安徽浩悦再生资源利用有限责任公司小庙有机资源处理中心是“国内一流、省内标杆”的综合性智慧厨余垃圾处理项目，资源化利用率较传统单一类型厌氧项目提升30%以上。我公司将对该项目建设档案及前期运营档案提供档案咨询、档案整理、档案扫描、档案系统建设及档案培训等相关服务。

标准化，是指在技术、经济、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制定、实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益的过程。可见，简单地将“标准”和“标准化”两个概念混为一谈是不正确的。它们所强调的重点是不同的，标准注重标准文件本身，而标准化则注重标准的制定、实施的实践过程。标准是标准化的内容之一，但只有标准，没有社会行为主体对标准的实施，有关标准也只能是一纸空文。当然，标准的质量是决定标准化工作能否取得最佳社会效果的基本前提条件。

标准化的涵义主要包括：第一，标准化工作的范围广泛，它涉及技术、科学、管理等各个社会工作领域。第二，标准化是一种特定的社会活动。该项活动以制定标准、组织标准实施、根据标准实施的反馈性信息对标准的实际应用情况和应用效果等进行监督为主要内容。第三，制定标准往往具有十分现实的目的性。而制定和实施标准(即标准化)则是为了发展社会经济文化，促进技术进步，改进服务和产品的质量，提高社会效益，并保障国家和民族的利益。

档案工作标准化的涵义，主要包括下述几点： ，

第一，档案工作标准化是一个工作活动过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。

第二，档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，节约经费、提高效率、获得效益。

第三，档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。

第四，档案工作标准化是一种需要不断补充、完善所制定标准的工作活动过程。

档案工作标准化有微观和宏观两层涵义。就其微观涵义而言，档案工作标准化就是通过制定标准和实施标准，对档案和档案管理实行统一、简化、协调和优选等有序化管理控制，以便获得最佳档案管理效益的活动。就其宏观涵义而言，档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制定、实施等项工作内容，还包括标准制定前的调查研究工作，标准的补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作，还包括标准化体系的设计，标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。

档案工作标准化，作为一个动态的相对的概念，其中的“化”字有两层意思。一是指提高档案工作标准的制定水平和贯彻的深度。档案工作的各项标准的制定，应当根据档案事业发展的需要来进行，并且应逐步扩大到一切可以实现标准化的档案工作环节；应通过各种有效的管理措施和手段，有计划、有步骤地把所制定的标准贯彻到实际管理工作中去，并根据贯彻的经验和科学技术的发展情况，对原有的标准进行修订、补充，再到档案工作实践中去贯彻实施，以后还必须不断地修改、完善提高，甚至废除旧标准，另立新标准。二是指不断扩大档案工作标准的制定与实施范围。如果只有少量的档案工作标准，档案工作标准化的目标就很难实现。为此，必须逐步建立起一个档案工作标准体系，才能确保档案工作标准化工作的正常进行。在档案工作标准化活动中，每一项标准的制定和实施都不是孤立进行的，标准和标准之间实际上相当于一个纵横交错的网络，构成一个较为复杂的标准文件系统。档案工作标准化，就是这个系统的建立和发展的过程。档案工作的标准化活动，是一个循环往复、不断充实新鲜内容、不断扩大自身影响范围的社会性工作。通过实施档案工作标准化，可以有效地改善档案工作的系统环境，提高档案工作同社会环境的交互质量。

档案工作的效益

档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系。既然档案工作效益是一种投入与收益的比较关系，那么，它也必须服从效益的一般原则。社会对档案工作的投入一定，档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度越大，则效益越高；档案工作对社会档案信息需求的有效满足程度一定，社会对档案部门的投入越少，则效益越高。明确这种关系，有利于促进档案工作的发展。在档案工作的全面发展中，要增加对档案工作的投入，必须以档案部门能够为社会提供优质服务，尽可能有效满足各种合理需求，为社会多做贡献为前提。

