归档文件整理规则

目录

归档文件整理规则  1

常见问题问答  5

归档文件整理规则实施方案  11

 

归档文件整理规则

中华人民共和国标准
DA／T22—2000
归档文件整理规则
The Arrangement Rule d Filing DocumentS

 

l范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义
本标准采用下列定义。
2．l归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。
3整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求
4．1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法
5，1装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5、2分类

归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5．2．1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5．2．2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5．2．3按机构（问题）分类
将文件按期形成或承办机构（问题）分类。本项可以视情况予以取舍。
5．3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5．4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图AI。图例中“*”号栏为选择项，不选用时无须印制。以下同）。
5．4．l全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5．4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978。
5．4．3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4．4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类自内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4．5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5．5编号
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5．5.1归档文件应逐件编入目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
5．5．1．l件号：填写室编件号。
5．5.1．2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关和署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1．4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月 日，如 19990909。
5.5. 1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5．1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5．2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长X宽为 297mm x 210mm）。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5 6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm x220mm（长x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等〔见图A4a〕。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宋号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图 A4b图 A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5．6 1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5．6．2备考表
备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5），置于盒内文件之后。
5．6.2．l盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出。销毁等情况。
5．6.2．2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5．6．2．3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5．6．1．4日期：归档文件整理完毕的日期。

附录A(提示的附录)

 

 

 

归档文件目录、档案盒、归档章及备考表图示

图A1归档章式样

 

编号	责任者	文号	题                        名	日期	页数

图A2归档文件目录式样

归 档 文 件 目 录                        全宗名称                     年    度                                       保管期限                    机构（问题）

 

图A5备考表式样

 

 

备  考   表                                                                                                                 责任人                                                               检查人                                                                                                                                      时间

 

常见问题问答

  1．如何理解“来文与复文可为一件”?
　　答：来文和复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者产生在两个单位的两个独立文件，应该是各为一件，但由于内容所指的问题相同，又存在着因果的逻辑关系，特别是在利用时往往需要相互印证。在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然件(即单份文件)的形式出现，而需要重新界定的“件”，只是为了方便整理和利用的需要采用的一种补充形式。实际操作中，界定“件”，, 既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。例如，各单位在实际工作中经常产生向上级的请示、报告和平行机关的协商函件，这些文件发出后往往难以确定这些机关是否复文或复文的时间，因此，试点中有的地方就规定，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，这就是对《规则》精神的一种很好的掌握。
　　2．是否可以将同一事由的若干文件作为其中某一份主要文件的附件来处理?　　
　 答：不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如，将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起。试想，如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的。所以这种做法应该避免。
　　3．装订时是否必须去除金属装订物?
　　答：是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，省级以上机关长期和短期档案无需移交进馆，省级以下机关短期档案无需移交进馆。这部分档案是否拆钉，地方档案行政管理部门可以在综合考虑本地区机关档案保管条件以及当地气候条件等因素的情况下，自行加以规定。例如．黄河以北、东北地区，由于气候比较干燥，机关档案部门在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的档案可以不拆钉。此外，对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，此时可不再拆钉重装。
　　4．档案袋、文件夹等装具还能作为装具使用吗?
　　答：《规则》对归档文件装订材料的使用只规定了一个原则，就是符合档案保护要求，尽量保持文件原始面貌。在符合这个原则的条件下，档案袋、文件夹等装具同样可以使用，例如以下情况：
　　(1)文件材料比较厚时使用。有的机关形成的特定文件材料比较厚，例如，向计划部门申报项目的文件，往往带有包括项目说明、论证材料、计划书、相关财务文件等在内的很多附件，有时多达六七十页。在难以使用其他装订方式的情况下，也可以使用档案袋或文件夹等，将这些文件直接装袋归档。
　　(2)供借阅时使用。有时利用者需要同时查阅数份归档文件，为了保护文件和便于管理，可将这些归档文件装入临时文件夹，再借出使用。

 5．为何《规则》将分类层次限定为2～3级?
　　答：《规则》限定了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，实际上也将分类层次限定为2～3级。这与以前先分大类，再细分属类的做法相比有较大的不同。之所以作此规定，是基于对计算机管理条件下新检索方式的考虑。手工管理时，细分属类，可以进一步限定查找范围，增强检索的目的性，提高检索效率；’而计算机具有强大的运算能力。无须通过细分属类来限定检索范围，就能实现准确、高效的检索，因此一般2。3级分类即可满足需要。
　　简化分类层次不等于取消分类，否则归档文件实体的摆放位置将陷入完全无序的状态，这对实体存取等工作是十分不利的。即便是只分2～3级，有能力的情况下在最低一级类目中，也可以进一步将原来可归为同一属类的归档文件相对集中排列．这对实体存取等工作也是有利的。
　　6．某局使用“年代一机构一保管期限”进行分类，但又单独设置了会议类，将本局召开的大型会议形成的归档文件放人其中。这种做法可以吗?
　　答：这种分类方法是错误的。采用复式分类法必须注意，同一分类层次只能采用一种分类方法．遵循同一分类标准，否则就会违背分类的原则。使分类体系随意、混乱，影响档案的检索利用。
　　上述事例中，该局采用了“年度一组织机构一保管期限”的方法制定分类方案，但档案部门考虑到本局每年召开的全国性会议有重要意义，又在局内第一个组织机构“办公厅”之前增加了“会议类”，专门来容纳大型会议形成的文件材料。这样，分类方案中在同一分类层次中既出现了按机构分类，又出现了按问题分类。会议类中的文件本来与各部门业务有关，但被单独抽出放入会议类，它们与业务部门其他相关文件之间的有机联系就被割断了。这种做法使分类体系不能正确反映机关工作的真实面貌，势必给今后的档案管理和提供利用工作造成困难。正确的做法就是取消“会议类”，把该类目中各个会议的归档文件，按照会议主办部门或承办部门的不同，分别归入相应部门的类目中。
　　7．由档案室集中整理归档文件的大型机关，是否可以采用“年代一保管期限”两级分类?
　　答：选择几级分类，需要从简化整理和便于利用两方面进行综合考虑。大型机关如国务院部委一级机关，文件形成量大，如果不分机构，“件号”必须等到年终文件归档齐全后才能确定，因而不利于档案人员以L‘‘随办随归”的方式进行归档文件整理，造成工作量的积压。即使机关档案室有能力承担集中整理的工作量，由于这种分类方案没有体现出归档文件在组织机构或问题方面的形成规律和历史联系，也会给今后的档案管理和提供利用造成困难。因此，大型机关无论选择在哪个环节整理归档文件，都不宜选择“年代一保管期限”两级分类。

  8．为什么要将保管期限作为一项分类标准?
　　答：将保管期限作为一项分类标准，是《规则》首次提出的。此前保管期限只是作为排列的要求，而档案的实体排列又必须按分类方案进行，所以在立卷条件下的分类标准中没有保管期限，在分类时就往往忽视这个标准，分完问题后再按保管期限排，因而造成档案的保管期限只能按照问题划分，以卷为单位进行，使不同期限的档案在一卷中的现象普遍存在，最终的结果是大量档案重复进馆。
　　将保管期限作为分类的一个标准，就要求在进行归档文件整理时，对以件为单位的档案要先进行价值鉴定，确定其保管期限后再以此为标准分类整理。这就能使同一保管期限的档案相对集中，便于进馆时档案的鉴定整理工作，使之不致于过于繁重。
　　当然，按保管期限分类排列可能使同一事由的不同文件因价值不同而分盒和分架保管，这就要求计算机发挥其特有的作用，实现相关文件的族性检索和在手工管理的条件下应编制专题目录等。
　　9．是否可以使用文号、级别等其他分类方法?
　　答：按《规则》要求，不允许使用除年度、保管期限和组织机构(问题)之外的其他分类方法。其原因是，无论级别、文号还是其他分类方法，都不足以反映归档文件形成的客观规律，反而会割裂归档文件之间的历史联系，造成同一事由文件的分散，从而违背．“事由原则”。实际工作中，‘使用这两种分类方法的机关都存在着提供利用方面的困难。
　　10．某项工作从1998年开始至2003年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理?
　　答：上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。在分类时，将这些文件全部归入2003年这一年度中。这样，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。
　　但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到5个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，保证查找时的方便。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。

  11．同一事由的归档文件排放在一起是否必须体现出顺序?
　　答：同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。如果将有关干部的处分决定、该干部的自述材料、本局的调查材料、本局要求公安机关协助的函、群众举报信、局长办公会的会议记录、有关领导对该案的批示，等等，既不按案件处理过程(时间)顺序排列，也不按归档文件的重要程度排列，只是一种非常随意的放置，这种放置看不到事情的处理过程，不利于档案管理和提供利用的工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，最好体现出时间或重要程度等顺序。
　　12．是否可以直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列所有归档文件?
　　答：这种做法在已经实现计算机辅助档案管理的档案部门完全可以实现，不仅充分发挥了计算机功能，而且大大减少了整理工作量。但是，这种做法只方便了归档文件整理，却给档案提供利用增加了困难。同一事由的归档文件极有可能分散在不同档案盒内，档案人员必须到多个档案盒内抽取档案才能满足利用者的需要。不仅机关档案室是这样，将来档案馆的开放利用也同样存在这一问题，而且档案馆族性检索的情况更多，还会出现更大的困难。同时，从全国实际情况看，手工管理模式的档案室占大多数。《规则》从全国机关档案工作的整体出发，在进行归档文件整理工作改革时，不能只考虑计算机辅助档案管理的方便。因此这种做法是不宜在机关档案室推行的。
　 13．在实行“随办随归”制度的机关，如何确保同一事由的归档文件排列在一起?
　　答：一般情况下，同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全，然后再进行整理，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。有的机关在“随办随归”时，某一事由并未办完，其形成的文件已部分归档。所以档案人员在整理归档文件时，对这部分文件的处理，应充分考虑“同一事由文件齐全完整”这一前提，不要“先来的先整”，而应“先全的先整”。如果怕已形成的文件丢失，可在加盖的归档章中用铅笔填写件号，待年终文件全部收集齐全后，再用钢笔填写确定不变的件号。
　　文件是否已经齐全完整，除了形成者收集外，归档文件整理者也要加强把关，否则就会影响到归档文件整理和检索利用工作的正常开展。例如，部门文书人员在某次会议结束后，将须归档的文件按随办随归的要求，进行了排列、编号、编目等工作，从而确定了文件的排列顺序和位置，并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要。这份会议纪要应该与会议文件排列一起。但这期间其他事由形成的文件也已按“随办随归”的要求整理归档，并接在该会文件之后排列、编号、编目。因而这份会议纪要就排列在其他事由后面，与该会议的其他文件分隔开来。其补救办法是按自然顺序排序进行编号，并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。在利用计算机进行编目的过程中，可以通过建立事由虚拟关联的方法，将会议纪要与其他会议文件联系起来。
　　14．如何结合时间、重要程度等因素进行归档文件排列?
答：在遵循“事由原则”的前提下，。按时间还是按重要程度进行归档文件排列，完全由文件整理者从利用方便出发，自行决定。例如，某省某局举办一次图片展览，形成若干归档文件。在排列时，简单而高效的排列方法就是按时间顺序排定归档文件的排列顺序。首先将为筹办展览形成的归档文件排列在最前，接下来是展出过程中形成的归档文件，最后排列展览结束后形成的有关归档文件。这样排列的结果，可以使档案人员和利用者对该展览活动的来龙去脉一目了然。机关档案人员也可以按照归档文件的重要程度，对这些文件进行排列。例如．在上例中，档案人员可以将省人民政府的批复、开闭幕式上的领导讲话、展览情况报告等归档文件排列前面，再排其他归档文件。
15．“按事由排列”中的事由与“按问题分类”中的问题是什么关系?
答：事由不同于分类标准中的问题，而是比问题更小的概念。“事由”可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等，如申请一项拨款、任命一名干部；而“问题”则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、人事工作等。

16．不同类目的文件如何排列?
　 答：不同类目文件的排列，没有固定的要求。一般可以按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列，也可以按照某种习惯的方式排列(如按机构分类的，可将各类目按照机构序列排列)。不同类目的排列顺序宜保持稳定，以便将来的查找工作更有规律可循。
　 17．如何将零散文件归入已经整理完毕的归档文件中?
　 答：进行归档文件整理工作时，文书和档案人员应该以负责的态度，尽可能保证收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。在难以避免的情况下，针对零散文件可以采取以下补救措施：
(1)将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备注栏中注明。某组织机构或问题形成的零散文件，就放在该机构或问题所有归档文件的最后，然后在所涉及事由最后一件归档文件的备注栏中标明。例如，某零散文件排列后的件号为30．就可在相关事由最后一件的备注栏中注明‘’见30”。
　　(2)将零散文件与所属事由中的相关文件装订8在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。
　　18．编号项目的设置原则是什么?
　　答：编号项目的作用与档号作用相似，作为存取档案的标识，并具有统计、监督作用。因此编号项目应符合以下基本原则：
　　(1)惟一性原则，即编号项目应指代单一，不同对象赋予不同编号，一个代码只表示一个编号。
　　(2)合理性原则，即编号项目结构应与归档文件的整理分类体系相适应。
　　(3)稳定性原则，即编号项目一经确定，一般不应随意改变。
　　(4)扩充性原则，即编号项目必须留有适当的递增空间，以便适应不断扩充归档文件的需要。
　　(5)简单性原则，即编号项目应精简，以节省存贮空间，提高处理效率。
　　19．《规则》规定，室编件号应在最低一级类目内流水编制。这样每个最低一级类目内都是从“1”开始流水编号，在不同类目中会出现相同的编号，例如，一个档案室一年的归档文件中会有许多个 ‘1”号。这种现象是否会影响归档文件的检索和利用?
　　答：这种现象不会影响归档文件的检索和利用。按照《规则》进行编号，实际工作中确实会产生重号。但按《规则》的设计，件号必须与年度、保管期限、机构(问题)等其他编号项目配合，才能实现对归档文件的检索，所以即使件号重复．但结合不同归档文件的其他编号项目不可能重复，因此也就不会造成检索、归位时的混乱。而且，这样的编号原则有利于年形成归档文件数量较多、由文书或业务部门整理归档文件的机关进行归档工作。档案人员不必对所有归档文件按组织机构顺序进行串号，只须对已经归档的文件按组织机构顺序上架排列即可。这种编号原则也有利于各文书或业务部门安排本部门的归档文件整理工作，将年终集中整理的工作量分散到平时进行，合理确定工作强度。
　　20．实行“年度一机构一保管期限”3级分类的机关，对各机构已经按保管期限分类、排列的归档文件，有必要由档案部门重新按永久、长期、短期分别拉通编流水号吗?
　　答：没有必要。《规则》规定，编制件号“应依分类方案和排列顺序”，“在分类方案的最低一级类目内”进行。这表明在件号编制的层次选择上，必须与分类方案一致，即在分类方案的最低一级类目内进行编号，不能跨越不同的类目。问题中的做法实质上是跨类目混合编号。这种做法从表面上看是减少了编号项目，在计算机管理条件下也能实现有效检索，但实际工作上有很多弊端。一方面，这种编制方法不能反映出原来的3级分类，从编号结果看变成了2级分类；另一方面，往往是年形成归档文件数量大的单位才制定3级分类方案，实行由文书或业务部门随办随归并承担包括编号在内的整理工作这一制度，现在这项工作却集中到了档案部门，而且必须等到各机构所有文件归档齐全后才能进行，既增加了工作负担，又降低了工作效率。因此跨类目编制件号的做法是不可取的。

  21．是否可以以每盒为单位流水编制件号?
　　答：《规则》规定，室编件号应在最低一级类目内流水编制，这样既能使编制方法自然、简单，也便于进行类内归档文件数量统计等工作。先编盒号再编流水件号的做法，使得件号必须与盒号配合才能实现文件调用后的归位。这样，既增加了编号层次，又增加了检索层次。而增加这些步骤对实现归档文件的有效检索完全是多余的，完全违背了文书立卷改革“简化、高效”的原则，因此《规则》将其排除在外。
　　22．为什么必须逐件编目?
答：由于归档文件目录是检索归档文件的惟一工具．因此其条目也必须与归档文件实体一一对应。如果条目与实体没有一一对应，就会出现漏检、误检等情况，增加档案提供利用盼困难。实际操作时；必须将每件归档文件分别编制为一个条目。须注意的是，几份文件作为一件时，只对排列最前的文件进行编目。　　　　　
　23．成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录?
　　答：是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录。因为成套文件也是逐件加盖归档章的，因此按照编目原则，填写归档文件目录时也必须逐一填写。
　　具体编目时，由于成套文件的题名大都相似，难以准确揭示具体文件的内容，填写时应根据文件内容重拟标题，加括号附于原标题后，以方便档案的查找利用。例如，“××工作会议文件之一”后应加上“[×××同志在会议开幕式上的讲话]”字样。又如：“情况反映第三期”后应加入“[关于×××贪污犯罪情况的内部通报]”字样。　　、
　　24．归档文件目录除集中装订成册外，还需要分别在档案盒中放置吗?
　　答：按照《规则》的制定思想，档案盒只是归档文件的保管装具，而不再是一级整理单位。提供利用时，档案人员是根据归档文件目录按照‘‘全宗一年度、保管期限、机构(问题)一件号”的顺序确定所需档案的位置后，再按照盒脊上的起止件号找到相应档案盒需要抽取的实体。由此可见，在每盒内设置“盒内文件目录”，对检索并无意义，因此，《规则》没有要求在盒内放置目录。但如果认为管理时确有必要，也可由机关自行规定。
　　25．归档文件目录采用横式还是竖式?
　　答：两种都可以。《规则》条文中只规定了归档文件目录的样式，附图也只是示意图，没有规定各栏目的详细尺寸，也没有规定横式或竖式。归档文件目录的具体格式，各机关单位可以根据需要，在一般格式的基础上自行确定。只要归档文件目录真实反映归档文件本身的原貌，符合同级档案行政管理部门的要求，目录栏目齐全，填写规范，其形式是横式还是竖式都是可以的。同一立档单位的目录格式应保持一致，不要随意更改，以保持美观，并便于使用。

   26．编制归档文件目录时，对项目中的责任者如何掌握，如何体现承办部门?
　　答：责任者是文件的署名者，但实际工作中有些由业务部门起草承办的文件是以机关名义或办公厅(室)的名义发出的，实行文书处理部门或业务部门整理归档文件的单位，这些文件发出后，存档的文件往往就退回到承办部门整理归档，承办部门在整理归档文件时也习惯在“责任者”一栏填入承办部门的名称，这种做法是不正确的。如果需要将承办部门作为文件的检索依据，那么在分类的机构项上就能体现出来，因此责任者必须是文件的署名者，而不是承办者。　’
　　27．《规则》所使用的档案盒与文书案卷盒有什么区别?
　　答：在归档文件装具——档案盒的设计方面．《规则》采用了文书案卷盒的样式和规格。但具体的项目设置有了较大变化，封面只设“全宗名称”项．取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。
　　为适应归档文件整理的需要，档案盒在一些规格上进行了调整。例如：根据修改后的《国务院公文处理办法》中公文用纸只采用A4幅面纸张的要求，只设计了能够盛放A4规格纸张的档案盒，而不再有16开幅面规格的档案盒。为了方便档案人员在装满归档文件的档案盒中进行档案取放操作，档案盒的平面长宽稍稍增加了一些。档案盒的厚度由30mm、40mm、50mm3种规格扩展为20mm、30mm、40mm等多种规格。档案人员可以根据本单位归档文件整理情况，选择厚度适宜的档案盒。对档案盒的材质不再作硬性规定，由各级档案行政管理部门负责制定本地区各级档案部门的档案盒材质要求，并将无酸纸作为档案盒推荐材质。
　　28．综合管理的单位是否可以在档案盒脊上设置门类号，设置的位置在哪里?
　　答：　《规则》只针对文书档案整理工作，因此所使用装具不同，不体现分类号也可以确定其门类。如果一定要体现分类号，只在档案盒脊上设置就可以了，没有必要再设置在归档章内。门类号可以设置在档案盒脊标识项以外的上下端没有文字的地方。这种设置应得到地方档案行政管理机关的许可。
　　29．为什么每个档案盒都必须放置备考表?
　　答：备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来写这些内容。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到了明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都是必不可少的。
　　30．盒号的作用及限制有哪些?
　　答：归档文件的最终归属是档案馆，而档案馆有不同于机关档案室管理的特点和要求。例如从档案室管理来说，只须依靠盒脊上标注的起止件号就足以实现对档案实体的查找和定位。但对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明确。设置盒号作为可选项目，主要是方便档案馆管理时进行档案盒排架、归位及统计等工作，这也是《规则》在简化机关档案室操作的同时，对档案馆管理需要的一种兼顾。
　　但盒号的作用应加以限制，不宜过分扩大。比如在机关档案部门，要实现档案调出后的归位，依据起止件号就完全可以做到，而无须再编制盒号，否则会使档号章的尺寸和项目设置、归档文件目录的格式、盒号的编制方法等变得复杂而又繁琐，且不便于部门整理及随办随归。《规则》中只在“装盒”环节将盒号作为必备项提出，其他环节不予提出正是出于此考虑。这也是许多单位试点后得出的共识。实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。

 

 

归档文件整理规则实施方案

第 一 章　立卷与立卷改革
第一节 立 卷
文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。零散、杂乱的文件经过系统整理，既能真实地反映机关职能活动的整体面貌．同时也方便日后的查找和利用，为档案移交进馆后更好地为历史研究、科学研究服务奠定基础。在我国，传统上采用案卷作为文书档案的基本保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。
一、立卷的准备
立卷要做的第一项准备工作，就是确定立卷范围。立卷范围在一般意义上就是归档范围，通常情况下，是依据事先编好的立卷类目来进行的。立卷类目（或叫归卷类目、案卷类目）一般有两种编制方法：
1 ．按单位(或单位内一个部门)的工作任务和职能设置类目，也就是按大的问题设置类目，如：综合类(包括综合性文件、各种会议文件)、法规类、宣传教育类、工业类、贸易类等等。
2 ．按单位的内部机构设置类目，如：办公厅、法规司、财务司等等。每类之下还要视需要再设分属类目(即小类目)。立卷类目的编制一般是参照上一年形成档案案卷的情况，结合本年度的工作，预计本年度要形成的档案案卷。立卷类目一般细化到
案卷级。
立卷要做的第二项准备工作是平时归卷。立卷人员依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹(或卷盒)内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样．有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。立卷人员在平时归卷过程中，还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
二、立卷的基本要求与方法
立卷的基本要求也可以说是立卷的原则。２０世纪５０年代初，有关部门提出文书处理部门在立卷时“应在保持文件联系的原则下，按照文件的名称、问题、作者等特征进行立卷。”60年代初，变为“归档的文件材料应该按照它们的自然形成规律，保持它们的历史联系分类立卷．使案卷正确地反映机关党的领导活动和各项工作活动，并便于查找、利用。”80年代初至今，立卷工作的基本要求是“保持文件之间的历史联系，区分价值，便于保管和利用。”
立卷方法随着立卷基本要求的变化而有所不同。建国初期，文书立卷工作主要是学习前苏联的经验，采取“六个特征”的立卷方法。根据文件本身具有的共同特征，即问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征和地区特征，将联系密切的文件一起组卷。这种立卷方法通常简称：按照“六个特征”立卷。在实际立卷工作中，问题特征是一种常用的立卷特征。在“六个特征”的结合运用中，问题、作者、名称３ 个特征结合应用比较广泛。按地区特征立卷，一般多用于下属单位的来文、调查统计材料和某些专门文件。时间特征的应用，主要是按年度分类问题。在一个年度内的文件，按时间特征组卷只适用于部分针对时间比较明显的文件，如“ＸＸ 局党组1999年下半年的党组会议记录”。按通讯者特征立卷只用于双方就某一问题或几个问题进行工作联系而形成的相互往来的文件，如“本县县委关于兴修水库、荒山绿化问题与ＸＸ 县委的来往文书”。对于采用“六个特征”立卷方法的理解和运用，不能看作是６种方法，也不能理解为在每个案卷中分别使用不同的特征。 通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用２～３个特征来组卷。
1958年“大跃进”时期，提出“以利用为纲”，强调以问题特征为主“一竿子插到底”的立卷方法。80年代以后，各地总结立卷工作的经验教训．从灵活运用“六个特征”的角度，提出了不少的立卷方法，具有代表性的有以下几种：
1 ．“一事一卷” 的立卷方法。 这种方法也叫“立小卷”，即：凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、 一种活动形成的文件材料，不管页数多少，只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。
2 ．“四分四注意”的立卷方法。 即：分年度．注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题的联系、准确，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通讯者特征；分保管价值，注意保持问题的完整性。
3 ．“适当分级”的立卷方法。即：按照文件来源的不同级别、不同保管期限，分别各自组卷。一般按上级、本机关、下级分成３级分级组卷。
4 ．区分文件类型的立卷方法。即：针对不同类型的文件，采取不同的方法立卷。 一般分为以下几种类型：
(1)会议文件。按会议的届次组卷。根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。
(2)非诉讼案件材料。按立案问题或人头组卷，可以一案一卷或一案数卷。
(3)人民来信材料。可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组卷。
(4)统计、报表、名册等文件。按照格式、名称或地区组卷。根据文件的数量，可组成一卷或数卷。
(5)机关管理和业务活动形成的条例、法规、制度等文件和调研材料，一般按单一问题组卷。
(6)工作计划、总结等文件。一般可按作者或名称组卷。
(7)简报、刊物可按名称或期号组卷，根据文件的数量可一期一卷或数期一卷。
三、案卷组合工作
案卷组合一般是在平时归卷的基础上，选择适宜的立卷方法，将单份文件进行整理，最终组成案卷。这一过程通常包括：调整立卷类目内的文件、卷内文件的排列、卷内文件的编号、卷内文件目录和卷内备考表的编制、案卷的装订、案卷的排列、案卷封面项目的填写和案卷目录的编制。
(一)调整立卷类目内的文件
根据平时归卷后立卷类目条款中积累的文件，适当进行调整，最后确定需要组成案卷的卷内文件。调整时，先检查已归卷的文件是否齐全完整。可对照收发文登记检查文件清退情况，并动员各承办人员作一次清查。若未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。同时还应检查卷内有无多余的重份文件及不需要立卷归档的文件材料。拣出不需归档的材料，另作暂存或登记销毁。再检查运用立卷特征是否得当，以保持文件之间的联系；还要检查卷内文件价值和卷内文件的数量。
(二)卷内文件的排列
调整后的卷内文件要给每一份文件排列一个固定的位置。一般卷内文件材料是按作者(责任者)、问题、名称的重要程度或时间顺序排列。通常情况下，批示在前，附件在后；正件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时问顺序排列。
(三)卷内文件的编号
卷内文件排列固定之后，要给卷内全部文件编顺序号。整卷装订的案卷其全部卷内文件要编一个统一顺序的页号；按件装订的案卷其卷内文件要以件为单位，给每一份文件编一个统一顺序的件号,并在每份文件首页加盖档号章。
(四)卷内文件目录和卷内备考表的编制
卷内文件排列固定并编号之后，要编制卷内文件目录和卷内备考表。卷内文件目录包括以下项目：顺序号、文号、责任者、题名(即文件的标题)、日期、所在页号(或件号)、备注；卷内备考表包括以下项目：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
(五)案卷的装订
卷内文件目录和卷内备考表编制完毕之后，就可以装订案卷了。案卷装订一般有３种方法：一是使用硬卷皮整卷装订，推荐采用三孔一线的方法装订；二是使用硬卷皮按件装订，推荐采用不锈钢针、塑料钉或三孔一线的细线装订；三是使用软卷皮整卷装订，推荐采用三孔一线的方法装订。待案卷排列和案卷封面填写后，按案卷号排列次序装入卷盒。
(六)案卷的排列
案卷经过装订之后，要将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定的联系，固定顺序。一般先按保管期限分开，即永久、长期、短期的案卷分别排列；然后按立卷类目的排列顺序排列案卷顺序，即按组织机构排列或按问题排列。案卷的排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。
(七)案卷封面项目的填写和案卷目录的编制
案卷在装汀、排列之后，要填写案卷封面并编制案卷目录。案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称(指全宗内分类方案的第—级类目名称)、案卷题名(即案卷的标题)、时间(指卷内文件所属的起止年月)、保管期限、件、页数、归档号(即文书处理号)、档号(含全宗号、目录号、案卷号)，案卷题名的拟写要求结构完整，一般应由卷内文件的责任者(作者)、问题、名称(文种)等特征组成。责任者必须用全称或通用简称；两个以上同一类的责任者可以适当概括。问题的拟写要求概括准确、文字简练。文种的拟写要求标明卷内主要文件的文种、并兼顾不同性质的文种，可按文种的重要程度顺序标注二三个。案卷封面项目填写完毕，立卷工作可算结束。案卷目录的编制既可作为立卷工作的最后一项工作，也可作为档案利用工作的基础工作——编目工作。案卷目录的项目有：案卷号(可分档案室编和档案馆编案卷号)、案卷题名、年度(也有编卷内文件起止日期的)、保管期限、备注。案卷目录的编制方法一般有３种：一个年度编１本目录，其中分永久、长期、短期３个部分，每一部分按组织机构或问题分类。一个年度分保管期限编３本目录，每一本目录再按组织机构或问题分类。一个机关按组织机构分别编目录，案卷号可以接续上一个年度该组织机构的案卷号，即一个组织机构的数年的案卷编一本目录。

