档案馆服务能力的提升关键在于档案服务模式的创新

　　简介

　　密集架存放方式已经在档案资料、图书资料的存放领域的到了广泛的应用，成为了国家机关、各大型企事业单位、学校等对档案资料、图书资料保管的首选装具。密集架在使用过程中需要的注意事项，单位部门档案的保护是指采取必要的防护措施，减少对档案造成损毁的各种不利因素的影响，最大限度地维护企事业档案的齐全、完整与安全，延长档案的寿命。

　　档案密集架

　　简介

　　密集架存放方式已经在档案资料、图书资料的存放领域的到了广泛的应用，成为了国家机关、各大型企事业单位、学校等对档案资料、图书资料保管的首选装具。密集架在使用过程中需要的注意事项，单位部门档案的保护是指采取必要的防护措施，减少对档案造成损毁的各种不利因素的影响，最大限度地维护企事业档案的齐全、完整与安全，延长档案的寿命。

　　档案密集架

　　方法/步骤

　　防火

　　火灾是能够对档案造成重大损失的直接隐患。因而，档案库房必须在满足消防要求上采取必要措施做好防护。在库房的装修装饰上不应采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而应使用耐燃、阻燃的材料如防火材料门、耐燃窗帘、电线等。同时应添置必须的消防器材，如灭火器等，有条件的企业还可以加装消防警报装置。

　　防盗

　　防盗是防止人为原因破坏档案的必要措施。安装必要的防盗设施，有条件的企业可以采取电子监控警报装置，确保档案的存放安全。

　　防光

　　光线中的紫外线辐射对纸张中的纤维素和木质素都有很大的直接破坏作用，使纸张强度降低，因而档案橱、柜等应安放在避免日光直晒之处，较难避开的，可采用悬挂遮阳窗帘来防止光线照射档案，也应尽量避免灯光长时间直射档案。

　　防霉

　　在炎热、潮湿的环境下，档案极易发生霉变。档案一旦长霉，霉菌很难除去，渗透到纸张内部的霉菌还会使纸张的牢固性在数天之内降低，因此，档案应置于通风处，若发现档案已经生霉，则可用软刷、干布等蘸取福尔马林或的酒精擦去霉菌，然后晾干。

　　防虫

　　档案一旦被虫蛀，严重者千疮百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持档案室、档案箱（柜）等空气流通，清洁干燥。对新装入的档案橱（柜）的档案，应严格检查，发现有虫蛀的，不经杀虫处理不得装入档案箱柜，对已装入档案箱（柜）的档案，要经常检查。发现虫害，及时治理。为有效杀虫，可以在档案箱（柜）中放置一些档案专用防虫药物。

　　防尘

　　灰尘会摩擦和破坏档案纸张纤维，会使档案字迹线条模糊不清，有的灰尘如苏打、水泥等有酸性或碱性，对档案有较强的腐蚀作用，灰尘还是微生物寄生和繁殖的掩护者，是各种霉菌的传播者。所以，保护好档案必须做好防尘工作。要经常打扫档案室，清洁档案柜，防止灰尘污染档案。

　　防高温、防潮湿

　　档案在高温潮湿的环境下最容易生霉、长虫。在条件允许的情况下，应避免将库房设置在建筑的顶层或西向夕晒房间。库房的温度、湿度一定要经常监测，使其在一定范围内。为维持库房的最佳温、湿度条件，一般可采用自然调节和机器控制两种办法。自然调节主要是采用密封的办法隔热、隔湿，或采用定期通风的办法降温、降湿等。机器控制则是采用电器设备，控制库房温湿度，如空调和抽湿机等。

　　?防机械损伤

　　防止档案的机械损伤（如揉、折、撕裂、擦伤、划伤等），一方面要采用适当的保管装具存放档案，另一方面要注意在使用档案的过程中，轻拿轻放，小心维护。对已发生机械损伤的残破档案，可采用托裱、复制的方法进行修复。

　　注意事项

　　从影响档案保存寿命的外部因素看，一般不适宜温湿度、光照、灰尘、日、霉、水、火以及机械磨损等因素，都会造成对档案的破坏。

　　要配备适合安全保管档案的专柜设备，采取措施，满足温湿度控制、防光、防火、防盗和防有害生物等档案保护技术要求。

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档案，留存企业前进的脚印

　　谈到企业档案信息化工作，很多业内同仁关注最多的可能就是档案信息化工作在企业中的被重视程度问题，这个问题直接关系到企业档案工作人员的工作质量。如果获得的重视越多，就意味着可能掌握更多的资源，比如人、财、物的配给。档案信息化工作受重视还有可能获得更多的权利，这个权利有助于企业档案工作人员在工作中更好地达到档案完整、准确、及时的要求。