要正确认识和重视档案工作，发展档案事业，就必须在树立全面科学的档案工作效益观基础上，从档案工作的各个方面推进档案工作效益的全面实现。

档案工作的效益有其区别于其他工作的基本特点，这主要表现在：

（一）档案工作效益的社会性

档案工作是一项提供档案为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性，这是档案工作效益最为突出的一个特点。档案工作效益的社会性在现实生活中表现为：档案工作投入是以服务社会作为目的，档案工作投入在资金来源上具有广泛的社会性，投入档案工作的收益并不体现在档案部门本身，而是体现于社会的各方面，体现于广大的利用者当中；从实现档案工作效益的途径来看，必须有赖于社会各界对馆（室）藏档案进行有效的利用。

（二）档案工作效益的隐蔽性

在档案工作效益问题上，社会对档案部门的投入及收益大体上是可以进行定量比较的，但投入和收益在清晰度上又有所不同：社会对档案部门的投入比较清楚，而档案部门对社会的贡献，即它在提供档案为社会服务过程中给社会带来的收益却是比较模糊。这种投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾，形成了档案工作效益的隐蔽性特点。这种隐蔽性特点主要表现为：档案工作不直接创造价值；从档案效用的发挥过程看，它要依赖于社会的利用，具有被动性和依赖性；从投入档案工作的收益对象来看，它主要不是体现于档案部门本身，而是包含于利用档案的各部门或档案利用者当中，档案工作收益是一种间接性的收益；从投入档案工作的收益地点看，由于档案价值扩展律的作用，档案工作收益地点具有广泛性和分散性等。

（三）档案工作效益的滞后性

这主要是针对投入档案工作的效益周期而言的，即投入档案工作的效益在时间上具有延迟性。由于档案从收集到开放利用，需要一个时间过程（即开放滞后），档案从始行开放到被利用并取得实际效果，也需要有一个时间过程（即效应滞后）。这就使社会对档案工作的效益往往多有忽略，这在一定程度上影响了社会对档案工作的评价，也在某种程度上对档案工作造成了一定的消极影响。

针对档案工作效益的上述特点，在档案工作中，我们应着眼于社会发展的趋势和要求，从协调发展的角度多方位多层次去寻求全面提高档案工作效益的有效途径，并在档案工作中重视协调社会的公共关系，加强档案工作效益的宣传，从而为档案工作的健康、持续发展创造一个良好的社会环境。

一、档案工作的特点

档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作。在一定条件下，档案管理水平的有限性与社会多样的、变化的档案信息需求之间始终是一对矛盾。

正是上述档案工作的基本矛盾决定了档案工作的本质，规定了档案工作与其他工作的区别。同时，这也决定了档案工作必须不断提高管理水平，以适应社会日益发展的档案信息利用需求。档案工作就其基本特点来说，是一项服务性、文化性、管理性、政治性与科学性的工作。

(一)档案工作的服务性

档案工作对生产力发展和社会全面进步有着不可低估的作用。但是，档案工作一不直接生产物质财富，二不直接从事国家管理、科学技术研究、文艺创作等活动，而是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务性工作。

服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素。具体而言，机关档案工作要为提高机关行政效率服务，企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务，国家档案工作则应在为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础性服务的同时，为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务。不同层次、类型的档案工作如果不能实现上述服务目标，就会失去存在的条件和发展的基础。例如，在我国企业管理工作中，由于档案工作服务水平不高等造成的影响企业档案工作生存与发展的事例并不鲜见。相反，如果档案工作能够对企业管理水平的提高、企业管理效益的创造和企业竞争力的形成发挥独特的服务作用，那么，管理者的档案意识就会得到强化，档案工作所需的人财物投入就会得到保证，企业档案工作就有了生存发展的内在动力。

档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。档案工作者既要树立全心全意为社会服务的思想，又要坚持按照党和国家的法律、法规和政策办事，确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全。

档案工作的服务性是档案工作的客观属性之一。档案工作作为社会信息服务部门之一，是社会分工的需要和人类文明发达的结果。在信息社会化和社会信息P101化不断发展的历史进程中，档案工作已经并将日益显示出其独特的作用。档案工作者应充分认识档案工作的这一属性，努力创造档案信息服务的新形式，开拓档案信息服务的新领域，实现档案管理的知识服务，从而为加快我国社会信息化进程做出贡献。

