科工作人员介绍，前段时间有个国外大学毕业的研究生到人才市场咨询档案的事。原来，他毕业2年多都没有办理过关于自己档案的任何手续，没有挂档，毕业后就去北京工作了。最近单位要接收档案，这名毕业生才想起回烟台找自己的档案。北京那边的接收单位要求必须转正定级，人社部门调档统一接收，所以这名毕业生要补齐关于档案的所有手续，需要等明年这时候才能顺利调动档案。

　　不少毕业生跟上述这名毕业生一样，对待档案的态度很马虎。“毕业生毕业前后忙着找工作，投简历，参加招聘会或者继续深造，找到工作后能签合同、发工资、交社保就不管档案了，不办理任何就业、档案托管等手续，结果造成很多麻烦。”工作人员告诉记者，不少毕业生对人事档案的概念和认识很模糊，不重视档案，比如有的毕业生毕业后没有办理人事档案托管、就业手续等，几年之后考公务员、事业单位，过了笔试和面试，结果到档案政审、手续办理环节却出现了麻烦。

　　据人事代理科工作人员介绍，目前烟台市人才市场共有5万余份档案，其中有1000多份处于弃档状态，这1000多份档案的主人大多是毕业后就没管过档案的毕业生，如今人也联系不上了，最长的已有10年。

　　根据现行的相关规定，毕业生的派遣期根据情况不同分为2-3年，若毕业生过了派遣期再回头找档案，手续方面既繁琐又麻烦，可能就没办法再按毕业生就业手续来办理就业。

　　工作人员提醒，人事档案承载着一个人的一生，记录着个人的社会背景、学习工作经历、政治面貌、品行作风、业务能力、工作实绩等，是单位选拔任用、资格晋升、工作调转、退休审核等诸多方面参考和利用的原始凭证。而学生档案记载着高中、大学阶段的学习、奖惩、入党（团）等情况，是人事档案中重要的基础部分。毕业生们在正式踏入工作岗位，融入社会之前，千万别忘记妥善处理好自己的人事档案。

文件档案管理制度 

 

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。 

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 

六、文件资料档案的保管、查阅。 

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 

　　当前，随着计算机和网络技术日新月异的发展和普及应用，大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用，取代了部分手工劳动，减轻了档案管理人员的劳动强度，同时又提高了工作效率，使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。

　　文书档案的现代化管理策略：（一）建立文书档案现代化管理制度，保证制度的有效执行。废除以前传统的落后的管理制度，在遵循国家文书档案管理基本原则之下，结合本部门的管理体制，管理方法和组织结构形式，建立现代化的适合本部分发展要求的文书档案管理制度。（二）按照现代化文书管理规律，创新现代化文书档案管理工作机制。加强文书档案管理的主动参与机制，加强文书档案管理工作对部门发展中的重要参考作用，让文书档案管理成为部门发展的重要组成部分，主动参与部门发展活动中去，成为部门其他领域发展不可缺少的重要指导，促进和补充部门，文书档案管理工作参与公司发展规划。文书档案管理采取“年度—组织机构—保管期限”分类模式，从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节，达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。随着企业文书档案日益增多，安徽鸿博档案认为，后续的档案保管，如保险行业、证券行业、会计事务所行业的档案寄存也可以选择外包，使档案管理社会化。

　　电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。

　　电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。

　　电子商务档案与其他类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征。安徽鸿博档案寄存人员认为，随着电子商务时代的来临，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。对电子商务档案管理的智能化需求主要体现在电子商务档案的存储智能化、检索智能化、应用的智能化。电子商务档案存储的智能化需求需由计算机系统的软件和硬件两部分来完成。电子商务档案信息检索的智能化发展历程同步于图情信息智能检索技术的发展历程。电子商务档案应用的智能化体现在智能化的商情预测、营销策划及客户关系管理。