档案收集和归档工作重要性，机关档案管理问题，南京企业档案管理

1 档案收集和归档工作的重要性

档案资料的收集与归档工作是各个机关单位进行工作管理的重要基础，尤其对于事业单位来说，档案资料的收集与归档工作是其提高工作效率，提升工作质量的重要基础。首先，档案资料是记录办公室工作的重要文件，对档案资料进行收集与归档管理是办公室工作的一项重要内容。加强对其管理可以在一定程度上提高办公的效率。而且，档案资料也是对单位发展历程的记载，其见证了单位的发展历程、相关管理机制的革新过程，通过对这些资料的整理，使其以档案的形式呈现出来，可以为人事资料的查阅和单位的评定工作提供便利。档案是单位重要的资料，单位的决策者可以通过查阅档案资料进一步了解单位的各项工作开展情况，而结合现阶段发展情况，根据市场需求和未来发展趋势来制定单位下一步的发展规划，为单位发展过程中的决策起到借鉴作用。

2 现阶段档案收集与管理中存在的问题

2.1 归档资料收集的不全面

随着各个单位的不断发展，办公室的文书档案的收集与管理工作也在不断深入。但是在工作的开展过程中，仍然存在许多的问题。一些单位的管理人员由于缺乏对于档案收集与管理工作的重视，就会导致一些归档文件收集不齐全的现象。当然这种档案资料收集不齐全的现象也有其他的原因，因为档案资料的来源较为广泛，又由于其利用价值较高，资料一旦落入其他部门，便很难再被收集上来。另外，由于一些单位对档案管理工作的重视程度不够，直接导致相关工作者责任意识不强，工作态度不端正，自由散漫；又因为单位设置的档案资料管理人员较少，使其工作量有限，很难实现对档案资料的及时收集与归档。

2.2 档案文件的收集力度不够

档案资料的收集力度欠缺也直接导致了档案文件在收集过程中的缺失或损坏。档案文件的收集力度不够有很多表现，首先，各个部门的管理人员将档案资料随意摆放，缺少分类管理，这样在办公室文书档案的收集时就很容易遗漏部分资料。而且在资料收集时还经常遇到档案资料不完整、不连续的现象，主要是由于各部门的档案管理不严格，文件资料容易出现断页、缺少落款公章等问题，一旦出现类似问题，应令有关部门将资料缺失的内容补全再进行收集。另外，有的单位为了应付上级检查，会根据以往的工作情况编造一些数据，进行工作的总结与评估，这就降低了档案资料的可靠性。还值得提出的一点是，现在的大多数单位的档案收集依然以纸质档案为主，这样就容易造成档案的永久性丢失。而加强互联网技术和数字化技术的应用，注重电子档案的构建，对资料进行云端备份，减少了资料后期丢失的问题。

2.3 档案管理意识差

传统的单位办公室工作中，往往忽视了档案资料管理的相关工作。主要因为单位的管理者没有认识到档案资料的管理对于单位工作开展的重要影响，缺乏档案管理意识。这就直接导致办公室负责文书档案收集与管理工作的人员较少，而且这种意识的缺乏使整个单位对于档案管理的责任淡薄，单位上下往往只重视一些红头文件，而忽略了普通的?号文件[1]。事实上，上文提到的单位中存在的档案资料收集的不全面、收集力度不够的问题归根到底都是管理者的档案管理意识薄弱造成的。这在一定程度上限制了单位的发展。

2.4 档案管理人员专业素质较差

由于单位上下的档案管理意识缺乏，管理者对于办公室文书收集与管理工作的人员安排也很不合理，相关岗位安排的人员较少，而且这些人员一般是不具有专业知识的人员，而且年纪一般较大，对计算机技术也缺乏了解，不利于文书档案管理现代化工作的开展。即使单位聘用的人员是具有专业素质的人才，但是由于单位上下的管理意识淡薄，工作的开展也受到了一定的限制。一些档案工作者在处理文件资料时缺少对资料可靠性的审核，使得一些缺失的资料和虚假的资料流入，这些资料法律依据性不强，对其进行收集管理就没有太大意义。另外，一些工作人员对档案收集后的整理工作也缺乏重视，使档案的分类管理工作受到影响，最后导致分类和存放的错误，在对档案进行查阅和使用时再进行查找就比较困难。