工程项目文件收集包含两方面的含义：一是各项目文件产生或接收部门要按相关规定主动将项目文件进行收集并移交给建设单位的档案部门；二是建设单位的档案部门要对整个工程项目文件的收集进行管控，对滞交、漏交的工程项目文件要及时进行催交。
工程项目文件收集（归档）制度的内容一般包括：项目文件收集归档范围、归档责任、收集时间、份数、质量要求等。
其中，收集的质量要求包含以下要求：
1、 完整、准确
需收集归档的文件材料，应经过系统的整理、编目，并由项目负责人审核后及时归档；档案部门接收时，要根据目录核查文件材料的完整性和准确程度。
2、 原件
本单位产生的归档文件一般应是原件，特殊情况下，如果无原件，可归档复印件。对接收的外单位的文件，在无法提供原件的情况下，视最初接收的文件为原件。
3、 清晰、整洁
清晰、清楚的识别标准，可以从其是否具备可复制性且复制出的复印件是否清晰、可读来评判。
4、 签章完备
签字盖章手续完备，即要求每份文件具备应有的生效手续。没有签字或签字不完备的要求相关责任人补签。
5、 书写材料要求
文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，也不应使用涂改液修改。
6、 装订要求
文件材料左边应留出足够的装订空间，不同幅面的材料应遵循国标GB/T10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》的规定，统一折为A4尺寸，图纸以手风琴风箱式进行折叠，标题栏露在右下角。
7、 其他要求
照片、录音、录像参照相关标准执行，并需附文字说明，包括：人物、时间、地点、事由及作者等要素；电子文件不可加密、无病毒，格式为当前通用格式。