第二节 立卷改革
采用和推广立卷这一做法，既是对我国档案工作传统的继承，也带有深刻的时代烙印。20世纪50年代我国档案学界在学习前苏联的基础上，建立了新中国的档案工作和档案学理论。当时提出灵活运用“六个特征”组卷的做法，是与当时的社会生产力和科技发展状况相适应的。物质和技术条件的限制，使手工检索成为当时惟一可行的途径，也使得归档文件整理方法必然走上分类组合、逐级检索的立卷道路。再加上当时的社会条件，过多地强调安全、保密，使档案工作的重心偏向整理、保管。案卷这种放大了的实体单位，无疑更能满足这方面的需要。 1987年，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并在全国范围内加以普及。
由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得每年的立卷归档成为文书立卷人员和档案人员的一项沉重的工作负担，也使文书立卷制度在许多单位成为空谈。这既降低了机关档案管理的效率，也给档案工作带来了一定的负面影响。所以几乎从开始推广立卷这一做法的同时，从事档案理论研究的工作者和从事立卷事务的实际工作者就开始尝试立卷改革。在总结立卷工作经验教训的基础上，从灵活运用“六个特征”的角度，提出了不少的立卷方法。改革思路和做法各不相同，其模式大致可分为以下几种：
1 ．在“六个特征”的基础上，引入其他因素结合组卷，如“四分四注意”、“三为主五分开”等。
2 ．组卷时突出强调文件某一特征，如“一事一卷”、"立纯卷"、"文件类型立卷法"、"文号立卷法"。
3 ．分类组合法，如借鉴《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》、《文书档案保管期限表》等分类组卷。
上述做法，大都只是在“六个特征”立卷法的基础上各有侧重地进行了完善和简化，但由于仍保留了"案卷"，也就不可能使归档文件整理工作真正得到简化。近年来各级党政机关机构改革全面实施，不可避免地对机关档案工作产生冲击，使得人员紧缺与归档文件整理任务繁重之间的矛盾更为突出，各级机关档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。探索新的改革思路，真正简化归档文件整理工作，已成为档案工作者共同面临的紧迫课题。
与此同时，档案工作的外部环境也有了很大的变化。随着党的工作重心由阶级斗争转变为经济建设, 档案工作也开始了由封闭型向开放型、由被动服务向主动服务的转变。原有的一些思维框架被打破，人们开始从便于利用的角度来看待归档文件的整理形式，"简化整理，深化检索"成为各级机关档案工作人员的共识。随着机关办公自动化进程的加快．计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，也为立卷改革提供了新的方向和可能。部分省、市档案行政管理部门和部分国家专业主管机关已经开始尝试与计算机技术相结合，推行新的归档文件整理方法。广东、吉林、山东、四川、上海和深圳等省、市先后进行了试点，个别省、市还在试点的基础上开始在部分地区加以推广。由于立卷改革工作尚处在探索阶段，没有成熟的经验，各地做法也不尽相同，因而使归档文件整理工作陷人了某种程度的无序状态，这对将来进行馆际档案信息交流等建立在标准化基础上的工作是很不利的。从加强全国机关档案工作宏观管理出发，有必要由国家挡案行政管理部门制定统一的整理标准；引导这一进程，对归挡文件整理工作进行规范。
《归档文件整理规则》制定工作从1997年初开始。1998年4月，国家档案局在江苏省南京市召开的全国机关档案工作座谈会上，把《文书档案整理规则》作为立卷改革方案正式提交会议。会后,《文书档案整理规则》正式定名为《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)；同时广东、福建等省和深圳市，以及中国工商银行总行、国家外汇管理局等机关在该稿的基础上开始进行试点。6月，《规则》被全国档案工作标准化技术委员会批准作为国家档案局行业标准立项，并成立课题组。1999年9月，在对立卷改革试点地区和机关进行调研及综合各方修改意见的基础上，最后确认了送审稿。1999年12月13日，在北京召开了《规则》专家审定会，将《规则》(送审稿)进一步修改后作为报批稿，上报全国档案工作标准化技术委员会审查。1999年12月18日，在全国档案工作标准化技术委员会第八次年会上，《规则》由与会委员集体讨论并通过。2000年12月6日，《规则》由国家档案局发布，并于2001年1月1日正式实施。
《规则》是从实际出发,按照“需要、可能、合理、科学”的原则制定的。它没有全面否定传统的做法，也不是照搬国外的模式。而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和其他国家经验进行了综合与扬弃，是在批判基础上的继承。《规则》由于其内在的科学性、合理性，充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。

第三节《归档文件整理规则》的意义
制定《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》)，是我国机关档案工作改革的一项重要举措。《规则》从我国机关档案工作的现状出发,适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理性的基础上，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制定,弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据，因此对我国机关档案工作的持续发展具有重要意义。
一、对机关档案工作的意义
归挡文件整理是机关档案工作的重要组成部分。建国后，通过《中华人民共和国档案法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案工作条例》等法律、法规的颁布实施，使这项工作在我国各级机关逐步建立起来并制度化。国家档案行政管理部门在研究、总结国内外经验的基础上，曾出台过《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》等一系列归档文件整理工作的配套业务标准和规范，对规范归档文件整理工作起到了重要作用。但随着档案工作实践和其他社会实践的不断发展、变化，机关办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，一些手工管理条件下比较成熟的标准、做法已经逐渐落后于时代的要求，失去了对现实工作的指导、规范作用，甚至成为制约机关档案工作发展的因素。制定《规则》的目的正是适应这种变化的需要，调整和简化妇档文件整理方法，为机关档案工作的持续发展提供保障。
(一)缓解机关档案工作压力
从手工管理模式下实现档案管理和检索的目的来看，立卷不失为一种可行的整理形式。但不可否认的是，立卷自身也存在着致命的弊端，就是立卷过程过于繁琐和复杂，工作量大，效率低。调查表明，在省级机关，档案工作人员每年要拿出３ 个月乃至半年的时间用于立卷；文件形成量较大的机关则往往刚立好上年度的案卷，下一个年度的立卷任务又接踵而至。而现实情况是机关专职档案人员的配备往往得不到保证，尤其是基层单位负责档案工作的常常是兼职人员，繁重的立卷工作占用了他们的大部分时间，使归档文件整理工作的质量往往得不到保证。另一方面，由于立卷工作繁杂，难以熟练掌握，各机关立卷人员流动性又大，常常是刚熟悉立卷工作又被调岗，使得立卷方法“常讲常新”，整理工作质量却始终得不到保证。调查显示，有的地方在lOO 多个市直机关中，能基本按要求完成立卷工作的单位只有四五家。有的单位由于档案人员不能按要求完成文件整理归档工作，不得不每年定期外聘人员协助立卷。这种状况在某些地方已形成恶性循环，既不能适应现代行政管理工作的要求，也与近年来我国各级党政机关机构改革所倡导的精简、高效目标相违背，必将导致机关档案工作整体受到影响。因此，必须改革归档文件整理方法，以理顺归档文件整理工作质量与效率之间的关系，保证机关档案工作的正常发展，为机关工作提供更好的服务。《规则》的颁布实施,满足了机关简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法简便，也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。
(二)节省机关的财力物力
机关档案工作是一项条件性很强的工作，所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决，而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制，这种资源往往是有限的，因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面，归档文件整理只是其中一项基础性工作。在原有的工作模式下，由于立卷的需要，有限的资金往往用于大量购置卷皮，以及文件修整所用的裁边机、装订所用的打孔机等，难以它顾，而这些用具本身又会带来不同程度的负面影响。例如，卷皮占用储存空间，特别是在“立小卷”的情况下,常常“一柜子档案半柜子皮”,增加了室藏压力。裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌，其弊端更不待言。《规则》推行文件级管理，取消了案卷，不再对档案原件进行形式上的加工，也就避免了上述不利因素，在完整地保持档案原貌的同时，减少了归档文件整理工作所占用的财力、物力，有效地节省了资金，有利于档案管理现代化及机关档案工作其他方面的建设。
(三)理顺机关档案工作职能
归档文件整理的目的是便于提供利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能，更好地提供利用，为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较, 立卷本身存在许多固有的不足之处。例如，案卷的存在增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名拟写随意性强，建立在其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级和不同事由的文件组合在一起，利用与保密要求矛盾尖锐；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等工作; 而更重要的是，由于繁琐的立卷往往占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间，使其只能将剩余的精力投入到开发利用上,开发利用工作必然受到影响。《规则》推行以“件”为保管单位，从根本上克服了上述弊端，同时通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。
二、对档案馆工作的意义
文件材料整理归档后，经过档案室保存阶段，其中具有永久和长期保存价值的档案，最终都要移交档案馆继续保管和提供利用。机关归档文件整理工作的质量，决定了档案在档案馆保存的状态，必然也会对档案馆各项管理工作产生影响。采用适宜的归档文件整理方法，从档案室工作阶段就为移交进馆打下良好的基础，因此具有重要意义。
(一)便于档案馆控制档案进馆质量
档案由机关档案室向档案馆移交时，常常需要按照进馆标准进行局部的调整。例如；由于档案室和档案馆利用需求不同，衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要剔除那些不具备进馆价值的档案；由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确，移交进馆前就须返工重整。立卷条件下，往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况，就不得不拆卷重整，再重新装订。这样不但费时费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。以“件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案，以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有利的。
(二)有利于档案馆向社会开放
档案馆不只是单纯收藏档案的场所，而是应向社会的科学文化事业单位,是档案信息服务的中心。《中华人民共和国档案法》规定:"国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满３０年向社会开放。”目前，各级国家综合档案馆除开放历史档案
外，对建国以来到年限可以开放和将要开放的档案也进行了区分的工作。但这项工作却遇到了许多困难，案卷这种整理形式就是其中之一。提供利用馆藏档案，必须严格区分开放和控制使用的范围，往往需要具体到每一份文件，而同一案卷内的文件，内容往往并不单一。即使在立小卷的情况下，卷内不同文件在密级、价值等方面也并不一定相同。馆藏档案提供利用时以卷为单位进行，利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容。这既不利于进行保密和控制使用，还会影响其他档案的使用寿命。此外，由于强调案卷的整齐美观，档案人员往往组成15mm ～20mm 厚的案卷。这些案卷内容复杂．页数甚至多达200页左右．不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化，给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。这些问题充分说明了传统的立卷方法与档案馆扩大利用之间的矛盾。制定《规则》，推行文件级整理则可以很好地解决这个问题，为馆藏档案向社会开放利用铺平了道路。
此外，在缓解档案馆库房压力、提高检索的效率以及查全率、查准率等方面,《规则》也可以起到显著的作用，为各级档案馆强化基础建设，更好地完成收集、保管、利用职能服务。

三、对档案管理现代化的意义
当今社会，人们对获取信息的要求是全面、迅速、准确，仍然以传统的、手工业式的、小生产式的方法管理档案的状况，已远不能适应机关工作发展的需要。有步骤地、全面地实现档案管理现代化，这已经成为全体档案工作者的共识。档案管理现代化是我国档案工作面临的一场重大变革，是一个具有重大战略意义的、体现我国档案管理发展方向和趋势的重大课题。如何适应档案管理现代化发展的需要，重新审视现行的档案管理法规标准，对传统的档案管理技术和方法进行改革，为档案管理手段的转型、创新创造出良好的环境和条件，是档案界迫在眉睫的任务。制定《规则》,改革归挡文件整理方法，是国家档案行政管理部门的应对措施之一。因而，《规则》具有重要意义。
(一)为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案曾理工作中的有效应用铺平道路
先进技术手段的引入给档案工作提供了许多新的发展契机，对促进档案工作发展有着显著作用。诸如计算机一次输入多次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索，复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利，衬托出一些传统档案管理手段的落后，也使得原有的部分规范要求，包括立卷变得不再必要。
整理的目的是便于查询、利用。在传统的立卷模式下，其实现方式是按照某种事先假定的检索目的，将归档文件组织成不同的保管单位(案卷)，从而实现对文件实体的相对集中和系统化，增加检索层次，为查询利用提供检索途径。但计算机所具有的强大的随机、多途径检索能力、使这一目的能够轻松实现，立卷的必要性已不复存在。档案案卷繁琐、复杂的组织形式，反而影响了计算机技术的有效应用。例如，我们常说的计算机辅助立卷，实在是无奈之举。在录入归档文件数据条目并且已经能够完全满足检索需要的情况下，只是为了与实体整理形式相对应，档案人员不得不重新对条目进行繁琐、复杂的组织，生成虚拟的案卷。这样做既形成大量无效劳动，又因为人为地增加检索层次，影响了检索效率和准确性，同时也增加了计算机软件的研制难度。此外，案卷的集合装订方式．也给通过扫描、缩微等方式实现档案的数字化、信息化，以及更好地开发档案信息资源这一工作设置了障碍。
《规则》奉行与立卷截然不同的文件级整理思路，就从根本上避免了这些弊端，特别是与文档一体化相互配合，能够充分发挥计算机技术的优势，使整理工作得到极大的简化。
(二)促进机关文档一体化管理的实现
文书处理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程，具有许多共同之处。文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。这一设想在实行计算机辅助管理的条件下可以轻松地实现。其实现方式是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归挡的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节:“随办随归”,从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。《规则》向这个方向迈进了一大步；事情办理完毕后，对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档，不必再等到年终集中立卷时就能确定每份归档文件的位置。同时，由于检索基本依靠文书处理环节生成的数据项目进行，按立卷要求重新组织条目，录入案卷标题、卷号等数据项目的工作就可以省略了。这样能将文书处理和档案管理工作更好地结合在一起，有利于调动文书、业务人员归档工作的积极性，推动文档一体化的最终实现。
(三)为设计合理的电子文件整理方法打下基础
电子文件在存在形态和利用方式等许多方面与纸质文件不同，具有自己的特点。由于其占用载体空间小，１张普通的３寸磁盘就可以记裁成百上千个电子文件，因此整理电于文件时不可能依照传统做法，从物理上按不同检索单位（卷）将文件分隔开；同时由于电子文件利用必须依靠计算机进行，因而自然地具有了检索方式高效、灵活的特点，与纸质文件相比较，不必再人为地进行过多复杂的组织就能满足利用需求。这些特点使电子文件整理方法可以大大简化，在如何制订科学的整理方法方面，立卷显然巳失去了借鉴意义。《规则》从简化、高效出发提出的文件级整理思路，既满足了现阶段归档文件整理工作的需要，也具有一定的引导性，与电子文件整理在目的、原则等方面具有许多共同之处，因而为制订、规范电子文件整理方法，协调纸质文件和电子文件在整理方法使用上的关系奠定了良好的基础。

第 二 章《归档文件整理规则》总 论
第一节《归档文件整理规则》的特点
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，使《规则》体现出了鲜明的特点。
一、简 化
建国50年来，我国机关档案工作制度化建设有了长足进步，各种先进技术手段也越来越多地引入机关档案工作并得到广泛应用，这些都为归档文件整理方法的简化提供了基础。因此制定行业标准《规则》时,以“简化整理、深化检索”为宗旨,对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化了整理工作中的手工操作。《规则》提出的整理方法与立卷比较,主要有以下不同：
1. 取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。
2 ．界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件；来文与复文可为一件”。
3. 分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题) 3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
4. 装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。
5 ．排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素,可根据实际情况选用。
6 ．归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。
7 ．取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。
8 、无需编页号，目录改设“页数”项。
9. 归挡文件直接装盒保管。
10. 无需拟写案卷题名和填写案卷封面；只需填写档案盒盒脊。
11 ．档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。
通过对上述环节的调整,《规则》简化操作的特点已是一目了然。这既减轻了档案人员的工作量，同时又对简化业务培训难度起到良好的作用。
二、兼 容
制定《规则》的一个重要原则、就是兼顾计算机和手工两种管理方式。这是从我国国情出发的一种现实考虑。计算机技术的引人、对档案管理现代化有着重要意义。但由于我国经济和社会发展的不平衡，全面普及计算机管理还有待时日。机关档案工作目前尚处于手工和汁算机两种管理方式衔接阶段，并且这一阶段可能持续相当长时期。因此《规则》从实用性考虑，在立足适应现代化管理需要的前提下，兼顾手上管理的方式，做到既有导向性，又体现出过渡性。例如，从计算机高效、快捷的检索能力出发，取消传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件 实体的整理要求，同时保留了分类、排列等工形环节，以及一些供手工管理时选择使用的检索项，并强调将同一事由的文件排在一起，便于手工管理。无论从《规则》条文，还是从实际操作来看。使用或不使用计算机，归档文件整理均可以按照《规则》准确、高效地完成，使《规则》能够成为档案管理水平不同的机关统一的归档文件整理方法。
《规则》在简化机关档案室操作的同时,也兼顾了档案馆管理的需要。归档文件的最终归宿是档案馆，而档案馆有着不同于机关档案室管理的特点和要求,《规则》对此进行了通盘考虑。例如，从档案室管理来说，依靠盒脊上标注的起止件号就可以实现对档案存址的定位和查找，但对于档案馆来说,由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明显，《规则》因而设置了盒号这一项目。另外,鉴于档案移交进馆时，往往由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，件号可能出现断号和跳号等现, 象，因此《规则》将件号区分为室编、馆编两种，并为设计归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。
《规则》适用范围的界定同样体现了兼容性。由于《规则》最终将取代《机关档案工作业务建设规范》和《GB9705—88文书档案案卷格式》中关于归档文件整理的内容，因此参照上述两个文件，适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，在协调其他相关法规标准的情况下，其文书档案整理工作同样可参照本标准执行，这就大大增加了《规则》的适用面。此外,由于《规则》兼顾档案现代化管理方式和传统手工管理方式，因此适用范围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，以方便地方档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握《规则》的推广进度和推广面。但要注意，采用《规则》应从一个新的整理年度开始，在此之前已经按照立卷的方法整理归档的档案，不应要求按《规则》做法返工重整，以免造成人力、物力的浪费。
三、灵 活
条款规定具有一定的灵活性，是《规则》的又一大特点。作为通用的行业标准,《规则》必须具有普适性，能适用于我国各级、各类机关。不同机关由于工作职能、文件形成数量和种类、文书处理程序和归挡环节等各有不同，在遵循《规则》精神，保证整理质量(便于检索)的前提下，具体做法可以有所不同。因此《规则》有些条款对一些整理项目只提出原则要求，各级地方档案行政管理部门可 以因地制宜地提出具体要求，各机关单位也可根据自身实际选择适宜的整理方式。例如．分类只限定基本分类方法，允许各机关以不同方式组合，制定切合本机关实际的分类方案；排列只提原则要求，具体方式可由机关自定等等。此外《规则》允许使用选择项目，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他项目。但要注意，《规则》条款中未明确为选择项的即是必备项，不能随意取舍；选择项目可以在地方档案行政管理部门指导下选用，但《规则》本身不作推荐。
鉴于目前我国各级机关绝大多数仍采用传统立卷方法,《规则》作为新事物被所有档案人员理解和接受需要一个过程;并且我国地区差异性大、各地对《规则》实施所需条件的准备也不相同。因此将《规则》作为推荐性行业标准，放宽对实施《规则》过渡期的要求，在一段时期内允许《规则》与文书立卷两种整理方法并存，便于各地档案行政管理部门根据本地区实际情况，在积极推进档案工作现代化的同时，灵活掌握《规则》的推广时间和推广进度。
在处理《规则》与原有法规标准之间关系方面，各级档案行政管理部门也可以灵活掌握。采用《规则》的地区，以前颁布的部分机关档案工作业务文件不能继续适用的，应将《规则》与原有法规标准 互为体系,各自独立使用。原有法规标准与《规则》冲突的地方，以《规则》为准加以变通。采用文书立卷的地区，继续执行原有法规标准，并且不得自行套用《规则》条款，更改原有法规标准的规定。国家档案行政管理部门将逐步对与《规则》有关的法规标准，诸如《机关档案工作业务建设规范》、《档号编制规则》等进行修改,使之与《规则》的实施相配套。

第二节 整理原则
《规则》中将归档文件的整理原则概括为"遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用"。与传统立卷原则相比较，两者是基本一致的，这说明归档文件整理的基本规律是客观存在的。文件整理归档的目的。是将机关职能活动中形成的、能反映出机关基本职能活动面貌的历史记录(文件材料)保存下来，以便今后工作和历史研究的查考利用。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都仍须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。
一、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关、团体和社会组织的职能活动产生,有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
具体操作上,《规则》在实体分类时,将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件问的有机联系；在最低一级类目内排列文件时, 强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。
二、区分不同价值
不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。对于保存价值大、保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小、保管期限短的文件，根据条件区别对待；对无保存价值、不须归档的文件，则予以销毁。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便。
《规则》从分类开始,即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，为有针对性地开展后续工作打下了基础。各级档案行政管理部门可以依据这一原则．对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。例如，保管期限为短期的归档文件，在有条件的地方可以不拆钉，在最低一级类目内文件的排列上也可以放宽要求，允许直接按形成时间或文号排列。
三、便于保管利用
这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的惟一标准,《规则》推行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。需要注意的是,在整理原则中，“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。从根本上说，二者是相互影响、相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方采取取消分类以及排列时不强调事由的做法，完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前看能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由的档案被分散到多个档案盒中，从长远着眼，特别是对档案移交进馆后，将会给系统利用带来很大的困难。因此在处理类似矛盾时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现归挡文件整理的目的。

第三节 基本概念
一、归档文件
广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。《规则》对达一概念的使用和限定，使“归挡文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”
其中“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕。有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
另外,《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂不涉及科技、会计等专门档案；以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。后者与《规则》精神能兼容的，将在适当的时机，在国家档案行政管理部门与有关部门协商后进行修改，逐步向《规则》靠拢。
二、归档文件整理
这是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念，即“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。”概念中明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。其中的“整理”，在档案学中同样有广义和狭义的区别，此处指狭义的整理，内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”等。

第 三 章归档文件的价值鉴定
归挡文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个阶段。第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”,确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料。归档的过程，是对文件选择的过程，说到底是看该文件是否有保存价值。因此归档范围的确定实际上是对文件价值的初步判定，是档案鉴定工作的第一关口。第二阶段对进入归档范围的文件材科，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”,提出应保存的年限。划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定，是决定档案的命运的关键所在。

第一节 鉴定的原则和标准
根据归档文件整理原则的要求，进人归档范围的文件材料，必须在区分其保存期限的前题下，才能系统地进行整理。因此，正确地判定文件材料的价值，准确地划分保管期限，这是保证归档文件整理质量的重要因素。根据归档范围集中起来的文件材料，都具有保存价值。文件的保存价值和档案的保管期限成正比。保存价值大，保管期限就长；反之，保存价值小，保管期限就短。归档文件的价值鉴定是一个对文件进行分析的过程，它决定着哪些文件材料可以转化为档案保存，档案的保存期限又是多久。
一、鉴定的原则
根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、辩证的、全面的，以及发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，准确划分档案的保管期限，这就是档案鉴定工作的原则。
(一)历史的观点
档案是历史上人类从事实践活动的产物，档案的内容、形式是与其形成的历史条件密切联系的，什么历史时期产生什么样内容和形式的档案。因此，要分析档案的价值，必须把它放在形成的历史条件中去，具体分析档案的内容和形式，以及档案和文件的相互关系、历史条件、特定的作用，并结合当前和将来的利用需要来考虑其保存价值，不能单纯以上级文件还是下级文件来衡量其价值。历史的观点还应包括历史研究价值，应充分认识到归挡文件在反映机关史、地方史、经济史、文化史、专业史、社会生产史等方面的价值。
(二)全面的观点
一方面，要全面分析档案各方面的特征，要从其来源、内容、形成时间、文本、载体形式等方面，综合判定档案的价值；另一方面．要全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系．不能孤立地判断单份文件的保存价值，而应将有关文件材料联系起来，才能准确地做出判断，再一方面，要全面地预测社会对档案利用的需要。社会对档案的利用是多层次、多角度、多方面的，所以在鉴定归档文件的价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要；既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要。总之，要全面地分析档案的价值，切忌仅从本机关、本部门或仅从某一点需要出发，轻易地确定档案的价值和保管期限。
(三)发展的观点
由于档案的价值有时效性和扩展性的特点，现在有用的档案随着时间的推移，将来可能没有用处；现在尚未用上的档案，将来可能有用处。因此，判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用、也要看到将来的需要。总之，鉴定档案要运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，预测档案的长远价值。
(四)效益的观点
所谓效益的观点是指在分析档案价值时，要考虑到收益与付出之比。只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时，才能判定其具有保存价值。在鉴定工作中，应摒弃不计成本、多多益善，以及怕担责任、盲目拔高的观点，通过鉴定将那些在政治、经济、军事、科学文化等方面具有较高利用价值的档案保存下来，尽可能为社会带来较大利益。反之，如果花费大量人力、物力，去保存那些价值较小的档案，就会得不偿失。
二、鉴定的标准
档案的价值是客观存在的，但人们对客观事物的认识能力是不同的，难免带有主观性和片面性。为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准。按照这一标准认识和评价档案的价值，可提高档案签定结论的客观性、可靠性和准确性。
(一)职能标准
职能标准是指按立档单位所在政府系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。最高级别的机关、首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件，其价值应有所不同。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同。另一方面．机关档案部门应尽可能保存对其职能起凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材科，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。
(二)来源标准
来源标准是要体现档案的形成者．即“以我为主”。文件的价值应体现在产生和发出文件的地方，因此要充分重视档案形成者的重要地位，本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件的价值时，重点要看它是本机关产生的，还是外机关产生的，而不能简单地认为上级的就比本级的重要。
(三)内容标准
内容标准是指强调内容的重要性和独一性。在分析文件的内容时，主要是看它的重要程度如何，是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是有针对性的，还是普发性的；是有效时间内的，还是失去时效的；是典型的，还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。
(四)形式特征标准
形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。
1 ．文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。“法”、“令”、“决定”因其特定的作用就决定它的价值高于“规定”、“批复”和“函”。
2 ．文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存价值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此一般情况下都没必要保存，只有个别情况下，有重要领导人直接修改和批示的，则应当保存。
3 ．外形特征也可包括载体形式，一般是指非正式的文件。由于这些材料不具有文件的特征和效力，因此往往得不到应有的重视。其实它也是工作活动中产生的，对文件起辅助说明的作用。特别是一些重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖旗、证书等实物，都生动地记录了真实的历史事件、是不可多得的档案资料，应得到足够重视。