(二)档案工作的文化性

档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。1982年国家档案局制定的《档案馆工作通则》明确规定：档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。1987年颁布的《档案法》规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自范围内的档案。它们具体指明了档案馆是科学文化事业的组成部分。具体而言，档案馆工作的文化性表现在：

1．档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用

档案信息资源是重要的生产要素、无形资产和社会财富，档案馆作为社会文化的集聚地，汇集了具有重要文化内容的档案，从一定意义上看，档案馆具有文化传承的作用。没有档案，历史将失去证据而变成传说，文明可能中断，历史的发展和社会的进步也将受到影响。正如挪威档案学家米克伦在第十二届国际档案大会的报告《从职业到专业：档案工作者的职业特性》中所指出的：档案的重要性在于它不仅仅是一种信息，而是人类进行各种活动的记录，反映人类所获得的知识和经验，是反映人类文化和文明的基础。没有档案的世界，是一个没有记忆、没有文化、没有法律权利、没有历史的世界。为此，联合国教科文组织曾在1992年发起了“世界记忆工程”，其目的就是保护世界文化遗产，提高人们对文化遗产的认识。中国世界记忆工程国家委员会也于1996年成立，目前中国已有四种档案被列人世界记忆工程，它们是：纳西东巴古籍文献、传统音乐录音档案、清朝内阁秘本档案和清朝大金榜。2000年我国又正式启动了“中国档案文献遗产工程”，目前已有84件(组)档案被纳入《中国档案文献遗产名录》。由此可见，档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。档案馆在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。

2．档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用

档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务。档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要标志。因此，档案馆应根据社会文化建设与发展的需要，通过各P102种方式和手段提供服务。

3．档案馆具有社会文化教育的作用

教育是人类所创造的文化得以延续和发展的重要途径。档案馆所保存的档案是社会文化历程的结晶，是一种凝固的历史，它既是反映和维护民族历史真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。因此，档案馆是社会文化教育的一个特殊阵地。

4．档案馆具有发展科学文化的作用

档案馆作为科学文化事业的重要组成部分和档案工作的主体，理应为推动社会文化的进步做出贡献，为此，档案馆有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸。、

(三)档案工作的管理性

由于档案工作的具体对象——档案本身具有原始记录性的本质属性，这就决定了档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性作为基本任务。无论是对纸质文件还是对电子文件而言，“原始性”特征的维护与确认这一核心工作内容，决定了档案工作的性质与特点，从而使档案工作区别于其他各类管理工作。

具体而言，档案工作的管理性主要表现在三个层次：

1．档案工作是一项管理档案的专门业务

从一定意义上看，档案工作实质上就是档案管理工作。档案工作的管理对象是档案，管理的目的是开发档案信息资源，为社会服务。

2。档案工作是信息资源管理的重要内容

信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、控制、协调的一种人类管理活动。信息资源管理一般被认为是一个集成领域，是由多种人类信息活动整合而成的特殊形式的管理活动。档案工作管理对象的独特个性及其基本管理理论与管理方法上的自成体系，决定了它在信息资源管理工作中具有其他信息资源管理活动无法替代的功能与作用。同时，由于档案也是信息资源大家族中的一员，它也具有一般信息所具备的属性，因此，档案信息管理在保持自身个性的基础上，．也可不断引进吸收其他信息管理活动的有益理论与经验，从而进一步丰富和发展我国的档案管理理论，提高档案工作实践水平。

3．档案工作是社会管理活动的组成部分

从特定的部门、一定机关单位的档案工作来看，档案工作是某种管理工作的组成部分。在我国，档案就其保存和流传归宿的程序分为档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案，是本机关活动的历史记录，同时也为机关日常管理活动P103的正常进行提供依据和参考，因此，机关档案工作是机关管理工作中不可缺少的组成部分。在不同的机关，不同内容档案的管理又分属于不同管理王作的范畴。如会计档案工作和干部档案工作分别为财务管理和干部管理工作的组成部分，科技档案工作则是生产管理、技术管理和科研管理等的重要组成部分。从国家宏观管理的角度来看，国家管理机器的正常运转、民族文明的传承和经济与社会的进步都与档案工作紧密相连，国家档案管理是国家事务管理大系统的不可缺少的组成部分。综上所述，从系统论的观点看，档案工作这一相对独立的管理系统处于不同规模和层次的更大管理系统之中。