　　企业档案工作人员经常不遗余力地向企业领导强调档案信息化工作在企业中如何重要，应该如何加强档案信息化工作。那么，企业档案工作人员应该怎样表达档案信息化工作的重要性呢？笔者认为，首先要表达的是档案信息化工作在企业中的服务性质。

　　很多企业都将档案信息化工作设置在行政部门或者综合管理部门，这些部门已经被人们普遍定义为了服务部门，在不知不觉中就给档案信息化工作打上了标签。这个事实，需要企业档案工作者正视并且接受，做到融入部门、融入企业、融入大众。

　　另外，已经开展了档案信息化工作并设立了档案编制的企业，都已认识到了档案的凭证作用和参考作用的重要性。那为什么很多企业档案工作者还是觉得档案信息化工作依然不受企业领导重视呢？笔者认为，是发挥档案凭证和参考作用的方法被忽略了。

　　企业档案不是档案工作者本身产生的，它们来源于各个部门，只有企业每个部门都重视档案工作，企业档案工作人员才有好的工作基础，才能将档案的作用发挥到最大，更好地为其他部门服务。同时企业档案工作人员开展工作可以更省心、省力。企业领导重视档案信息化工作，作为档案工作者是不是能理解这份重视呢？能不能把这份重视落实到实处，达到最满意的结果呢？企业领导若不重视档案信息化工作，档案工作者能不能借助外力，让领导了解到档案信息化的重要性呢？

　　许多企业档案工作者都是孤身奋战，但只要档案信息化工作可以更好地为企业服务，那么这就是档案工作和企业的双赢。档案工作者对责任的理解更加深入，对档案的历史使命认识更加透彻，他们正在通过自己的努力让更多的人意识到，企业在全力向前奔跑的时候，是“档案”留下了其身后的脚印。

　　原载于《中国档案报》2012年5月21日 总第2308期 第二版

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国家档案信息安全保障体系建设中顶层架构的必要性

　　为避免档案信息化建设中“烟囱”林立的现象，国家级的顶层架构对档案信息安全保障体系建设十分必要。笔者认为，在“十二五”开局之年，应尽快规划内容完备、结构合理的国家档案信息安全保障体系顶层架构，以全面系统地保障和促进“档案资源体系”和“档案利用体系”的建设。

　　规划国家档案信息安全保障体系顶层架构的依据

　　规划国家档案信息安全保障体系的顶层架构必须以档案信息化建设的各项要素为依据。这一顶层架构应由档案信息安全法规标准保障、档案信息网络安全保障、档案信息利用安全保障、档案信息资源安全保障和档案信息系统安全管理保障5个部分构成。其中安全法规标准保障是整个顶层架构的统领；系统安全管理保障是整个顶层架构的核心；网络安全保障是顶层架构的基础支撑；利用和资源安全保障是顶层架构的重要组成部分。可见，国家档案信息安全保障体系顶层架构是一个彼此关联、共同协作、有机融合，且体现档案信息安全保障内在要求与本质的有机整体。

　　国家档案信息安全保障体系顶层架构各组成部分的功能

　　档案信息安全法规标准保障指从网络、系统管理、利用和资源等4方面着手，完善并科学构建与档案信息安全相关的法规和标准体系，其主要功能是对这4个方面安全保障的指导和规范。档案信息资源安全保障的主要功能是秘级控制和访问检测；档案信息网络安全保障的主要功能是网络监察和动态防御；档案信息利用安全保障的主要功能是敌友身份认证和端到端的安全控制；档案信息系统安全管理保障的主要功能是建立指南、评估风险、分配资源和协同控制。总之，国家档案信息安全保障体系顶层架构中各组成部分的功能既具有各自的独立性，又具有彼此间的协作性，从而形成了“1＋1＞2”的系统功能。

　　规划国家档案信息安全保障体系顶层架构的重要意义

　　战略意义，因为它是站在战略高度，以档案信息化建设六要素为依据，且全面考虑了档案信息化建设在网络环境下可能遇到的各类安全威胁，因此对档案信息安全体系建设具有长久的、宏观的顶层指导意义；科学意义，因为它是以系统论基本原理为指导，贯穿了“整体大于部分之和”的思想，将安全法规标准、资源、网络、利用和安全管理5部分规划设计为一个相互协作的有机整体，极大地提升了档案信息安全保障体系的安全效能；现实意义，因为它强调对网络威胁动态变化的应对，打破了静态的、“烟囱”式的安全壁垒，可以在增强档案信息网络防御能力的同时，更有效地促进档案信息资源的共享。