第二节 归档和不归档的范围
归档范围，就是归档文件整理的范围。确定归档的范围，是整理工作首先要解决的实际问题。一个机关单位在工作括动中形成和使用的文件材料数量很多，而且有不断增加的趋势。在这些文件材料中，有本机关制发的，也有上级、同级和下级机关送来的；有主送的，也有抄送的；有重要法规性的，也有一般事务性的；有单份的，也有重份的，有长期效用的，也有短期效用的等等。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有挡不归”,又要注意不该归档的文件材料不能归档,防止“有文必档”。各机关单位只有把应归档的文件一一列入归档范围，并装人档案盒归到档案室，才算做到了齐全完整。对不属于归档范围的文件材料，可由文件的产生部门自行保存一二年后按有关规定销毁。
为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、账册、图表以及音像、电子等各种门类和各种载体的档案，提高归挡文件的质量，以适应机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，国家档案局于1987年12月4日具体规定了《机关文件材料归档和不归档的范围》。
一、机关文件材料归档范围
(一)应归档的上级机关的文件材料
1 ．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2 ．上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的法规性文件；
3 ．党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像 (以下简称音像材料)等材料；
4 ．代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
5 ．上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。
(二)应归档的本机关的文件材料
1 ．本机关(如人代会、政协、党、政、工、团、妇等)召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种音像材料；
2 ．本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导的会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；
3 ．本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿；
4 ．本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；
5 ．本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；
6 ．反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
7 ．本机关检查下级机关工作、调查研究形成的主要文件材料；
8 ．本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)；
9 ．本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；
10 ．本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
11 ．内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；
12 ．机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电活记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；
13. 本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；
14 ，本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
15 ，本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
16 ．本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
17 ．本机关（包括上报和下批）干部任免(包括备案)、调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
18 ．本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
19 ．本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
20 ．本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
21 ．本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
22 ．本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、汁划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料，互赠礼品清单、工作往来文件等；
23 ．各种普查工作中形成的文件材料；
24 ．按有关规定应归档的死亡干部的文件材料。
(三)应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1 ．同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
2 ．有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；
3 ．同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的文件材料。
(四)应归档的下级机关的文件材料
1 ．下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；
2 ．直属单位报送的重要的科技文件材料；
3 ．下级机关报送的法规性备案文件：
二、机关文件材料的不归档范围
(一)不归档的上级机关的文件材料
1 ．上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件材料；
2 ．上级机关发来供工作参考的抄件；
3. 上级机关征求意见的未定稿的文件。
(二)不归档的本机关的文件材料
1 ．重份文件；
2 ．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3 ．未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外)，铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
4 ．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5 ．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
6 ．机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7 ．本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
8 ．为参考目的从各方面收集的文件材料。
(三)不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1 ．参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2 ．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
(四)不归档的下级机关的文件材料
1 ．下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料，
2 ．越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；
3 ．下级机关抄报备案的一般性文件材料。
以上是从普遍意义上对全国各机关文件材料的归档与不归档范围时规定。具体到每一个机关，还应根据此《范围》的精神，结合实际倩况，制定本机关文件材料归档与不归档的具体范围。尤其对涉及专门领域，诸如会计、审计、人事、纪检、职称评定等方面的文件材料，更需要作进一步的具体规定。

第三节 档案保管期限
根据《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》确定档案保管期限的过程。对此各级机关单位在整理归档文件时，不仅要正确理解鉴定工作的基本原理，而且要对期限的划分方法有正确和清楚的认识。
一、档案保管期限划分方法
按照1987 年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3 种。永久为50 年以上，长期为16 —50年，短期为15 年以下。专业档案保管期限另行规定。
（一)永久
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列, 为永久保管。主要包括：本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；本机关制发的方针政策的、法规性的和重要业务问题的文件材料；反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；重要的专题报告和统计材料；机构演变、机关领导人任免的文件材料；省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；有关区域变化、土地边界的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的主要文件材料；省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料；上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
(二)长期
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。主要包括：本机关制发的一般业务问题的文件材料；各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告；内部机构负责人的任免材料；地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；党、团、工会的工作报告、总结、会议文件等；财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料；外事活动中形成的一般文件材料；有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；上下级机关送来的重要文件，如上级机关召开的重要会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。
(三)短期
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料；重要会议文件中的小组会议记录、参考文件，会议服务机构的计划、总结；一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；季度、月份的计划、规划，控制数字、统计报表；与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书；机关之间协商工作的来往文书；没有处理结果的人民来信来访材科；上级机关、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
二、档案保管期限划分应注意的问题
(一)注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值。
整理归挡文件前，集中的文件虽然都是单份的，但它们不是孤立的。由于工作需要形成的文件，彼此之间是有联系的。如只有请示没有批复，请示就没有什么价值；一个案件，只有检举揭发材料，没有查证核实和结论材料，这个案件的价值就不易划高。因此划分文件材料的保存价值时，要注意文件之间的联系，将密不可分的和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值。
(二)考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。
文件的保管期限主要取决于文件的内容。从内容上看，如果与本机关主要职能活动有密切联系的，期限就长，反之就短些;起凭证作用、效益长的，价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小,而不能机械地规定上级文件永久、本级长期、下级短期,这种判定是错误的。
(三)研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。
根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关的公文有10类15种，每种文件在其工作活动中起着不同的作用。因此，在划定文件的保管期限时就要认真地考虑文件的作用，以便正确地判定其保管价值。例如，召开一次会议，形成很多作用不同的文件，在划定保管期限时，有的可划为永久保存，有的可划为长期保存，还有的可划为短期保存。一般情况下文件的内容与作用是一致的，但是同一内容的文件，正本与副本、草稿与定稿的作用是不相同的，在划定保管期限时不可等同。
(四)考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。
有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，保管期限划得就要长一些。例如，机关事务管理方面的文件，往往不被人们重视,有的就一律划为短期。机关事务管理方面的房产修建，设备购置等有关文件材料、图纸、说明等，应列入长期保存。如果现在不将这些图纸、, 说明等长期保存下来，多少年以后就难以进行维修。所以，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。

第 四 章文件归档整理的组织工作
归档文件整理工作既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用。归档文件整理工作涉及到机关形成文件的各个部门，因此这项工作必须进行周密地组织和有效地监督，以保证这项工作能够高质高效地完成。归档整理的组织工作包括：确定整理工作的环节；重视归档文件的平时积累；建立相关制度以及整理工作的指导、监督与检查

第一节 确定整理环节
确定整理环节是指在一个立档单位正确选择进行归档整理工作的部门或人员，也就是规定由哪一级机构、哪些人员来完成文件归档整理工作。确定整理环节，一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，把整理环节设在最能掌握文件材料的形成和处理情况的地方。要根据本机关的实际情况，以最大限度地保证归档文件的齐全完整，便于及时整理和利用，保证整理质量、节省人力、时间，提高工作效率为前提。
一、文书处理部门立卷制度
文书部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。所谓“文书部门立卷”是与机关档案室直接担负立卷工作任务相对而言的。"文书部门"有时也称“文书处理部门”,是一个比较笼统的概念，实际上机关中的归档文件整理工作是由机关、部门内从事文书处理工作的人员具体承担的；因此，我们所说的文书部门在实际工作中有可能是一个专门的机构，也有可能是某些文书、业务工作人员。
(一)文书部门立卷制度的确立
1955年1月17日经中共中央批准的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国家档案工作的决定》,按照周恩来总理的意见，单独写了一条“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，规定“各机关办完的文书材料,应由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成推归挡的错误做法”，这就使文书处理部门立卷工作作为一种制度在党和国家机关工作中得到了确立，有效地推动了文书工作和档案工作的发展。1983年4月,中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《机关档案工作条例》,规定:“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷,并定期向档案部门归档。这里第一次提出了“业务部门”立卷的问题，并对文书处理部门立卷作了更科学的阐述，使其从理论上进一步得到了完善和发展，同时要求在全国全面推行文书部门立卷制度。此项制度的确立，对科学地划分文书工作和档案工作的界限，促进我国文书工作与档案工作的密切合作和协调发展，起到了极其重要的作用。
当前在简化文件整理，改革文书立卷做法的前提下，对“文书部门立卷制度”的提法可以商榷，但由文书部门承担归档文件整理工作的做法应该坚持。
(二)档案室整理的弊端
由档案室整理归档文件会产生以下弊端：由档案室整理该归档的文件，整理工作几乎成了档案室的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系．因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。同时，文件由业务部门随办随归档是不可能的，这势必造成文件的散失，归档文件不能保证齐全完整。另外、当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归挡，每次需要时要到档案室查阅，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案室年终接收归档文件和分类归卷的工作量，同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。
(三)文书部门整理的优点
1 ．可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处、有利于提高整理的质量和工作的效率。
2 ．文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的安全保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。
3 ．文书部门暂存当年文件、方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。
4 ．有利于档案室工作的全面开展。
二、整理环节的选择
文书处理部门立卷制度的建立，为归档文件的整理工作指出了正确的方向，但由于各机关单位情况差异很大，在具体组织形式方面，不能完全用一个模式，搞一刀切，这也是至关重要的。从多年来的经验看，一般有3种形式：
(一)集中式
即将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。这种形式一般适用于小机关和基层单位。小机关因内设机构和层次少，办公地点集中，文件形成数量不多，工作人员少，文书处理和档案工作都集中在综合部门(办公室，秘书处、科)，有的往往由同—人承担。这种机关的归档文件整理工作自然集中在综合部门或档案部门，各部门办理完毕的文件材料定期或不定期交由综合部门的文书或档案人员统—整理。
(二)分散式
即将整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。此种形式一般适用于大中型机关和单位。这些机关内部设有二三层机构，业务分工明确，文件形成量也较大，而且各部门往往设有内收发或秘书人员，可以承担起归挡文件整理工作。采用分散式整理工作的优点是：
1 ．可以充分发挥各部门内收发或承办人员熟悉本部门业务工作、了解文件处理情况的长处，提高整理工作质量和效率。
2 ．归档文件在本部门可以随时办理完毕随时整理．既可以防止文件散失，又可以减轻年终集中整理的压力。
3 ．集中归档之前，由文书部门或业务部门暂存当年形成的文件、方便部门内查阅利用。
4 ．档案部门可以有更多的时间进行编目、提供利用等工作、促进机关档案工作的全面开展。
归挡文件整理工作采用分散式组织形式时，应特别注意明确综合性会议文件和跨部门联合承办的文件由谁负责整理。
(三)集中与分散结合式
则将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分分散在业务部门。此种形式一般适用于中型机关和单位。这样的单位有一定的内部机构，形成的文件较多，文书处理及档案人员多为兼职人员。具体做法是：行政、综合性的文件集中在办公室或秘书部门，年终在档案室的协助下，进行整理编目。对—些业务性比较特殊的部门，如纪检、人事、信访、会计、审汁、基建等形成专门档案的部门，由其自行整理、向挡案室归档。
第二节 重视平时积累
虽然归档工作一般按年度进行，但不是一定要等到每年年终才开始着手。实践证明．如果重视文件的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料随办随归、妥善管理，既有利于归挡文件的齐全完整，又能使年终的整理工作变得十分轻松。要做好文件材料的平时积累工作、应注意以下几点：
(一)严格登记
收发文件的登记是文件来往的必经关口，因此．把好这一关，就能保证机关单位主要文件的齐全完整。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等均逐件登记建账,可以做到“家底清楚”、有据可查，是保证机关单位文件齐全完整的一项重要措施。登记时，不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会、检查工作等有关人员带回本单位的文件材料也要认真登记，以使“账外文件”也能及时收回，免出漏洞。
(二)及时收集
及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底要整理了才进行．而应区分不同情况，明确归档时限。因为有些文件材料在办文部门中留存时间太长，遇上机构变化、人事变动、工作调整时，很容易散失，造成归档文件不齐全、不完整。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件：也可以采取定期清理的办法，按月或按季度进行；此外还可进行一些临时性的收集工作，如与保密检查、节日清点文件以及人员、机构变动等相结合；对于一些临时性的大型活动，特别是跨部门举办的会议、展览等，在活动结束时，应将归档的文件及时收集起来。
(三)严格检查
对收集来的各种文件材料。应逐件针对以下各方面情况进行检查：首先，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起．包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次，这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
(四)随办随归
这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，应按照整理工作的具体要求，或进行完整的整理工作，或进行装订、盖章等前期基础性工作，使收集来的零散文件系统化，以便于日常工作的查阅，并为年终整理归档打下基础。可以事先根据机关挡案部门统一的分类方案，准备好不同档案盒，分别存放已办理完毕但未整理的文件和巳按事由整理完毕的文件。
(五)妥善管理
管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料在综合部门或业务部门必须指定专职或兼职人员来管理，应配备专用的文件柜和文件夹（盒）。文件夹（盒）可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识，以便于平时文件的归类和提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。

第三节 建立相关制度
为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，各机关必须建立健全相关的规章制度并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度应包括《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》、《不归档文件管理处置办法》等相关制度。这些制度由机关档案部门根据本单位实际需要提出，征求文书部门和业务部门的意见，经主管领导批准后颁布实施并报同级档案行政管理机关备案：
一、《文件材料整理及归档办法》
建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求等，具体应包括以下一些内容：
1 ．明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门的秘书或承办人员来承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。
2 ．明确全宗及分类方案。在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确定立档单位和全宗。已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。
3 ．确定整理方法。依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。
4 ．对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。
5 ．限定归挡的时间和质量要求。如果整理的环节设在各部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。一般机关应在下一年度的第一季度内完成整理归档工作。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。
二、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》
这是档案工作的一项基本制度，也是归档文件整理工作的依据文件之一。各机关在制定本机关此项具体规定时，必须依据国家档案局《关于机关文件材料归挡与不归档的范围》和《机关档案保管期限的规定》和地方档案行政管理机关的规定，结合本机关形成文件的种类逐一进行对照分析，准确地划定归档的范围和保管的期限，并在实际工作中严格执行。制定本机关规定时，应注意以下几个问题：
(一)深入实际，摸清家底。
凡是本机关在职能活动中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料都应该整理归档。档案部门在起草本项制度前，应首先深入到本机关各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将其工作活动中形成的各类收文、发文、会议文件、内部材料等，就其性质、种类、载体、数量等方而了解清楚，并按部门列出清单，将反映机关职能活动的文件都涵盖在此范围内。其次，依据国家的有关规定，对这些文件材料分别提出出档范围和保管期限，然后再将这些意见反馈给各部门，给予修改和补充。档案部门也可以通过同业务人员座谈，从文件材料的现实效用和历史查考作用两个角度给予正确的判定。
(二）切合实际，操作性强。
在制定制度时切忌生搬照抄，不能只将国家或有关机关的规定拿来一抄了事。不同机关制定的制度必须体现出各自的特点，此机关制定出的制度往往并不能通用于其他机关。此外，鉴于这—制度是开展整理工作的基本依据之一，因此在起草时，条款宜细不宜粗、每一条款都必须针对某—种文件、而且尽虽不要使用"重要的"、 "一般的"等难以把握的限定词。
(三)以我为主，突出重点。
机关工作中形成的文件，按来源可以分为两部分：一部分是本机关制发的文件，包括本机关的对外发文和本机关的内部文件；另一部分是本机关的收文，包括上级来文、平行机关和下级机关的来文。本机关的文件是与本机关的职责、主管的业务、工作活动密切相关的，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本机关的主要活功历史。整理归档后本机关的文件又是工作考察和历史研究的一手材料，而机关的收文，只是从侧面间接地反映本机关的工作活动和工作历史。因此，在确定归档范围和保管期限时，本机关形成的文件材料是收集归档的重点。
在本机关的文件中，最容易被忽视的是那些内部使用的、没有发出的文件，也就是我们常说的账外文件。这些文件虽没有对外发出，但其中诸如业务工作的调研报告、分析汇总材料等部分文件材料，对于记录和反应本机关的职能活动和历史真实面貌也必不可少，因此决不能忽视对这部分文件的收集和鉴定。
判定一个文件该不该归档或保存价值大小，首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何。凡是联系密切、在工作中起重要作用的，价值就大；反之，价值就小或根本没有保存价值。
三、《不归档文件管理处置办法》
一个机关在一个年度中形成的文件材料，除前述需要经过整理归档保存外，还有一部分是可以留在部门或个人手中作为资料保存，或没有继续保存价值、可以销毁的文件材料。这里面包括重份文件、未成文的草稿以及一般性文件的历次修改稿，事务性、临时性的文件材料，与本机关职能无关的部分参考性材料，内容已被其他文件涵盖的文件材料等。这些材料在机关中往往被忽视，由于保管和使用不当而造成丢失和泄密。因此，对这部分材料也必须引起重视，纳入有效的管理和严格的制度当中，监督实施。
1 ．文件材料留在部门或个人手中，应当得到档案部门的同意，同时还要配备必要的设施并指定专人将其妥善地管理起来。有密级的文件，还应按照相应的规定确保其安全使用。
2 ．已确定失去保管价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人送到指定的销毁厂监销。任何组织或个人不得将其随意处理。

第四节 加强指导、监督与检查
1999年6月颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》第9条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构负有“指导本单位文件、资料的形成、积累和归挡工作”的职责。因此，机关档案部门在做好保管、利用工作的同时，必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。
一、加强宣传，提高认识
归档文件的整理是档案工作的基础。归档是否齐全，整理是否规范，直接关系到档案的完整和档案工作的质量。在实际工作中，各机关单位往往更重视文件的起草、运行、打印、发出的过程，而对文件发出后的归档问题重视不够。一方面有关人员认为文件材料归档工作是档案部门的事，另一方面文秘人员调动频繁，新上岗的同志忙于日常事务，对整理归档的职责、范围、操作方法不够明确，不熟悉。这些情况说明，要保障文件、资料的形成、积累和归档工作的质量，首要的问题仍是要加大宣传的力度，通过有关的会议、文件，办学习班、举办展览等形式，广泛深入地开展宣传教育活动，特别是要向各级领导、办公室或秘书部门负责人做好宣传工作，使他们能自觉地重视和支持文件材料的整理归档。事实上这项工作涉及到机关各个部门、各个环节、各有关人员，绝不是档案部门的人员能够承担的，只有各单位的领导能够重视并统一地部署和安排各项工作的职能分工，在业务部门和有关人员的积极配合和支持下，才能使各机关的文件材料归档工作真正落到实处。
二、深入实际，加强具体指导
由于归档文件产生于各个部门，而各个部门的同志又不可能对档案工作的专业要求十分了解，因此要求档案部门的同志要根据档案工作的有关规章制度、采取组织培训、个别讲解等方法，使机关文书人员或业务部门的整理人员了解和掌握文件材料整理、归档的具体要求和做法，解答操作中遇到的问题。特别是各部门在年终整理文件前，档案部门可专门举办培训班或以会代训，边讲解，边实习，边操作，效果更好。同时还要经常到各部门走访，及时了解和掌握各部门执行归档文件整理工作有关制度的具体情况，及时发现问题，及时纠正，以免移交归档时查出问题还要返工。
三、认真细致，严把质量检查关
归档文件整理，由以“卷”为单位改为以“件”为单位，虽然整理的方法简化了，但整理单位数量有明显的增加。特别在确认排列和编号是否有误时，检查验收的工作量并没有减轻，反而需要更认真、更细致，而且工作量有所增加。对这一点，档案部门的同志们应当有足够的思想准备。档案部门在检查验收时、首先要做到认真细致，不讲个人情而。检查验收的重点是：
1. 应归档的文件材料是否齐全完整；
2 ．整理的方法是否符合《规则》和机关相关制度的要求，特别应注意归档文件目录、归档章、档案盒盒脊以及备考表等项目的填写是否规范；
3 ．归档文件保管期限是否划分得准确；
4 ．与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
监督和检查是与指导相辅相成、密不可分的。监督能使指导的内容落到实处，检查则是检验指导的效果，反过来又使指导更能深入细致，切合实际。
第 五 章 归档文件的整理单位与装订
装订是归档文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。装订前还须对归档文件进行必要的修整。通过装订，从实体上将归挡文件整理的基本单位----“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
第一节 整理单位
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。《规则》第2．3条规定，“件”即“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件”。
制订《规则》的出发点之一，是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。由此改革思路出发，整理单位应为“自然件”,即单份文件,因此定义中也明确了“一般以每份文件为一件”。
但有的文种的文件，如正文与附件、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到，故《规则》对此类文件的处理加以强调，明确其应为一件。此外，在实际工作中，有些种类的文件，如正本与其他稿木、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加大量不必要的编目工作，影响到整理和利用时的工作效率。
还有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位。这是《规则》灵活性的体现，特别对中央、国家机关及省(市)级机关来说，增强了《规则》的可操作性，有较大的实际意义。
这类情况包括：
一、文件正本与不同稿本
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本 ，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件、重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
二、正文与附件
附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。—般来说，正文与附件为—件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。
三、正文与文件处理单等
文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
四、原件与复制件
对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)，以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
五、转发文与被转发文
转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。
六、报表、名册、图册等
报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册(本)作为一件。
七、来文与复文
这是比较特殊的一种规定。"来文与复文"是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件，也可以分别各作为—件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。作此规定是方便中央国家机关和省(市)级机关等大量存在此类文件材料的机关的整理工作，而非统一要求，具体处理方式可由机关自行掌握。
需要注意的是,“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 具体的处理方法，在相关的章节中将有具体解释。

第二节 文件修整
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。
一、修裱破损文件
归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修裱。
修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命：其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补；托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。
需要注意的是，由于《规则》遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修裱的一些工作内容已无意义。例如为方便装汀成卷而时装订边狭小的文件加边，将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。
二、复制字迹模糊或易退变的文件
档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。
决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。
对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大、额色不宜太深，并且最好采用单面复印。
三、超大纸张折叠
《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文用纸幅面规格都有明确规定，包括A4型和16开型两种。实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于上述两种规格。 由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时，宜单张折叠、以方便归档后的查阅利用。
四、去除易锈蚀的金属物
文件制作时普遍使用的装汀用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物、以避免对档案潜在的危害。

第三节 文件装订
归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
《规则》规定,不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，因此装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品的选择，《规则》中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品，在没有明显优劣的情况下，简单地加以取舍，反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求：
1 ．符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。
2 ．选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。
目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式，如裱糊浆糊、热封胶等；穿孔式，如钉书钉、铁夹背等；变形材料，如钢夹、塑料夹等；铆接式，如热压胶管等等。对不同形式的归档文件材料来说，这些方式都是可行的，关键在于装订材料的材质及其成本。下面对几种装订方式和用品进行简单的分析：
从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或左侧穿针打结的、但操作比较繁琐。如果装订器材能够有所改进，线装仍然是最好的装订方式。
使用变形材料装汀方法简单、但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够强度．以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
粘接式一般采用浆糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步认证。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。此外，穿孔式和铆接式方法由于对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。
此外，可行的装具还有无酸纸封套，即使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中：封套上可以印制归挡章，方便整理工作，而且利用时能起到保护档案的作用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，因此一般只适用于永久档案。
综上可见，现有的装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要，而是需要配合使用几种装订方式，或者同—装订用品的儿种不同规格。装订方式和材料的选择可由各单位档案部门自行决定，但必须得到同级档案行政管理部门的认可，以确保档案的安全。

第三节 文件装订
归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
《规则》规定,不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，因此装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品的选择，《规则》中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品，在没有明显优劣的情况下，简单地加以取舍，反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求：
1 ．符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。
2 ．选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。
目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式，如裱糊浆糊、热封胶等；穿孔式，如钉书钉、铁夹背等；变形材料，如钢夹、塑料夹等；铆接式，如热压胶管等等。对不同形式的归档文件材料来说，这些方式都是可行的，关键在于装订材料的材质及其成本。下面对几种装订方式和用品进行简单的分析：
从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或左侧穿针打结的、但操作比较繁琐。如果装订器材能够有所改进，线装仍然是最好的装订方式。
使用变形材料装汀方法简单、但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够强度．以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
粘接式一般采用浆糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步认证。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。此外，穿孔式和铆接式方法由于对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。
此外，可行的装具还有无酸纸封套，即使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中：封套上可以印制归挡章，方便整理工作，而且利用时能起到保护档案的作用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，因此一般只适用于永久档案。
综上可见，现有的装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要，而是需要配合使用几种装订方式，或者同—装订用品的儿种不同规格。装订方式和材料的选择可由各单位档案部门自行决定，但必须得到同级档案行政管理部门的认可，以确保档案的安全。