(四)档案工作的政治性

档案工作是一种社会现象。在阶级社会中，档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。

首先，档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作历来都是为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度和一定的路线、方针、政策服务。现在，为建设有中国特色的社会主义服务，把工作重点切实转移到以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务上来，是我国档案工作的重要任务。

其次，档案工作的开放度大小也是档案工作政治性的表现之一。在不同国家、地区和不同历史时期，档案工作开放性程度的大小有着极大的差异。档案工作的开放度大小集中表现在档案机构的开放性、档案信息内容的开放性和档案人员观念的开放性等众多方面。档案机构为社会公众服务的水平、社会公众在参与民主政治建设过程中能否顺利利用到所需档案信息等，都在一定程度上会影响到我国政治文明建设的进程与水平。因此，档案工作者应从服务于我国政治文明建设的高度，推进我国档案工作的进一步扩大开放。

档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性是由档案本身的特点以及国家、民族利益所决定的。档案中有相当一部分涉及党和国家的政治、军事、经济和商业秘密(包括经营管理秘密和技术信息秘密)，因此，档案工作者必须在区分关键性的档案信息秘密、重要性的档案信息秘密和一般性的档案信息秘密的基础上，针对档案信息的不同秘密级别，区别对待地综合运用法规性、政策性和技术性等多种保护策略，以维护档案信息的秘密安全。

在强调档案工作机要性的同时，必须正确处理档案的保密性和利用两者之间的关系。档案的机密性是随着时间的推移而发生变化的，不能把档案机密性看做静止现象。档案的保密，只不过是在特定的时期内对其使用范围的限制，事实上没有永久保密的档案。根据有关法律与政策的规定，对保密期满的档案进行审查后应及时解除“封闭”，向社会开放。

(五)档案工作的科学性

档案工作是一项科学性的工作，这具体表现在：

1．档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作

现代科学研究，无论是自然科学还是社会科学研究，都需要利用档案资料。由于档案往往是伴随着社会活动的进程而直接形成的，因此，它所包含的信息内容也就具有更高的可信度，现代科学管理活动必须以档案信息作为分析管理现状和预测管理发展的重要依据。

2．档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容

由于档案特有的属性，档案形成与管理有其自身的特点，因此，在档案工作中就需要研究和分析档案管理的规律，形成指导档案工作的特色理论。在档案工作中，已经形成的文件生命周期理论、档案鉴定理论、档案分类理论、来源原则和后保管理论等都有极其丰富的内容，这也使档案工作与其他各类信息管理工作相互区别。由此可见，要实现档案管理的科学化，档案工作者有必要深入研究档案管理的基本理论，总结档案工作的基本经验，并掌握档案管理的技能，特别是档案管理现代化的知识和技能。

3．档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果

现代管理科学对档案工作产生的影响主要表现在：一是管理组织、管理方法的新变化可能会引发档案学基础理论的新发展。档案管理理论中“新来源观”的出现就与虚拟公司(企业)的出现和管理组织的扁平化有一定的关联。二是档案工作组织管理的科学化也要求运用现代管理科学的理论和方法。目前我国的档案事业具有规模大、层次多、结构复杂、联系面广等特点。一方面，它作为国家信息系统的一个组成部分，·需要与其他信息部门协调与配合；另一方面，它又以数以千计的档案馆和数以万计的档案室为其组成部分，需要各个部分的相互协调与配合，以共同完成保管全国档案和向社会提供档案信息资源的重任。一个具体的档案馆也是一样，不仅与社会各方面有着密切联系，而且其内部也存在各环节、各部门之间的协作问题。在档案工作的组织管理中，对档案工作的统筹安排、统一指挥以及对各部分关系的有效协调，都必须以管理科学的基础理论与方法作为指导。随着基层单位办公自动化程度的加快，在档案工作中对以计算机为核心的信息技术的运用已经越来越普及。信息技术的运用不仅带来了人类记忆方式的变化，诞生了大量非纸质文件，而且，档案工作对信息技术的依赖也在加强，信息技术的新成果、新方法将大量运用到档案工作的很多具体领域。电子文件管理系统、档案信息资源的数字化、档案信息网络与数字化档案馆的建设都是信息技术在档案工作中的具体应用，信息技术已经而且会越来越成为档案工作的重要工具和支撑条件。

