面对新的形势和发展要求，档案信息化建设的目标是：积极采用和充分利用先进成熟的信息技术和基础设施，满足各级档案部门信息化管理的需要；优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子文件归档和电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系；深度介入各类信息化系统，研究提出文件、资源的档案化管理要求，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用；努力促进信息化与档案管理各环节业务工作的高度融合，使信息化成为提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段。

    为达到档案信息化建设目标，当前应当做好以下几方面工作。

    电子文件归档及管理工作

    电子文件归档工作是信息时代档案部门的一项重点和难点工作，是实现电子文件向电子档案转化的关键环节。做好电子文件归档工作最重要的是在单位内部建立电子文件管理规章制度和配备电子文件归档及电子档案管理系统。在建立电子文件管理规章制度工作中，最核心的是确定电子文件归档范围、保管期限和明确与电子文件管理相关各部门的职责；在配备系统中，最核心的能够使档案系统与单位办公或业务系统实现对接，能够对前端形成系统提出数据格式、数据结构、元数据等方面的要求。

    电子文件归档时应当至少完成以下工作：在规定的时间内进行归档操作，准确划分保管期限，对电子文件的真实、完整、可用、安全方面内容进行鉴定、检测，相关责任人进行归档确认。各单位电子档案管理系统应当至少具备以下功能：接收经办公系统或业务系统产生，经过归档确认后的电子档案数据；按照职能或技术等方式进行分类；按照管理或利用等不同要求对电子档案数据进行处置；对电子档案进行检索、统计、发布；在线或离线备份电子档案数据；日志、权限、维护等系统管理功能。

    电子档案移交接收工作

    国家档案局于2012年8月印发了《电子档案移交与接收办法》（以下简称《办法》），标志着各级档案馆可以有序依规开展电子档案移交与接收工作。

    电子档案的移交与接收必须基于计算机信息系统来完成，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。比如，对电子档案移交数据构成的要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

    《办法》的制定发布，为各级档案部门开展电子档案移交与接收工作提供了政策依据和业务指南，各级档案部门应当按照《办法》的要求，开展电子档案形成状况调查，做好系统配置、设备配备、人员培训、制度建立等各项准备工作，稳步推进电子档案移交与接收工作。

    档案数字化工作

    档案数字化是建设档案数字资源的重要途径，对于带动档案整理和管理，促进档案利用，保证档案安全等具有非常重要的意义。

    做好档案数字化工作应坚持几项原则：

    （1）要坚持以需求为导向的原则。要从满足档案利用需求、保护和抢救档案原件需要出发，根据各自工作基础、人员力量、经费规模统筹安排档案数字化工作。

    （2）要坚持完整性的原则。应当有效保证档案信息的完整性，一个案卷或一个专题的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要与否删减数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。

    （3）要坚持目录优先的原则。对于馆藏量较大、基础工作比较薄弱的单位，应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。

    （4）要坚持方便利用的原则。数字化的主要目的是方便利用。对已经数字化的档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将公开范围的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案向社会提供利用。

    档案数字化一定要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理，档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。要注重数据的规范和质量。档案数据的存储格式必须符合国家标准。档案信息是需要长久保存和利用的重要资源，数字化后的档案数据同样需要长久保存和共享利用。档案数据存储必须采用国家标准规定的数据格式，国家标准未规定的，应当采用通用的、开放的数据格式，杜绝采用相关公司自有的数据格式。要加强数字化档案数据的管理。应当建立数字化档案数据的管理制度，对数据的存储、备份、运行、利用、迁移等提出明确要求。应当配备相对独立的软硬件环境对数字化档案数据进行存储、管理。重要数据进行异地异质备份。