第二节 复式分类法与分类方案
在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）３种分类方法，可
以组合成多种复式分类法。
《规则》不限定年度、保管期限、机构(问题)在组合成复式分类法时的先后顺序，但对3种分类方法的增选择性作出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具备，也就是任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。 机构(问题)作为选择项，是因为在基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，这种情况下无须再按机构（问题）进一步细分；而在大的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，机构(问题)则往往是必选项。
为使分类方法更切合各单位的实际,《规则》并未限定机关档案部门必须采用的复式分类法，只推荐了常用的复式分类方法，即“年度----机构 (问题)----保管期限”或“保管期限----年度机构(问题)”分类法。
在选定分类方法的基础上，应联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案室工作的基础．是档案室规范化管理的起点，因此任何一个档案室都必须具备切合实际的分类方案，并且保持其相对稳定。
分类方法与分类方案互为因果，相互制约。下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明：
一、年度一机构一保管期限分类法
即先将归挡文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架、库房管理非常方便；同时，可将一个年度同—机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法适宜于现行机关文件整理归档工作，特别是推行部门整理归档的机关单位，因此《规则》将其列入条文中推荐采用。
此时分类方案为：
1995 年：办公室 ……永久、长期、短期
业务一处……永久、长期、短期
业务二处……永久、长期、短期
1996 年：办公室 ……永久、长期、短期
业务一处……永久、长期、短期
业务二处……永久、长期、短期
1997 年：.....。
与此类似的还有年度一保管期限一机构分类法。
二、保管期限一年度一机构分类法
即先将归档文件按保管期限分类、每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房管理时，不同保密期限分别排架，更便于档案移交进馆。但每个期限应预留空架，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒架。此方法适宜于现行机关文件整理归档工作，并被《规则》列人条文中推荐采用。
此时分类方案为：
永久：1995 年办公室、业务一处、业务二处……
1996 年办公室、业务一处、业务二处……
1997 年......
长期：1995 年办公室、业务一处、业务二处……
1996 午办公室、业务一处、业务二处……
1997 年......
短期：1995 午办公室、业务一处、业务二处……
1996 年办公室、业务一处、业务二处……
1997 年......
与此类似的还有保管期--限机构一年度分类法。
三、机构一年度--保管期限分类法
即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。采用此种分类方法，在库房排架时需要留空，而预留空架的数量不好掌握，有时必须倒架。
此时分类方案为：
办公室：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年……永久、长期、短期
业务一处：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年……永久、长期、短期
业务二处：……
与此类似的还有机构一保管期限一年度分类法。
四、年度--问题一保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类、再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂、或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构、以及没有内部机构成内部机构非常简单等情况。此方法适用于现行机关文件整理归档工作，并被《规则》列入条文中推荐采用。
此时分类方案为：
1995 年：党群类……永久、长期、短期
业务类……永久、长期、短期
行政类……永久、长期、短期
1996 年：党群类……永久、长期、短期
业务类……永久、长期、短期
行政类……永久、长期、短期
1997 年：......
与此类似的还有年度--保管期限--问题分类法。
五、保管期限一年度一问题分类法
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况，多用于现行机关义件整理归档工作，并被《规则》作为推荐采用的方法。
此时分类方案为：
永久：1995 年……党群类、业务类、行政类……
1996 年……党群类、业务类、行政类……
1997 年......
长期：1995 年……党群类、业务类、行政类……
1996 年……党群类、业务类、行政类……
1997 年......
短期：1995 年……党群类、业务类、行政类……
1996 年……党群类、业务类、行政类……
1997 年......
与此类似的还有保管期限一问题--年度分类法。
六、问题一年度一保管期限分类法
即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作成历史档案整理工作。
此时分类方案为：
党群类：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年......
业务类：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年......
行政类:…....
与此类似的还有问题--保管期限一年度分类法。
七、年度--保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类、再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关、适宜于现行机关文件整理归档工作。
此时分类方案为：
1995 年：永久、长期、短期
1996 年：永久、长期、短期
1997 年：......
八、保管期限----年度分类法
即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成的文件数量少的机关、适宜于现行机关文件整理归档工作。
此时分类方案为：
永久：1995 年、1996 年、1997 年……
长期：1995 牛、1996 牛、1997 牛……
短期：1995 年、1996 年、1997 年……
分类方案是进行分类工作的依据，因此应保持相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找利用。但在实际工作中，随着工作的发展，机关各方面情况可能发生变化，整理归档文件时也可以对分类方案的不合理之处加以调整，但须防止分类方案的多变。 确需调整时，最好从个新的阶段开始，不要将已整理好的归挡文件打乱重整，或者与原方案交叉进行，以免引起分类体系的混乱。此外对分类方案的调整情况，应在全宗介绍中说明，以便档案管理前后工作的衔接。

第 七 章 归档文件的排列

通过分类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，其他诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。
第一节 事由原则
对归档文件的排列，《规则》强调了 “事由原则”,即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是—个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之问的有机联系、方便检索利用。
事由的界定可以有较大的灵活性。例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由；一项工作如果办理时间长需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由；一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等,本着便于整理和利用的原则自行掌握,《规则》未作统一规定。
按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。文件间在同一具体事件上的这种有机联系，对充分体现文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的；而这种有机的历史联系是现有条件下任何人工智能都无法模拟的。如果不是人为地在文件形成过程中加以记录或描述、或在信息整序过程中加以处理(将同一事由的文件排列在一起)，那么随着时间的推移．这种历史联系就根本不可能保持住或检索出来。
从实际工作看,归档文件的排列, 直接影响到目录检索和实体存取工作。从检素质量来看,"查准率"和“查全率”是同样重要的两项要求。在计算机检索条件下，如果归档文件随意排列，可以做到“查准”但进行族性检索时的查全率则难以保证。即使是计算机“模糊检索”或“智能检索”，也只是依据利用者输入的检索条件对数据库内的数据进行机械的匹配。如果文件条目与输入的检索条件有较大差异，就肯定会造成漏检。计算机检索尚且如此，手工检索难度可以想像会更大。如果排列时将相关的文件相刘集中，那么只要找到其中部分文件的条目，通过对其上下条目的简单审阅和判断，就可以查找到那些可能漏检的文件、从而提高查全率。实体存取同样如此，如果相关文件分散在不同档案盒内，必然会大大增加提供利用时的调阅和归位的工作量，如果将它们相对集中地排列就可以避免这个问题。
由此可见,《规则》对归档文件的实体排列提出要求是一种必然。但这并非意味着要回到文书立卷的老路上，而是要充分依靠检索手段的现代化，在整理的复杂性与利用的便捷性之间进行权衡，寻找一个最佳结合点。“事由”就是这样一个结合点。由于事由的概念既简单又灵活，一件具体的事，一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等都可以看作一个事由，所以以事由为单位排列归档文件，既顺应工作活动的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，满足广利用的需要，是兼顾整理和检索两方面的合理选择。要注意的是，界定事由可以有较大的灵活性，在实际操作小要注意掌握好“度”,不能任意扩大范围。随意扩大事由的概念,既可能混淆分类层次，也会降低整理质量。

第二节 排列方法
归档文件的排列方法,《规则》中规定为:“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”这里的“最低一级类目”,是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度一机构--保管期限”分类，“保管期限”即为最低—级类目。
在计算机检索条件下，归档文件在事由内和事由间如何排序,对检索效率基本无影响。因此,《规则》对排列部分的要求提得比较原则，在坚持“事由原则”的前提下，可以有较大的随意性。当最低一级类目内文件数量较大时，运用一定的方法，使归挡文件有规律地排列，特别是对手工检索和实体存取行较大的意义。所以《, 规则》也提供了时间、重要程度等因素作为进行事由间系统排列的参考依据、供立档单位根据自身实际选择使用。各机关单位根据不同实际情况还可以选择按文件的形成者、所反映的问题等进行排列。
这样，排列的实际操作体现为两步，即先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
一、同一事由内的归档文件排列
同一事由内归挡文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
二、不同事由间的归档文件排列
不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括《规则》中提到的时间、重要程度等等。具体选择何种方式，应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择。
(一)按不同事由形成时间的先后顺序排列
事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他的素。这种方法比较简单。更适用于实行“随办随归”的机关。一般同一事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理完毕归档保存。这样，不同事由的归档文件自然就按照形成时间的先后排列起来。采用年终集中整理的机关，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。
(二)按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。
(三)按事由具有的共同属性分别集中排列
1 ．按责任者或承办部门分别集中排列。例如设司的机关，一般以司为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同处 (室) 形成的文件分别集中排列。
2 ．按照不同问题分别集中排列。采用此方法，—般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。这里的问题是指小问题，与文书立卷时分类方案中的细类比较相似，比如同一机构的不同职能。此类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题问排列的光后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。
此外，《规则》强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的"成套性"是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如，一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。
实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门归档。对于这些零散文件，应视不问情况进行处理：如将零散文件排在相应类别的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件等等。但这些都只是补救措施，应尽量避免使用。
总之，通过简单的排列来适应检索手段的发展，这也是《规则》简化整理精神的集中体现。从试点单位工作情况来看，放宽对排列的要求，在文件形成量较大的机关，借助计算机检索，完全可以实现归档文件的快速、有效检索利用；在归挡文件数量较少的机关，由于有了科学、系统的排列，即使没有计算机辅助，检索也不会存在困难。

第 八 章 归档文件的编号
归挡文件整理工作基本上可以分为系统化和编目两大部分。分类和排列使全宗内文件得以系统化，编目则是以一定的形式反映和固定这种系统化的状况，揭示和介绍归档文件的内容与成分。编目工作的内容和种类很多，这里指属于整理工作范围的编目工作，通常也称为基本编目，包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。
归档文件编号是指将归挡文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归挡文件上注明。编号是编目工作的起点和基础、其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归挡文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。
第一节 件 号
件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
件号分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；移交进馆时,由于再鉴定、整理、归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
一、室编件号
室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内、按文件排列顺序从“1”开始标注。
以采用“年度一组织机构一保管期限”进行分类为例,室编件号应在同—年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如,办公室1999年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。
再如采用“保管期限一年度一问题”分类。室编件号就应在同一保管期限类同一年度的一个问题内从“1”开始逐件流水编号。如某厅永久档案中，1999年形成的归档文件，编号后形成3个流水号，即综合类归挡文件从“1”开始编一个流水件号、人事类归档文件从“1”开始编制一个流水件号,宣传类归档文件从“1”开始编制一个流水件号，等等。
二、馆编件号
馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的永久、长期档案移交进馆时，由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整，如将部分档案抽出、补入等等，使目录中的件号出现断号、跳号等现象，从而增加了档案馆管理工作的难度,因此有必要重新编制件号。《规则》中预先设置了馆编件号项，并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必重新盖章或更换档案盒。这一措施充分体现了《规则》的兼容性，也使《规则》更具可操作性。
《规则》对馆编件号的编制方法未作要求。这是因为随着档案馆接收要求的不同、进馆档案整理状况的不同，是否需要以及如何编制馆编件号也会有所不同。
1 ．如果档案室阶段整理基础比较好,价值鉴定也较准确，进馆时档案变动情况不大，则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号，只在目录相应处注明断号、跳号等情况即可，而无须重编馆编件号。这样制作归档章、盒脊等时，也可以将“室编件号”和“馆编件号”统一为“件号”。
2 ．如果进馆前只是对某一个或某几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其他的不动。这时可以将重编的件号定为“馆编件号”,也可以定为“室编件号”,或者与档案室编制的统一为“件号”。
3 ．有的地方综合档案馆从管理便利出发,可能会坚持原有的做法，要求在年度—保管期限内跨机构（问题）拉通重编。这时可以直接使用“馆编件号”项重编件号。
由于存在以上的不同，因此《规则》对馆编件号只提出“按进馆要求编制”,具体则交由各级档案馆在《档案接收进馆标准》中加以规定。
需要强调的是，由于归档文件整理以“件”为基本单位，件号也应逐“件”编制，以保证归档文件目录的完整，反映全宗内归档文件的全貌。试点中，有的单位为了一时省事，将同一事由的多个文件只编一个件号，这样即使借助计算机，也可能使某些归档文件成为无法查找的死档，并且对档案统计工作也会造成不利的影响。

第二节 编号项目
编号的目的之一是固定归挡文件在全宗中的位置。归档文件的位置是由前期系统化工作所决定的，因此，“编号”中的“号”并不是一个简单的数字，而往往是包括全宗号、年度、保管期限、机构 (问题)、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。
编号项目分为必备项和选择项，其中的必备项是根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的，各级机关档案部门在编号时都必须编制；选择项则可在同级档案行政管理部门的指导下，由各档案部门根据本单位实际需要选择使用。
一、必备项目
必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。
(一)全宗号
全宗号是档案馆对其接收范围内各立挡单位所编制的代号。填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。实际工作中，全宗号往往由各级档案馆按照进馆计划给定, 有些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空置，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。
(二)年度
年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归挡文件的年度。形成年度的判定方法，具体可参照第四章第一节年度分类法部分的有关内容。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。
(三)保管期限
保管期限是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。按照现行时国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》,保管期限分为永久、长期、短期3 种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Ｙ、Ｃ、Ｄ”，填写时直接采用简称或代码。
此外，对于机关档案保管期限，国家档案行政管理部门正在研究改革方案，待正式文件出台后，保管期限项应按照新的规定进行填写。
(四)件号
件号即归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号两种，具体参见第一节中有关内容。机关档案部门在文件材料整理归档阶段编制的是室编件号项。在档案移交进馆时，要按照档案馆的有关规定填写馆编件号。档案在进馆前经过再鉴定后，如变动(如移出、销毁等)情况不大，也可直接沿用室编件号,不设馆编件号项或将馆编件号项空置。
二、选择项目
由于分类方法和管理要求的不同，机关档案部门在编号时可能需要设置一些必备项以外的项目，以满足整理工作的需要或细化归档文件管理方式。《规则》列出的选择项为机构(问题)项。
机构 (问题) 项之所以列为选择项，是因为在选择分类方法时，对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构(问题)。但对许多机关来说，选择机构 (问题) 进行分类还是必要的，在编号时也必须相应编制机构(问题)项。
填写机构项时，应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称，如机构名称太长，可使用机关内部规范简称，如政策法规司可简称“政法司”，经济贸易处可简称为"经贸处"，但不能使用"一司"、"一处"等难以判定的简称。此外在全宗介绍中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。填写问题项时，则可根据分类方案，直接填写“党群”、“行政”、“业务”等。
各单位档案部门也可以设置其他一些选择项目。比如在档案室综合管理条件下，有的试点单位采用了“门类号”这一项目作为选择项，以将文书档案与其他门类的档案区分开，这也是有一定实际意义的。但归档章选择项目的设置，应在同级档案行政管理部门的指导下进行，以保证同一进馆范围内归档文件整理方法的协调一致，为将来档案移交进馆后的管理打好基础。

第三节 盖章
编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。在归档文件整理各环节中,加盖归档章可能是工作量相对较大的部分，但只有借助归档章上项目的提示，才能保证归档文件借阅后的正确归位，因此也是必不可少的整理环节。
一、归档章的项目及填写方法
归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限和件号等必备项目，以及机构(问题)等选择项目。各项具体填写方法前两节中已有介绍，此处不再说明。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。此外也可在归档章上增加收文日期、收文号等，将收文章与归档章合一。
加盖归档章并填写相关项目，一般须在归档文件编号后进行。但在实际工作中，可以适当改进工作方法，通过对工作制度、工作程序进行调整，从而提高盖章工作的效率。一方面可以根据归挡文件整理工作的需要，对机关公文管理制度进行—些修改。例如，各单位或机构都有外收发或内收发负责文件的签收工作。如果在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件首页上端的居中位置加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。另一方面，在归档文件年形成数量较大、实行文书或业务部门整理和随办随归制度的单位，可以给每个部门负责文件材料整理归档工作的文书人员分别配置一套归档章。每形成一件文件，即可由文书人员即时在文件首页上加盖空白归档章，从而将盖章工作分散到日常工作中去，减轻集中整理归档时盖章方面的工作量。
二、归档章的格式
如图1 所示为所提供的归挡章的一般格式，其规格为长４５mm ，宽１６mm ，分为均匀的6格。归挡章设置的项目主要为编号项目中的必备项。 鉴于选挥项中的机构（问题）项使用率较高，在归档章中也为其预留了位置。 在填写这些项目时，应严格按照图１ 所示顺序进行，各项在归档章中的位置不得打乱，以适应标准化的需要，便于档案的管理和利用。
(全宗号)(年度)(室编件号)
*（机构或
问题）(保管期限)(馆编件号)
高2*8宽 3*15单位：mm
图1
图1括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。实际填写情况如图2。
22 1999 16
办公室 永久
图2
图1中带“*”号的机构 (问题) 项为选择项，在不采用此分类方法的机关单位，归档章上可不设此项，并相应调整归档章的格式。例如，某机关形成的归档文件，在不分机构 (问题) 的情况下，归档章编号完毕后的格式如图3 。
22 1999 16
永久
图3
机关单位根据各自的不同情况,可能需要在归档章上增加其他选择项目，这时可在归档章的右侧按８mm Ｘ１５mm 增加空格填写，或填入归档章中机构(问题) 或馆编件号等已明确空置而不用的空格位置中。更改归档章格式应在同级档案行政管理部门指导下进行，并应保持相对稳定，不能随意更改。
对于归档章的材质和外形，《规则》中没有加以规定，各单位可以方便使用为原则自主选择。
三、盖章位置
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归挡章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章,以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

第 九 章 归档文件的编目
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)中的编目是指编制归档文件目录。它是归挡文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。
编制归档文件目录是以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构为目的，因此必然受到前期分类、排列方法的制约。《规则》规定，"归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录",即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。此外要注意，按照《规则》规定，编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的
查找。
第一节 归档文件目录的项目
归档文件目录是由不同条目按照一定的体系和方法排列而成的，而条目则是通过对归档文件内容和形式方面的特征进行分析、记录后获得的，利用者所提出的主要检索要求就涵盖其中。准确、深入地分析、记录归挡文件的内容和形式特征，正确、完整地填写归档文件目录各项目，关系到条目的可靠性和实用性，也决定了归档文件目录的质量。因此进行归档文件整理时，填写目录项目一定要认真、细致，力求做到全面、准确地反映归档文件的特征，为检索、利用奠定良好的基础。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。这些项目基本包括了构成一份文件的主要部分，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，能够为利用者提供较完备的检索渠道。
目录各项目的具体填写要求如下：
一、件 号
件号包括室编件号和馆编件号两种，两者的具体编制方法在上一章中己作介绍。归档文件目录中直接设置为“件号”项，而未区分室编和馆编，是因为在机关档案部门整理归挡时编制的目录中，件号是指室编件号，应填写室编件号以求与档案室整理体系相吻合。档案进馆前经过再鉴定、整理后，如果档案整理体系变动不大，则原有归档文件目录可以继续沿用，只须在备注栏中对移出、销毁的档案加注即可，此时的件号作用自然发生变化，成为馆编件号；如果档案变动较大，原有目录已失去检索作用，则应另行编制目录，并按进馆要求编制馆编件号并填入件号栏中，此时的件号指馆编件号。
二、责任者
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用档案的重要途径。
填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用"本部"、"本局"、 ”本公司”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神。机关内部文件等“白头文件”,由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
三、文 号
文号即发文的字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成，如档办 [200O] 8号，即国家档案局办公室2000年第8号文件。填写文号项时应照实抄录,代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
四、题 名
题名即文件标题, 它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。实际工作中，利用者多以此为查找线索, 档案工作人员也多从题名入手进行查找，因此题名是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3个部分组成，例如《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。也有许多文件将发文机关放在文头中说明,标题直接由问题和文种构成。
一般情况下，文件只有一个题名(正题名)，填写目录中题名项时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明, 如《强化目标管理，推动机关档案工作发展——x x 同志在市直机关档案工作会议上的讲话》。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录。
有的文件没有题名，或题名含义不清．不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并 在 新 拟 或补充标题之外加“[　]”，号填写在目录中。 如“XX 市档案局关于转发档发 [1999]180号文件的通知”和“x x 市档案局通报”，应重拟题名并抄录为“x x 市档案局关于转发[ x x 省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知” 和 “x x 市档案局 [关于市直机关达标升级情况]的通报”。 会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
此外，有些归档文件的附件独立性强．如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定．或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为—件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检。此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加“( )”号，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附：市民公约)”。
五、日 期
日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间 (文件的落款时间)。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如1999年1月17日,标注为1990117。有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填为两行如1999

六、页 数
页数项填写一件文件的总页数, 用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文 (指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为—件时, 统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于x x 问题的请示和批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5 1990 0103.
七、备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁，等等。前面在排列、编号部分提到的零散文件排列和档案进馆前再鉴定、整理即属此中的补充、销毁情况。对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱不堪。另外，如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填人备考表中。
以上为归档文件目录的基本项目，各机关单位根据实际需要也可以增加其他项目，但应与同级档案行政管理部门的要求相协调。

第二节 归档文件目录的格式
归档文件目录的格式，《规则》中以图例的形式进行了说明。图4所示为归档文件目录的一般格式，
归档文件目录
件号责任者文号题 名日期页数备注
图4.
包括目录表头、目录表格形式、各项目在目录中的位置等。此图仅为示意图，没有规定各栏目的详细尺寸，也没有规定横式或竖式。
归档文件目录的具体格式，各机关单位可以根据需要，在一般格式的基础上自行确定。同一立档单位的目录格式应保持一致，不能随意更改，以保持美观并便于使用。鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用的空间也不同，目录中的行距允许有所不同。(如图5)
归档文件目录
件号责任者文号题 名日期页数备注
*** *** **** ***** *** *** ***
*** *** *** *********
******* *** *** ***
*** *** *** ***** *** *** ***
图5
填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。已采用档案计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印出的目录。
归挡文件目录应单独装订成册并编制封面，这样既整齐、美观，不易损坏，又便于传递、携带和阅读。目录编制成册的方式视需要而定，可以与分类方案一致，也可以有所不同。例如按照年度一保管期限一机构 (问题) 进行分类的机关单位，可以每年按不同保管期限装订3 本目录，每本目录中用口取纸来区分不同机构(问题)，或者通过在目录表格的右肩上标注机构 (问题) 名称来区分不同机构(问题)；(如图6)
归档文件目录
机构：办公室
件号责任者文号题 名日期页数备注
图6
也可以每个机构 (问题) 装汀一本目录，使用口取纸或通过在目录表格右肩上加注保管期限的方法来区分每本中的不同保管期限。
归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗名称、年度、保管期限、机构 (问题) 等项目。其中全宗名称栏为使用全称或规范化简称填写立档单位的名称，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。如同一年的归挡文件目录按照不同机构分别装订成册，则目录封面应设置全宗名称、年度及机构项，例如，某机关1999年办公室永久档案的目录封面如图7 ：
归档文件目录
全宗名称 x x 局
年 度 1999
保管期限 永久
机 构 办公室
图7
按照修订后重新发布的《国家机关公文处理办法》，公文用纸取消了国内通用16 开型 (260mm Ｘ185mm) 纸这一规格，统 一 为国际标准 A4 型(297mmM 210mm)。与之相适应，目录及封面用纸幅面尺寸也统一为国际标准A4 型．而不再采用国内通用16 开型。此外，目录用纸应选择质地牢靠、耐磨损的纸张，以保证其使用寿命。以上只就机关档案部门使用的归档文件目录格式进行了说明。机关档案部门应视需要编制数份归档文件目录，分别在文书 (业务) 部门和档案部门留存，以更好地满足平时查阅使用的需要。进馆时随档案移交的归档文件目录格式及份数，则应符合同级档案馆接收标淮的要求。
归档文件目录只是最基本的检索工具，特别是在采用《规则》手工管理归档文件的机关单位。应该另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具,以方便归档文件的查找、利用。例如采用“年度一机构—保管期限”的机关、可以将同一年度内同一机构形成的归档文件材料，不分保管期限。
编排一种目录，作为归档文件目录的补充。这样可以使同一事由的文件更好地全部排列在一起，方便查询利用。这与《规则》“简化整理，深化检索”的出发点也是相一致的。

第 十 章 归档文件的装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中—些技术性操作外，同样应该体现出归挡文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
第一节 装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其铵件号顺序装入相应档案盒中。否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。这—方面是因为实体查找时是由归档文件目录条目对应到档案盒盒脊项目．再由盒脊项目对应到盒内文件归档章上项目，因此盒脊项目的设置必须与盒内文件归档章的项目对应，反映出归档文件的存址。如果不同类别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。另一方面，档案馆接收档案进馆时，按照进馆计划和接收范围的不同，对移交档案的年度和保管期限都有针对性要求。如果同一盒中不同年度和保管期限的档案混放，移交时就必须按照档案馆接收标准进行再加工，重编目录、重新装盒，带来大量重复劳动。
装盒的具体要求包括：
1 ．不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。形成年度的判定，在相关章节中已有介绍。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度写成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理归档的，应一起放入归档的年度中。
2 ．不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
3 ．分机构 (问题) 的情况下，不同机构 (问题)形成的归档文件不应故入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
装盒时应注意以下问题：
1 ．应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒，应选用厚度较薄的档案盒或横置式的档案盒，具体规格下一节中将加以介绍。
2 ．档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

第二节 档案盒格式
档案盒既是归档文件的装具，也是反映盒内归档文件存址的载体。制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好地起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺利进行提供了保证。本节主要就档案盒的规格以及封面、盒脊项目的编制方法加以介绍。
一、档案盒的规格
档案盒外形尺寸为长 310mm 、宽 220mm 的长方体，厚度一般为 20mm 、30mm 、40mm ，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。(如图8)
此规格是按照可放入纸张幅面为国际通用 A4型 (297mm Ｘ 210mm) 的文件，并能够较方便地取用盒内文件而设计的。厚度允许不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。同一机关档案部门使用的档案盒厚度宜相对统一，以便于按照延长米进行档案数量统计。
档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种，设置盒脊项目的位置也相应发生变化见图9 、图10 所示：之所以设计横式档案盒，是为了增加盒内文件与档案盒的接触面，避免文件竖置时“头重脚轻”而发生弯曲折损。 但现有的档案柜(架)大都未给此种摆放方式留下足够的空间，因此选用横式档案盒时应同时考虑档案柜(架)的状况。从长远考虑、档案盒横放更有利于档案的保护。此外，同一机关档案部门，两种格式的档案盒只能选用一种、以保持档案盒上架后整体的整齐、美观。
二、档案盒封面
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立挡单位名称)，下加双横线。一般全宗名称在制作档案盒时即可先行印制。档案盒封面格式示例如图11 。
三、档案金盒脊的项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同．在盒脊或底边设置备检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，盒脊上各项的位置及栏目尺寸分别如图12 、图13 所示。
各项目具体填写要求如下：
(一)全宗号
全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；无进馆任务的单位 (如某些企事业单位)，可以不印制全宗号一栏。
(二)年度
年度栏内填写盒内文件的形成年度，具体填写方法参见“编号”部分有关内容。
(三)保管期限
保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“长期”、“短期”。
(四)机构(问题)
机构 (问题) 栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名，具体填写方法参见“编号”部分有关内容；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不印制机构(问题)项。
(五）起止件号
起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“一”号连接，如“18-36 ”。检索时在归档章上其他项目的配合下,通过将件号与档案盒脊上的起止件号相对应，即可确定该份归档文件所属的档案盒。起止件号分为室编和馆编两栏，归档文件整理阶段须填写的是起止件号中的室编栏，馆编栏供进馆前再鉴定、整理后直接填写馆编号，以避免再更换档案盒。移交进馆时如经同级档案馆审定可沿用室编起止件号，则可将馆编起止件号栏空置。
(六)盒号
盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，可以每年一断号，也可以4 位数为限几年一断号。
盒脊各项填写完毕后，以全宗号为88 的某局办公室1999 年形成的一盒永久档案为例，盒脊格式如图14 ：
档案盒盒脊可以根据机关单位的实际需要，与归档章项目相协调，编制其他项目。增减项目的工作应在同级档案行政管理部门的指导下进行。机关档案部门可对栏目位置及尺寸进行一定的调整．以规范、美观为原则。
四、档案盒的制成材料
从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件寿命。对无酸纸的使用，国家档案局曾专门发文加以推广，并在全国范围内确定了一批定点厂家进行生产。经过技术改进，无酸纸板原有的粗糙、硬度不够等缺陷都已基本得到解决。各级档案行政管理部门应从本地实际情况出发。积极推广无酸纸的应用，以杜绝档案盒制作材料方面存在的隐患。

 

 