二、档案工作的地位

档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。1985年2月8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知中指出：，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”这是对档案工作地位的一种科学阐述。

档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证。从这一意义上看，档案工作是传承社会记忆、再现历史面貌的重要文化事业。一个国家、一个地区收藏档案的数量与质量，反映着一个国家、一个地区文化发展的水平和文明程度的高低。中国是一个历史悠久、具有灿烂文化的国家，在历史上我国已积累了为数众多的档案。但由于多种因素的影响，我国各级档案机构巳收藏的档案尚不足以全面反映我国的历史与现实状况，已收藏的档案还面临着实现科学管理和服务全社会的艰巨任务。．因此，档案工作者必须认清档案工作所承担的艰巨任务，必须具备高度的社会责任感和时代迫切感，把为党和国家积累文化财富、提供档案，为科学研究和国家建设事业服务放在突出位置。

档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件。因此，在国家建设事业中，特别是在科学预测与科学管理中，档案工作有时会起到决定性作用。管理本身就是一个有序化的过程，在这个过程中，管理者不断向管理客体传递信息，监督客体的运行状态，及时收集反馈信息，并不断做出调整，以保证目标的实现。管理最重要的职能之一就是决策，决策就是选择，而选择意味着消除不确定性，。意味着需要大量准确和及时的信息。档案是对已经展开的社会活动过程的真实记录，档案管理的一切活动的进行也以维护档案的原始性作为基本出发点。这就决定了已进行的管理活动面貌不仅在档案中得到全面、真实的再现，而且，这些真实、可靠的档案信息又可以为新的管理决策提供依据：因此，可以认为，不仅档案工作本身是·项科学管理性工作，同时，它又为其他建设事业、特别是科学管理的实现创造条件，它是实现科学管理的一项基础性工程，是提升管理水平的重要保证。．

档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，它是推动经济发展不可缺少的资源条件。因此，档案工作是提高社会生产水平和促进经济发展的基础性工作。社会生产力的要素包括生产工具、劳动者和劳动对象三个方面。档案和档案工作对上述三个生产力要素都能产生不同程度的积极影响，如人们可以通过对科技档案内容的全面了解，缩短劳动主体对劳动工具、技术装备、生产流程等状况、性能、工艺技术要求和标准的认识过程，从而在一定程度上提高社会生产力水平，推动经济进步。

总之，在我国，就目前而论，档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务；就长远而论，档案工作应为延续和发展我国文明史做出贡献。档案工作者在认识上述档案工作的当前意义与长远意义时，应当两者兼顾，不可偏废

档案的价值是客观存在的，档案价值的实现也有一定的规律可循。研究和掌握实现档案价值的规律性，是为了在尊重这些规律的基础上，更合理更有效地发挥档案作用。根据多年来档案界的探讨，实现档案价值的规律可简要概括为以下几个方面：

一、档案价值的扩展律

由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。档案价值的扩展主要表现为两种形式：

（一）由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展

这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。

造成档案价值主体扩展的主要原因有：

第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。根据档案形成规律，档案形成以后在一段时期内，作为机关工作和生产活动的必要条件，它发挥作用的对象主要是本机关（含各类企事业单位）。本机关了解既往情况，进行决策，处理现实工作以及进行未来预测，都离不开自身形成的档案信息。而在这段时期内，社会上其他机关单位对利用这些档案的需要并不突出，一般也难于实现，因此档案的利用者主要限于档案形成机关内。档案在这一时期的作用主要表现为对行政工作、业务活动的信息支持，价值主体受到比较严格的限制，利用者及其需求局限在一定的范围内，比较单一、明确。

经过一段时间，档案的现行作用逐渐淡化以至完结，即使有些还为本机关所需要，而作为社会的财富，作为社会信息系统的组成部分，其长远价值和全面作用会冲破其形成机关的范围，而使社会各个方面利用需求突出出来。利用者的范围从档案形成机关扩展到全社会，档案价值主体突破了初期的各种限制，形成了丰富的多样化的价值形态。

