随着我国服务型政府的建设以及 “公民文化权益”诉求的不断凸显，面向社会所有主体来构建档案信息资 源，并在此基础之上提供科学且合理的服务，业已成为我国各级档案部门重点关注的课题与行动的领域。  在 2012 年全国档案局长会议上，档案工作者的职责“为党管档、为国守史 、为民服务”（简称“三为职 责”）被官方郑重提出，对此笔者认为， “三为职责”是并行的表述，是不分先后与主次，三者应处于同 等的重要地位。由此，可以看到档案部门开始认识到不仅要“面向机关”保存档案信息资源并为之提供高 效且科学的服务，更要做到“面向社会”保存档案信息资源并将服务的触角延伸到社会的每一个普通公众 ，成为社会记忆的承载者与传播者。 当然，要想实现档案信息资源建设规划达到面向全社会，让档案事业 惠及所有社会主体， 让所有社会主体关注档案事业，应该使管理更加规范、资源建设体现多元化及服务对 象与服务方式进行准确定位， 以此来达到形成一套科学的实现机制的目标。

　　（一）

　　虽然身处现代信息技术横行的环境之中，但“三分技术，七分管理，十二分数据”业已成为了信息管理领 域的至理名言。 说明再现代的信息技术如果离开了科学的管理与有效的、系统的信息数据支持，信息系统 建设及信息化实现的效果都将大打折扣。 我国各级各类档案机构现代化信息技术的运用与图书馆等相关信 息服务行业相比并不落后， 但图书馆等行业当前所实现的对社会服务的服务能力与服务水平等却是档案管 理机构所不及的。为什么会这样呢？当然，我们应该看到由于我国行政体制的特殊性，以及在这种特殊性 体制下档案部门形成的内敛工作作风，再加上档案与图书有着天然的差异，这些复杂因素导致了目前现实 状况的产生。 但我们也应该意识到是不是就让这种现状继续发展下去呢？ 根据上述“三为职责”所体现 的精神，答案是否定的。既然是这样，那么如何来提升档案部门对社会服务的意识、能力与水平等呢？笔 者认为，在体制元素遽难改变的前提下，可以尝试从提升管理的角度来找到突破口，通过提升管理元素来 促成目标的实现。

　　首先，是管理方式因素。当前我国档案管理机构由于受传统及行政因素的影响， 其效率无法得到正常的发 挥， 极大地限制了其开展面向社会并服务于社会的工作效果。传统档案管理通常被划分为收集、整理、鉴 定、保管等八大环节，这种立足于业务管理环节， 以档案信息资源生命周期为基点安排具体规划内容的档 案管理形式，不管是从资源配置、组织协调，还是人员配置上都具有较强的优势。但其在解决信息生产与 资源整合、面向实体与面向用户、建设周期与风险控制、 统筹规划与多头控制等方面存在明显不足。笔者 认为，流程化管理的引入将有利于理顺环节之间的隔阂，因为“流程管理以规范化的构造端到端的卓越业 务流程为中心， 是一种以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法”[1]。引入流程管理可以使档案 业务环节内部流程得到优化，环节之间得到融合，并能实现丰富各业务环节内涵的目的， 有助于真正做到 流程化的面向社会开展各项工作。如通过在线归档充实传统收集环节，在线归档作为电子文件档案化的必 要途径， 在具备档案收集基本功能的基础上， 通过电子文件元数据抽取、 数据标准统一化等技术手段能 够同时实现档案整理、统计和检索，假使在前端控制上档案资源元数据的定义信息、转换规则、著录规则 、应用指南等规范标准足够统一， 其也一应具备档案编研的可能性。 再比如，通过网络档案利用平台的 提供，将档案收集、整理、保管、利用等传统环节网络化，实现流程的网络化，使得各项业务流程适应档 案需求的特征，将更加拉近各环节过程中档案工作与档案用户的距离。而且，通过引入流程化管理，可以 解决部门本位意识，弱化环节隔阂。 当前，在大多数档案局（馆）内部，组织机构分布一般为业务指导处 、档案保管处、档案利用处（现行文件利用中心）、档案编研处等部门， 这种常态性的部门化设置极有可 能带来以部门为本位的工作思维， 使得档案工作环节与环节之间由于受部门间隔、人员分离、技术设备不 够统一等因素的影响，环节间的隔阂愈加明显。流程化管理关注资源配置的有效性，一方面，通过对档案 管理工作的资源配置进行有效控制，分解内部流程，打通过于细化的各自分工，尽量淡化各管理环节之间 的决然性，整合跨部门的功能，提高效率；另一方面，通过理顺原有部门的限制，解决各档案部门的本位 主义，通过对档案工作流程的梳理和优化， 建立规范的流程管理链，把各环节融合在一个流程之中，从而 使整个组织或部门成为一个“面向具体建设流程任务的‘资源中心’”[2]。