归档文件整理规则

目录

归档文件整理规则  1

常见问题问答  5

归档文件整理规则实施方案  11

 

归档文件整理规则

中华人民共和国标准
DA／T22—2000
归档文件整理规则
The Arrangement Rule d Filing DocumentS

 

l范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义
本标准采用下列定义。
2．l归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。
3整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求
4．1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法
5，1装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5、2分类

归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5．2．1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5．2．2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5．2．3按机构（问题）分类
将文件按期形成或承办机构（问题）分类。本项可以视情况予以取舍。
5．3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5．4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图AI。图例中“*”号栏为选择项，不选用时无须印制。以下同）。
5．4．l全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5．4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978。
5．4．3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4．4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类自内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4．5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5．5编号
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5．5.1归档文件应逐件编入目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
5．5．1．l件号：填写室编件号。
5．5.1．2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关和署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1．4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月 日，如 19990909。
5.5. 1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5．1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5．2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长X宽为 297mm x 210mm）。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需, 要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5 6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm x220mm（长x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等〔见图A4a〕。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宋号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图 A4b图 A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5．6 1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5．6．2备考表
备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5），置于盒内文件之后。
5．6.2．l盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出。销毁等情况。
5．6.2．2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5．6．2．3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5．6．1．4日期：归档文件整理完毕的日期。

附录A(提示的附录)

 

 

 

归档文件目录、档案盒、归档章及备考表图示

图A1归档章式样

 

编号	责任者	文号	题                        名	日期	页数

图A2归档文件目录式样

归 档 文 件 目 录                        全宗名称                     年    度                                       保管期限                    机构（问题）

 

图A5备考表式样

 

 

备  考   表                                                                                                                 责任人                                                               检查人                                                                                                                                      时间

 

常见问题问答

  1．如何理解“来文与复文可为一件”?
　　答：来文和复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者产生在两个单位的两个独立文件，应该是各为一件，但由于内容所指的问题相同，又存在着因果的逻辑关系，特别是在利用时往往需要相互印证。在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然件(即单份文件)的形式出现，而需要重新界定的“件”，只是为了方便整理和利用的需要采用的一种补充形式。实际操作中，界定“件”，, 既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。例如，各单位在实际工作中经常产生向上级的请示、报告和平行机关的协商函件，这些文件发出后往往难以确定这些机关是否复文或复文的时间，因此，试点中有的地方就规定，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，这就是对《规则》精神的一种很好的掌握。
　　2．是否可以将同一事由的若干文件作为其中某一份主要文件的附件来处理?　　
　 答：不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如，将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起。试想，如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的。所以这种做法应该避免。
　　3．装订时是否必须去除金属装订物?
　　答：是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，省级以上机关长期和短期档案无需移交进馆，省级以下机关短期档案无需移交进馆。这部分档案是否拆钉，地方档案行政管理部门可以在综合考虑本地区机关档案保管条件以及当地气候条件等因素的情况下，自行加以规定。例如．黄河以北、东北地区，由于气候比较干燥，机关档案部门在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的档案可以不拆钉。此外，对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，此时可不再拆钉重装。
　　4．档案袋、文件夹等装具还能作为装具使用吗?
　　答：《规则》对归档文件装订材料的使用只规定了一个原则，就是符合档案保护要求，尽量保持文件原始面貌。在符合这个原则的条件下，档案袋、文件夹等装具同样可以使用，例如以下情况：
　　(1)文件材料比较厚时使用。有的机关形成的特定文件材料比较厚，例如，向计划部门申报项目的文件，往往带有包括项目说明、论证材料、计划书、相关财务文件等在内的很多附件，有时多达六七十页。在难以使用其他装订方式的情况下，也可以使用档案袋或文件夹等，将这些文件直接装袋归档。
　　(2)供借阅时使用。有时利用者需要同时查阅数份归档文件，为了保护文件和便于管理，可将这些归档文件装入临时文件夹，再借出使用。

 5．为何《规则》将分类层次限定为2～3级?
　　答：《规则》限定了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，实际上也将分类层次限定为2～3级。这与以前先分大类，再细分属类的做法相比有较大的不同。之所以作此规定，是基于对计算机管理条件下新检索方式的考虑。手工管理时，细分属类，可以进一步限定查找范围，增强检索的目的性，提高检索效率；’而计算机具有强大的运算能力。无须通过细分属类来限定检索范围，就能实现准确、高效的检索，因此一般2。3级分类即可满足需要。
　　简化分类层次不等于取消分类，否则归档文件实体的摆放位置将陷入完全无序的状态，这对实体存取等工作是十分不利的。即便是只分2～3级，有能力的情况下在最低一级类目中，也可以进一步将原来可归为同一属类的归档文件相对集中排列．这对实体存取等工作也是有利的。
　　6．某局使用“年代一机构一保管期限”进行分类，但又单独设置了会议类，将本局召开的大型会议形成的归档文件放人其中。这种做法可以吗?
　　答：这种分类方法是错误的。采用复式分类法必须注意，同一分类层次只能采用一种分类方法．遵循同一分类标准，否则就会违背分类的原则。使分类体系随意、混乱，影响档案的检索利用。
　　上述事例中，该局采用了“年度一组织机构一保管期限”的方法制定分类方案，但档案部门考虑到本局每年召开的全国性会议有重要意义，又在局内第一个组织机构“办公厅”之前增加了“会议类”，专门来容纳大型会议形成的文件材料。这样，分类方案中在同一分类层次中既出现了按机构分类，又出现了按问题分类。会议类中的文件本来与各部门业务有关，但被单独抽出放入会议类，它们与业务部门其他相关文件之间的有机联系就被割断了。这种做法使分类体系不能正确反映机关工作的真实面貌，势必给今后的档案管理和提供利用工作造成困难。正确的做法就是取消“会议类”，把该类目中各个会议的归档文件，按照会议主办部门或承办部门的不同，分别归入相应部门的类目中。
　　7．由档案室集中整理归档文件的大型机关，是否可以采用“年代一保管期限”两级分类?
　　答：选择几级分类，需要从简化整理和便于利用两方面进行综合考虑。大型机关如国务院部委一级机关，文件形成量大，如果不分机构，“件号”必须等到年终文件归档齐全后才能确定，因而不利于档案人员以L‘‘随办随归”的方式进行归档文件整理，造成工作量的积压。即使机关档案室有能力承担集中整理的工作量，由于这种分类方案没有体现出归档文件在组织机构或问题方面的形成规律和历史联系，也会给今后的档案管理和提供利用造成困难。因此，大型机关无论选择在哪个环节整理归档文件，都不宜选择“年代一保管期限”两级分类。

  8．为什么要将保管期限作为一项分类标准?
　　答：将保管期限作为一项分类标准，是《规则》首次提出的。此前保管期限只是作为排列的要求，而档案的实体排列又必须按分类方案进行，所以在立卷条件下的分类标准中没有保管期限，在分类时就往往忽视这个标准，分完问题后再按保管期限排，因而造成档案的保管期限只能按照问题划分，以卷为单位进行，使不同期限的档案在一卷中的现象普遍存在，最终的结果是大量档案重复进馆。
　　将保管期限作为分类的一个标准，就要求在进行归档文件整理时，对以件为单位的档案要先进行价值鉴定，确定其保管期限后再以此为标准分类整理。这就能使同一保管期限的档案相对集中，便于进馆时档案的鉴定整理工作，使之不致于过于繁重。
　　当然，按保管期限分类排列可能使同一事由的不同文件因价值不同而分盒和分架保管，这就要求计算机发挥其特有的作用，实现相关文件的族性检索和在手工管理的条件下应编制专题目录等。
　　9．是否可以使用文号、级别等其他分类方法?
　　答：按《规则》要求，不允许使用除年度、保管期限和组织机构(问题)之外的其他分类方法。其原因是，无论级别、文号还是其他分类方法，都不足以反映归档文件形成的客观规律，反而会割裂归档文件之间的历史联系，造成同一事由文件的分散，从而违背．“事由原则”。实际工作中，‘使用这两种分类方法的机关都存在着提供利用方面的困难。
　　10．某项工作从1998年开始至2003年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理?
　　答：上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。在分类时，将这些文件全部归入2003年这一年度中。这样，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。
　　但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到5个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，保证查找时的方便。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。

  11．同一事由的归档文件排放在一起是否必须体现出顺序?
　　答：同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。如果将有关干部的处分决定、该干部的自述材料、本局的调查材料、本局要求公安机关协助的函、群众举报信、局长办公会的会议记录、有关领导对该案的批示，等等，既不按案件处理过程(时间)顺序排列，也不按归档文件的重要程度排列，只是一种非常随意的放置，这种放置看不到事情的处理过程，不利于档案管理和提供利用的工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，最好体现出时间或重要程度等顺序。
　　12．是否可以直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列所有归档文件?
　　答：这种做法在已经实现计算机辅助档案管理的档案部门完全可以实现，不仅充分发挥了计算机功能，而且大大减少了整理工作量。但是，这种做法只方便了归档文件整理，却给档案提供利用增加了困难。同一事由的归档文件极有可能分散在不同档案盒内，档案人员必须到多个档案盒内抽取档案才能满足利用者的需要。不仅机关档案室是这样，将来档案馆的开放利用也同样存在这一问题，而且档案馆族性检索的情况更多，还会出现更大的困难。同时，从全国实际情况看，手工管理模式的档案室占大多数。《规则》从全国机关档案工作的整体出发，在进行归档文件整理工作改革时，不能只考虑计算机辅助档案管理的方便。因此这种做法是不宜在机关档案室推行的。
　 13．在实行“随办随归”制度的机关，如何确保同一事由的归档文件排列在一起?
　　答：一般情况下，同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全，然后再进行整理，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。有的机关在“随办随归”时，某一事由并未办完，其形成的文件已部分归档。所以档案人员在整理归档文件时，对这部分文件的处理，应充分考虑“同一事由文件齐全完整”这一前提，不要“先来的先整”，而应“先全的先整”。如果怕已形成的文件丢失，可在加盖的归档章中用铅笔填写件号，待年终文件全部收集齐全后，再用钢笔填写确定不变的件号。
　　文件是否已经齐全完整，除了形成者收集外，归档文件整理者也要加强把关，否则就会影响到归档文件整理和检索利用工作的正常开展。例如，部门文书人员在某次会议结束后，将须归档的文件按随办随归的要求，进行了排列、编号、编目等工作，从而确定了文件的排列顺序和位置，并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要。这份会议纪要应该与会议文件排列一起。但这期间其他事由形成的文件也已按“随办随归”的要求整理归档，并接在该会文件之后排列、编号、编目。因而这份会议纪要就排列在其他事由后面，与该会议的其他文件分隔开来。其补救办法是按自然顺序排序进行编号，并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。在利用计算机进行编目的过程中，可以通过建立事由虚拟关联的方法，将会议纪要与其他会议文件联系起来。
　　14．如何结合时间、重要程度等因素进行归档文件排列?
答：在遵循“事由原则”的前提下，。按时间还是按重要程度进行归档文件排列，完全由文件整理者从利用方便出发，自行决定。例如，某省某局举办一次图片展览，形成若干归档文件。在排列时，简单而高效的排列方法就是按时间顺序排定归档文件的排列顺序。首先将为筹办展览形成的归档文件排列在最前，接下来是展出过程中形成的归档文件，最后排列展览结束后形成的有关归档文件。这样排列的结果，可以使档案人员和利用者对该展览活动的来龙去脉一目了然。机关档案人员也可以按照归档文件的重要程度，对这些文件进行排列。例如．在上例中，档案人员可以将省人民政府的批复、开闭幕式上的领导讲话、展览情况报告等归档文件排列前面，再排其他归档文件。
15．“按事由排列”中的事由与“按问题分类”中的问题是什么关系?
答：事由不同于分类标准中的问题，而是比问题更小的概念。“事由”可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等，如申请一项拨款、任命一名干部；而“问题”则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、人事工作等。

16．不同类目的文件如何排列?
　 答：不同类目文件的排列，没有固定的要求。一般可以按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列，也可以按照某种习惯的方式排列(如按机构分类的，可将各类目按照机构序列排列)。不同类目的排列顺序宜保持稳定，以便将来的查找工作更有规律可循。
　 17．如何将零散文件归入已经整理完毕的归档文件中?
　 答：进行归档文件整理工作时，文书和档案人员应该以负责的态度，尽可能保证收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。在难以避免的情况下，针对零散文件可以采取以下补救措施：
(1)将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备注栏中注明。某组织机构或问题形成的零散文件，就放在该机构或问题所有归档文件的最后，然后在所涉及事由最后一件归档文件的备注栏中标明。例如，某零散文件排列后的件号为30．就可在相关事由最后一件的备注栏中注明‘’见30”。
　　(2)将零散文件与所属事由中的相关文件装订8在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。
　　18．编号项目的设置原则是什么?
　　答：编号项目的作用与档号作用相似，作为存取档案的标识，并具有统计、监督作用。因此编号项目应符合以下基本原则：
　　(1)惟一性原则，即编号项目应指代单一，不同对象赋予不同编号，一个代码只表示一个编号。
　　(2)合理性原则，即编号项目结构应与归档文件的整理分类体系相适应。
　　(3)稳定性原则，即编号项目一经确定，一般不应随意改变。
　　(4)扩充性原则，即编号项目必须留有适当的递增空间，以便适应不断扩充归档文件的需要。
　　(5)简单性原则，即编号项目应精简，以节省存贮空间，提高处理效率。
　　19．《规则》规定，室编件号应在最低一级类目内流水编制。这样每个最低一级类目内都是从“1”开始流水编号，在不同类目中会出现相同的编号，例如，一个档案室一年的归档文件中会有许多个 ‘1”号。这种现象是否会影响归档文件的检索和利用?
　　答：这种现象不会影响归档文件的检索和利用。按照《规则》进行编号，实际工作中确实会产生重号。但按《规则》的设计，件号必须与年度、保管期限、机构(问题)等其他编号项目配合，才能实现对归档文件的检索，所以即使件号重复．但结合不同归档文件的其他编号项目不可能重复，因此也就不会造成检索、归位时的混乱。而且，这样的编号原则有利于年形成归档文件数量较多、由文书或业务部门整理归档文件的机关进行归档工作。档案人员不必对所有归档文件按组织机构顺序进行串号，只须对已经归档的文件按组织机构顺序上架排列即可。这种编号原则也有利于各文书或业务部门安排本部门的归档文件整理工作，将年终集中整理的工作量分散到平时进行，合理确定工作强度。
　　20．实行“年度一机构一保管期限”3级分类的机关，对各机构已经按保管期限分类、排列的归档文件，有必要由档案部门重新按永久、长期、短期分别拉通编流水号吗?
　　答：没有必要。《规则》规定，编制件号“应依分类方案和排列顺序”，“在分类方案的最低一级类目内”进行。这表明在件号编制的层次选择上，必须与分类方案一致，即在分类方案的最低一级类目内进行编号，不能跨越不同的类目。问题中的做法实质上是跨类目混合编号。这种做法从表面上看是减少了编号项目，在计算机管理条件下也能实现有效检索，但实际工作上有很多弊端。一方面，这种编制方法不能反映出原来的3级分类，从编号结果看变成了2级分类；另一方面，往往是年形成归档文件数量大的单位才制定3级分类方案，实行由文书或业务部门随办随归并承担包括编号在内的整理工作这一制度，现在这项工作却集中到了档案部门，而且必须等到各机构所有文件归档齐全后才能进行，既增加了工作负担，又降低了工作效率。因此跨类目编制件号的做法是不可取的。

  21．是否可以以每盒为单位流水编制件号?
　　答：《规则》规定，室编件号应在最低一级类目内流水编制，这样既能使编制方法自然、简单，也便于进行类内归档文件数量统计等工作。先编盒号再编流水件号的做法，使得件号必须与盒号配合才能实现文件调用后的归位。这样，既增加了编号层次，又增加了检索层次。而增加这些步骤对实现归档文件的有效检索完全是多余的，完全违背了文书立卷改革“简化、高效”的原则，因此《规则》将其排除在外。
　　22．为什么必须逐件编目?
答：由于归档文件目录是检索归档文件的惟一工具．因此其条目也必须与归档文件实体一一对应。如果条目与实体没有一一对应，就会出现漏检、误检等情况，增加档案提供利用盼困难。实际操作时；必须将每件归档文件分别编制为一个条目。须注意的是，几份文件作为一件时，只对排列最前的文件进行编目。　　　　　
　23．成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录?
　　答：是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录。因为成套文件也是逐件加盖归档章的，因此按照编目原则，填写归档文件目录时也必须逐一填写。
　　具体编目时，由于成套文件的题名大都相似，难以准确揭示具体文件的内容，填写时应根据文件内容重拟标题，加括号附于原标题后，以方便档案的查找利用。例如，“××工作会议文件之一”后应加上“[×××同志在会议开幕式上的讲话]”字样。又如：“情况反映第三期”后应加入“[关于×××贪污犯罪情况的内部通报]”字样。　　、
　　24．归档文件目录除集中装订成册外，还需要分别在档案盒中放置吗?
　　答：按照《规则》的制定思想，档案盒只是归档文件的保管装具，而不再是一级整理单位。提供利用时，档案人员是根据归档文件目录按照‘‘全宗一年度、保管期限、机构(问题)一件号”的顺序确定所需档案的位置后，再按照盒脊上的起止件号找到相应档案盒需要抽取的实体。由此可见，在每盒内设置“盒内文件目录”，对检索并无意义，因此，《规则》没有要求在盒内放置目录。但如果认为管理时确有必要，也可由机关自行规定。
　　25．归档文件目录采用横式还是竖式?
　　答：两种都可以。《规则》条文中只规定了归档文件目录的样式，附图也只是示意图，没有规定各栏目的详细尺寸，也没有规定横式或竖式。归档文件目录的具体格式，各机关单位可以根据需要，在一般格式的基础上自行确定。只要归档文件目录真实反映归档文件本身的原貌，符合同级档案行政管理部门的要求，目录栏目齐全，填写规范，其形式是横式还是竖式都是可以的。同一立档单位的目录格式应保持一致，不要随意更改，以保持美观，并便于使用。

   26．编制归档文件目录时，对项目中的责任者如何掌握，如何体现承办部门?
　　答：责任者是文件的署名者，但实际工作中有些由业务部门起草承办的文件是以机关名义或办公厅(室)的名义发出的，实行文书处理部门或业务部门整理归档文件的单位，这些文件发出后，存档的文件往往就退回到承办部门整理归档，承办部门在整理归档文件时也习惯在“责任者”一栏填入承办部门的名称，这种做法是不正确的。如果需要将承办部门作为文件的检索依据，那么在分类的机构项上就能体现出来，因此责任者必须是文件的署名者，而不是承办者。　’
　　27．《规则》所使用的档案盒与文书案卷盒有什么区别?
　　答：在归档文件装具——档案盒的设计方面．《规则》采用了文书案卷盒的样式和规格。但具体的项目设置有了较大变化，封面只设“全宗名称”项．取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。
　　为适应归档文件整理的需要，档案盒在一些规格上进行了调整。例如：根据修改后的《国务院公文处理办法》中公文用纸只采用A4幅面纸张的要求，只设计了能够盛放A4规格纸张的档案盒，而不再有16开幅面规格的档案盒。为了方便档案人员在装满归档文件的档案盒中进行档案取放操作，档案盒的平面长宽稍稍增加了一些。档案盒的厚度由30mm、40mm、50mm3种规格扩展为20mm、30mm、40mm等多种规格。档案人员可以根据本单位归档文件整理情况，选择厚度适宜的档案盒。对档案盒的材质不再作硬性规定，由各级档案行政管理部门负责制定本地区各级档案部门的档案盒材质要求，并将无酸纸作为档案盒推荐材质。
　　28．综合管理的单位是否可以在档案盒脊上设置门类号，设置的位置在哪里?
　　答：　《规则》只针对文书档案整理工作，因此所使用装具不同，不体现分类号也可以确定其门类。如果一定要体现分类号，只在档案盒脊上设置就可以了，没有必要再设置在归档章内。门类号可以设置在档案盒脊标识项以外的上下端没有文字的地方。这种设置应得到地方档案行政管理机关的许可。
　　29．为什么每个档案盒都必须放置备考表?
　　答：备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来写这些内容。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到了明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都是必不可少的。
　　30．盒号的作用及限制有哪些?
　　答：归档文件的最终归属是档案馆，而档案馆有不同于机关档案室管理的特点和要求。例如从档案室管理来说，只须依靠盒脊上标注的起止件号就足以实现对档案实体的查找和定位。但对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明确。设置盒号作为可选项目，主要是方便档案馆管理时进行档案盒排架、归位及统计等工作，这也是《规则》在简化机关档案室操作的同时，对档案馆管理需要的一种兼顾。
　　但盒号的作用应加以限制，不宜过分扩大。比如在机关档案部门，要实现档案调出后的归位，依据起止件号就完全可以做到，而无须再编制盒号，否则会使档号章的尺寸和项目设置、归档文件目录的格式、盒号的编制方法等变得复杂而又繁琐，且不便于部门整理及随办随归。《规则》中只在“装盒”环节将盒号作为必备项提出，其他环节不予提出正是出于此考虑。这也是许多单位试点后得出的共识。实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。

 

 

归档文件整理规则实施方案

第 一 章　立卷与立卷改革
第一节 立 卷
文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。零散、杂乱的文件经过系统整理，既能真实地反映机关职能活动的整体面貌．同时也方便日后的查找和利用，为档案移交进馆后更好地为历史研究、科学研究服务奠定基础。在我国，传统上采用案卷作为文书档案的基本保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。
一、立卷的准备
立卷要做的第一项准备工作，就是确定立卷范围。立卷范围在一般意义上就是归档范围，通常情况下，是依据事先编好的立卷类目来进行的。立卷类目（或叫归卷类目、案卷类目）一般有两种编制方法：
1 ．按单位(或单位内一个部门)的工作任务和职能设置类目，也就是按大的问题设置类目，如：综合类(包括综合性文件、各种会议文件)、法规类、宣传教育类、工业类、贸易类等等。
2 ．按单位的内部机构设置类目，如：办公厅、法规司、财务司等等。每类之下还要视需要再设分属类目(即小类目)。立卷类目的编制一般是参照上一年形成档案案卷的情况，结合本年度的工作，预计本年度要形成的档案案卷。立卷类目一般细化到
案卷级。
立卷要做的第二项准备工作是平时归卷。立卷人员依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹(或卷盒)内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样．有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。立卷人员在平时归卷过程中，还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
二、立卷的基本要求与方法
立卷的基本要求也可以说是立卷的原则。２０世纪５０年代初，有关部门提出文书处理部门在立卷时“应在保持文件联系的原则下，按照文件的名称、问题、作者等特征进行立卷。”60年代初，变为“归档的文件材料应该按照它们的自然形成规律，保持它们的历史联系分类立卷．使案卷正确地反映机关党的领导活动和各项工作活动，并便于查找、利用。”80年代初至今，立卷工作的基本要求是“保持文件之间的历史联系，区分价值，便于保管和利用。”
立卷方法随着立卷基本要求的变化而有所不同。建国初期，文书立卷工作主要是学习前苏联的经验，采取“六个特征”的立卷方法。根据文件本身具有的共同特征，即问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征和地区特征，将联系密切的文件一起组卷。这种立卷方法通常简称：按照“六个特征”立卷。在实际立卷工作中，问题特征是一种常用的立卷特征。在“六个特征”的结合运用中，问题、作者、名称３ 个特征结合应用比较广泛。按地区特征立卷，一般多用于下属单位的来文、调查统计材料和某些专门文件。时间特征的应用，主要是按年度分类问题。在一个年度内的文件，按时间特征组卷只适用于部分针对时间比较明显的文件，如“ＸＸ 局党组1999年下半年的党组会议记录”。按通讯者特征立卷只用于双方就某一问题或几个问题进行工作联系而形成的相互往来的文件，如“本县县委关于兴修水库、荒山绿化问题与ＸＸ 县委的来往文书”。对于采用“六个特征”立卷方法的理解和运用，不能看作是６种方法，也不能理解为在每个案卷中分别使用不同的特征。 通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用２～３个特征来组卷。
1958年“大跃进”时期，提出“以利用为纲”，强调以问题特征为主“一竿子插到底”的立卷方法。80年代以后，各地总结立卷工作的经验教训．从灵活运用“六个特征”的角度，提出了不少的立卷方法，具有代表性的有以下几种：
1 ．“一事一卷” 的立卷方法。 这种方法也叫“立小卷”，即：凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、 一种活动形成的文件材料，不管页数多少，只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。
2 ．“四分四注意”的立卷方法。 即：分年度．注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题的联系、准确，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通讯者特征；分保管价值，注意保持问题的完整性。
3 ．“适当分级”的立卷方法。即：按照文件来源的不同级别、不同保管期限，分别各自组卷。一般按上级、本机关、下级分成３级分级组卷。
4 ．区分文件类型的立卷方法。即：针对不同类型的文件，采取不同的方法立卷。 一般分为以下几种类型：
(1)会议文件。按会议的届次组卷。根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。
(2)非诉讼案件材料。按立案问题或人头组卷，可以一案一卷或一案数卷。
(3)人民来信材料。可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组卷。
(4)统计、报表、名册等文件。按照格式、名称或地区组卷。根据文件的数量，可组成一卷或数卷。
(5)机关管理和业务活动形成的条例、法规、制度等文件和调研材料，一般按单一问题组卷。
(6)工作计划、总结等文件。一般可按作者或名称组卷。
(7)简报、刊物可按名称或期号组卷，根据文件的数量可一期一卷或数期一卷。
三、案卷组合工作
案卷组合一般是在平时归卷的基础上，选择适宜的立卷方法，将单份文件进行整理，最终组成案卷。这一过程通常包括：调整立卷类目内的文件、卷内文件的排列、卷内文件的编号、卷内文件目录和卷内备考表的编制、案卷的装订、案卷的排列、案卷封面项目的填写和案卷目录的编制。
(一)调整立卷类目内的文件
根据平时归卷后立卷类目条款中积累的文件，适当进行调整，最后确定需要组成案卷的卷内文件。调整时，先检查已归卷的文件是否齐全完整。可对照收发文登记检查文件清退情况，并动员各承办人员作一次清查。若未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。同时还应检查卷内有无多余的重份文件及不需要立卷归档的文件材料。拣出不需归档的材料，另作暂存或登记销毁。再检查运用立卷特征是否得当，以保持文件之间的联系；还要检查卷内文件价值和卷内文件的数量。
(二)卷内文件的排列
调整后的卷内文件要给每一份文件排列一个固定的位置。一般卷内文件材料是按作者(责任者)、问题、名称的重要程度或时间顺序排列。通常情况下，批示在前，附件在后；正件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时问顺序排列。
(三)卷内文件的编号
卷内文件排列固定之后，要给卷内全部文件编顺序号。整卷装订的案卷其全部卷内文件要编一个统一顺序的页号；按件装订的案卷其卷内文件要以件为单位，给每一份文件编一个统一顺序的件号,并在每份文件首页加盖档号章。
(四)卷内文件目录和卷内备考表的编制
卷内文件排列固定并编号之后，要编制卷内文件目录和卷内备考表。卷内文件目录包括以下项目：顺序号、文号、责任者、题名(即文件的标题)、日期、所在页号(或件号)、备注；卷内备考表包括以下项目：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
(五)案卷的装订
卷内文件目录和卷内备考表编制完毕之后，就可以装订案卷了。案卷装订一般有３种方法：一是使用硬卷皮整卷装订，推荐采用三孔一线的方法装订；二是使用硬卷皮按件装订，推荐采用不锈钢针、塑料钉或三孔一线的细线装订；三是使用软卷皮整卷装订，推荐采用三孔一线的方法装订。待案卷排列和案卷封面填写后，按案卷号排列次序装入卷盒。
(六)案卷的排列
案卷经过装订之后，要将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定的联系，固定顺序。一般先按保管期限分开，即永久、长期、短期的案卷分别排列；然后按立卷类目的排列顺序排列案卷顺序，即按组织机构排列或按问题排列。案卷的排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。
(七)案卷封面项目的填写和案卷目录的编制
案卷在装汀、排列之后，要填写案卷封面并编制案卷目录。案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称(指全宗内分类方案的第—级类目名称)、案卷题名(即案卷的标题)、时间(指卷内文件所属的起止年月)、保管期限、件、页数、归档号(即文书处理号)、档号(含全宗号、目录号、案卷号)，案卷题名的拟写要求结构完整，一般应由卷内文件的责任者(作者)、问题、名称(文种)等特征组成。责任者必须用全称或通用简称；两个以上同一类的责任者可以适当概括。问题的拟写要求概括准确、文字简练。文种的拟写要求标明卷内主要文件的文种、并兼顾不同性质的文种，可按文种的重要程度顺序标注二三个。案卷封面项目填写完毕，立卷工作可算结束。案卷目录的编制既可作为立卷工作的最后一项工作，也可作为档案利用工作的基础工作——编目工作。案卷目录的项目有：案卷号(可分档案室编和档案馆编案卷号)、案卷题名、年度(也有编卷内文件起止日期的)、保管期限、备注。案卷目录的编制方法一般有３种：一个年度编１本目录，其中分永久、长期、短期３个部分，每一部分按组织机构或问题分类。一个年度分保管期限编３本目录，每一本目录再按组织机构或问题分类。一个机关按组织机构分别编目录，案卷号可以接续上一个年度该组织机构的案卷号，即一个组织机构的数年的案卷编一本目录。