第二，档案机密程度的递减。档案是社会生活的真实记录，在阶级社会中，不同国家、政党、集团、机关、企事业单位以及个人还存在着各自的政治和经济利益，因此，必然有一部分活动记录不能公开，这就使一部分文件，以至转化为档案后都具有一定的机密性，分为绝密、机密、秘密等不同密级。所谓保密，就是限制利用，档案的保密程度，实质上是档案准许利用的范围和利用程度的问题。世界上从来没有任何时候对任何人都保密的档案，只不过是某些时间限制某些人使用而已。处在保密期的文件和档案，被允许利用的人少，可能与这些文件或档案发生的关系就比较少，档案价值的实现被限制在可以接触这些档案的利用者范围内。

档案的机密性不是一成不变的，随着时间的推移和条件的变化也在发生变化：有些档案在若干年以后仍有机密性，例如有些历史档案虽年深日久，但其中涉及国家政治、军事机密和科学机密，仍须保密；有些档案，经过一定的时间便降低了机密程度；有的则失去了机密性。例如，解放战争中“三大战役”的有关文件，在形成初期无疑是十分机密的，而到建国后由于形势的变化，有些文件公开发表更有益于学习和研究，所以其中有些就公之于众而不再保密了。一般说来，档案机密性逐渐弱化、递减是一种总的趋势，档案机密性的强弱与保存时间的久暂成反比。随着时间的推移，过去利益攸关的重大问题逐渐成为历史陈迹，保守机密的必要性逐渐丧失了。档案机密程度的逐渐减退，表明放宽限制，档案利用者范围得以扩大，必将导致档案价值更广泛的实现。

（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展

档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。

一般说来，档案形成之初主要发挥行政或业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面。这是因为档案的前身—文件是以处理现行事务为目的的，文件转化为档案之初，档案与现行事务还有着多方面的关系，其中有些政策、法令性文件还具有现行效用，现行机关在日常工作中经常需要查考这些档案，因此，这时档案的行政作用是主要的。随着时间的推移，保存时间较长的档案与现行事务的联系越来越少，行政查考的必要性逐步减少，对档案利用的限制逐步减少，利用者可以从科学文化、历史研究的不同角度利用档案，从而使档案的多方面作用凸现出来。

档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动，如行政档案用于行政工作查考，基建档案用于房屋维修等。同时可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想。如行政管理活动中形成的档案，可为人口学研究提供微观数据；技术图纸可作为边界谈判等政治斗争的证据；账本、房地契可作为经济史研究的素材等等，从而增加了档案价值实现的领域、形式与可能性。

了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用。具体表现为：第一，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位，内部档案机构一方面要服务于本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案第二价值的实现创造条件。公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展。第二，确定合理的档案的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。第三，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性。第四，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密，扩大利用范围。第五，树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。

二、档案价值的时效律

时效，指的是某一事物在一定时间内发挥作用的特性。档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。

档案价值的时效性主要表现在两个方面：

（一）档案与利用者需求之间关系的时效性

并不是所有文件的生命期都一样长，姑且不论其自然寿命，仅就其有用性而言，有些在文书处理过程完结后就被淘汰，有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。在一定意义上说，档案的价值鉴定就是认识和确定档案价值的时效期，档案保管期限就是档案时效期的具体体现。搞清档案的时效期，划分档案的保管期限是一项十分复杂、十分重要的工作。

不同种类档案的时效性有不同的特点。文书档案的时效期通常取决于人们对其记录内容的认知和需求程度，有一定不确定性、弹性或跨度。其中一些类型档案的时效性比较明确，如一般事务性通知在通知事项被执行之后其作用基本消失，合同、协议类文件的时效性与其有效期直接相关等。科技档案的时效期因其门类有所不同，天文、水文、勘测、气象等类档案积累越多越容易找出其中的规律，因而时效期长，而相当一部分工程技术档案的时效期与其记录和反映的实体寿命是直接相关的。比如，基建档案所反映的对象是某一建筑物、构筑物，设备档案所反映的是某一设备，实体对象一旦报废或不复存在，这些档案的凭证作用就大大降低甚消失了。由于技术的飞速进步，导致此类档案所承载的静态知识老化周期变短其参考作用也会变小，甚至微不足道。一种新产品、新技术、新工艺的档案材料，如果能够及时地有偿地转让给他人参考，人们就可吸取其科技成果，省时省力地制造出新的科技成果。如果封闭几十年，就可能一钱不值了。

