档案专题数据库建设是积累和丰富国家档案资源的重要途径。《档案专题数据库建设工作规范》（DA/T109—2026）（以下简称《规范》）对档案专题数据库建设工作的总体要求、组织管理、工作流程和技术保障等方面进行了规范，明确了相关工作要求。《规范》于2026年9月1日起实施。
背景和必要性
新修订的《中华人民共和国档案法》规定，档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。2026年1月，全国档案局长馆长会议强调，“十五五”时期，要全面提高档案资源建设质量，强化档案资源意识，积极关注经济社会发展新业态新模式，跟进做好新领域新载体新形式文件材料收集归档；要有效发挥档案在保障和改善民生中的作用，拓展民生档案覆盖领域，扎实做好医保、社保、教育、就业、婚姻、养老、住房、宅基地等档案规范化管理，不断提高档案开放水平，优化档案查询利用服务，推动跨部门跨区域跨层级档案资源共享。档案专题数据库是开展档案资源建设和开发利用的重要载体，大力发展档案专题数据库，推进档案资源建设和管理利用方式转型升级，对做好新时代档案工作、推动档案事业高质量发展具有重要意义。
目前，大部分档案馆都结合馆藏资源或地域文化特色开展了档案专题数据库建设，但还普遍存在以下问题：一是质效不高。传统上一般认为建设档案专题数据库是为满足档案资源开发利用的需求，主体责任部门是档案开发利用部门，容易造成开发利用与收集、整理业务的割裂，难以形成高效协同的档案管理方式。二是建设手段和方式单一。大部分档案专题数据库主要是从现有馆藏档案资源中按专题汇集相关档案形成，数据库内容单薄、范围狭窄、类型不丰富。三是建设工作缺乏规范性。各地在开展档案专题数据库建设工作时，大多没有科学规范地制定工作方案、设计工作流程和数据标准，数据库质量参差不齐，不利于数据互通共享。四是投入保障不足。在工作规划、资金、设备、技术和专业人员等方面的保障和投入不到位，多数专题数据库一建了之，得不到更新维护，检索利用方式落后，影响利用效果。
国家档案局科技信息化司和云南省档案馆共同研究制定《规范》，旨在更好落实档案资源建设相关工作要求，进一步明确档案专题数据库建设工作的具体方式方法，帮助档案部门更加规范地开展相关工作。
制定原则
坚持问题导向，明确工作要求。《规范》明确了档案专题数据库建设工作的总体要求、工作部门职责、建设方式和实施模式、工作流程和技术保障措施等方面内容，特别是确立了统筹推进、全过程管理的总体要求；分别明确了工作流程中包含的必要环节及其具体要求；提出数据整理著录、质量管理和动态管理的工作标准。
坚持科学实用，贴合业务实际。《规范》充分吸收了近年档案部门实践经验和优秀科技成果，继承了档案领域现行标准中的有关条款，参考了其他行业专题数据库建设标准规范，力求科学、精准和实用。聚焦工作流程，细化各业务环节，把原则性要求转化为具体的操作标准和管控规则。为便于操作，《规范》附录中提供了档案专题数据的扩展信息和专门信息著录示例，档案部门可根据实际需求参考使用。
坚持技术赋能，顺应时代发展。推进数智技术赋能档案工作是档案事业高质量发展的必然要求，坚实的技术支撑是档案专题数据库建设的基本保障。《规范》充分考虑现实需求和未来发展趋势，设立“技术保障”专章，提出了软硬件和系统功能基本保障要求，并鼓励应用新一代信息技术增强建设质效和利用者体验感，为档案部门经济、安全、稳妥推进新技术应用提供科学指引。
主要内容
《规范》严格按照《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的要求进行编写，遵循档案行业标准通用编制体例，共设置12个主体章节、4个资料性附录。
1.界定适用范围和术语
明确《规范》适用于各级档案部门开展各类档案专题数据库建设工作，但不涉及具体的数据库和信息系统开发技术。规定了“档案专题数据库”“数据汇集”“数据清洗”的定义，具体描述了档案专题数据库包含的数据类型，提出适配档案专题数据库建设的“数据汇集”这一概念，以区别于文件归档、档案移交业务环节。
2.明确总体工作要求
《规范》明确，开展档案专题数据库建设工作应坚持需求导向、统筹推进、科学规范、安全合规和可信可用的总体要求，为后续各章节确立了核心导向和主基调。“需求导向”要求档案专题数据库应按需建设，突出效益和价值，不为建而建。“统筹推进”体现出档案专题数据库建设不只是一项技术性工作，而是整合档案管控、收集、整理、开发利用等档案管理责任主体，实现高效协同的档案管理工作方法。“科学规范”强调通过制定技术方案和设计标准工作流程，确保档案专题数据库建设有章可循、有据可依。“安全合规”是贯穿档案专题数据库建设和管理维护全过程的底线要求，在选题、数据汇集、发布利用等各业务关键点有关章节中也分别予以强调。“可信可用”要求采取有效措施，确保数据来源可靠、内容准确、信息完整、管理有序、可读可用。