第二节 立卷改革
采用和推广立卷这一做法，既是对我国档案工作传统的继承，也带有深刻的时代烙印。20世纪50年代我国档案学界在学习前苏联的基础上，建立了新中国的档案工作和档案学理论。当时提出灵活运用“六个特征”组卷的做法，是与当时的社会生产力和科技发展状况相适应的。物质和技术条件的限制，使手工检索成为当时惟一可行的途径，也使得归档文件整理方法必然走上分类组合、逐级检索的立卷道路。再加上当时的社会条件，过多地强调安全、保密，使档案工作的重心偏向整理、保管。案卷这种放大了的实体单位，无疑更能满足这方面的需要。 1987年，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并在全国范围内加以普及。
由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得每年的立卷归档成为文书立卷人员和档案人员的一项沉重的工作负担，也使文书立卷制度在许多单位成为空谈。这既降低了机关档案管理的效率，也给档案工作带来了一定的负面影响。所以几乎从开始推广立卷这一做法的同时，从事档案理论研究的工作者和从事立卷事务的实际工作者就开始尝试立卷改革。在总结立卷工作经验教训的基础上，从灵活运用“六个特征”的角度，提出了不少的立卷方法。改革思路和做法各不相同，其模式大致可分为以下几种：
1 ．在“六个特征”的基础上，引入其他因素结合组卷，如“四分四注意”、“三为主五分开”等。
2 ．组卷时突出强调文件某一特征，如“一事一卷”、"立纯卷"、"文件类型立卷法"、"文号立卷法"。
3 ．分类组合法，如借鉴《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》、《文书档案保管期限表》等分类组卷。
上述做法，大都只是在“六个特征”立卷法的基础上各有侧重地进行了完善和简化，但由于仍保留了"案卷"，也就不可能使归档文件整理工作真正得到简化。近年来各级党政机关机构改革全面实施，不可避免地对机关档案工作产生冲击，使得人员紧缺与归档文件整理任务繁重之间的矛盾更为突出，各级机关档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。探索新的改革思路，真正简化归档文件整理工作，已成为档案工作者共同面临的紧迫课题。
与此同时，档案工作的外部环境也有了很大的变化。随着党的工作重心由阶级斗争转变为经济建设, 档案工作也开始了由封闭型向开放型、由被动服务向主动服务的转变。原有的一些思维框架被打破，人们开始从便于利用的角度来看待归档文件的整理形式，"简化整理，深化检索"成为各级机关档案工作人员的共识。随着机关办公自动化进程的加快．计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，也为立卷改革提供了新的方向和可能。部分省、市档案行政管理部门和部分国家专业主管机关已经开始尝试与计算机技术相结合，推行新的归档文件整理方法。广东、吉林、山东、四川、上海和深圳等省、市先后进行了试点，个别省、市还在试点的基础上开始在部分地区加以推广。由于立卷改革工作尚处在探索阶段，没有成熟的经验，各地做法也不尽相同，因而使归档文件整理工作陷人了某种程度的无序状态，这对将来进行馆际档案信息交流等建立在标准化基础上的工作是很不利的。从加强全国机关档案工作宏观管理出发，有必要由国家挡案行政管理部门制定统一的整理标准；引导这一进程，对归挡文件整理工作进行规范。
《归档文件整理规则》制定工作从1997年初开始。1998年4月，国家档案局在江苏省南京市召开的全国机关档案工作座谈会上，把《文书档案整理规则》作为立卷改革方案正式提交会议。会后,《文书档案整理规则》正式定名为《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)；同时广东、福建等省和深圳市，以及中国工商银行总行、国家外汇管理局等机关在该稿的基础上开始进行试点。6月，《规则》被全国档案工作标准化技术委员会批准作为国家档案局行业标准立项，并成立课题组。1999年9月，在对立卷改革试点地区和机关进行调研及综合各方修改意见的基础上，最后确认了送审稿。1999年12月13日，在北京召开了《规则》专家审定会，将《规则》(送审稿)进一步修改后作为报批稿，上报全国档案工作标准化技术委员会审查。1999年12月18日，在全国档案工作标准化技术委员会第八次年会上，《规则》由与会委员集体讨论并通过。2000年12月6日，《规则》由国家档案局发布，并于2001年1月1日正式实施。
《规则》是从实际出发,按照“需要、可能、合理、科学”的原则制定的。它没有全面否定传统的做法，也不是照搬国外的模式。而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和其他国家经验进行了综合与扬弃，是在批判基础上的继承。《规则》由于其内在的科学性、合理性，充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。

第三节《归档文件整理规则》的意义
制定《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》)，是我国机关档案工作改革的一项重要举措。《规则》从我国机关档案工作的现状出发,适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理性的基础上，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制定,弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据，因此对我国机关档案工作的持续发展具有重要意义。
一、对机关档案工作的意义
归挡文件整理是机关档案工作的重要组成部分。建国后，通过《中华人民共和国档案法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案工作条例》等法律、法规的颁布实施，使这项工作在我国各级机关逐步建立起来并制度化。国家档案行政管理部门在研究、总结国内外经验的基础上，曾出台过《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》等一系列归档文件整理工作的配套业务标准和规范，对规范归档文件整理工作起到了重要作用。但随着档案工作实践和其他社会实践的不断发展、变化，机关办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，一些手工管理条件下比较成熟的标准、做法已经逐渐落后于时代的要求，失去了对现实工作的指导、规范作用，甚至成为制约机关档案工作发展的因素。制定《规则》的目的正是适应这种变化的需要，调整和简化妇档文件整理方法，为机关档案工作的持续发展提供保障。
(一)缓解机关档案工作压力
从手工管理模式下实现档案管理和检索的目的来看，立卷不失为一种可行的整理形式。但不可否认的是，立卷自身也存在着致命的弊端，就是立卷过程过于繁琐和复杂，工作量大，效率低。调查表明，在省级机关，档案工作人员每年要拿出３ 个月乃至半年的时间用于立卷；文件形成量较大的机关则往往刚立好上年度的案卷，下一个年度的立卷任务又接踵而至。而现实情况是机关专职档案人员的配备往往得不到保证，尤其是基层单位负责档案工作的常常是兼职人员，繁重的立卷工作占用了他们的大部分时间，使归档文件整理工作的质量往往得不到保证。另一方面，由于立卷工作繁杂，难以熟练掌握，各机关立卷人员流动性又大，常常是刚熟悉立卷工作又被调岗，使得立卷方法“常讲常新”，整理工作质量却始终得不到保证。调查显示，有的地方在lOO 多个市直机关中，能基本按要求完成立卷工作的单位只有四五家。有的单位由于档案人员不能按要求完成文件整理归档工作，不得不每年定期外聘人员协助立卷。这种状况在某些地方已形成恶性循环，既不能适应现代行政管理工作的要求，也与近年来我国各级党政机关机构改革所倡导的精简、高效目标相违背，必将导致机关档案工作整体受到影响。因此，必须改革归档文件整理方法，以理顺归档文件整理工作质量与效率之间的关系，保证机关档案工作的正常发展，为机关工作提供更好的服务。《规则》的颁布实施,满足了机关简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法简便，也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。
(二)节省机关的财力物力
机关档案工作是一项条件性很强的工作，所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决，而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制，这种资源往往是有限的，因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面，归档文件整理只是其中一项基础性工作。在原有的工作模式下，由于立卷的需要，有限的资金往往用于大量购置卷皮，以及文件修整所用的裁边机、装订所用的打孔机等，难以它顾，而这些用具本身又会带来不同程度的负面影响。例如，卷皮占用储存空间，特别是在“立小卷”的情况下,常常“一柜子档案半柜子皮”,增加了室藏压力。裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌，其弊端更不待言。《规则》推行文件级管理，取消了案卷，不再对档案原件进行形式上的加工，也就避免了上述不利因素，在完整地保持档案原貌的同时，减少了归档文件整理工作所占用的财力、物力，有效地节省了资金，有利于档案管理现代化及机关档案工作其他方面的建设。
(三)理顺机关档案工作职能
归档文件整理的目的是便于提供利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能，更好地提供利用，为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较, 立卷本身存在许多固有的不足之处。例如，案卷的存在增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名拟写随意性强，建立在其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级和不同事由的文件组合在一起，利用与保密要求矛盾尖锐；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等工作; 而更重要的是，由于繁琐的立卷往往占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间，使其只能将剩余的精力投入到开发利用上,开发利用工作必然受到影响。《规则》推行以“件”为保管单位，从根本上克服了上述弊端，同时通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。
二、对档案馆工作的意义
文件材料整理归档后，经过档案室保存阶段，其中具有永久和长期保存价值的档案，最终都要移交档案馆继续保管和提供利用。机关归档文件整理工作的质量，决定了档案在档案馆保存的状态，必然也会对档案馆各项管理工作产生影响。采用适宜的归档文件整理方法，从档案室工作阶段就为移交进馆打下良好的基础，因此具有重要意义。
(一)便于档案馆控制档案进馆质量
档案由机关档案室向档案馆移交时，常常需要按照进馆标准进行局部的调整。例如；由于档案室和档案馆利用需求不同，衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要剔除那些不具备进馆价值的档案；由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确，移交进馆前就须返工重整。立卷条件下，往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况，就不得不拆卷重整，再重新装订。这样不但费时费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。以“件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案，以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有利的。
(二)有利于档案馆向社会开放
档案馆不只是单纯收藏档案的场所，而是应向社会的科学文化事业单位,是档案信息服务的中心。《中华人民共和国档案法》规定:"国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满３０年向社会开放。”目前，各级国家综合档案馆除开放历史档案
外，对建国以来到年限可以开放和将要开放的档案也进行了区分的工作。但这项工作却遇到了许多困难，案卷这种整理形式就是其中之一。提供利用馆藏档案，必须严格区分开放和控制使用的范围，往往需要具体到每一份文件，而同一案卷内的文件，内容往往并不单一。即使在立小卷的情况下，卷内不同文件在密级、价值等方面也并不一定相同。馆藏档案提供利用时以卷为单位进行，利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容。这既不利于进行保密和控制使用，还会影响其他档案的使用寿命。此外，由于强调案卷的整齐美观，档案人员往往组成15mm ～20mm 厚的案卷。这些案卷内容复杂．页数甚至多达200页左右．不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化，给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。这些问题充分说明了传统的立卷方法与档案馆扩大利用之间的矛盾。制定《规则》，推行文件级整理则可以很好地解决这个问题，为馆藏档案向社会开放利用铺平了道路。
此外，在缓解档案馆库房压力、提高检索的效率以及查全率、查准率等方面,《规则》也可以起到显著的作用，为各级档案馆强化基础建设，更好地完成收集、保管、利用职能服务。

三、对档案管理现代化的意义
当今社会，人们对获取信息的要求是全面、迅速、准确，仍然以传统的、手工业式的、小生产式的方法管理档案的状况，已远不能适应机关工作发展的需要。有步骤地、全面地实现档案管理现代化，这已经成为全体档案工作者的共识。档案管理现代化是我国档案工作面临的一场重大变革，是一个具有重大战略意义的、体现我国档案管理发展方向和趋势的重大课题。如何适应档案管理现代化发展的需要，重新审视现行的档案管理法规标准，对传统的档案管理技术和方法进行改革，为档案管理手段的转型、创新创造出良好的环境和条件，是档案界迫在眉睫的任务。制定《规则》,改革归挡文件整理方法，是国家档案行政管理部门的应对措施之一。因而，《规则》具有重要意义。
(一)为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案曾理工作中的有效应用铺平道路
先进技术手段的引入给档案工作提供了许多新的发展契机，对促进档案工作发展有着显著作用。诸如计算机一次输入多次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索，复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利，衬托出一些传统档案管理手段的落后，也使得原有的部分规范要求，包括立卷变得不再必要。
整理的目的是便于查询、利用。在传统的立卷模式下，其实现方式是按照某种事先假定的检索目的，将归档文件组织成不同的保管单位(案卷)，从而实现对文件实体的相对集中和系统化，增加检索层次，为查询利用提供检索途径。但计算机所具有的强大的随机、多途径检索能力、使这一目的能够轻松实现，立卷的必要性已不复存在。档案案卷繁琐、复杂的组织形式，反而影响了计算机技术的有效应用。例如，我们常说的计算机辅助立卷，实在是无奈之举。在录入归档文件数据条目并且已经能够完全满足检索需要的情况下，只是为了与实体整理形式相对应，档案人员不得不重新对条目进行繁琐、复杂的组织，生成虚拟的案卷。这样做既形成大量无效劳动，又因为人为地增加检索层次，影响了检索效率和准确性，同时也增加了计算机软件的研制难度。此外，案卷的集合装订方式．也给通过扫描、缩微等方式实现档案的数字化、信息化，以及更好地开发档案信息资源这一工作设置了障碍。
《规则》奉行与立卷截然不同的文件级整理思路，就从根本上避免了这些弊端，特别是与文档一体化相互配合，能够充分发挥计算机技术的优势，使整理工作得到极大的简化。
(二)促进机关文档一体化管理的实现
文书处理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程，具有许多共同之处。文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。这一设想在实行计算机辅助管理的条件下可以轻松地实现。其实现方式是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归挡的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节:“随办随归”,从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。《规则》向这个方向迈进了一大步；事情办理完毕后，对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档，不必再等到年终集中立卷时就能确定每份归档文件的位置。同时，由于检索基本依靠文书处理环节生成的数据项目进行，按立卷要求重新组织条目，录入案卷标题、卷号等数据项目的工作就可以省略了。这样能将文书处理和档案管理工作更好地结合在一起，有利于调动文书、业务人员归档工作的积极性，推动文档一体化的最终实现。
(三)为设计合理的电子文件整理方法打下基础
电子文件在存在形态和利用方式等许多方面与纸质文件不同，具有自己的特点。由于其占用载体空间小，１张普通的３寸磁盘就可以记裁成百上千个电子文件，因此整理电于文件时不可能依照传统做法，从物理上按不同检索单位（卷）将文件分隔开；同时由于电子文件利用必须依靠计算机进行，因而自然地具有了检索方式高效、灵活的特点，与纸质文件相比较，不必再人为地进行过多复杂的组织就能满足利用需求。这些特点使电子文件整理方法可以大大简化，在如何制订科学的整理方法方面，立卷显然巳失去了借鉴意义。《规则》从简化、高效出发提出的文件级整理思路，既满足了现阶段归档文件整理工作的需要，也具有一定的引导性，与电子文件整理在目的、原则等方面具有许多共同之处，因而为制订、规范电子文件整理方法，协调纸质文件和电子文件在整理方法使用上的关系奠定了良好的基础。

第 二 章《归档文件整理规则》总 论
第一节《归档文件整理规则》的特点
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，使《规则》体现出了鲜明的特点。
一、简 化
建国50年来，我国机关档案工作制度化建设有了长足进步，各种先进技术手段也越来越多地引入机关档案工作并得到广泛应用，这些都为归档文件整理方法的简化提供了基础。因此制定行业标准《规则》时,以“简化整理、深化检索”为宗旨,对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化了整理工作中的手工操作。《规则》提出的整理方法与立卷比较,主要有以下不同：
1. 取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。
2 ．界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件；来文与复文可为一件”。
3. 分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题) 3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
4. 装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。
5 ．排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素,可根据实际情况选用。
6 ．归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。
7 ．取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。
8 、无需编页号，目录改设“页数”项。
9. 归挡文件直接装盒保管。
10. 无需拟写案卷题名和填写案卷封面；只需填写档案盒盒脊。
11 ．档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。
通过对上述环节的调整,《规则》简化操作的特点已是一目了然。这既减轻了档案人员的工作量，同时又对简化业务培训难度起到良好的作用。
二、兼 容
制定《规则》的一个重要原则、就是兼顾计算机和手工两种管理方式。这是从我国国情出发的一种现实考虑。计算机技术的引人、对档案管理现代化有着重要意义。但由于我国经济和社会发展的不平衡，全面普及计算机管理还有待时日。机关档案工作目前尚处于手工和汁算机两种管理方式衔接阶段，并且这一阶段可能持续相当长时期。因此《规则》从实用性考虑，在立足适应现代化管理需要的前提下，兼顾手上管理的方式，做到既有导向性，又体现出过渡性。例如，从计算机高效、快捷的检索能力出发，取消传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件 实体的整理要求，同时保留了分类、排列等工形环节，以及一些供手工管理时选择使用的检索项，并强调将同一事由的文件排在一起，便于手工管理。无论从《规则》条文，还是从实际操作来看。使用或不使用计算机，归档文件整理均可以按照《规则》准确、高效地完成，使《规则》能够成为档案管理水平不同的机关统一的归档文件整理方法。
《规则》在简化机关档案室操作的同时,也兼顾了档案馆管理的需要。归档文件的最终归宿是档案馆，而档案馆有着不同于机关档案室管理的特点和要求,《规则》对此进行了通盘考虑。例如，从档案室管理来说，依靠盒脊上标注的起止件号就可以实现对档案存址的定位和查找，但对于档案馆来说,由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明显，《规则》因而设置了盒号这一项目。另外,鉴于档案移交进馆时，往往由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，件号可能出现断号和跳号等现象，因此《规则》将件号区分为室编、馆编两种，并为设计归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。
《规则》适用范围的界定同样体现了兼容性。由于《规则》最终将取代《机关档案工作业务建设规范》和《GB9705—88文书档案案卷格式》中关于归档文件整理的内容，因此参照上述两个文件，适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，在协调其他相关法规标准的情况下，其文书档案整理工作同样可参照本标准执行，这就大大增加了《规则》的适用面。此外,由于《规则》兼顾档案现代化管理方式和传统手工管理方式，因此适用范围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，以方便地方档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握《规则》的推广进度和推广面。但要注意，采用《规则》应从一个新的整理年度开始，在此之前已经按照立卷的方法整理归档的档案，不应要求按《规则》做法返工重整，以免造成人力、物力的浪费。
三、灵 活
条款规定具有一定的灵活性，是《规则》的又一大特点。作为通用的行业标准,《规则》必须具有普适性，能适用于我国各级、各类机关。不同机关由于工作职能、文件形成数量和种类、文书处理程序和归挡环节等各有不同，在遵循《规则》精神，保证整理质量(便于检索)的前提下，具体做法可以有所不同。因此《规则》有些条款对一些整理项目只提出原则要求，各级地方档案行政管理部门可 以因地制宜地提出具体要求，各机关单位也可根据自身实际选择适宜的整理方式。例如．分类只限定基本分类方法，允许各机关以不同方式组合，制定切合本机关实际的分类方案；排列只提原则要求，具体方式可由机关自定等等。此外《规则》允许使用选择项目，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他项目。但要注意，《规则》条款中未明确为选择项的即是必备项，不能随意取舍；选择项目可以在地方档案行政管理部门指导下选用，但《规则》本身不作推荐。
鉴于目前我国各级机关绝大多数仍采用传统立卷方法,《规则》作为新事物被所有档案人员理解和接受需要一个过程;并且我国地区差异性大、各地对《规则》实施所需条件的准备也不相同。因此将《规则》作为推荐性行业标准，放宽对实施《规则》过渡期的要求，在一段时期内允许《规则》与文书立卷两种整理方法并存，便于各地档案行政管理部门根据本地区实际情况，在积极推进档案工作现代化的同时，灵活掌握《规则》的推广时间和推广进度。
在处理《规则》与原有法规标准之间关系方面，各级档案行政管理部门也可以灵活掌握。采用《规则》的地区，以前颁布的部分机关档案工作业务文件不能继续适用的，应将《规则》与原有法规标准 互为体系,各自独立使用。原有法规标准与《规则》冲突的地方，以《规则》为准加以变通。采用文书立卷的地区，继续执行原有法规标准，并且不得自行套用《规则》条款，更改原有法规标准的规定。国家档案行政管理部门将逐步对与《规则》有关的法规标准，诸如《机关档案工作业务建设规范》、《档号编制规则》等进行修改,使之与《规则》的实施相配套。

第二节 整理原则
《规则》中将归档文件的整理原则概括为"遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用"。与传统立卷原则相比较，两者是基本一致的，这说明归档文件整理的基本规律是客观存在的。文件整理归档的目的。是将机关职能活动中形成的、能反映出机关基本职能活动面貌的历史记录(文件材料)保存下来，以便今后工作和历史研究的查考利用。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都仍须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。
一、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关、团体和社会组织的职能活动产生,有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
具体操作上,《规则》在实体分类时,将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件问的有机联系；在最低一级类目内排列文件时, 强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。
二、区分不同价值
不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。对于保存价值大、保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小、保管期限短的文件，根据条件区别对待；对无保存价值、不须归档的文件，则予以销毁。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便。
《规则》从分类开始,即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，为有针对性地开展后续工作打下了基础。各级档案行政管理部门可以依据这一原则．对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。例如，保管期限为短期的归档文件，在有条件的地方可以不拆钉，在最低一级类目内文件的排列上也可以放宽要求，允许直接按形成时间或文号排列。
三、便于保管利用
这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的惟一标准,《规则》推行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。需要注意的是,在整理原则中，“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。从根本上说，二者是相互影响、相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方采取取消分类以及排列时不强调事由的做法，完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前看能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由的档案被分散到多个档案盒中，从长远着眼，特别是对档案移交进馆后，将会给系统利用带来很大的困难。因此在处理类似矛盾时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现归挡文件整理的目的。

第三节 基本概念
一、归档文件
广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。《规则》对达一概念的使用和限定，使“归挡文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”
其中“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕。有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
另外,《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂不涉及科技、会计等专门档案；以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。后者与《规则》精神能兼容的，将在适当的时机，在国家档案行政管理部门与有关部门协商后进行修改，逐步向《规则》靠拢。
二、归档文件整理
这是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念，即“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。”概念中明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。其中的“整理”，在档案学中同样有广义和狭义的区别，此处指狭义的整理，内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”等。

第 三 章归档文件的价值鉴定
归挡文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个阶段。第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”,确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料。归档的过程，是对文件选择的过程，说到底是看该文件是否有保存价值。因此归档范围的确定实际上是对文件价值的初步判定，是档案鉴定工作的第一关口。第二阶段对进入归档范围的文件材科，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”,提出应保存的年限。划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定，是决定档案的命运的关键所在。

第一节 鉴定的原则和标准
根据归档文件整理原则的要求，进人归档范围的文件材料，必须在区分其保存期限的前题下，才能系统地进行整理。因此，正确地判定文件材料的价值，准确地划分保管期限，这是保证归档文件整理质量的重要因素。根据归档范围集中起来的文件材料，都具有保存价值。文件的保存价值和档案的保管期限成正比。保存价值大，保管期限就长；反之，保存价值小，保管期限就短。归档文件的价值鉴定是一个对文件进行分析的过程，它决定着哪些文件材料可以转化为档案保存，档案的保存期限又是多久。
一、鉴定的原则
根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、辩证的、全面的，以及发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，准确划分档案的保管期限，这就是档案鉴定工作的原则。
(一)历史的观点
档案是历史上人类从事实践活动的产物，档案的内容、形式是与其形成的历史条件密切联系的，什么历史时期产生什么样内容和形式的档案。因此，要分析档案的价值，必须把它放在形成的历史条件中去，具体分析档案的内容和形式，以及档案和文件的相互关系、历史条件、特定的作用，并结合当前和将来的利用需要来考虑其保存价值，不能单纯以上级文件还是下级文件来衡量其价值。历史的观点还应包括历史研究价值，应充分认识到归挡文件在反映机关史、地方史、经济史、文化史、专业史、社会生产史等方面的价值。
(二)全面的观点
一方面，要全面分析档案各方面的特征，要从其来源、内容、形成时间、文本、载体形式等方面，综合判定档案的价值；另一方面．要全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系．不能孤立地判断单份文件的保存价值，而应将有关文件材料联系起来，才能准确地做出判断，再一方面，要全面地预测社会对档案利用的需要。社会对档案的利用是多层次、多角度、多方面的，所以在鉴定归档文件的价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要；既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要。总之，要全面地分析档案的价值，切忌仅从本机关、本部门或仅从某一点需要出发，轻易地确定档案的价值和保管期限。
(三)发展的观点
由于档案的价值有时效性和扩展性的特点，现在有用的档案随着时间的推移，将来可能没有用处；现在尚未用上的档案，将来可能有用处。因此，判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用、也要看到将来的需要。总之，鉴定档案要运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，预测档案的长远价值。
(四)效益的观点
所谓效益的观点是指在分析档案价值时，要考虑到收益与付出之比。只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时，才能判定其具有保存价值。在鉴定工作中，应摒弃不计成本、多多益善，以及怕担责任、盲目拔高的观点，通过鉴定将那些在政治、经济、军事、科学文化等方面具有较高利用价值的档案保存下来，尽可能为社会带来较大利益。反之，如果花费大量人力、物力，去保存那些价值较小的档案，就会得不偿失。
二、鉴定的标准
档案的价值是客观存在的，但人们对客观事物的认识能力是不同的，难免带有主观性和片面性。为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准。按照这一标准认识和评价档案的价值，可提高档案签定结论的客观性、可靠性和准确性。
(一)职能标准
职能标准是指按立档单位所在政府系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。最高级别的机关、首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件，其价值应有所不同。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同。另一方面．机关档案部门应尽可能保存对其职能起凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材科，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。
(二)来源标准
来源标准是要体现档案的形成者．即“以我为主”。文件的价值应体现在产生和发出文件的地方，因此要充分重视档案形成者的重要地位，本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件的价值时，重点要看它是本机关产生的，还是外机关产生的，而不能简单地认为上级的就比本级的重要。
(三)内容标准
内容标准是指强调内容的重要性和独一性。在分析文件的内容时，主要是看它的重要程度如何，是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是有针对性的，还是普发性的；是有效时间内的，还是失去时效的；是典型的，还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。
(四)形式特征标准
形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。
1 ．文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。“法”、“令”、“决定”因其特定的作用就决定它的价值高于“规定”、“批复”和“函”。
2 ．文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存价值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此一般情况下都没必要保存，只有个别情况下，有重要领导人直接修改和批示的，则应当保存。
3 ．外形特征也可包括载体形式，一般是指非正式的文件。由于这些材料不具有文件的特征和效力，因此往往得不到应有的重视。其实它也是工作活动中产生的，对文件起辅助说明的作用。特别是一些重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖旗、证书等实物，都生动地记录了真实的历史事件、是不可多得的档案资料，应得到足够重视。