    数字档案馆建设工作

    数字档案馆是各级各类档案馆信息化建设成果的集中体现，是信息时代对档案馆发展方向的必然要求。

    做好数字档案馆建设，网络建设是基础。在数字档案馆中，数字档案信息的传输、管理与利用主要依靠档案网络平台，应当按照一定时期内数字档案管理需要，建设好馆内局域网、链接政务网、接通英特网的三网平台。信息技术应用是主要手段。要通过数字化、数据库、网络、软件开发、信息安全、迁移、海量数据管理等先进成熟技术的综合应用，实现数字档案馆的各项建设。应用系统开发是重点内容。开发应用符合功能要求的管理系统是数字档案馆建设的重点内容，是数字档案馆建设成功与否的重要体现。“收集、管理、保存、利用”这四项业务既是传统档案工作的基本业务环节，也是数字档案馆管理系统设计开发中应把握的基本功能需求。实现科学管理与共享利用是主要目标。数字档案馆是一个科学管理系统，它使得数字档案的“收集、管理、保存、利用”各项管理功能互相连接、相互作用、密不可分，每个功能管理环节都至为重要，只有通过数字档案馆建设与系统应用，综合提高管理水平，才能提高档案工作效率，实现档案馆各项业务的网络化、自动化的科学管理；随着信息公开政策的要求和信息技术手段的不断发展，不断满足人民群众日益增长的档案信息需要也逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点，档案资源的开发利用已不单纯是档案馆内利用或是被动的档案查阅利用服务，借助信息化的手段，不断扩大档案信息的公共服务与共享利用、实现档案信息资源的社会共享，已成为在新的历史条件下创新发展的新目标、新要求。

    3.关于“档案文化观”

    3.1什么是“档案文化观”

    由于“一切文化都人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚”，档案是人类认识世界和改造世界的历史记录，是人类智慧的物态结晶，是一种宝贵的精神财富。因而，档案也是一种文化——档案文化。人们对档案文化的认识或看法也就形成了人们的档案文化观，具体一点说，档案文化观就是人们对档案作为一种文化现象的认识或看法。档案文化观属于意识形态范畴，是档案意识的一个重要组成部分。

    3.2“档案文化观”的内涵

    档案是文化的积淀。由于人类文化的不断创造和积累，文化才日趋丰富多样。文化积淀的时间越久，也就越深厚。没有文化的积淀，也就没有文化的进步。档案是人类积淀文化的一种有效手段，是人类文化的贮存器，“人类的知识，90%以上来自档案文化的历史积淀”。如果没有档案，也就失去了连续地全面地直接记录和积累文化的原载体。因此，“档案作为文化的积淀，又是衡量文明的标准，现代国家把档案保存的多少，档案馆事业的发展作为衡量这个国家文明的发展的尺度，不是没有道理的。”

    3.3档案文化和档案文化观的提出，对于我们重新认识和研究档案、档案工作和档案事业具有重要的意义。（2）

    首先，有助于我们从理性的高度把握档案、档案工作和档案事业的文化属性。从国际档案界来说，“直到20世纪，多数档案机构在文化方面只是被动地发挥作用”。“但自1945年后，档案界对自己的职能，包括行政职能和文化职能两方面，进行了认真的重新评价，这有点夸大地称之为档案界的革命。”“这样，档案机构在传播自身的档案馆藏方面成为主动的文化单位。”我国《档案法》第八条规定，“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构”，这就以法律的形式肯定了档案馆的文化属性。因此，从文化的高度重新认识档案、档案工作和档案事业的性质就显得十分重要，对此，尼日利亚国家档案馆馆长U•O•A•埃思在第十三届国际档案大会第三次全体会议的辅助报告《档案学：国家和文化传统，还是一门国际学科？》中曾有过许多精辟深刻的论述，他在论文中指出，“一个国家的档案，不仅是政府成长和职能运行的反映，而且也是国家发展的见证。保存档案，首先也是最重要的一点，就是档案对产生它们的国家的文化价值，档案是人民的文化财富，在文化领域上占据一定的位置。”“从文化角度出发，一个国家的档案是研究社会政治、经济、历史和发展的最重要的信息资源。作为文化传统的重大领域，档案仍然是国家不可缺少的喉舌。没有它，社会的进步和文明将停滞不前。”因而每个国家都需要档案馆“作为记忆的仓库，存贮、保护和传播以往的经验和知识”。“一个国家的灵魂和宗旨就埋藏在她的档案中。”