从价值主体方面看，利用者的某些需求也具有时效性，如果未能使档案适时地满足利用者的需求，有些档案价值就会失效，或变得毫无意义。例如，当人们需要利用某些档案信息进行决策、判断而未能获得，一旦作出错误决断，有些后果是难以挽救的，这些可资为凭的档案就错过了实现凭证价值的时机。又如，假设当年浙江省建筑设计院在耗时耗资重新钻探钱塘江桥附近地下水文情况后才得到茅以升同志保存下来的有关档案，这些大桥档案的经济价值就大大降低了。据载，上海港复兴装卸公司档案部门曾在查阅会计档案中发现公司每年外出机械修理费高达50-80万元。论证表明，用这笔钱完全可以自己承办这些机修业务。结果公司采纳了这一建议，年节支几十万元。又如该港开平装卸公司档案部门在汇编档案工作中发现找不到公司近几年码头被撞索赔事件的赔款凭证，公司行政部门得知此事后立即组织调查，前后追回3万余元赔款。这两个实例所反映的情况如果等到几十年后档案开放时才发现，就毫无意义了。

（二）档案价值形态的时效性

从档案价值的扩展律可知，档案对于利用者有多方面的作用，因而具有各种不同的价值形态。而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。例如，档案形成之初以行政、业务作用为主，以后转向科学、文化等其他作用。如一些具有行政和法律效力的文件，在其有效期过后失去了行政、法律约束力，但可能依然具有参考、研究价值。不同作用的此消彼长说明档案在不同的时间内可与不同的利用者需求形成不同的价值，社会政治、经济、文化状况对于不同形态档案价值的实现也具有直接的影响。档案工作者在了解这种变化趋势的同时，也应把握变化的时间和阶段性，以防错失某些价值实现的最佳时机。比如文书档案中一些反映行政和业务管理活动的原始记录，如果及时加以整理研究，也许可以从中总结出不少经验教训，作为现实工作的借鉴。而等到几十年后再去研究它，档案的资治作用已基本消失，剩下的主要是史料作用了。

了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确地判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极地提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚而丧失部分或全部价值。

三、档案价值的条件律

档案价值关系不是天然存在的，而是通过主体和客体之间的相互联系、相互作用而形成的，这种联系和作用就是档案利用活动。档案利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。没有利用活动，利用者与档案之间便无法结成价值关系，档案价值的实现便无从谈起。

档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件。当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的。在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件涉及的因素很多，可主要概括为以下三个方面：

（一）社会环境

社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。

在奴隶社会，封建社会，对档案的封锁是十分严格的，除少数统治者外，其他人无权接触档案，甚至“九卿翰林部员，有终身不得窥见一字者”。随着社会民主化程度的提高，赋予更多的人以更多的利用档案的机会，档案价值的实现范围便扩大了。

一个国家的信息法规、政策，档案工作的法规、方针、政策、制度对档案价值的实现也具有重要的甚至决定性的影响作用。如果档案工作指导思想有偏差，重管轻用，或利用政策不明确，封闭期长等，没有制定或实施降密、解密制度，都会对利用活动产生不合理的限制，影响档案价值的实现。例如，在我国没有制定档案开放政策时，档案利用的限制较大，1980年我国提出了开放历史档案的方针，1987年通过的《中华人民共和国档案法》中又明确提出了开放档案的条款，随之而来的是全国前所未有的档案利用热潮。现代以来，世界各国普遍出现了一种缩短封闭期限、提前开放档案的趋势。50年代以前一般在50-60年左右，以后逐渐缩短到30-50年。1966年美国《信息自由法令》公布后，各国在其影响下，进一步加快了档案开放进程。目前，欧美各国的档案封闭期已降至15-30年之间，我国也从无限期封闭缩短为档案法中规定的30年，与此同时还简化了利用手续，从而扩大了利用范围，有效地促进了档案的潜在价值向现实价值的转化。因此，应该制定积极的档案利用和开放政策，引导和鼓励档案利用，通过各种方式开发档案信息资源，使档案最大限度地发挥作用。如果让档案长年沉睡于库房，档案价值随之沉寂其中，这种宝贵的信息资源就会浪费殆尽。