3.完善组织管理机制
为规范有序地开展档案专题数据库建设，应构建分工明确、高效协同的组织管理机制。《规范》聚焦档案专题数据库的数据来源和获取手段，将档案专题数据库建设方式归纳为档案汇集、档案内容提取和专项汇集3种。档案汇集是对现有馆（室）藏档案数字资源进行筛选聚合，是最简单便捷的建设方式，但档案专题数据库的内容、规模和类型受限于馆（室）藏档案的内容、规模和类型。档案内容提取是对馆（室）藏档案的内容进行分析，从中提取与主题相关的信息，形成档案专题数据库。专项汇集指围绕专项工作、重大活动、突发事件应对等特定主题，组织开展相关文件材料收集、整理、数字化等，形成档案专题数据库，是管理临时性工作、专项工作形成档案的必要措施。《规范》指出，根据情况可采取独立实施、跨区域跨层级跨部门合作实施或服务外包等实施模式，开展档案专题数据库建设。在实际工作中，建设档案专题数据库往往组合采用多种建设方式，同时可根据档案资源需求、资金、人力和技术保障条件，选择适宜的实施模式。同一种建设模式可以采用多种实施模式，同一种实施模式可以承载多种建设模式，以最大限度地发挥档案专题数据库建设效能。
4.强化技术支撑保障
为满足档案专题数据库建设基本技术保障需求，适应数字时代档案工作的发展，《规范》从软硬件配备、系统功能设置和新技术应用3个方面分别提出要求。建议除主体系统以外，配备数据汇集处理（如数据转换、检测、音视频采编等）、存储及备份、安全保密、查阅利用等软硬件设施设备。为避免重复投资，档案专题数据库建设可基于本单位已有电子档案管理系统来实施。档案专题数据库管理系统的数据汇集、整理、保存、利用功能要求与《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784）一致。系统还应支持多来源数据整合、多平台发布利用，具备数据筛选、数据清洗功能。可应用大数据、人工智能等新一代信息技术提高数据汇集、整理与著录、质量管理、查阅利用的效率和精准度，增强数据展示的直观性和体验感。
5.规范关键业务操作
《规范》覆盖档案专题数据库建设典型工作流程中的各项关键业务，分别细化了业务要求和操作标准，包括选题和工作方案制定、数据汇集、整理著录、质量管理和验收、利用和宣传推广、管理与维护6项。选题应符合需求导向原则，从必要性、可行性和效益等方面进行分析评估和论证后确定选题。根据选题确定建设方式和实施模式，编制工作方案作为建设工作组织管理、监督指导和实施的依据。开展数据汇集应先制定数据汇集业务规范，确保汇集的数据来源可靠、内容准确、信息完整、可读可用、过程规范。为便于档案专题数据库的管理和共享利用，可以按档案门类、内容、时间、来源、密级等对数据进行有序组织，数据编号以件为单位进行，编号格式可自定义，以专项汇集方式建设的档案专题数据库，其档案独立设置全宗或按专门类别管理的，可将档号作为数据编号。《规范》明确应根据需要扩展设置著录项目、制定著录规范，并在资料性附录中给出了主题、地名、人名、其他专门信息、来源信息、利用限制信息等扩展著录示例。为保证数据质量，应按照数据汇集业务规范的要求，对数据进行100%质检，根据需要进行数据清洗。档案专题数据库建设完成后，应依据建设工作方案、有关合同或协议、相关标准规范等，组织开展验收。《规范》对档案专题数据库的利用、共享和公开发布分别提出工作要求，规定应对档案专题数据库进行动态优化、扩展和更新，将其纳入馆（室）藏档案资源安全体系，开展日常管理维护和备份。
创新点
1.项目化推进档案专题数据库建设工作
大力开展档案专题数据库建设，将推动档案业务工作从按业务环节分工的相对松散的组织实施方式，拓展为以项目为单元的紧凑型组织实施方式，这不仅能够促进档案资源的开发利用，还能够将档案管理的目标任务、责任、对象，以及资金、人员和技术有效整合，形成合力，是集档案管控、收集、整理、开发利用为一体的高效率档案管理方法，是提高专项工作、重大活动、突发事件应对活动档案管理水平的重要途径和工作平台。
2.流程化管理档案专题数据库建设工作
不同的档案专题数据库涉及的工作内容有差别，其建设方式和工作流程有差异，同一档案专题数据库亦可能同时采用多种建设方式。对此，《规范》没有统一规范一种或几种工作流程，而是提出流程化管理的原则性要求，细化规范了典型工作流程中的各业务环节，在实际工作中针对特定档案专题数据库建设工作，梳理所涉及业务及其逻辑关系，差异化设计工作流程，确保建设质效和安全。
3.强化数据质量管理手段的应用
档案专题数据库建设质量直接关系到档案资源的深度开发与价值转化。《规范》明确，将数据清洗等数据质量管理手段应用于档案专题数据库建设，在数据汇集、筛选、整理、著录等环节根据需要进行数据清洗，识别并修正档案数据中不准确、不完整或不一致的信息，提升数据精准度，实现数据标准化。对保障档案专题数据库的权威性、安全合规性、促进跨域数据融合和赋能智慧应用具有关键作用。