第二节 归档和不归档的范围
归档范围，就是归档文件整理的范围。确定归档的范围，是整理工作首先要解决的实际问题。一个机关单位在工作括动中形成和使用的文件材料数量很多，而且有不断增加的趋势。在这些文件材料中，有本机关制发的，也有上级、同级和下级机关送来的；有主送的，也有抄送的；有重要法规性的，也有一般事务性的；有单份的，也有重份的，有长期效用的，也有短期效用的等等。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有挡不归”,又要注意不该归档的文件材料不能归档,防止“有文必档”。各机关单位只有把应归档的文件一一列入归档范围，并装人档案盒归到档案室，才算做到了齐全完整。对不属于归档范围的文件材料，可由文件的产生部门自行保存一二年后按有关规定销毁。
为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、账册、图表以及音像、电子等各种门类和各种载体的档案，提高归挡文件的质量，以适应机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，国家档案局于1987年12月4日具体规定了《机关文件材料归档和不归档的范围》。
一、机关文件材料归档范围
(一)应归档的上级机关的文件材料
1 ．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2 ．上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的法规性文件；
3 ．党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像 (以下简称音像材料)等材料；
4 ．代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
5 ．上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。
(二)应归档的本机关的文件材料
1 ．本机关(如人代会、政协、党、政、工、团、妇等)召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种音像材料；
2 ．本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导的会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；
3 ．本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿；
4 ．本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；
5 ．本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；
6 ．反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
7 ．本机关检查下级机关工作、调查研究形成的主要文件材料；
8 ．本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)；
9 ．本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；
10 ．本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
11 ．内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；
12 ．机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电活记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；
13. 本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；
14 ，本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
15 ，本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
16 ．本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
17 ．本机关（包括上报和下批）干部任免(包括备案)、调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
18 ．本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
19 ．本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
20 ．本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
21 ．本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
22 ．本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、汁划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料，互赠礼品清单、工作往来文件等；
23 ．各种普查工作中形成的文件材料；
24 ．按有关规定应归档的死亡干部的文件材料。
(三)应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1 ．同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
2 ．有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；
3 ．同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的文件材料。
(四)应归档的下级机关的文件材料
1 ．下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；
2 ．直属单位报送的重要的科技文件材料；
3 ．下级机关报送的法规性备案文件：
二、机关文件材料的不归档范围
(一)不归档的上级机关的文件材料
1 ．上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件材料；
2 ．上级机关发来供工作参考的抄件；
3. 上级机关征求意见的未定稿的文件。
(二)不归档的本机关的文件材料
1 ．重份文件；
2 ．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3 ．未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外)，铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
4 ．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5 ．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
6 ．机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7 ．本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
8 ．为参考目的从各方面收集的文件材料。
(三)不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1 ．参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2 ．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
(四)不归档的下级机关的文件材料
1 ．下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料，
2 ．越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；
3 ．下级机关抄报备案的一般性文件材料。
以上是从普遍意义上对全国各机关文件材料的归档与不归档范围时规定。具体到每一个机关，还应根据此《范围》的精神，结合实际倩况，制定本机关文件材料归档与不归档的具体范围。尤其对涉及专门领域，诸如会计、审计、人事、纪检、职称评定等方面的文件材料，更需要作进一步的具体规定。

第三节 档案保管期限
根据《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》确定档案保管期限的过程。对此各级机关单位在整理归档文件时，不仅要正确理解鉴定工作的基本原理，而且要对期限的划分方法有正确和清楚的认识。
一、档案保管期限划分方法
按照1987 年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3 种。永久为50 年以上，长期为16 —50年，短期为15 年以下。专业档案保管期限另行规定。
（一)永久
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列, 为永久保管。主要包括：本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；本机关制发的方针政策的、法规性的和重要业务问题的文件材料；反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；重要的专题报告和统计材料；机构演变、机关领导人任免的文件材料；省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；有关区域变化、土地边界的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的主要文件材料；省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料；上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
(二)长期
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。主要包括：本机关制发的一般业务问题的文件材料；各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告；内部机构负责人的任免材料；地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；党、团、工会的工作报告、总结、会议文件等；财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料；外事活动中形成的一般文件材料；有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；上下级机关送来的重要文件，如上级机关召开的重要会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。
(三)短期
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料；重要会议文件中的小组会议记录、参考文件，会议服务机构的计划、总结；一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；季度、月份的计划、规划，控制数字、统计报表；与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书；机关之间协商工作的来往文书；没有处理结果的人民来信来访材科；上级机关、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
二、档案保管期限划分应注意的问题
(一)注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值。
整理归挡文件前，集中的文件虽然都是单份的，但它们不是孤立的。由于工作需要形成的文件，彼此之间是有联系的。如只有请示没有批复，请示就没有什么价值；一个案件，只有检举揭发材料，没有查证核实和结论材料，这个案件的价值就不易划高。因此划分文件材料的保存价值时，要注意文件之间的联系，将密不可分的和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值。
(二)考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。
文件的保管期限主要取决于文件的内容。从内容上看，如果与本机关主要职能活动有密切联系的，期限就长，反之就短些;起凭证作用、效益长的，价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小,而不能机械地规定上级文件永久、本级长期、下级短期,这种判定是错误的。
(三)研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。
根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关的公文有10类15种，每种文件在其工作活动中起着不同的作用。因此，在划定文件的保管期限时就要认真地考虑文件的作用，以便正确地判定其保管价值。例如，召开一次会议，形成很多作用不同的文件，在划定保管期限时，有的可划为永久保存，有的可划为长期保存，还有的可划为短期保存。一般情况下文件的内容与作用是一致的，但是同一内容的文件，正本与副本、草稿与定稿的作用是不相同的，在划定保管期限时不可等同。
(四)考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。
有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，保管期限划得就要长一些。例如，机关事务管理方面的文件，往往不被人们重视,有的就一律划为短期。机关事务管理方面的房产修建，设备购置等有关文件材料、图纸、说明等，应列入长期保存。如果现在不将这些图纸、说明等长期保存下来，多少年以后就难以进行维修。所以，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。

第 四 章文件归档整理的组织工作
归档文件整理工作既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用。归档文件整理工作涉及到机关形成文件的各个部门，因此这项工作必须进行周密地组织和有效地监督，以保证这项工作能够高质高效地完成。归档整理的组织工作包括：确定整理工作的环节；重视归档文件的平时积累；建立相关制度以及整理工作的指导、监督与检查

第一节 确定整理环节
确定整理环节是指在一个立档单位正确选择进行归档整理工作的部门或人员，也就是规定由哪一级机构、哪些人员来完成文件归档整理工作。确定整理环节，一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，把整理环节设在最能掌握文件材料的形成和处理情况的地方。要根据本机关的实际情况，以最大限度地保证归档文件的齐全完整，便于及时整理和利用，保证整理质量、节省人力、时间，提高工作效率为前提。
一、文书处理部门立卷制度
文书部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。所谓“文书部门立卷”是与机关档案室直接担负立卷工作任务相对而言的。"文书部门"有时也称“文书处理部门”,是一个比较笼统的概念，实际上机关中的归档文件整理工作是由机关、部门内从事文书处理工作的人员具体承担的；因此，我们所说的文书部门在实际工作中有可能是一个专门的机构，也有可能是某些文书、业务工作人员。
(一)文书部门立卷制度的确立
1955年1月17日经中共中央批准的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国家档案工作的决定》,按照周恩来总理的意见，单独写了一条“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，规定“各机关办完的文书材料,应由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成推归挡的错误做法”，这就使文书处理部门立卷工作作为一种制度在党和国家机关工作中得到了确立，有效地推动了文书工作和档案工作的发展。1983年4月,中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《机关档案工作条例》,规定:“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷,并定期向档案部门归档。这里第一次提出了“业务部门”立卷的问题，并对文书处理部门立卷作了更科学的阐述，使其从理论上进一步得到了完善和发展，同时要求在全国全面推行文书部门立卷制度。此项制度的确立，对科学地划分文书工作和档案工作的界限，促进我国文书工作与档案工作的密切合作和协调发展，起到了极其重要的作用。
当前在简化文件整理，改革文书立卷做法的前提下，对“文书部门立卷制度”的提法可以商榷，但由文书部门承担归档文件整理工作的做法应该坚持。
(二)档案室整理的弊端
由档案室整理归档文件会产生以下弊端：由档案室整理该归档的文件，整理工作几乎成了档案室的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系．因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。同时，文件由业务部门随办随归档是不可能的，这势必造成文件的散失，归档文件不能保证齐全完整。另外、当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归挡，每次需要时要到档案室查阅，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案室年终接收归档文件和分类归卷的工作量，同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。
(三)文书部门整理的优点
1 ．可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处、有利于提高整理的质量和工作的效率。
2 ．文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的安全保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。
3 ．文书部门暂存当年文件、方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。
4 ．有利于档案室工作的全面开展。
二、整理环节的选择
文书处理部门立卷制度的建立，为归档文件的整理工作指出了正确的方向，但由于各机关单位情况差异很大，在具体组织形式方面，不能完全用一个模式，搞一刀切，这也是至关重要的。从多年来的经验看，一般有3种形式：
(一)集中式
即将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。这种形式一般适用于小机关和基层单位。小机关因内设机构和层次少，办公地点集中，文件形成数量不多，工作人员少，文书处理和档案工作都集中在综合部门(办公室，秘书处、科)，有的往往由同—人承担。这种机关的归档文件整理工作自然集中在综合部门或档案部门，各部门办理完毕的文件材料定期或不定期交由综合部门的文书或档案人员统—整理。
(二)分散式
即将整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。此种形式一般适用于大中型机关和单位。这些机关内部设有二三层机构，业务分工明确，文件形成量也较大，而且各部门往往设有内收发或秘书人员，可以承担起归挡文件整理工作。采用分散式整理工作的优点是：
1 ．可以充分发挥各部门内收发或承办人员熟悉本部门业务工作、了解文件处理情况的长处，提高整理工作质量和效率。
2 ．归档文件在本部门可以随时办理完毕随时整理．既可以防止文件散失，又可以减轻年终集中整理的压力。
3 ．集中归档之前，由文书部门或业务部门暂存当年形成的文件、方便部门内查阅利用。
4 ．档案部门可以有更多的时间进行编目、提供利用等工作、促进机关档案工作的全面开展。
归挡文件整理工作采用分散式组织形式时，应特别注意明确综合性会议文件和跨部门联合承办的文件由谁负责整理。
(三)集中与分散结合式
则将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分分散在业务部门。此种形式一般适用于中型机关和单位。这样的单位有一定的内部机构，形成的文件较多，文书处理及档案人员多为兼职人员。具体做法是：行政、综合性的文件集中在办公室或秘书部门，年终在档案室的协助下，进行整理编目。对—些业务性比较特殊的部门，如纪检、人事、信访、会计、审汁、基建等形成专门档案的部门，由其自行整理、向挡案室归档。
第二节 重视平时积累
虽然归档工作一般按年度进行，但不是一定要等到每年年终才开始着手。实践证明．如果重视文件的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料随办随归、妥善管理，既有利于归挡文件的齐全完整，又能使年终的整理工作变得十分轻松。要做好文件材料的平时积累工作、应注意以下几点：
(一)严格登记
收发文件的登记是文件来往的必经关口，因此．把好这一关，就能保证机关单位主要文件的齐全完整。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等均逐件登记建账,可以做到“家底清楚”、有据可查，是保证机关单位文件齐全完整的一项重要措施。登记时，不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会、检查工作等有关人员带回本单位的文件材料也要认真登记，以使“账外文件”也能及时收回，免出漏洞。
(二)及时收集
及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底要整理了才进行．而应区分不同情况，明确归档时限。因为有些文件材料在办文部门中留存时间太长，遇上机构变化、人事变动、工作调整时，很容易散失，造成归档文件不齐全、不完整。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件：也可以采取定期清理的办法，按月或按季度进行；此外还可进行一些临时性的收集工作，如与保密检查、节日清点文件以及人员、机构变动等相结合；对于一些临时性的大型活动，特别是跨部门举办的会议、展览等，在活动结束时，应将归档的文件及时收集起来。
(三)严格检查
对收集来的各种文件材料。应逐件针对以下各方面情况进行检查：首先，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起．包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次，这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
(四)随办随归
这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，应按照整理工作的具体要求，或进行完整的整理工作，或进行装订、盖章等前期基础性工作，使收集来的零散文件系统化，以便于日常工作的查阅，并为年终整理归档打下基础。可以事先根据机关挡案部门统一的分类方案，准备好不同档案盒，分别存放已办理完毕但未整理的文件和巳按事由整理完毕的文件。
(五)妥善管理
管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料在综合部门或业务部门必须指定专职或兼职人员来管理，应配备专用的文件柜和文件夹（盒）。文件夹（盒）可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识，以便于平时文件的归类和提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。

第三节 建立相关制度
为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，各机关必须建立健全相关的规章制度并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度应包括《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》、《不归档文件管理处置办法》等相关制度。这些制度由机关档案部门根据本单位实际需要提出，征求文书部门和业务部门的意见，经主管领导批准后颁布实施并报同级档案行政管理机关备案：
一、《文件材料整理及归档办法》
建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求等，具体应包括以下一些内容：
1 ．明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门的秘书或承办人员来承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。
2 ．明确全宗及分类方案。在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确定立档单位和全宗。已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。
3 ．确定整理方法。依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。
4 ．对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。
5 ．限定归挡的时间和质量要求。如果整理的环节设在各部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。一般机关应在下一年度的第一季度内完成整理归档工作。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。
二、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》
这是档案工作的一项基本制度，也是归档文件整理工作的依据文件之一。各机关在制定本机关此项具体规定时，必须依据国家档案局《关于机关文件材料归挡与不归档的范围》和《机关档案保管期限的规定》和地方档案行政管理机关的规定，结合本机关形成文件的种类逐一进行对照分析，准确地划定归档的范围和保管的期限，并在实际工作中严格执行。制定本机关规定时，应注意以下几个问题：
(一)深入实际，摸清家底。
凡是本机关在职能活动中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料都应该整理归档。档案部门在起草本项制度前，应首先深入到本机关各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将其工作活动中形成的各类收文、发文、会议文件、内部材料等，就其性质、种类、载体、数量等方而了解清楚，并按部门列出清单，将反映机关职能活动的文件都涵盖在此范围内。其次，依据国家的有关规定，对这些文件材料分别提出出档范围和保管期限，然后再将这些意见反馈给各部门，给予修改和补充。档案部门也可以通过同业务人员座谈，从文件材料的现实效用和历史查考作用两个角度给予正确的判定。
(二）切合实际，操作性强。
在制定制度时切忌生搬照抄，不能只将国家或有关机关的规定拿来一抄了事。不同机关制定的制度必须体现出各自的特点，此机关制定出的制度往往并不能通用于其他机关。此外，鉴于这—制度是开展整理工作的基本依据之一，因此在起草时，条款宜细不宜粗、每一条款都必须针对某—种文件、而且尽虽不要使用"重要的"、 "一般的"等难以把握的限定词。
(三)以我为主，突出重点。
机关工作中形成的文件，按来源可以分为两部分：一部分是本机关制发的文件，包括本机关的对外发文和本机关的内部文件；另一部分是本机关的收文，包括上级来文、平行机关和下级机关的来文。本机关的文件是与本机关的职责、主管的业务、工作活动密切相关的，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本机关的主要活功历史。整理归档后本机关的文件又是工作考察和历史研究的一手材料，而机关的收文，只是从侧面间接地反映本机关的工作活动和工作历史。因此，在确定归档范围和保管期限时，本机关形成的文件材料是收集归档的重点。
在本机关的文件中，最容易被忽视的是那些内部使用的、没有发出的文件，也就是我们常说的账外文件。这些文件虽没有对外发出，但其中诸如业务工作的调研报告、分析汇总材料等部分文件材料，对于记录和反应本机关的职能活动和历史真实面貌也必不可少，因此决不能忽视对这部分文件的收集和鉴定。
判定一个文件该不该归档或保存价值大小，首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何。凡是联系密切、在工作中起重要作用的，价值就大；反之，价值就小或根本没有保存价值。
三、《不归档文件管理处置办法》
一个机关在一个年度中形成的文件材料，除前述需要经过整理归档保存外，还有一部分是可以留在部门或个人手中作为资料保存，或没有继续保存价值、可以销毁的文件材料。这里面包括重份文件、未成文的草稿以及一般性文件的历次修改稿，事务性、临时性的文件材料，与本机关职能无关的部分参考性材料，内容已被其他文件涵盖的文件材料等。这些材料在机关中往往被忽视，由于保管和使用不当而造成丢失和泄密。因此，对这部分材料也必须引起重视，纳入有效的管理和严格的制度当中，监督实施。
1 ．文件材料留在部门或个人手中，应当得到档案部门的同意，同时还要配备必要的设施并指定专人将其妥善地管理起来。有密级的文件，还应按照相应的规定确保其安全使用。
2 ．已确定失去保管价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人送到指定的销毁厂监销。任何组织或个人不得将其随意处理。

第四节 加强指导、监督与检查
1999年6月颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》第9条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构负有“指导本单位文件、资料的形成、积累和归挡工作”的职责。因此，机关档案部门在做好保管、利用工作的同时，必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。
一、加强宣传，提高认识
归档文件的整理是档案工作的基础。归档是否齐全，整理是否规范，直接关系到档案的完整和档案工作的质量。在实际工作中，各机关单位往往更重视文件的起草、运行、打印、发出的过程，而对文件发出后的归档问题重视不够。一方面有关人员认为文件材料归档工作是档案部门的事，另一方面文秘人员调动频繁，新上岗的同志忙于日常事务，对整理归档的职责、范围、操作方法不够明确，不熟悉。这些情况说明，要保障文件、资料的形成、积累和归档工作的质量，首要的问题仍是要加大宣传的力度，通过有关的会议、文件，办学习班、举办展览等形式，广泛深入地开展宣传教育活动，特别是要向各级领导、办公室或秘书部门负责人做好宣传工作，使他们能自觉地重视和支持文件材料的整理归档。事实上这项工作涉及到机关各个部门、各个环节、各有关人员，绝不是档案部门的人员能够承担的，只有各单位的领导能够重视并统一地部署和安排各项工作的职能分工，在业务部门和有关人员的积极配合和支持下，才能使各机关的文件材料归档工作真正落到实处。
二、深入实际，加强具体指导
由于归档文件产生于各个部门，而各个部门的同志又不可能对档案工作的专业要求十分了解，因此要求档案部门的同志要根据档案工作的有关规章制度、采取组织培训、个别讲解等方法，使机关文书人员或业务部门的整理人员了解和掌握文件材料整理、归档的具体要求和做法，解答操作中遇到的问题。特别是各部门在年终整理文件前，档案部门可专门举办培训班或以会代训，边讲解，边实习，边操作，效果更好。同时还要经常到各部门走访，及时了解和掌握各部门执行归档文件整理工作有关制度的具体情况，及时发现问题，及时纠正，以免移交归档时查出问题还要返工。
三、认真细致，严把质量检查关
归档文件整理，由以“卷”为单位改为以“件”为单位，虽然整理的方法简化了，但整理单位数量有明显的增加。特别在确认排列和编号是否有误时，检查验收的工作量并没有减轻，反而需要更认真、更细致，而且工作量有所增加。对这一点，档案部门的同志们应当有足够的思想准备。档案部门在检查验收时、首先要做到认真细致，不讲个人情而。检查验收的重点是：
1. 应归档的文件材料是否齐全完整；
2 ．整理的方法是否符合《规则》和机关相关制度的要求，特别应注意归档文件目录、归档章、档案盒盒脊以及备考表等项目的填写是否规范；
3 ．归档文件保管期限是否划分得准确；
4 ．与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
监督和检查是与指导相辅相成、密不可分的。监督能使指导的内容落到实处，检查则是检验指导的效果，反过来又使指导更能深入细致，切合实际。
第 五 章 归档文件的整理单位与装订
装订是归档文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。装订前还须对归档文件进行必要的修整。通过装订，从实体上将归挡文件整理的基本单位----“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
第一节 整理单位
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。《规则》第2．3条规定，“件”即“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件”。
制订《规则》的出发点之一，是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。由此改革思路出发，整理单位应为“自然件”,即单份文件,因此定义中也明确了“一般以每份文件为一件”。
但有的文种的文件，如正文与附件、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到，故《规则》对此类文件的处理加以强调，明确其应为一件。此外，在实际工作中，有些种类的文件，如正本与其他稿木、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加大量不必要的编目工作，影响到整理和利用时的工作效率。
还有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位。这是《规则》灵活性的体现，特别对中央、国家机关及省(市)级机关来说，增强了《规则》的可操作性，有较大的实际意义。
这类情况包括：
一、文件正本与不同稿本
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本 ，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件、重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
二、正文与附件
附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。—般来说，正文与附件为—件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。
三、正文与文件处理单等
文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
四、原件与复制件
对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)，以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
五、转发文与被转发文
转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。
六、报表、名册、图册等
报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册(本)作为一件。
七、来文与复文
这是比较特殊的一种规定。"来文与复文"是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件，也可以分别各作为—件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。作此规定是方便中央国家机关和省(市)级机关等大量存在此类文件材料的机关的整理工作，而非统一要求，具体处理方式可由机关自行掌握。
需要注意的是,“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 具体的处理方法，在相关的章节中将有具体解释。

第二节 文件修整
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。
一、修裱破损文件
归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修裱。
修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命：其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补；托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。
需要注意的是，由于《规则》遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修裱的一些工作内容已无意义。例如为方便装汀成卷而时装订边狭小的文件加边，将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。
二、复制字迹模糊或易退变的文件
档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。
决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。
对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大、额色不宜太深，并且最好采用单面复印。
三、超大纸张折叠
《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文用纸幅面规格都有明确规定，包括A4型和16开型两种。实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于上述两种规格。 由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时，宜单张折叠、以方便归档后的查阅利用。
四、去除易锈蚀的金属物
文件制作时普遍使用的装汀用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物、以避免对档案潜在的危害。

第三节 文件装订
归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
《规则》规定,不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，因此装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品的选择，《规则》中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品，在没有明显优劣的情况下，简单地加以取舍，反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求：
1 ．符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。
2 ．选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。
目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式，如裱糊浆糊、热封胶等；穿孔式，如钉书钉、铁夹背等；变形材料，如钢夹、塑料夹等；铆接式，如热压胶管等等。对不同形式的归档文件材料来说，这些方式都是可行的，关键在于装订材料的材质及其成本。下面对几种装订方式和用品进行简单的分析：
从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或左侧穿针打结的、但操作比较繁琐。如果装订器材能够有所改进，线装仍然是最好的装订方式。
使用变形材料装汀方法简单、但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够强度．以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
粘接式一般采用浆糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步认证。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。此外，穿孔式和铆接式方法由于对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。
此外，可行的装具还有无酸纸封套，即使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中：封套上可以印制归挡章，方便整理工作，而且利用时能起到保护档案的作用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，因此一般只适用于永久档案。
综上可见，现有的装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要，而是需要配合使用几种装订方式，或者同—装订用品的儿种不同规格。装订方式和材料的选择可由各单位档案部门自行决定，但必须得到同级档案行政管理部门的认可，以确保档案的安全。

第三节 文件装订
归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
《规则》规定,不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，因此装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品的选择，《规则》中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品，在没有明显优劣的情况下，简单地加以取舍，反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求：
1 ．符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。
2 ．选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。
目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式，如裱糊浆糊、热封胶等；穿孔式，如钉书钉、铁夹背等；变形材料，如钢夹、塑料夹等；铆接式，如热压胶管等等。对不同形式的归档文件材料来说，这些方式都是可行的，关键在于装订材料的材质及其成本。下面对几种装订方式和用品进行简单的分析：
从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或左侧穿针打结的、但操作比较繁琐。如果装订器材能够有所改进，线装仍然是最好的装订方式。
使用变形材料装汀方法简单、但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够强度．以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
粘接式一般采用浆糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步认证。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。此外，穿孔式和铆接式方法由于对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。
此外，可行的装具还有无酸纸封套，即使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中：封套上可以印制归挡章，方便整理工作，而且利用时能起到保护档案的作用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，因此一般只适用于永久档案。
综上可见，现有的装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要，而是需要配合使用几种装订方式，或者同—装订用品的儿种不同规格。装订方式和材料的选择可由各单位档案部门自行决定，但必须得到同级档案行政管理部门的认可，以确保档案的安全。

