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重视纸质文档的保存工作是档案工作人员必须要注意和认真对待的重要问题。由于历史的原因，当前主要的档案资料都是采用纸质材料为载体进行保存，特别是一些机密性较高的文件，大多采用纸质文件存档，这样就为保存纸质文献档案提出了较高的要求。
为了能让纸张能保存较长时间，在造纸时，会采用石灰和石棉等含碱性较强的天然材料，因为在日后的保存中，空气中多含酸性，这样能够让纸张不易老化破损，得以长久保存。
国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》做了明确界定：档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。由此可见档案库房存储条件的严苛，这样才能有效保存纸质档案。
档案存放的基本物质条件包括：档案库房、库房设备、档案装具、包装材料等。
酸性环境的形成主要有两条途径：一是造纸过程中残留的酸；二是当纸张湿度过大时吸收空气中的酸性气体，使纸张PH值变小。
最好将档案库房建在环廊内，不但避免阳光照射，而且可减少空气中有害气体的侵入。
温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快。平时几乎不进行的纤维素有关反应也会发生，纸质老化速度就会加快。当温度过高时，纸质会失去水份而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制温度，不可过高也不可过低，最好控制在14-24℃之间。
空气中湿度大，纸张含水量就大，酸性物质对纸张中纤维素破坏作用就大，这就是相对湿度越高，纸张白度呈直线下降的原因。当相对湿度超过85%时，纸张物理强度损失30%以上，弹性完全失去，晒干后也不能恢复原来的状态。另外，相对湿度若低于25%以下，纸张又会因干燥失去水分而发硬变脆，弹性、耐折度减弱而易破损。因此，档案库房的湿度非常重要，一定要尽量保持稳定，最好控制在45%—60%。
灰尘是细菌、霉菌的携带者，本身也会对纸张产生磨损、腐蚀等破坏作用，因此在档案入库前就要进行除尘、杀菌。入库后要严格控制温湿度，因为高温高湿是细菌、霉菌繁殖的必要条件。
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