南京档案管理中事业单位档案管理办法建议

一、创新管理思路，借鉴现代管理理念

事业单位管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。因此，事业单位档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。

二、创新制度管理，加强法规落实和制度考核

切实落实各项管理制度，是保障档案工作高质量开展的基础。一方面，所执行的制度要具有先进性，事业单位应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化，将陈旧刻板的管理制度进行改善，特别是档案管理制度，事关每一项具体工作，要求制度与实际工作要严密结合;另一方面，制度的执行必须科学、稳定，不能三天打鱼两天晒网。

在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋，但在制度层面，还缺乏对电子档案的管理优化，哪些资料可以仅保存为电子档案，哪些应该同时保存纸质材料，都要严格分类和履行。此外，如何保障电子档案的安全性和真实性，也是事业单位档案管理制度面临的重要挑战，解决这些问题并严格执行，需要加强督导和考核，确保档案工作不出现漏洞。

三、创新管理手段，数字档案实现普遍化

档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。事业单位要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实事业单位档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例，纸质档案是传统手段，但数字档案是当前的主流手段，如何平衡两者之间的关系，确保互补性和安全性，是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。

四、创新人才培育机制，加强档案管理专业培训

要实现事业单位档案管理工作的有效优化，就不能忽视对档案管理人员的培训。事业单位要加强对档案管理专业人才的培养，通过开展定期或者不定期的培训，来提高他们的档案管理技能和专业性，使其能够熟练掌握和运用传统与现代两种档案管理方式。与此同时，还要注重档案管理人员素质的提升，可以尝试员工轮岗制，即为员工提供外出培训的机会，提高工作人员档案管理知识和技能，使其明确自身职责，以此促进档案管理工作科学、顺利地开展。

五、创新档案管理信息化系统的管理体制

确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。

对档案信息要进行统一化管理，同时还要在这个统一管理的基础之下，建立一定的分散式系统，这才是促进档案管理信息化的最理想模式。要想加强档案管理的信息化水平，要成立专业的专家咨询小组，这些专家成员可以在一起讨论协商，经过讨论才能提出关于加强档案管理的长期发展目标，制定出与之相关的标准和方案，不断扩大投资规模，提高经费的预算水平，尽快解决好重大的问题，为提高档案管理决策水平建立一定的制度保障。