　　其次，是管理标准因素。档案管理工作要想其管理水平真正实现质的飞跃， 并实现管理效率的大幅提升， 在管理规范上须下一番大功夫，俗话说得好：“无规矩不成方圆”。 虽然，我国“1983 年国家档案局成 立了档案工作标准化领导小组”[3]，并前后制定了2 项强制性标准，13 项国家标准， 发布了 57 项行业 标准（其中 DA/T 1-1992 已废止）[4]。 但纵观当前的实际档案工作，以档案法律法规、国务院文件、部 门规章等为主体的档案政策法规体系尚难以适应形势发展需求， 标准化理念下的档案工作则在某种程度上 更显随意性，各项“标准”难以在实际工作中形成较强的指导性，导致“标准不准”。 因此，有必要强化 档案行业标准的执行力度， 来达到提升档案管理机构管理的目的。因为，现行的 56 项行业标准中（原标 准有 1 项已废止），除开直接关联性的档案部门业务外，还涉及科研、基建、政务、金融等行业的档案管 理工作。作为档案标准化管理中涉及门类最多、涉及范围最广的一个类别， 档案行业标准与实际的档案管 理工作联系最为密切， 在社会各行各业的档案管理工作中影响最为深远。 但相比档案强制性标准和档案 国家标准，“档案行业标准有其特殊性， 即基本上为推荐性标准”[5]，这也就意味着各组织、部门在对 待行业标准上， 可能会片面地认为其 “可执行可不执行，想怎么执行就怎么执行”[6]。实际上，档案行 业标准在指导档案工作实际上具有很大的优势， 许多行业标准本身就是这一行业内部联合档案管理部门共 同制定的，如“DA/28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 吸收中国建筑工程总公司 、中国长江三峡工程开发总公司为起草单位；北京方正电子政务技术有限公司参与国家档案行业标准《电 子文件管理细则》的研制工作”[7]。 基于此，为使档案行业标准的执行力度得到强化，一方面，档案管 理部门可以在相关网站、 专业报刊等媒体上加强宣传，强化各组织、部门对与本行业业务工作相关标准的 认知度；另一方面，各地方档案局（馆）可以组织标准学习班，通过业务培训的形式对其进行推广，通过 业务考评的形式对执行情况适时跟进， 打消以为拥有了计算机设备、 档案管理系统就已经迈入标准化管 理的盲目认知；同时，对于相关行业内部的组织、部门而言，应遵照档案行业标准，将档案工作标准化的 应用纳入业务工作升级评审内容， 协调观念上重视与实际管理中忽视标准化实施的不协调现象。

　　最后，是管理保障因素。 对于管理而言，还应该看到，保障档案管理工作合理起步、稳步推进、科学发展 ，使档案信息资源规划真正实现由“面向机关”向“面向社会”的转变，其本身是耗时耗力的，需要多方 协调。 运行期间的档案输入输出设备、管理系统、数字档案信息资源流通、人员配备等，都需要巨大资金 投入， 国家控制力的强有力凸显则能够为这一项科学的规划工作提供最为有效的保障。一方面，在行政的 预先控制、过程控制与成果控制上，其对于档案信息资源具体规划内容、规划方式的选择，以及确保管理 的规范性和标准化上尤为必要；另一方面，国家通过经济利益的调整， 运用经济手段实现资源的配置，作 用于档案信息资源建设最为明显；另外，国家通过法律法规的制定和运用， 明确部分特殊档案的所有权、 处分权、收益权，也有助于档案资源组织的标准化和规范化。

