加强数字档案资源建设的对策
1.探索建立集中管理的数字档案管理体制。数字档案建设涉及多个部门,涉及电子文件完整的生命周期,其组织、制度和方法都面临着融合和集成的要求。对于电子文件管理,学界早已提出,最适合的、最有效的管理应是全程管理,对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行管理。我国目前的这种分段管理状态无法适应全程管理的需要。这种前端与后端割裂的管理体制,开始阻碍文件与档案工作的发展,影响数字档案的管理效率。数字档案管理必须走由后端辐射全程的道路,因此,必须创新管理体制,理顺电子文件中心与档案管理机构的关系。各级档案馆要积极建设电子文件备份中心,及时对本级各机关电子文件进行在线接收或离线接收,并相应进行脱机异地备份,确保电子文件及时归。
2. 建立统一的标准体系。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容,资源类型丰富,如文本、图形、图像、声音、视频等各类资源。因此,在数字档案资源建设工作中,要对档案收集、档案存储、档案管理、档案利用等多个环节,制定统一的标准体系。地方档案部门应在国家档案局统一的标准下,开展数字档案建设,防止因建设数据多样而影响全局资源的互通共享。地方档案部门要加快推动电子文件的信息标准化建设,确保数字档案管理系统具有较好的统一性和协调性。
3.加强数字档案信息服务工作。大数据时代,高速信息网成为信息资源存贮和传播的主要场所,高速信息网把方便的信息服务带进了家庭和办公室。数字档案管理也必须从收藏走向信息公开,向社会提供高质量的公共文化服务,这既是经济社会发展的必然需要,也是公民对各类环境、知识、文化的需要。因此,在大数据背景下,要借助信息技术实现数字档案资源的整合,建立档案网站集群,为分散的档案网站提供统一的信息入口或检索平台,为公众查询档案信息提供统一的服务。对数字档案的收集应尽可能扩大覆盖面,加强与工作、生活、学习密切相关的档案资源的收集,开展数字档案资源建设;要充分利用数字技术给档案工作带来的各种契机,增进档案部门与公众之间的交流与互动,通过编辑出版书籍、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式,把“死档案”变成“活资讯”;建设智慧管理系统,通过挖掘和分析数据,把“数据库”变成“思想库”。
4 完善相关法律法规。建立集中统一的数字档案管理体系,需要强有力的法律法规以及相配套的政策做支撑。因此,应在已有法规基础上,加快政府信息资源管理法规建设,特别是要抓紧制定完善与数字档案管理有关的法规条例,以制度和法律的形式,家档案行政主管部门的主导权牢牢掌握在档案部门手中,实现档案部门对档案信息资源的完全掌控,实现档案部门对所有数字档案资源的集中、长久保存。
5.加强新技术的广泛应用。大数据时代,云计算、云存储技术的应用和普及,为我国档案部门加强数字档案资源管理提供了新的空间。因此,对于档案工作者来说,必须加强新技术的学习和新媒体的运用,这对于数字档案的安全保管、对于充分挖掘数字档案的信息价值,都具有十分重要的作用。 |