编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作提供了基本条件。每一条目录必须与归档文件实体一一对应，如果没有一一对应，就会出现漏检、误检等情况，增加档案提供利用的困难。
1、 归档文件目录的项目
1.1件号
归档文件目录中直接设置成“件号”，不区分室编号和馆编号。
1.2责任者
责任者是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，是档案检索利用的重要途经。填写责任者应使用全称或通用简称；联合发文时应将所有责任者照实抄录，过多时可以适当省略，当立档单位的责任者必须抄录，体现“以我为主”的精神；内部的“白头文件”由于种种原因，未出现责任者，应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写；另外，文件的责任者应是文件的署名者，而不是承办者。
1.3文号
文号即发文的字号。如果没有发文字号，可以空格不填。
1.4题名
题名即文件的标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。有的文件没有题名或者不能揭示或不能全部揭示文件内容，可以自拟题名，并在新拟或补充标题之外加“[]”号中。有些文件有正文和附件，正文仅有实施意见或正文与附件为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，需要外加“（）”号。
1.5日期
日期即文件的发文时间（文件的落款时间），具体填写日期应以8为阿拉伯数字标注年月日。
1.6页数
页数项以阿拉伯数字填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大涨的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数总和作为该件的页数。发文签发单或收文办理单与其后的文件一并作为一件归档时，统计页数应加上相关处理单。
2、 归档文件目录格式
已采用计算机管理档案的单位，可以直接使用档案管理软件生成并打印出的目录。提供利用时，档案人员是根据归档文件目录按照“全宗、年度、保管期限、机构（问题）、件号”的顺序确定所需档案的位置后，再按照盒脊上的起止件号找到相应档案和需要抽取的实体。由此可见，在每盒内设置“盒内文件目录”，对检索并无意义，相关规定没有要求在盒内放置盒内文件目录，但如果认为管理时有必要，可以自行规定。
归档文件目录只是最基本的检索工具，相关单位可以另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录、字号索引、姓名索引等其他检索工具。