　　（二）

　　档案信息资源建设要面向社会并服务于社会，单一被动的资源采集机制肯定是无法胜任的。 在主体力与结 构力的二维认知下，信息活动受组织形态、结构、 运作机制等因素的合力驱使， 产生社会着力点。 档案 信息资源采集作为一种基本形态的信息资源组织活动，其内驱力往往来自于两个方面，一是资源规划主体 对自我价值实现、自我认同的追求；二是档案组织体本身所担当的社会责任， 包括本身所要实现的组织愿 景、社会理想等因素的驱动。不可否认的是，对于档案部门档案资源采集而言，信源集中于政府、机关， 已然可以满足其自我价值的基本实现，但是忽略多元化的资源主体或多元化的档案类型，诸如各类开放存 取档案资源、民生档案等，则无异于是对其所担当的社会责任、 所要实现的社会理想的一种逃避。 因此 ，为避免类似情况的发生，在进行档案信息资源建设中， 可以考虑从以下几个方面来加强其资源建设。

　　首先，是资源来源主体多元化。 一般而言，档案资源来源主体的区分主要定位于档案资源的所有权归属，  传统意义上的馆藏档案主要指的是归国家所有，由国家集中统一管理的“国有国管”的资源类型。在来源 主体上，以党委、人大、政府、政协、工会、共青团等为代表的这部分国家主体的档案资源类型长期占据 着各类型档案馆（室）的绝大部分密集架，假使收集归档环节不加筛选，仅文书档案塞满“货架”的情况 大有可能出现。然而随着社会的发展，档案资源主体的多元化存在逐渐清晰， 相比国家主体归属的明显单 向性而言， 集体、 个人主体的归属动态性更强，集体与个人主体档案的选择与否，一方面决定一个档案 馆的馆藏结构， 另一方面也意味着可供利用的各成分档案资源比重的科学性、合理性。 “档案的被选择 与否，一方面决定了一个档案馆的馆藏成分；另一方面又决定了档案的最终命运或其价值的实现”[8]。相 比国家主体，集体或个人主体的档案资源往往在档案化过程中面临着诸如保管不善等问题。特别是保存在 个人手中的档案， 其一方面有可能面临着资金短缺的问题， 另一方面却在自主处理上受一系列法律法规 的限制， 使其在保管和收益上面临着一个两难的境地。 加之受环境、载体、信息可持续化方式等因素的 影响， 一批批珍贵的民间档案不仅价值得不到应有的开发，甚至可能面临消失的命运。因此，在档案信息 资源规划中，重视不同主体的档案信息资源采集，依据实际情况扩大档案接收范围，有很大的现实需求性 。

　　其次，是资源采集方式多元化。 《中华人民共和国档案法》第十条，以及《中华人民共和国档案法实施办 法》第十条、第十三条、第十四条等虽然都明确了档案信息资源的采集方式。 但只要仔细研读就可以发现 ，这些档案部门最高法律法规的相关条款，在对待档案信息资源的采集问题上基本是本着一种档案机构自 上而下的“被动式”采集理念。 即向上移交或向下接收。档案形成于社会生活的一切领域、部门和个人， “接收”作为一种有效的采集方式，在强制性和规范性上有其独特优势。但糅合征求、复制、交换、采购 、搜访、受赠、国际合作等多元化的采集方式则成为现实需求。 其一，在当前社会结构变动、社会形态变 迁、 信息流转方式多样、 民众观念差异化背景下， 档案信息资源规划进程中资源采集方式的多元化成为 一种必然之势。其二，在以接收为主要方式进行档案资源采集的基础上，利用征求、复制等多元化的采集 方式，有利于合理化采集散存于民间的档案，实现结构的优化，充实馆藏中私有档案角色，一定程度上平 衡所保存档案资源的“公”“私”比重。另外，多元化的采集方式有利于增强档案工作在社会上的影响力 ，提高社会档案意识，在强化民间档案保护的同时，实现档案部门社会服务能力的提升。