国家的政治形势、经济形势对于档案利用环境是否宽松，利用需求是否旺盛，提供利用服务的手段是否先进便捷等也会产生直接或间接的影响。

（二）社会档案意识

人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一，既取决于社会文明程度，反过来又对其产生正面或负面的影响。社会档案意识对于档案价值实现的影响主要表现在三个方面：档案利用需求，档案利用政策和档案服务观念。在社会档案意识比较强的地方和单位，档案需求较大，档案利用政策明确，档案部门服务意识强，档案价值作用发挥得就比较好；反之，在不了解和不重视档案的地方和单位，人们既不注意保管档案，也不注意利用档案，档案的完整齐全尚难保证，开发利用更是开展不利，档案价值是难以形成和实现的。提高社会档案意识，从根本上讲有赖于社会文明程度的提高。开展广泛深入的档案宣传、做好服务工作使人们从档案中受益，也是卓有成效的。

（三）档案管理水平

档案管理水平的高低，直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性。从宏观而言，档案管理是指对国家或地区档案工作的统筹规划、组织协调、监督、检查和指导，包括档案管理体制的确立、调整和完善，档案机构网络和信息网络的布局设计和组织建设，档案法规、政策的制定和实施等。从微观而言，档案管理主要是指制定和实施档案业务的具体原则和方法，设计和建立档案实体和档案信息管理系统，实施对档案实体的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研，建立档案信息库和查询系统，开展网络信息服务等具体业务。这些工作做好了，利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现。反之，如果档案网络布局不合理，收集不齐全，整理不科学，鉴定有所偏差，保管不善，拒借率高，查询繁琐，手段落后，那么，许多利用者将降低或失去利用档案的欲望和需求，档案的价值只能停留于潜在状态中而无法实现。因此，提高档案科学管理水平，深入开发档案信息资源，提供优质高效的利用服务，是促进档案价值实现的重要条件。

档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。

一、档案管理工作

档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。上述档案管理业务内容的划分只是相对的。我国档案界长期以来将档案管理业务分成为“六个环节”或“八个环节”。随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。

档案管理业务的诸环节是适应社会实践的需要而产生和发展的。各机关在参与社会活动时形成了大量文件，社会活动的延续又需要经常使用这些文件。由于文件形成后的自然状况并不能完全适应社会对其实际利用的需要。为此，必须按照科学的原则和方法，对这些文件进行专门的管理，这就形成了档案管理业务的各项内容。

（一）档案的收集工作

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的文件，往往是分散的，而且在数量上也是浩繁的；而机关与社会对档案的利用，则要求一定的集中。为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。

（二）档案的整理工作

收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的，而且仍然是处于零乱状态；而日常管理和实际利用，则要求将档案材料进行系统化。为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。

（三）档案的鉴定工作

随着时间的推移和社会活动的继续，新的档案在不断形成，档案的数量在不断增长，有些档案也会因其存在环境的变化而失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足社会利用需要，就形成了档案的鉴定工作。

（四）档案的保管工作

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能会遭到突变性的破坏；而社会利用的需要，则要求长远地拥有完好的档案。为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。

（五）档案的编目与检索工作

数量庞大的档案，通常是按照它的自然形成规律进行整理存放的。档案一经整理，其体系将保持相对稳定。由于档案往往是孤本，这就决定了档案整理排放的体系具有单向线性特征；而社会对档案利用的需要则是多样的和变化的。为了解决档案馆藏体系的单向线性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。

（六）档案的编辑与研究工作

档案部门收存的档案，主要是原始材料，有的相当珍贵，一般只适宜馆内利用；而社会利用档案的需要是广泛的。为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。

（七）档案的统计工作

为了掌握了解档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。

（八）档案的利用工作

对档案进行一系列的管理活动，其最终目的是为了发挥档案的作用。档案的作用是在利用工作中得以实现的。为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。

由此可见，档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。