机关单位档案电子管理的问题呈现，南京档案管理制度

机关单位档案管理实现信息化的意义

传统的机关单位档案多为纸质档案，在管理与存储过程中，容易破损，存储占用空间大，保存成本高。将机关单位档案进行信息化管理，把档案保存到政府数据平台，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少机关单位的用纸量，提升绿色政务办公的形象。信息化档案管理不再需要大量的人力进行维护，管理，备份，减少了档案工作人员整理与装订档案的时间，提高了工作效率，节约了人力成本。

机关单位档案电子化管理方便信息查找共享，节约时间，提高效率。例如，上级部门在政审环节需要来查询某个人的档案信息，询多年之前资料，按照原来的纸质档案信息管理方法，需要工作人员去档案库，细翻查找大量的档案，消耗大量时间，也增加了工作量。然而通过建立机关单位信息化档案管理平台，管理员仅仅需要录入关键词即可实现信息的查询及定位，在一定程度上节省了人力及时间，提升了服务水平，体现以人为本的理念。

机关单位档案电子管理的问题呈现

调研分析发现，虽然机关单位档案电子管理提升了服务水平及运行效率，但是在实践层面受多因素制约，仍存在诸多问题。

2.1 电子档案安全性有待提升

在机关单位电子档案的过程中，安全问题是制约其发展的关键。如果一旦在运行过程中出现泄漏，则失去了档案电子化管理的意义，还很可能造成严重的后果，影响国民经济发展及社会的稳定。随着互联网科技的发展，黑客技术也在提升自身技术水平，在机关单位电子档案的传输、收集及归档等环节，稍有不慎不法分子就会入侵，从而使得机关网络遭到病毒侵害或者非法入侵，产生信息泄露在所难免。

2.2 电子档案管理机制不完善

笔者调研分析发现，当前机关单位在电子档案管理中，制度建设体系存在漏洞。如某些机关单位在进行电子档案管理中，没有划定责任人及具体的工作任务，导致管理中扯皮现象屡见不鲜，影响了工作效率。同时，缺乏科学的分类划分模式，是制约机关单位电子档案有序运行的主要因素，时常导致运行混乱，影响了电子档案管理工作的可持续运行发展。

2.3 电子档案人员综合素质偏低

基于目前机关单位电子档案的发展现况来看，机关单位的电子档案管理人员的综合素质比较低、团队内部组织结构缺乏合理性、对新鲜事物的接受能力较差等问题，严重制约了机关单位电子档案的发展，影响了档案管理的效率及质量。所以，对机关单位电子档案方面改革，首先要加强电子档案人员综合素质以及专业知识的培训力度，提升从业人员的服务质量和综合能力，使得机关单位电子档案工作健康、可持续发展。