    其次，有助于我们更为系统地研究档案、档案工作和档案事业，丰富和发展档案学理论。我们在研究档案、档案工作和档案事业时，不仅要研究一定历史时期的社会的政治、经济、文化、科技等活动对档案、档案工作和档案事业的制约和影响，而且要研究一定历史时期社会意识形态对档案意识（包括档案文化观）的制约和影响，并且还要“研究人们的档案文化观，对档案工作及其对社会的政治、经济、文化的发展，是起了促进作用，还是起了促退作用，并以此作为衡量人们的档案文化观是否科学、正确的标准”。此外，从文化角度研究档案、档案工作和档案事业，自身还可以构筑起一个理论体系，如档案文化的内涵、档案文化的特征、档案文化的价值、档案在文化（如企业文化、校园文化、社区文化等）建设中的作用、档案馆的文化属性与文化教育功能、档案文化资源的保护、开发和传播等，对于这些问题进行广泛深入的研究，可以丰富和发展我们的档案学理论。

    4.关于知识管理

    4.1什么是知识管理

    人在获取知识的过程中与信息的这种相互作用和内在联系决定了“知识管理”是一种对人与信息资源的动态管理过程。我们理解“知识管理”应是以“人”为中心，以信息为基础，以知识创新为目标，将知识看作是一种可开发资源的管理思想。简单说“知识管理”就是人在组织管理中对其集体的知识与技能的捕获与运用的过程。

    4.2档案管理与知识管理两者管理对象重叠

    档案管理的对象是文件、档案，知识管理的对象是知识。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识一部分来源于组织在自身各项职能活动中直接形成(包括制作和收到)的文件、档案;另一部分来源于组织通过收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。也就是说，文件、档案属于知识的范畴，属于知识管理的重要对象。中国台湾学者杨舜仁说：“知识管理顾名思义：为知识者，才纳入管理，而一般能够纳入信息系统管理的知识，不外以电子型态或书面型态存在”，因而，“知识存在的型态与文件管理之型态相同”。可见，文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。

    4.3档案管理与知识管理的技术相同

    在数字化环境下，文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使其适应数字化环境的要求，也必须对其进行数字化处理。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等等。可见，档案管理与知识管理有着共同的技术支撑——现代信息技术。

    4.4知识管理融入档案管理后产生的作用。

    4.4.1.知识管理可以拓展档案管理的领域

    传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。

    知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。

    4.4.2.知识管理可以提升档案管理的价值

    传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。

    知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注，使得“知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解”，促进文件、档案的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

    本文主要对大档案观、档案记忆观、档案文化观、档案知识观等重要观念作了简明扼要的介绍。这些新观念，或拓展了档案的内涵，或提升了档案工作，或发展了档案事业，它们既开阔了档案人员的眼界，又更新了档案管理的知识，意义重大。与时俱进的现代档案工作者要认真吸取新知识、提高档案工作新技能、重塑档案职业新形象，用新的观念、新的知识和新的技术促进档案事业科学发展。

    2008年11月， IBM首席执行官彭明盛提出智慧地球的概念，已经得到了各国的普遍认可。按照IBM的定义，“智慧地球”包括三个维度：第一，能够更透彻地感应和度量世界的本质和变化；第二，促进世界更全面地互联互通；第三，在上述基础上，所有事物、流程、运行方式都将实现更深入的智能化，企业因此获得更智能的洞察。随后，智慧城市、智慧交通甚至智慧图书馆等新事物不断出现，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势。档案馆应跟进技术发展的新趋势，研究智慧档案馆的发展理念、工作目标和实现路径，开展智慧档案馆建设，为档案馆事业的持续发展创造条件。