　　最后，是资源采集种类多元化。档案馆作为档案信息资源规划的一个关键性角色， 其资源采集和存储功能 在社会档案资源承载、 国家的资源保护能力体现、历史变迁的直观展示等方面起着重要作用，也直接影响 其信息资源的服务潜能和总体实力。 但受历史传统因素的影响，大多数档案馆馆藏较单一，结构不合理， 资源采集长期的机关化取向，定位于服务社会每个成员与组织的服务规划较为欠缺。因此，研究和把握社 会的档案需求及其发展趋势， 扩大档案收集范围，整合多种类的档案资源，建构内容丰富、结构合理的馆 藏成为必然。 一是民生档案资源的采集， 如那些与公众自身利益密切相关或涉及私人事务的档案资源的 采集，如家谱、婚姻、医疗、户籍等；其二是非物质文化遗产档案资源的采集， 如社会风俗、礼仪、节庆 等行业档案信息资源以及传统的手工艺技能档案材料的收集和档案式管理； 其三是地方特色档案资源的采 集，如反映本地区历史、地理、文化、风土人情等内容的特色档案资料，只有资源采集种类进一步实现多 元化， 档案馆才能更好地走近群众，贴近生活，面向社会开展服务活动。

　　（三）

　　受传统行政管理理念束缚， 政府服务理念一度被视作口号， 档案信息资源规划长期以来也遵循着“为国 家”的价值取向，其服务对象基本是以服务于“国家机关”为主，这与当前所提倡的“为社会”价值取向 存在着不小的差距，因为“为社会”的价值取向所倡导是以服务于“公众”为宗旨。而且，我们应该看到 单向的“为国家”服务的价值取向与“为民服务”的精神是不相容的。那么究竟是民本位还是官本位？究 竟是权利本位还是权力本位？ 两种服务理念的根本性偏差体现的是不同管理哲学的对立。因此，笔者认为 为了使我们的档案信息资源建设规划工作真正落实到面向社会并服务于社会的目的与宗旨， 也应该解决好 档案机构服务的定位问题。

　　首先，是服务对象的定位问题。档案部门在开展档案信息资源服务工作时， 可以更多地本着对权利主体的 尊重。 坚持公平性与规范性的价值取向来开展档案信息资源的服务工作，当今，以信息公开为代展档案信 息资源的服务工作，当今，以信息公开为代表的社会大环境在转型， 档案在社会各领域的被需求性在拓展 ， 社会对档案可着力的服务领域以及服务力度的要求在逐步增加， 这就需要依据社会整体环境，及时调 整发展机制。而从资源的来源和构筑着眼，档案信息资源作为公共产品，其公共需要在观念形态上是需求 者的一种欲望、理念。 因此，必须要做好服务于社会每个成员与组织的服务规划。并且，在法律法规许可 的范围内有序进行档案信息资源建设规划，一方面，明确法律法规保障，稳定档案信息资源规划持续发展 的步伐。 长期以来， 从上至下各地区、 各部门制定了许多与档案工作配套的政策、法规，使档案工作能 有序展开和进行，但同时不可否认的是当前相关档案法律并不完善， 相关配套法规也较为落后。档案法律 在某些方面的规定不清、解释不严某种程度上制约了档案信息资源规划的开展和实施。另一方面，在具体 操作层面加强对档案法律法规的理解也至关重要。以几年前沸沸扬扬的“利用档案引发的一场官司——— 陈寅恪的最后二十年出版以后”事件为例，档案法中对档案“该如何用”以及何为“引用”、何为“公布 ”[9]等的存疑某种程度上就影响了人们对如何利用档案的看法。因此，如何做好服务中的公平性与规范性 ， 法律法规将起到至关重要的作用。