第二节 复式分类法与分类方案
在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）３种分类方法，可
以组合成多种复式分类法。
《规则》不限定年度、保管期限、机构(问题)在组合成复式分类法时的先后顺序，但对3种分类方法的增选择性作出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具备，也就是任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。 机构(问题)作为选择项，是因为在基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，这种情况下无须再按机构（问题）进一步细分；而在大的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，机构(问题)则往往是必选项。
为使分类方法更切合各单位的实际,《规则》并未限定机关档案部门必须采用的复式分类法，只推荐了常用的复式分类方法，即“年度----机构 (问题)----保管期限”或“保管期限----年度机构(问题)”分类法。
在选定分类方法的基础上，应联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案室工作的基础．是档案室规范化管理的起点，因此任何一个档案室都必须具备切合实际的分类方案，并且保持其相对稳定。
分类方法与分类方案互为因果，相互制约。下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明：
一、年度一机构一保管期限分类法
即先将归挡文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架、库房管理非常方便；同时，可将一个年度同—机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法适宜于现行机关文件整理归档工作，特别是推行部门整理归档的机关单位，因此《规则》将其列入条文中推荐采用。
此时分类方案为：
1995 年：办公室 ……永久、长期、短期
业务一处……永久、长期、短期
业务二处……永久、长期、短期
1996 年：办公室 ……永久、长期、短期
业务一处……永久、长期、短期
业务二处……永久、长期、短期
1997 年：.....。
与此类似的还有年度一保管期限一机构分类法。
二、保管期限一年度一机构分类法
即先将归档文件按保管期限分类、每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房管理时，不同保密期限分别排架，更便于档案移交进馆。但每个期限应预留空架，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒架。此方法适宜于现行机关文件整理归档工作，并被《规则》列人条文中推荐采用。
此时分类方案为：
永久：1995 年办公室、业务一处、业务二处……
1996 年办公室、业务一处、业务二处……
1997 年......
长期：1995 年办公室、业务一处、业务二处……
1996 午办公室、业务一处、业务二处……
1997 年......
短期：1995 午办公室、业务一处、业务二处……
1996 年办公室、业务一处、业务二处……
1997 年......
与此类似的还有保管期--限机构一年度分类法。
三、机构一年度--保管期限分类法
即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。采用此种分类方法，在库房排架时需要留空，而预留空架的数量不好掌握，有时必须倒架。
此时分类方案为：
办公室：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年……永久、长期、短期
业务一处：1995, 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年……永久、长期、短期
业务二处：……
与此类似的还有机构一保管期限一年度分类法。
四、年度--问题一保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类、再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂、或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构、以及没有内部机构成内部机构非常简单等情况。此方法适用于现行机关文件整理归档工作，并被《规则》列入条文中推荐采用。
此时分类方案为：
1995 年：党群类……永久、长期、短期
业务类……永久、长期、短期
行政类……永久、长期、短期
1996 年：党群类……永久、长期、短期
业务类……永久、长期、短期
行政类……永久、长期、短期
1997 年：......
与此类似的还有年度--保管期限--问题分类法。
五、保管期限一年度一问题分类法
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况，多用于现行机关义件整理归档工作，并被《规则》作为推荐采用的方法。
此时分类方案为：
永久：1995 年……党群类、业务类、行政类……
1996 年……党群类、业务类、行政类……
1997 年......
长期：1995 年……党群类、业务类、行政类……
1996 年……党群类、业务类、行政类……
1997 年......
短期：1995 年……党群类、业务类、行政类……
1996 年……党群类、业务类、行政类……
1997 年......
与此类似的还有保管期限一问题--年度分类法。
六、问题一年度一保管期限分类法
即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作成历史档案整理工作。
此时分类方案为：
党群类：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年......
业务类：1995 年……永久、长期、短期
1996 年……永久、长期、短期
1997 年......
行政类:…....
与此类似的还有问题--保管期限一年度分类法。
七、年度--保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类、再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关、适宜于现行机关文件整理归档工作。
此时分类方案为：
1995 年：永久、长期、短期
1996 年：永久、长期、短期
1997 年：......
八、保管期限----年度分类法
即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成的文件数量少的机关、适宜于现行机关文件整理归档工作。
此时分类方案为：
永久：1995 年、1996 年、1997 年……
长期：1995 牛、1996 牛、1997 牛……
短期：1995 年、1996 年、1997 年……
分类方案是进行分类工作的依据，因此应保持相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找利用。但在实际工作中，随着工作的发展，机关各方面情况可能发生变化，整理归档文件时也可以对分类方案的不合理之处加以调整，但须防止分类方案的多变。 确需调整时，最好从个新的阶段开始，不要将已整理好的归挡文件打乱重整，或者与原方案交叉进行，以免引起分类体系的混乱。此外对分类方案的调整情况，应在全宗介绍中说明，以便档案管理前后工作的衔接。

第 七 章 归档文件的排列

通过分类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，其他诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。
第一节 事由原则
对归档文件的排列，《规则》强调了 “事由原则”,即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是—个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之问的有机联系、方便检索利用。
事由的界定可以有较大的灵活性。例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由；一项工作如果办理时间长需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由；一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等,本着便于整理和利用的原则自行掌握,《规则》未作统一规定。
按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。文件间在同一具体事件上的这种有机联系，对充分体现文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的；而这种有机的历史联系是现有条件下任何人工智能都无法模拟的。如果不是人为地在文件形成过程中加以记录或描述、或在信息整序过程中加以处理(将同一事由的文件排列在一起)，那么随着时间的推移．这种历史联系就根本不可能保持住或检索出来。
从实际工作看,归档文件的排列, 直接影响到目录检索和实体存取工作。从检素质量来看,"查准率"和“查全率”是同样重要的两项要求。在计算机检索条件下，如果归档文件随意排列，可以做到“查准”但进行族性检索时的查全率则难以保证。即使是计算机“模糊检索”或“智能检索”，也只是依据利用者输入的检索条件对数据库内的数据进行机械的匹配。如果文件条目与输入的检索条件有较大差异，就肯定会造成漏检。计算机检索尚且如此，手工检索难度可以想像会更大。如果排列时将相关的文件相刘集中，那么只要找到其中部分文件的条目，通过对其上下条目的简单审阅和判断，就可以查找到那些可能漏检的文件、从而提高查全率。实体存取同样如此，如果相关文件分散在不同档案盒内，必然会大大增加提供利用时的调阅和归位的工作量，如果将它们相对集中地排列就可以避免这个问题。
由此可见,《规则》对归档文件的实体排列提出要求是一种必然。但这并非意味着要回到文书立卷的老路上，而是要充分依靠检索手段的现代化，在整理的复杂性与利用的便捷性之间进行权衡，寻找一个最佳结合点。“事由”就是这样一个结合点。由于事由的概念既简单又灵活，一件具体的事，一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等都可以看作一个事由，所以以事由为单位排列归档文件，既顺应工作活动的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，满足广利用的需要，是兼顾整理和检索两方面的合理选择。要注意的是，界定事由可以有较大的灵活性，在实际操作小要注意掌握好“度”,不能任意扩大范围。随意扩大事由的概念,既可能混淆分类层次，也会降低整理质量。

第二节 排列方法
归档文件的排列方法,《规则》中规定为:“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”这里的“最低一级类目”,是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度一机构--保管期限”分类，“保管期限”即为最低—级类目。
在计算机检索条件下，归档文件在事由内和事由间如何排序,对检索效率基本无影响。因此,《规则》对排列部分的要求提得比较原则，在坚持“事由原则”的前提下，可以有较大的随意性。当最低一级类目内文件数量较大时，运用一定的方法，使归挡文件有规律地排列，特别是对手工检索和实体存取行较大的意义。所以《, 规则》也提供了时间、重要程度等因素作为进行事由间系统排列的参考依据、供立档单位根据自身实际选择使用。各机关单位根据不同实际情况还可以选择按文件的形成者、所反映的问题等进行排列。
这样，排列的实际操作体现为两步，即先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
一、同一事由内的归档文件排列
同一事由内归挡文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
二、不同事由间的归档文件排列
不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括《规则》中提到的时间、重要程度等等。具体选择何种方式，应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择。
(一)按不同事由形成时间的先后顺序排列
事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他的素。这种方法比较简单。更适用于实行“随办随归”的机关。一般同一事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理完毕归档保存。这样，不同事由的归档文件自然就按照形成时间的先后排列起来。采用年终集中整理的机关，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。
(二)按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。
(三)按事由具有的共同属性分别集中排列
1 ．按责任者或承办部门分别集中排列。例如设司的机关，一般以司为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同处 (室) 形成的文件分别集中排列。
2 ．按照不同问题分别集中排列。采用此方法，—般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。这里的问题是指小问题，与文书立卷时分类方案中的细类比较相似，比如同一机构的不同职能。此类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题问排列的光后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。
此外，《规则》强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的"成套性"是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如，一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。
实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门归档。对于这些零散文件，应视不问情况进行处理：如将零散文件排在相应类别的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件等等。但这些都只是补救措施，应尽量避免使用。
总之，通过简单的排列来适应检索手段的发展，这也是《规则》简化整理精神的集中体现。从试点单位工作情况来看，放宽对排列的要求，在文件形成量较大的机关，借助计算机检索，完全可以实现归档文件的快速、有效检索利用；在归挡文件数量较少的机关，由于有了科学、系统的排列，即使没有计算机辅助，检索也不会存在困难。

第 八 章 归档文件的编号
归挡文件整理工作基本上可以分为系统化和编目两大部分。分类和排列使全宗内文件得以系统化，编目则是以一定的形式反映和固定这种系统化的状况，揭示和介绍归档文件的内容与成分。编目工作的内容和种类很多，这里指属于整理工作范围的编目工作，通常也称为基本编目，包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。
归档文件编号是指将归挡文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归挡文件上注明。编号是编目工作的起点和基础、其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归挡文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。
第一节 件 号
件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
件号分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；移交进馆时,由于再鉴定、整理、归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
一、室编件号
室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内、按文件排列顺序从“1”开始标注。
以采用“年度一组织机构一保管期限”进行分类为例,室编件号应在同—年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如,办公室1999年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。
再如采用“保管期限一年度一问题”分类。室编件号就应在同一保管期限类同一年度的一个问题内从“1”开始逐件流水编号。如某厅永久档案中，1999年形成的归档文件，编号后形成3个流水号，即综合类归挡文件从“1”开始编一个流水件号、人事类归档文件从“1”开始编制一个流水件号,宣传类归档文件从“1”开始编制一个流水件号，等等。
二、馆编件号
馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的永久、长期档案移交进馆时，由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整，如将部分档案抽出、补入等等，使目录中的件号出现断号、跳号等现象，从而增加了档案馆管理工作的难度,因此有必要重新编制件号。《规则》中预先设置了馆编件号项，并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必重新盖章或更换档案盒。这一措施充分体现了《规则》的兼容性，也使《规则》更具可操作性。
《规则》对馆编件号的编制方法未作要求。这是因为随着档案馆接收要求的不同、进馆档案整理状况的不同，是否需要以及如何编制馆编件号也会有所不同。
1 ．如果档案室阶段整理基础比较好,价值鉴定也较准确，进馆时档案变动情况不大，则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号，只在目录相应处注明断号、跳号等情况即可，而无须重编馆编件号。这样制作归档章、盒脊等时，也可以将“室编件号”和“馆编件号”统一为“件号”。
2 ．如果进馆前只是对某一个或某几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其他的不动。这时可以将重编的件号定为“馆编件号”,也可以定为“室编件号”,或者与档案室编制的统一为“件号”。
3 ．有的地方综合档案馆从管理便利出发,可能会坚持原有的做法，要求在年度—保管期限内跨机构（问题）拉通重编。这时可以直接使用“馆编件号”项重编件号。
由于存在以上的不同，因此《规则》对馆编件号只提出“按进馆要求编制”,具体则交由各级档案馆在《档案接收进馆标准》中加以规定。
需要强调的是，由于归档文件整理以“件”为基本单位，件号也应逐“件”编制，以保证归档文件目录的完整，反映全宗内归档文件的全貌。试点中，有的单位为了一时省事，将同一事由的多个文件只编一个件号，这样即使借助计算机，也可能使某些归档文件成为无法查找的死档，并且对档案统计工作也会造成不利的影响。

第二节 编号项目
编号的目的之一是固定归挡文件在全宗中的位置。归档文件的位置是由前期系统化工作所决定的，因此，“编号”中的“号”并不是一个简单的数字，而往往是包括全宗号、年度、保管期限、机构 (问题)、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。
编号项目分为必备项和选择项，其中的必备项是根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的，各级机关档案部门在编号时都必须编制；选择项则可在同级档案行政管理部门的指导下，由各档案部门根据本单位实际需要选择使用。
一、必备项目
必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。
(一)全宗号
全宗号是档案馆对其接收范围内各立挡单位所编制的代号。填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。实际工作中，全宗号往往由各级档案馆按照进馆计划给定, 有些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空置，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。
(二)年度
年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归挡文件的年度。形成年度的判定方法，具体可参照第四章第一节年度分类法部分的有关内容。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。
(三)保管期限
保管期限是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。按照现行时国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》,保管期限分为永久、长期、短期3 种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Ｙ、Ｃ、Ｄ”，填写时直接采用简称或代码。
此外，对于机关档案保管期限，国家档案行政管理部门正在研究改革方案，待正式文件出台后，保管期限项应按照新的规定进行填写。
(四)件号
件号即归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号两种，具体参见第一节中有关内容。机关档案部门在文件材料整理归档阶段编制的是室编件号项。在档案移交进馆时，要按照档案馆的有关规定填写馆编件号。档案在进馆前经过再鉴定后，如变动(如移出、销毁等)情况不大，也可直接沿用室编件号,不设馆编件号项或将馆编件号项空置。
二、选择项目
由于分类方法和管理要求的不同，机关档案部门在编号时可能需要设置一些必备项以外的项目，以满足整理工作的需要或细化归档文件管理方式。《规则》列出的选择项为机构(问题)项。
机构 (问题) 项之所以列为选择项，是因为在选择分类方法时，对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构(问题)。但对许多机关来说，选择机构 (问题) 进行分类还是必要的，在编号时也必须相应编制机构(问题)项。
填写机构项时，应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称，如机构名称太长，可使用机关内部规范简称，如政策法规司可简称“政法司”，经济贸易处可简称为"经贸处"，但不能使用"一司"、"一处"等难以判定的简称。此外在全宗介绍中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。填写问题项时，则可根据分类方案，直接填写“党群”、“行政”、“业务”等。
各单位档案部门也可以设置其他一些选择项目。比如在档案室综合管理条件下，有的试点单位采用了“门类号”这一项目作为选择项，以将文书档案与其他门类的档案区分开，这也是有一定实际意义的。但归档章选择项目的设置，应在同级档案行政管理部门的指导下进行，以保证同一进馆范围内归档文件整理方法的协调一致，为将来档案移交进馆后的管理打好基础。

第三节 盖章
编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。在归档文件整理各环节中,加盖归档章可能是工作量相对较大的部分，但只有借助归档章上项目的提示，才能保证归档文件借阅后的正确归位，因此也是必不可少的整理环节。
一、归档章的项目及填写方法
归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限和件号等必备项目，以及机构(问题)等选择项目。各项具体填写方法前两节中已有介绍，此处不再说明。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。此外也可在归档章上增加收文日期、收文号等，将收文章与归档章合一。
加盖归档章并填写相关项目，一般须在归档文件编号后进行。但在实际工作中，可以适当改进工作方法，通过对工作制度、工作程序进行调整，从而提高盖章工作的效率。一方面可以根据归挡文件整理工作的需要，对机关公文管理制度进行—些修改。例如，各单位或机构都有外收发或内收发负责文件的签收工作。如果在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件首页上端的居中位置加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。另一方面，在归档文件年形成数量较大、实行文书或业务部门整理和随办随归制度的单位，可以给每个部门负责文件材料整理归档工作的文书人员分别配置一套归档章。每形成一件文件，即可由文书人员即时在文件首页上加盖空白归档章，从而将盖章工作分散到日常工作中去，减轻集中整理归档时盖章方面的工作量。
二、归档章的格式
如图1 所示为所提供的归挡章的一般格式，其规格为长４５mm ，宽１６mm ，分为均匀的6格。归挡章设置的项目主要为编号项目中的必备项。 鉴于选挥项中的机构（问题）项使用率较高，在归档章中也为其预留了位置。 在填写这些项目时，应严格按照图１ 所示顺序进行，各项在归档章中的位置不得打乱，以适应标准化的需要，便于档案的管理和利用。
(全宗号)(年度)(室编件号)
*（机构或
问题）(保管期限)(馆编件号)
高2*8宽 3*15单位：mm
图1
图1括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。实际填写情况如图2。
22 1999 16
办公室 永久
图2
图1中带“*”号的机构 (问题) 项为选择项，在不采用此分类方法的机关单位，归档章上可不设此项，并相应调整归档章的格式。例如，某机关形成的归档文件，在不分机构 (问题) 的情况下，归档章编号完毕后的格式如图3 。
22 1999 16
永久
图3
机关单位根据各自的不同情况,可能需要在归档章上增加其他选择项目，这时可在归档章的右侧按８mm Ｘ１５mm 增加空格填写，或填入归档章中机构(问题) 或馆编件号等已明确空置而不用的空格位置中。更改归档章格式应在同级档案行政管理部门指导下进行，并应保持相对稳定，不能随意更改。
对于归档章的材质和外形，《规则》中没有加以规定，各单位可以方便使用为原则自主选择。
三、盖章位置
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归挡章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章,以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

第 九 章 归档文件的编目
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)中的编目是指编制归档文件目录。它是归挡文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。
编制归档文件目录是以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构为目的，因此必然受到前期分类、排列方法的制约。《规则》规定，"归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录",即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。此外要注意，按照《规则》规定，编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的
查找。
第一节 归档文件目录的项目
归档文件目录是由不同条目按照一定的体系和方法排列而成的，而条目则是通过对归档文件内容和形式方面的特征进行分析、记录后获得的，利用者所提出的主要检索要求就涵盖其中。准确、深入地分析、记录归挡文件的内容和形式特征，正确、完整地填写归档文件目录各项目，关系到条目的可靠性和实用性，也决定了归档文件目录的质量。因此进行归档文件整理时，填写目录项目一定要认真、细致，力求做到全面、准确地反映归档文件的特征，为检索、利用奠定良好的基础。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。这些项目基本包括了构成一份文件的主要部分，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，能够为利用者提供较完备的检索渠道。
目录各项目的具体填写要求如下：
一、件 号
件号包括室编件号和馆编件号两种，两者的具体编制方法在上一章中己作介绍。归档文件目录中直接设置为“件号”项，而未区分室编和馆编，是因为在机关档案部门整理归挡时编制的目录中，件号是指室编件号，应填写室编件号以求与档案室整理体系相吻合。档案进馆前经过再鉴定、整理后，如果档案整理体系变动不大，则原有归档文件目录可以继续沿用，只须在备注栏中对移出、销毁的档案加注即可，此时的件号作用自然发生变化，成为馆编件号；如果档案变动较大，原有目录已失去检索作用，则应另行编制目录，并按进馆要求编制馆编件号并填入件号栏中，此时的件号指馆编件号。
二、责任者
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用档案的重要途径。
填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用"本部"、"本局"、 ”本公司”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神。机关内部文件等“白头文件”,由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
三、文 号
文号即发文的字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成，如档办 [200O] 8号，即国家档案局办公室2000年第8号文件。填写文号项时应照实抄录,代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
四、题 名
题名即文件标题, 它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。实际工作中，利用者多以此为查找线索, 档案工作人员也多从题名入手进行查找，因此题名是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3个部分组成，例如《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。也有许多文件将发文机关放在文头中说明,标题直接由问题和文种构成。
一般情况下，文件只有一个题名(正题名)，填写目录中题名项时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明, 如《强化目标管理，推动机关档案工作发展——x x 同志在市直机关档案工作会议上的讲话》。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录。
有的文件没有题名，或题名含义不清．不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并 在 新 拟 或补充标题之外加“[　]”，号填写在目录中。 如“XX 市档案局关于转发档发 [1999]180号文件的通知”和“x x 市档案局通报”，应重拟题名并抄录为“x x 市档案局关于转发[ x x 省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知” 和 “x x 市档案局 [关于市直机关达标升级情况]的通报”。 会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
此外，有些归档文件的附件独立性强．如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定．或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为—件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检。此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加“( )”号，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附：市民公约)”。
五、日 期
日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间 (文件的落款时间)。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如1999年1月17日,标注为1990117。有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填为两行如1999

六、页 数
页数项填写一件文件的总页数, 用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文 (指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为—件时, 统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于x x 问题的请示和批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5 1990 0103.
七、备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁，等等。前面在排列、编号部分提到的零散文件排列和档案进馆前再鉴定、整理即属此中的补充、销毁情况。对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱不堪。另外，如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填人备考表中。
以上为归档文件目录的基本项目，各机关单位根据实际需要也可以增加其他项目，但应与同级档案行政管理部门的要求相协调。

第二节 归档文件目录的格式
归档文件目录的格式，《规则》中以图例的形式进行了说明。图4所示为归档文件目录的一般格式，
归档文件目录
件号责任者文号题 名日期页数备注
图4.
包括目录表头、目录表格形式、各项目在目录中的位置等。此图仅为示意图，没有规定各栏目的详细尺寸，也没有规定横式或竖式。
归档文件目录的具体格式，各机关单位可以根据需要，在一般格式的基础上自行确定。同一立档单位的目录格式应保持一致，不能随意更改，以保持美观并便于使用。鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用的空间也不同，目录中的行距允许有所不同。(如图5)
归档文件目录
件号责任者文号题 名日期页数备注
*** *** **** ***** *** *** ***
*** *** *** *********
******* *** *** ***
*** *** *** ***** *** *** ***
图5
填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。已采用档案计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印出的目录。
归挡文件目录应单独装订成册并编制封面，这样既整齐、美观，不易损坏，又便于传递、携带和阅读。目录编制成册的方式视需要而定，可以与分类方案一致，也可以有所不同。例如按照年度一保管期限一机构 (问题) 进行分类的机关单位，可以每年按不同保管期限装订3 本目录，每本目录中用口取纸来区分不同机构(问题)，或者通过在目录表格的右肩上标注机构 (问题) 名称来区分不同机构(问题)；(如图6)
归档文件目录
机构：办公室
件号责任者文号题 名日期页数备注
图6
也可以每个机构 (问题) 装汀一本目录，使用口取纸或通过在目录表格右肩上加注保管期限的方法来区分每本中的不同保管期限。
归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗名称、年度、保管期限、机构 (问题) 等项目。其中全宗名称栏为使用全称或规范化简称填写立档单位的名称，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。如同一年的归挡文件目录按照不同机构分别装订成册，则目录封面应设置全宗名称、年度及机构项，例如，某机关1999年办公室永久档案的目录封面如图7 ：
归档文件目录
全宗名称 x x 局
年 度 1999
保管期限 永久
机 构 办公室
图7
按照修订后重新发布的《国家机关公文处理办法》，公文用纸取消了国内通用16 开型 (260mm Ｘ185mm) 纸这一规格，统 一 为国际标准 A4 型(297mmM 210mm)。与之相适应，目录及封面用纸幅面尺寸也统一为国际标准A4 型．而不再采用国内通用16 开型。此外，目录用纸应选择质地牢靠、耐磨损的纸张，以保证其使用寿命。以上只就机关档案部门使用的归档文件目录格式进行了说明。机关档案部门应视需要编制数份归档文件目录，分别在文书 (业务) 部门和档案部门留存，以更好地满足平时查阅使用的需要。进馆时随档案移交的归档文件目录格式及份数，则应符合同级档案馆接收标淮的要求。
归档文件目录只是最基本的检索工具，特别是在采用《规则》手工管理归档文件的机关单位。应该另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具,以方便归档文件的查找、利用。例如采用“年度一机构—保管期限”的机关、可以将同一年度内同一机构形成的归档文件材料，不分保管期限。
编排一种目录，作为归档文件目录的补充。这样可以使同一事由的文件更好地全部排列在一起，方便查询利用。这与《规则》“简化整理，深化检索”的出发点也是相一致的。

第 十 章 归档文件的装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中—些技术性操作外，同样应该体现出归挡文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
第一节 装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其铵件号顺序装入相应档案盒中。否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。这—方面是因为实体查找时是由归档文件目录条目对应到档案盒盒脊项目．再由盒脊项目对应到盒内文件归档章上项目，因此盒脊项目的设置必须与盒内文件归档章的项目对应，反映出归档文件的存址。如果不同类别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。另一方面，档案馆接收档案进馆时，按照进馆计划和接收范围的不同，对移交档案的年度和保管期限都有针对性要求。如果同一盒中不同年度和保管期限的档案混放，移交时就必须按照档案馆接收标准进行再加工，重编目录、重新装盒，带来大量重复劳动。
装盒的具体要求包括：
1 ．不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。形成年度的判定，在相关章节中已有介绍。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度写成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理归档的，应一起放入归档的年度中。
2 ．不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
3 ．分机构 (问题) 的情况下，不同机构 (问题)形成的归档文件不应故入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
装盒时应注意以下问题：
1 ．应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒，应选用厚度较薄的档案盒或横置式的档案盒，具体规格下一节中将加以介绍。
2 ．档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

第二节 档案盒格式
档案盒既是归档文件的装具，也是反映盒内归档文件存址的载体。制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好地起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺利进行提供了保证。本节主要就档案盒的规格以及封面、盒脊项目的编制方法加以介绍。
一、档案盒的规格
档案盒外形尺寸为长 310mm 、宽 220mm 的长方体，厚度一般为 20mm 、30mm 、40mm ，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。(如图8)
此规格是按照可放入纸张幅面为国际通用 A4型 (297mm Ｘ 210mm) 的文件，并能够较方便地取用盒内文件而设计的。厚度允许不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。同一机关档案部门使用的档案盒厚度宜相对统一，以便于按照延长米进行档案数量统计。
档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种，设置盒脊项目的位置也相应发生变化见图9 、图10 所示：之所以设计横式档案盒，是为了增加盒内文件与档案盒的接触面，避免文件竖置时“头重脚轻”而发生弯曲折损。 但现有的档案柜(架)大都未给此种摆放方式留下足够的空间，因此选用横式档案盒时应同时考虑档案柜(架)的状况。从长远考虑、档案盒横放更有利于档案的保护。此外，同一机关档案部门，两种格式的档案盒只能选用一种、以保持档案盒上架后整体的整齐、美观。
二、档案盒封面
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立挡单位名称)，下加双横线。一般全宗名称在制作档案盒时即可先行印制。档案盒封面格式示例如图11 。
三、档案金盒脊的项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同．在盒脊或底边设置备检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，盒脊上各项的位置及栏目尺寸分别如图12 、图13 所示。
各项目具体填写要求如下：
(一)全宗号
全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；无进馆任务的单位 (如某些企事业单位)，可以不印制全宗号一栏。
(二)年度
年度栏内填写盒内文件的形成年度，具体填写方法参见“编号”部分有关内容。
(三)保管期限
保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“长期”、“短期”。
(四)机构(问题)
机构 (问题) 栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名，具体填写方法参见“编号”部分有关内容；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不印制机构(问题)项。
(五）起止件号
起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“一”号连接，如“18-36 ”。检索时在归档章上其他项目的配合下,通过将件号与档案盒脊上的起止件号相对应，即可确定该份归档文件所属的档案盒。起止件号分为室编和馆编两栏，归档文件整理阶段须填写的是起止件号中的室编栏，馆编栏供进馆前再鉴定、整理后直接填写馆编号，以避免再更换档案盒。移交进馆时如经同级档案馆审定可沿用室编起止件号，则可将馆编起止件号栏空置。
(六)盒号
盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，可以每年一断号，也可以4 位数为限几年一断号。
盒脊各项填写完毕后，以全宗号为88 的某局办公室1999 年形成的一盒永久档案为例，盒脊格式如图14 ：
档案盒盒脊可以根据机关单位的实际需要，与归档章项目相协调，编制其他项目。增减项目的工作应在同级档案行政管理部门的指导下进行。机关档案部门可对栏目位置及尺寸进行一定的调整．以规范、美观为原则。
四、档案盒的制成材料
从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件寿命。对无酸纸的使用，国家档案局曾专门发文加以推广，并在全国范围内确定了一批定点厂家进行生产。经过技术改进，无酸纸板原有的粗糙、硬度不够等缺陷都已基本得到解决。各级档案行政管理部门应从本地实际情况出发。积极推广无酸纸的应用，以杜绝档案盒制作材料方面存在的隐患。