    一、新技术发展与数字档案馆的局限性

    当前，信息技术发展呈现出新的特点。一是物联网技术迅速发展，人们借用一定的感知手段实现了对物体信息的感知、网络传递，并在一定程度上实现了对物体的智能管理。二是移动通讯技术日益普及，伴随着第三代移动通信的发展，其数据通信功能更加强大，服务范围更加广泛，更多的移动终端接入移动通信网络，而已经开始应用的4G通信网络所支持的业务范围更加广泛。三是云计算技术广泛应用。云计算将计算、服务和应用作为一种公共设施提供给公众，使人们能够像使用水、电、煤气和电话那样使用计算机资源。这些新技术应用范围日益广泛，并具有广阔的发展前景，将不可避免地对档案信息资源管理产生直接的、深刻的影响。

    当前，档案信息化建设的核心内容是数字档案馆。数字档案馆以数字技术处理和存储传统载体档案信息、原生电子档案及其目录信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播。数字档案馆的产生，解决了传统档案固有的载体数量及其寿命有限和利用范围受限等问题，使档案信息得以脱离传统载体的束缚，以数字形态存储、传播与利用，给档案工作带来革命性变革。

    但是，用发展的眼光看，数字档案馆受理念、资源、技术等因素制约，还有一定的局限性。一是数字档案馆给档案馆带来了档案信息管理的革命，而并非档案管理革命。由于数字档案馆主要功能为依托数字技术管理档案的“信息”，并没有在管理档案实体方面有实质性的突破，档案信息与档案实体信息在数字档案馆中没有有机结合起来；二是数字档案馆不具备档案信息“再造”的功能。数字档案馆只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，只是对传统档案管理做法做了信息技术条件下的“模拟”，虽方便了档案管理与利用，但并不具备帮助档案管理人员开展业务工作及辅助档案信息用户思维的功能；三是数字档案馆信息资源明显受制于馆藏档案基础，以馆藏档案数字化、原生电子档案为核心资源，数字档案馆的资源结构难以突破传统档案馆既有的局限性；四是数字档案馆受技术的制约，信息管理、信息服务、信息安全均有不同程度的薄弱环节。

    解决新问题需要新理念、新思路、新技术。档案部门应在继续巩固和提升数字档案馆建设成果的基础上，积极采用云计算、物联网等新技术，主动跟进和融入智慧城市、智慧中国建设的大趋势，瞄准智慧档案馆的新目标，将档案信息化建设推向新阶段。

    二、智慧档案馆的概念与特性

    智慧档案馆是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

    智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息，如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等；包括档案馆采取各类技术手段管理档案资源的档案管理信息，如档案馆楼宇智慧管理信息等。其中，仅涉及第一类信息的智慧档案馆，我们可以称之为狭义智慧档案馆，涉及全部信息的档案馆则可称为广义智慧档案馆。

    智慧档案馆与数字档案馆的根本区别，在于前者具有档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案馆综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术，构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。但是仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲，智慧档案馆的“智”可以概括为智能的感知与告知信息，“慧”可以概括为聪明的应对与处置信息。

    与目前的数字档案馆相比，智慧档案馆的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术，使智慧档案馆成为宽带档案馆和无线档案馆，在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化；并通过三网融合的互联网、第三代移动通信（3G）网络等服务平台，实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。

    智慧档案馆能够在数字档案馆的基础之上，通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力，充分发掘数字档案的资源优势，运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案馆运行的信息，从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件，为档案管理和信息开发创造更美好的前景。

    智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台，也是智慧城市的重要组成部分，在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。如对社会事业与公共服务信息化而言，智慧档案馆可以以市民和社会组织需求为导向，发挥多元化档案信息资源的服务作用，建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系，让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。对电子政务而言，智慧档案馆可以以方便公众办事、提高工作效率为出发点，为党政机关和基层组织提供智慧化的档案信息共享支撑平台，促进公共事务的协同办理，进一步提高公共服务的便捷性。