　　其次，是服务意识的定位问题。坚持效率与效益兼顾的民本服务思想，充分认识档案行业的公益性、公共 性的行业属性，把服务永久放在职业的第一位，做到不断地完善其服务意识、服务态度。 因为，档案存在 前提、 档案价值实现以及档案事业兴衰归根到底都归于人本因素，“档案服务社会深化了档案工作的内核 ， 它反对档案服务重机构轻个人， 倡导实施‘档案关怀’”[10]。 知识型档案信息的社会服务作为由面 向机关转向面向社会的一种手段， 有利于公众档案信息需求的层次化满足， 是一种人本导向的服务观， 体现的是凸显社会服务效益的服务思想。 因此，作为档案信息资源规划的一种社会满足， 不仅要把档案 信息需求者指引向信息宝库的大门， 帮助他们深入档案信息，去获取能够带来效率、效益和财富的档案知 识， 把档案机构建成组织网络化、 功能社会化、服务产业化的档案信息服务机构，使其工作效率得到最 大化的提升， 为民本服务思想的实现提供可能与条件。 更可以考虑通过拓宽知识型档案信息服务的领域 ，更加针对用户需求，把更多的精力放在服务的精品化、专业化、层次化、个性化需求上，开展全方位、 立体化、多层次档案社会服务，让用户以最小的努力就可以从中受益， 让利用者充分体会到处处有服务、 处处有关怀，从而挖掘档案信息资源规划的原动力。

　　最后，是服务方式的选择问题。在当前较高的社会开放度和社会融合度背景下， 档案部门可以考虑将自己 所具有的文化魅力多途径、 宽角度辐射到社会各个层面，以实体管理为依托瞄准信息开发，实现信息隔离 向信息共享转向，弥合区域、部门之间的信息断层，实现现代档案增长极的扩散效应。 一方面，可以通过 多途径释放，全方位开发档案信息资源。依托网络技术平台，多元化开展档案信息网络服务，包括对网站 、博客等新型表达途径的利用、档案信息资源共享工程的建设等； 依据相关学科的数字化发展研究成果， 搭建相关的档案资源数据平台、建设数字档案馆等等。 这样才有利于在保管好实体档案的同时充分发挥其 作为信息资源的价值优势， 才能使档案管理工作不是囿于管理而管理， 而是为了发挥其社会价值的必要 管理。另外，挖掘各种有价值的档案信息资源， 包括掌握在各社会组织手中的能反映社会进程与历史变迁 的档案资源、 分散于少数民族群落的濒危文化遗产档案资源、 存放于家庭角落的特色档案资源等。 对这 些资源所蕴含的消息、信号、数据、情报或知识等要素进行开发，并使其转化成对社会公众有用的知识性 资源与档案文化产品， 从而达到实现多层次档案利用需求的目的。 如当下引起热议的众多电视档案专题 栏目， 如 《档案》、《国宝档案》、《凤凰大视野》等等，档案的这种大众化服务形式在形成种种市场 效应、社会效益的同时，也必然有利于提高档案管理工作的主动性。另一方面，可以通过依托文化工程， 构建档案信息服务平台。在信息化社会， 档案信息资源规划工作的组织不能满足于传统的阵地服务，应结 合时代背景更新服务理念，利用新兴网络技术和数字化技术实施重大文化工程的机遇，以此来延伸服务内 容，拓宽服务领域，延展服务范围，实现信息资源共建共享。 在纵向上，各级档案馆可以依托“全国文化 信息资源共享工程”资源，整合中央和地方各级档案馆文化信息资源，构建“虚拟的信息服务平台”[11] ，实现文献资源、数字资源和特色数据库的共建共享， 形成一种自上而下凝聚而成的文化合力。 在横向 上，各地方、区域、部门内部，通过优化与整合各档案馆、方志馆、戏剧院、文化馆、博物馆等相关机构 之间的合作，形成“一个能让社会公众直观地感受本地区档案的整体性和区域特色全面性的有效平台” [12]， 通过馆际物理分离的横向破解，增强档案信息服务的社会覆盖面与服务半径， 打造档案的经济社 会力、政治社会力和观念社会力。通过此种纵横联合的档案信息服务模式， 公众可以突破地域、时间、馆 藏内容等因素的限制，快捷迅速地得到自己所需的信息，实现延伸档案文化服务的目的，缓解社会文化服 务不均衡的状况， 实现组织机制优化， 使档案信息资源真正做到面向社会并提供优质且科学的服务。

