档案管理过程中的档案整理整理质量巡检

随着档案整理外包的兴起，很多单位选择了将档案整理外包给相应的档案整理外包公司，在时间上和成本上都节约了精力和费用，但在实际过程中由于当甩手掌柜的想法滋生，把希望寄托于最后验收的环节，导致了整体档案整理质量不好，过程失控。现结合档案整理经验，浅谈一下如何对档案外包公司的整理过程进行控制。

一、积极介入档案整理外包公司项目组组织架构中。

单位应落实专人在档案项目中担任监督和协调的职责，明确在项目中的监督地位，对于关键的事件，第一时间掌握信息，并参与决策，必要时，做最终决策。只有明确了本单位在项目组中的位置，才能保证及时获取项目信息，事前介入到项目的管理中。

二、重视过程巡检。

在日常的档案整理过程中，需要建立每日的巡检制度，依据事先确定的整理方案，制定巡检细则。巡检可以采取抽样和封样配合的办法，也就是每天按比例抽取整理的样品，进行封样。集中时间对抽样产品进行鉴定，判定是否合格。这样即节省大量频繁抽样浪费时间，同时，对档案整理外包公司又是很好的约束。  

三、督促档案整理外包公司建立问题整改制度，对问题形成闭环。

在档案整理项目中，遇到这样那样的问题是很正常的事情，所以必须让档案整理外包公司对检查出来的问题进行整改，依据PDCA原则，促使问题闭环，单位因重视整改的报告和方法，因为，最终档案使用者还是单位。

最后，在档案整理项目中，事前控制比事后控制好，这也是为什么我们提倡建立巡检制度。同时，在合同签订前，约定质量整理标准，把质量考核项也纳入到合同条款中去，真正重视质量的过程和结果控制。