    三、智慧档案馆的体系构成

    让档案馆“智慧”起来，关键在于突破数字档案馆档案信息收管存用的理念、范围和模式，建立集“资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用”于一体的档案及档案馆管理与运营综合支撑平台。 

    （一）资源多元。档案资源是智慧档案馆的信息基础。智慧档案馆的信息资源主要由以下内容构成：由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息的归档数据库等构成的档案内容信息资源，由档案目录、档案索引等构成的档案管理信息资源，基于RFID技术（即射频识别技术）的档案实体信息资源，由媒体信息、网站信息、非物质文化信息等构成的城乡记忆资源，由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源，由供电信息、温湿度信息、安保信息等构成的档案馆楼宇管理信息资源。这些资源既可以让用户感知和获取档案内容信息，满足利用需求；也可以让管理者感知和获取档案管理信息，协同处理档案业务工作。

    （二）全面感知。感知是智慧管理第一要求。对智慧档案馆而言，需要通过管理策略和相应的技术手段，将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网联系起来，进行信息交换和通讯，实现对档案实体的感知、档案内容信息的感知、档案管理信息的感知，即感知档案、感知信息、感知管理。对档案实体的感知，主要通过RFID技术实现，以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体；对档案内容的感知，主要通过智能化的数据挖掘技术实现，以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息；对档案管理状况的感知，主要通过楼宇智能管理技术实现，以智能化监测、评价和处置档案管理状态。

    （三）综合处置。智慧档案馆的智慧之处，在于具备构筑在信息基础之上的应对与处置机制。对档案信息利用需求的应对与处置，将通过档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台，建立档案信息利用模型，对感知信息进行内容相关性评价、利用政策容许度评价、利用方式和途径合理性评价，进一步提高档案信息利用的查准率、查全率，保障档案信息的利用。对档案管理业务工作需求的应对与处置，将通过档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析，及时反映档案管理的运行状况，评价档案业务工作与业务标准的吻合指数，提示档案管理和档案馆运行管理风险，提出跨部门协作管理的处置策略和考核指标，为档案管理者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议，使其科学开展档案业务工作，改善档案管理的运行效率提供可视化的、可量化的数据支撑和智慧支持，实现档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。

    （四）双模存储。智慧档案馆离不开海量数据的运算和存储。对智慧档案馆而言，解决海量数据带来的一系列问题，云计算不是唯一的途径，但是不可或缺的途径。一些档案信息具有安全保密等特殊的属性，决定了智慧档案馆必须拥有属于自己的、独立数据计算和存储能力，因此，构建智慧档案馆必须配备满足业务工作需要的服务器和存储设备。但是，海量数据处理和存储压力和已有及潜在用户的利用需求特点，又决定了智慧档案馆必须采用云计算和云存储技术。因此，智慧档案馆的数据运算和存储将采用“自有“和”云“双模模式。而在可以预见的未来，智慧档案馆将不仅运行于”社会云“之中，还将运行于档案行业的”档案云“之中。

    （五）泛在应用。智慧档案馆的服务领域将随着技术的发展而进一步扩大。除了继续完善现有信息发布利用平台外，将跟进移动服务技术，建立移动数字信息查阅服务中心，通过无线网络和手机等手持终端设备，实现档案信息服务移动化。同时，应适应三网融合的新形势，将档案信息服务纳入三网融合新的信息服务体系，将信息共享平台延伸电视屏幕等新的终端设备。

    四、青岛市建设智慧档案馆的总体构想

    由于理论研究不足、缺少范式借鉴及资金难以一步到位等原因，青岛市档案馆近期将以侠义智慧档案馆为目标，着手智慧档案馆项目的研究和建设工作。一期工程主要解决总体方案的研究与制定、智慧档案馆框架搭建等问题，力争构建一个初级阶段的智慧档案馆，为将来全面建设智慧档案馆打下基础。