　　原载于《中国档案报》2011年11月18日    总第2232期    第二版 （责任编辑：admin）

档案馆服务能力的提升关键在于档案服务模式的创新

　　档案信息化是科学管理档案，拓展档案部门社会公共服务功能的重要手段，也是深入贯彻落实科学发展观，构建社会主义文化强国以及更好地为 发展档案事业服务的长期战略任务。档案部门抓好以信息化为重点的档案工作建设是信息时代对档案工作提出的新要求，但传统的档案服务模式从根 本上制约了档案服务能力的提升。面对档案工作发展中的这一瓶颈，档案部门应当把握时代特点，充分认识服务用户、服务格局、服务内容的不断变 化，建立一个以信息技术为支撑、以信息资源为服务内容、以满足用户的个性化信息需求为目的的档案服务模式。

　　档案部门要从以馆藏为重心到以用户为重心，实现工作重心以人为本的转移。传统的工作重心是馆藏，以馆藏多少和如何管理这些档案为主要工 作内容，而信息化时代的档案馆是以用户为核心，强调的是帮助用户从档案馆的效用中获取更多更好的服务，最大限度地满足用户对信息的个性化需 求。相对于传统档案服务而言，现代档案服务是一个信息增值的过程，不仅能满足用户需求，还有利于深层次开发档案信息资源，提高服务水平和质 量。

　　档案部门要从封闭管理单一的档案资料转变为多种信息资源一体化与布局超市化。传统档案馆是以自身的馆藏为标准分为不同的库房或不同的专 业档案馆，不利于用户的集中统一利用，而信息化时代的档案馆馆藏资源管理利用计算机实现了档案的目录检索、全文检索，向用户提供“一站式” 信息获取环境。利用网络技术，将档案信息服务送到用户面前，在信息公开和信息自由的原则下，实现档案馆之间的共享服务。

　　档案部门要从被动、简单的服务向主动、深层次的服务发展。传统档案馆基本上以“被动”方式向用户提供查阅、检索、咨询等简单的服务，而 信息化时代档案馆的服务将超越档案的载体，深入到文献的内容，提供信息服务和知识服务。传统的档案服务多是提供文件、档案实体，是一种基于 档案实体本身的信息载体服务，而现代档案服务更多的是强调信息服务，服务内容从关注信息载体向提供有价值的信息内容不断转化，在提供满足用 户借阅、复制档案原件等一般性服务的同时，更多的还需要开展开发性服务。除了开展档案资料的查阅外，还应开拓信息咨询、网络导航、信息重组 、知识挖掘等信息开发服务，以及开展档案实体数字化产品的展示、专题报告、学术研讨等多种积极向上的文化教育活动。

　　总之，档案馆服务能力的提升关键在于档案服务模式的创新。面对档案工作形势的不断深化，档案部门必须积极适应现代化对档案需求发展的客 观趋势，在不断优化传统档案服务模式的基础上，促进档案模式的创新。既要努力建设现代化的服务设施，建设数字档案馆、虚拟档案馆为用户提供 更高层次更加便捷的信息服务，也要利用现有的条件，及时、便捷地帮助解决用户现实中迫切需要解决的问题。只有这样才能更好地发挥档案馆的职 能，更好地为地方建设和发展服务，从而体现档案工作的价值。

　　原载于《中国档案报》2012年2月23日    总第2270期    第二版

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档案专家和档案科学管理

　　今天论坛里看一网友转载的一篇文章，《培养档案馆馆藏专家的几点思考》，主要谈了培养档案馆藏专家一些问题。作者深谙档案工作，思路 清淅，层次分明。更为主要的是怀有一颗对档案美好的心和希望档案事业越来越好的愿望。但我的看法与作者不尽相同。

　　作者将培养档案馆藏专家上升到档案馆发展人才战略的高度，希望通过摸底来建起一支档案馆藏专家队伍，并通过各种形式稳定扩大，在实 践的工作中锻炼这支队伍，最终达到更好地利用馆藏资源的目的。初衷是好的，但依我看来不现实。其一，馆藏专家的培养，除了要具备一定的专业 基础和敬业精神外，更为主要的是时间的积淀和业务的积累，不是凭着美好的愿望和一腔的热血就能就解决的。正所谓冰冻三尺，非一日之寒。其二 ，就算你苦练几十年，成为了馆藏专家了，那么你要退休，还要你的后辈继续走你走的路吗？难道要档案事业中始终有一批人在为档案馆里有什么东 西而奋斗一生嘛？其三，在当今追求效率的社会之中，又有谁愿意倾注大半生的心血来记一个档案馆里都有什么馆藏。所以，个人认为，培训养档案 馆藏专家这事不靠谱。