档案是一种权力

　《山西档案》2000年第1期刊登一篇翻译文章《信息文化与档案》，作者是一位美国人。文章长达万余字，其中有一种观点令我们耳目一新：那就是“档案是权力和权威的创造者和加强者。”文章提到档案作为公共记忆是权力的发源地，失去对档案的控制就等于失去了政治权力。档案是与权力一样积极主动的东西，而非权力的被动记录者。绝大多数档案代表了一种不对称的交流。在这种不对称交流中，档案反映并强化了构成它们的机构所主宰的权力关系。这篇长文写得较为艰深晦涩，但传达的思想却是全新的，的确如该刊卷首语所说“有一种洗脑的感觉。”

　　长期以来，中国档案人差不多始终将档案的性质定位在历史记录、原始凭证上面，从来没有往权力方向延伸思考。实际上稍一延伸，历史记录就是权力的源头。没有被记载的权力是不被承认的，生成档案才意味着权力的产生和确认。民间野史中的雍正皇帝正是靠修改康熙藏在正大光明匾额后面的手谕档案来夺取权力的。推而广之，历史学家既可以用真实的档案正确地编写历史来塑造我们对历史的记忆，也可以用伪造的档案不正确地编写历史来扭曲我们的记忆。那位美国人所说的“大部份档案是一种不对称的交流，”其实就是说我们普通人只能被动地接受档案强加在我们身上的记忆。所谓知识改变人的命运，档案更能强制性改变人的命运。中国民间俗称的“空口无凭，立字为证”，也深刻反映了档案的权力性质。文革动乱中多少人的冤假错案正是打着档案的旗号产生的，若干年后又是以档案的名义加以平反昭雪的。档案的权力作用实在惊心动魄。谁控制了档案，谁就控制了权力。历代统治集团之所以始终“重藏慎用”正是为了控制权力的源头。由此也可以推出，凡是有政治头脑的领导人肯定重视档案工作，凡是不重视档案工作的，肯定没有政治头脑。

　　可惜的是进入市场经济以后，档案的这种权力性由明显转为隐含，由政治性转为知识性。由于大背景的剧烈变动和多种因素的作用，许多领导人意识不到档案权力性质的变化，意识不到信息社会最主流最高层面的竞争已经逐步变为知识的竞争，信息的竞争。谁掌握控制了知识信息的源头，谁就真正掌握控制了主要的权力。当然，作为档案人，我们也没有真正意识到档案的权力属性和档案权力性质是随时代变化而变化的。按照那位美国人说的，档案记录和携带的不仅是知识和技术，还有文化和权力。过去我们所认识的档案重要性基本上都是大而无当、形而上和抽象的，诸如“国家的灵魂”、“国之利器”、“插在鞘中的剑”等等。正是这些空洞玄妙的表述将档案架空悬置起来，将它与人类千丝万缕的生存联系割裂开来。实际上也是将档案与普通公众隔离开来。

 

　由于文化和层次上的差异，《信息文化与档案》一文表达得并不符合中国人的阅读习惯，但从中咀嚼出的文化理念可以启发愿意思考的中国档案人。面对21世纪，我们应该重新审视熟悉而又陌生的档案。将档案原本就深含其中因人的误解而不被强调的权力锋刃擦亮磨利，示之以人，尤其是领导人，让他们真正明白在市场经济中，在网络新经济中，档案作为一种知识信息同样是权力的源头和基础，是一种新式武器。不重视档案就不可能在经济竞争中获胜。观念需要灌输，武器应该展示，形式必须多样。不如此，光直着脖子喊档案重要，谁信呢？