    青岛市智慧档案馆以实现基于电子文档一体化和业务数据仓储式管理、基于青岛记忆理念的数字文献资源管理、基于物联网技术的档案智能管理、基于智慧泛在理念的档案信息服务、基于真实可信和长期可用的档案安全存储、基于智能技术的档案馆工作科学管理、基于网格化管理的全市档案业务监督指导为主要建设内容，其目标是通过构建档案智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护、智慧监督平台，实现档案资源的高度智能化管理和开发利用。

    档案智慧收集平台。一是建设基于文档一体化的电子档案管理平台，加强电子档案的接收与管理；二是建设业务数据库采集管理平台，集中管理各单位有长久保存价值的业务档案数据库；三是建设媒体信息采集平台，实现档案馆对网站、广播、电视等媒体信息的智能采集和自动归档；四是建设基于青岛记忆理念的数字文献资源收集和管理平台，有计划地大规模积累城市历史文化资源，并通过专用网站提供权威的城市历史文化资源，搭建青岛城市记忆体系。

    档案智慧管理平台。重点推进物联网射频技术在档案智能化识别、定位、跟踪、监控和管理中的应用，实现档案实体信息与内容信息的一体化、交互化管理。

    档案智慧服务平台。在对原有数字档案馆信息发布平台进行智慧化改造的基础上，重点研究建立移动数字档案馆信息查阅中心和基于“三网融合”的档案馆信息服务体系，拓展档案服务领域，构造以人为本、市民参与、社会协同的档案服务机制。

    档案智慧保护平台。围绕“两地三中心”（青岛市档案馆计算机中心、青岛市同城备份中心、深圳异地容灾中心）和“三库两平台”（硬件设备库、基本软件典藏库和电子档案格式登记库，数据迁移平台和仿真平台）策略建设安全存储备份平台和迁移仿真平台，重点实现电子档案封装技术、电子档案智能备份迁移技术和各类数据资源的分层次存储技术，加强对数字档案管理过程的智能跟踪与记录，保证数据在不断发展变化的软硬件系统中能被正确读取使用。

    档案智慧监督平台。建设面向档案馆工作人员的业务管理系统，通过智慧技术实现档案流、工作流的全程管理，推动部门间信息共享和业务协同。建设网格化管理的档案业务监督指导体系，实现档案归档及时指导、档案质量智能化监控、档案业务知识支持服务和档案管理模型的智能化构建，完善在线档案业务监督指导模式，提升监管效能。

    为应对智慧档案馆中巨大的信息处理、传输任务，应利用云计算等技术搭建虚拟化存储利用平台，并部署有线和无线两种宽带网络，使系统具备较高的计算能力、数据传输能力、安全存储能力和应用扩展能力。

    建设智慧档案馆是一个长期的过程，也是一项复杂的工作，还面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术与非技术问题。当前，档案部门建设智慧档案馆虽然有一定的基础，但缺乏政策支持、法律规范和理论研究，没有统一规划和相应技术标准，在资金、技术和人才等也有很多不足，亟待加强顶层设计和政策支持，以避免走先建设后规范、先应用后完善的老路，促进智慧档案馆的健康发展。

（段立琳 摘编）

　　城市记忆——声像档案是指在城市建设发展过程中形成的以相机、摄像机、录音设备为记录手段，照片、硬盘、录像带、录音带、影音光盘为记录介质，真实记录城市不同时期发展过程中涉及规划、建设实施进程等为线索，涵盖城市历史变迁、文化风俗、人文等内容的历史纪录。作为反映城市发展变迁的直观载体，它的收集整理见证了城市的文明进步。近年来，声像档案在数字城市、文明城市、旅游城市、园林城市等等的创建工作中发挥了巨大的作用，也为城市的建设者们提供了重要的参考依据。

　　遂宁市城建档案馆经过十年探索，开发了“四川省遂宁市声像档案管理系统”，涵盖了照片档案管理及音视频档案管理的全部功能。虽然声像档案管理系统为查询利用提供了便捷途径，但在使用中依旧会遇到诸多问题。如何很好地完善系统，弥补系统使用中存在的不足，则成为我们档案人需要考虑的问题。根据近年来遂宁市城建档案馆在声像档案管理系统使用中遇到的情况，我们总结了三个方面的问题，并谈谈我们的做法。

