载体又成为介质，是指可将信息记录于其上或其中的物质。常见的工程项目文件有纸质载体和非纸质载体。
1、纸质载体是最常见的载体，它以纸张作为信息传递的物理介质，在纸面上显示相关信息。
2、非纸质载体又成为特殊载体，其各自的特征如下：
2.1 底图即是文件，又是复制蓝图的工具，其主要材料是聚酯薄膜，需要平放、卷放或置于专用底图柜中悬挂。
2.2射线底片是对焊缝或铸件材料进行探伤检查的记录，用于鉴别焊缝或铸件材料的缺陷状况。
2.3照片按照成像原理不同，可分为感光成像照片与数码照片。数码照片便于机器检索而其传输迅速；感光照片又称为底片。照片的整理、保管参照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。
2.4缩微胶片也是一种感光材料。
2.5光盘是一种存储电子文件的存储材料，其特点是记录密度高、存储容量大、数据传输速率高、空间占用小、易于复制，是目前较为普遍的电子文件存储和传递的介质。
2.6磁盘磁带属于磁性载体，用于记录电子文件、音像文件等。
光盘相关的国家及行业标准有：《DA/T 75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范》；《DA/T38-2021档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》；《DAT/74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》；《DA/T 52-2014 档案数字化光盘标识规范》。
2.7岩土芯样是对建筑物勘探点进行钻探工作时取出的岩土芯体，供测试并了解地下地质结构使用。