　　想些可行的道吧。首先是加强档案的现代化管理。一套档案软件胜过一个人一生的记忆。现代化的管理可解决档案馆里有什么这个问题， 而且在效率上要远远胜出。还有就是分工的细化。分工的细化可以解决对馆藏资源了解的深度。然后是对馆藏资源科学的开发。将馆藏开发成难为更 多数人接受的产品就是档案馆藏资源向社会的延伸。 （责任编辑：admin）

【安徽鸿博档案】档案数字化要区分轻重缓急

　　所有的介质都不能永久存在。将馆藏传统载体档案数字化，以满足当前利用需求，有效保护档案原件，为后世留存持续的内容是档案工作者的 任务和职责。但是是否需要立即对所有馆藏进行一次性整体数字转换呢？答案有待商榷。目前的数字转换技术和存储技术还没有完全成熟，数字化及 持续维护的成本昂贵，而馆藏档案中相当一部分保存完好，还有些则利用率不高，因此有必要考虑对哪些馆藏优先数字化，确定优先顺序，以制定一 个从容不迫的数字化计划。

　　数字技术还有很大提高空间

　　根据国际声像档案协会的研究，对数字文件长期存储来说，目前还不存在一种完美的介质：数据磁带价格便宜，性能可靠耐用，但磁带驱动器相 对昂贵，而且需要专门的知识将其整合到数据存储系统中；硬盘方便使用，但对长期存储来说不够可靠耐用；磁盘阵列极易使用，但它仍是机械装置 ，可能会在某个时间停止运转。对长期存储来说，单个的磁盘阵列不能胜任。光盘作为长期存储介质也是不安全的。另外，由于转换技术一直在进步 ，数字分辨率在不断提高而价格在不断下降，很大一部分馆藏完全有理由等到将来由更好的技术进行更好的转换。

　　完全认识一项新技术的优缺点需要经过时间的检验，更加困难的是现在如何客观地评价、合理地使用当前的新技术。在数字化领域存在巨大的商 机，因此驱使利益方，包括厂家和档案工作人员偏离了数字化的根本目的，不能站在保护档案遗产的立场上考虑问题，制定战略，给当前数字化进程 形成误导。档案不是试验品，对档案原件的任何损毁都不可复原，对档案原件的任何草率的误操作都不可原谅。因此，对模拟文件的数字化采取从容 不迫的战略，在技术上是合理的，在经济上是划算的。

　　档案数字化需要量力而行

　　数字化的成本较高，而且在中长期持续将数字馆藏向新技术环境中的迁移所需要的花费更大。对档案材料进行数字化后必然面对数字文件的管理 维护问题。像对待纸质材料那样把数字文件放在某个地方不管不问是不可能的。数字保存要求持续的积极管理：包括数据完整性检查、评估老化问题 和数据迁移（另外两种长期保存战略数据仿真和数据封装的费用更加高昂，应用到现实中更待时日）。不顾后续维护成本（包括劳动投入和高额费用 ）的一次性数字化成果在若干年后可能完全无法使用，这将是人力、财力、物力的极大浪费。

　　档案数字化需要区分轻重缓急

　　目前档案馆保存的档案材料情况不一，有些濒危、重要的档案急需进行数字化以抢救人类宝贵的精神财富，有些则保存状况完好，还有些利用 率不高。馆藏档案材料数字化的优先次序取决于档案馆的法定职责和业务目标，档案内容的文化、科研和学术意义，现存模拟介质的脆弱性和模拟平 台的技术老化状况，现在及未来的利用需求，以及知识产权法对档案行为的限制等。以上因素都会在不同的程度上影响馆藏数字化优先次序，需要进 行权衡。

　　综上所述，馆藏机构现在有必要制定一个从容不迫的数字化计划，确定档案材料数字化优先级，该急的急，该缓的缓，一个阶段有一个阶段的数 字化重点，分步骤完成数字化进程，这样也可以避免将稳定的材料先进行转换而濒临毁灭的材料后进行转换的情况发生。如果所有保存状况好的和坏 的、内容重要的和不重要的、利用率高的和低的档案材料都一股脑急着数字化，工作量之大、后续工作难度之高会让档案人员无所适从。一个项目没 有详细论证，技术没有认真甄选，时机没有成熟，只凭理想和制胜的情绪匆匆上马，结果不会太好。

　　原载于《中国档案报》2011年9月12日    总第2205期    第三版 （责任编辑：admin）