　　一、档案收集问题的思考及对策

　　1. 整理格式标准不统一。由于受设备更新程度和拍摄者个人水平的限制，在不同时期所形成的声像档案资源质量是不同的。受个人拍摄习惯的影响，镜头推、拉、摇、移的方向和幅度，拍摄角度的选择，各类镜头的使用，航拍、延时拍摄等新手段的介入形成了声像档案资料拍摄手法等出现多样性的特点。通过多年的积累，我们发现已存档入库的声像档案中单视频资料的文件格式就有五种之多，其中MOV及AVI格式较多。2009年以前入库的视频档案以标清AVI格式居多，2009年以后以MOV高清格式居多。这两种格式，尤其AVI格式文件存储空间占用量比较大，不利于档案的存储及复制，为统一标准，便于后期储存及查阅拷贝复制，我们在尽量不损失原视频质量的情况下将视频格式统一为MPG格式，照片统一为JPG格式，音频档案统一为MP3格式，并且全部上传声像档案管理系统以备查询利用。

　　为实现标准的统一，从2011年开始，不管采用何种拍摄手段或手法，我们都要求视频拍摄时静景清晰平稳，动态画面平滑无偏色，而且质量必须符合高清视频质量规格要求；照片档案方面要求照片光学分辨率不低于1200万像素，做到全景构图与局部特写相结合，在保证画面丰富的同时实现角度及手法标准的尽量统一。最终收集所形成的素材还要再次经过严格的筛选鉴定，删除重复冗余和对焦模糊、画面抖动的部分后，将源文件格式统一为视频MPG格式，照片JPG格式，音频档案MP3格式。

　　2. 档案素材“空档”严重。由于受专职拍摄人员数量及信息沟通的限制，城市发展过程中有很多与城市建设发展相关且具有重大意义的事件未及时收集形成声像档案进行保存，形成声像档案收集的巨大“空洞”，一旦遇到需要使用这些档案的时候就出现严重的“空档”情况。为避免这种情况出现，一方面，我们加强了声像档案建设的投入和声像档案拍摄收集力度，先后采购多台高规格全画幅单反相机、摄像机、便携式电影级摄像机，并安排多名培训合格的专职人员负责此项工作；另一方面，加强了与建设主管部门的信息沟通，从而保证了重大建设事件不漏拍，并按专题不定期面向社会征集照片和视频资料，经筛选鉴定进行馆藏补充。

　　二、编目录入问题的思考及对策

　　1. 筛选鉴定后命名标准不统一。声像档案的编目录入是一个特别细致的系统工程，一旦在某个环节出现失误，如在确定存档时文件命名不准确，标注基本信息不完备，就会给后期插入声像档案管理系统造成不利影响。对声像档案的筛选鉴定是完善档案必须经历的阶段，筛选鉴定可以去粗留精、化繁为简，如可以将同个事件拍摄的素材精选整理，留下最重要的照片或视频，将多段视频剪辑保存为单个文件等。在最初建设数据库时，我们发现不少以往保存的声像档案命名还存在问题，有的无时间，有的缺少拍摄地点、拍摄者等基本信息，甚至个别还出现了命名错误，要解决这一问题，首先就要对命名的标准进行统一。为便于后期声像档案插入档案管理系统并最大限度保存档案信息，文件在命名时我们都会标明档案拍摄的时间、地点、人物、事项、摄影者等信息，对于同一事项出现多个文件时我们还会后缀序号予以标明。整理方面，我们要求做到当天拍摄内容当天整理，特殊情况不得超过24小时，并认真准确著录档案相关信息，以备后期筛选鉴定时命名准确。