　　有关问题的通知

　　各市、县人力资源和社会保障局，省直有关单位：

　　为完善流动人员管理服务政策，促进人才规范有序流动，现对流动人员档案工资调整等有关问题通知如下：

　　一、机关、国有企事业单位人员离职后，人事档案委托公共就业人才服务机构管理的，公共就业人才服务机构在管理期间不需要再调整、核定档案工资；公共就业人才服务机构管理的大中专毕业生及其他各类流动人员人事档案，除有特殊需要外，在管理期间均不需要再调整、核定档案工资。

　　流动人员被录用、招聘到机关、国有企事业单位工作或跨地区到非国有单位就业的，公共就业人才服务机构按规定将其人事档案转至工作单位或就业所在地公共就业人才服务机构管理。流动人员工作调动，人事档案转移时需开具人才流动介绍信，不再开具工资介绍信。流动人员工龄计算，工资津贴待遇核定等，按照省相关政策规定执行。

　　二、人事档案委托公共就业人才服务机构管理的大中专毕业生等各类流动人员，首次工作试用期满，由用人单位按照规定进行考核、定岗定职、确定工资待遇等，相关材料及时归入流动人员人事档案。流动人员年度考核、任期考核等均由用人单位按规定进行考核，公共就业人才服务机构只负责考核材料的收集归档。

　　公共就业人才服务机构不需要再为代理的大中专毕业生等办理转正定级手续。大中专毕业生等各类流动人员正常就业，档案需要转移的，公共就业人才服务机构不得以未办理转正定级为由，限制流动人员人事档案转移和办理工作调动手续。

　　三、公共就业人才服务机构不需要再为代理的流动人员办理干部身份保留、认定等手续。

　　国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的，该办法是根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务制定的。

　　颁布目的

　　进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务制定的。

　　总则

　　第一条

　　根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。

　　第二条

　　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。

　　第三条

　　企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

　　第四条

　　企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。

　　文件归档

　　第五条

　　企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。

　　文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。

　　第六条

　　企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

　　各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。

　　第七条

　　企业文件材料归档的基本要求

　　1、归档的文件材料必须完整。

　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

　　第八条

　　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：

　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

　　12、其他方面。

　　第九条

　　归档时间

　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

　　第十条

　　企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

　　第十一条

　　企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

　　第十二条

　　企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

　　第十三条

　　企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

　　第十四条

　　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。

　　第十五条

　　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

　　第十六条

　　企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

　　档案管理

　　第十七条

　　企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。

　　第十八条

　　档案分类

　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

　　4、常用的分类方法有：

　　（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。

　　第十九条

　　档案编目与编制检索工具

　　1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

　　2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案着录工作，着录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案着录规则》执行。

　　第二十条

　　档案保管

　　1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

　　6、档案库房的一般要求：

　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

　　第二十一条

　　图纸的修改、补充

　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

　　第二十二条

　　档案鉴定

　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：

　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：

　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。

　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

　　第二十三条

　　档案统计

　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。

　　第二十四条　档案管理现代化

　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

　　第二十五条

　　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

　　第二十六条

　　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。

　　第二十七条

　　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。

　　档案利用

　　第二十八条

　　企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。

　　第二十九条

　　企业档案信息开发利用的几种形式

　　1、在企业内部实行档案开架阅览。

　　2、编制并交流档案目录。

　　3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

　　第三十条

　　企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

　　第三十一条

　　对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。

　　档案管理体制

　　第三十二条

　　企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。

　　第三十三条

　　要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。

　　第三十四条

　　企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。

　　第三十五条

　　档案管理人员

　　1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。

　　2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

　　3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

　　附则

　　第三十六条

　　企业党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

　　第三十七条

　　企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

　　第三十八条

　　企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

　　第三十九条

　　集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。

　　第四十条

　　本规定由国家档案局负责解释。

　　第四十一条

　　本规定自发布之日起执行。