　　2. 上传归类易疏忽出错。对已筛选鉴定并归类备份好的声像档案，我们安排专人负责检查并上传至声像档案管理系统。由于每个档案文件在上传时涉及到要准确登记总登记号、标注媒体描述信息，选择确定分类路径、摄影时间、摄影者及归档路径等，这个过程相对复杂，难免有信息登记错误或路径选择错误的情况。为此我们还安排了一人专门对已插入系统的声像档案再次进行逐一核对，以确保声像档案插入声像档案管理系统万无一失。

　　三、安全保管问题的思考及对策

　　如果说声像档案素材的收集是基础，整理利用是目的的话，那么声像档案的安全保管则是命脉。一旦因保存不当或失误造成档案的流失缺损，就会造成不可弥补的遗憾，因此档案人必须具备高度的历史责任感。由于声像档案均以电子文件形式存储，尤其是音视频档案一旦遗失，无法恢复。即便是已冲洗出来的照片也会面临老化、泛黄等情况，翻拍、扫描件质量远不如原始文件质量好，因此最终还是要落实到安全保存电子文件上来。根据存储介质和存取方式的特殊性，为确保声像档案存储及管理系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：

　　1. 做好基础备份。城建档案馆提前进行磁盘阵列备份，备份后再进行远距离异地备份。2014年遂宁市城建档案馆将与山西省大同市城建档案馆开展异地备份合作。要避免因存储介质损坏或技术淘汰等问题危及声像档案安全。档案资料备份应选用可靠性高的硬件，以减少损坏几率，同时应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。最后，分类上传时要仔细核对，使声像档案管理系统内的内容与备份的内容保持一致。这样多管齐下，既可以防止因各种原因导致的声像档案管理系统出现问题时资源无法恢复，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。

　　2. 定期、不定期检查修正。专门负责声像档案收集和管理的科室每年均应对声像文件的存储、读取、登记信息进行检查，并建立长效监督机制。在日常查阅利用时，一旦发现有任何错漏，不管是格式错误还是登记命名错误，都必须及时修正整改，以保证声像档案管理系统内档案的准确性和完整性。

　　3. 做好软硬件的适时更新。搭载声像档案管理系统的服务器必须安放在防尘、防潮、防磁化且通风条件良好的安全位置，专人监管。由于目前声像档案文件一般都是保存在相应存储介质上的，如磁盘阵列或服务器，而常用的文件储存介质硬盘的使用寿命是有限的，因此我们要对相应的硬件设备进行适时更新。异地备份的硬盘还需要求合作单位必须将其存放于安全能够得到很好保障的防磁柜中。硬件设备更新或增加时应检查硬件的兼容性，如若存在兼容问题，必须设法解决，从而保证档案文件不会因为硬件的兼容性问题出现无法保存或无法读取等情况。对于相对老旧的声像档案信息资源，后期在更新系统信息对原声像档案的内容进行转录等操作时，要尽可能的提高更新质量，降低因更新造成的损失，对重要的声像档案还必须保存“母带”。至于声像档案管理系统本身，实际使用中只要做到不篡改系统设计参数，不受外插设备可能携带病毒的干扰，保证搭载系统的各类硬件不被损坏或不出现兼容问题，一般都能够稳定运行，后期只需在此基础上增加或修改各模块的功能，更新档案预览时所需的支持软件就行。

　　4. 做好系统使用的权限管理。由于声像档案管理系统本身的特殊性，对管理者也有特别的要求。一方面要求管理者能够熟练的操作使用本系统，另一方面要求管理者具备很强的档案意识。出于安全考虑，可以考虑设置馆内管理者3-4名，管理者拥有高级权限，他们掌握系统管理密码，能够对所有声像档案进行查阅、利用、修改、删除，能够独立分配普通权限。馆内一般工作人员可由管理者分配普通权限，他们仅可进行声像档案的查阅和利用。任何查询利用者均应严格遵守档案保密等相关规定，这样不仅能够保证声像档案的统一管理，也能保证声像档案管理系统的安全使用。

    （作者系遂宁市城建档案馆馆长）