企业进行纸质档案扫描（档案数字化加工）是一个系统性工程，需要严密的流程规划和严格的质量控制。这不仅是技术操作，更是档案管理规范性和信息安全性的集中体现。
以下为企业进行纸质档案扫描的全流程、标准化操作指南，涵盖了从准备到验收的各个环节。
一、前期评估与规划（谋定而后动）
明确目标与范围：
为什么扫？（归档备份、提高利用率、节省库房空间、系统集成）。
扫什么？ 确定优先数字化的档案范围（如常用档案、濒危档案、重要凭证等）。
扫多少？ 评估档案总量（页数）、类型（图纸、照片、票据）、纸张状况（是否脆弱、字迹褪色）。
制定方案与预算：
模式选择：
自主加工：采购设备，组建团队。适用于核心敏感档案、持续少量扫描。
外包服务：委托专业数字化公司。适用于大批量、一次性项目，需严格筛选服务商（参考之前提到的外包选择标准）。
制定技术标准：明确分辨率（DPI）、色彩模式、文件格式（PDF/A, TIFF, JPEG）、命名规则等。
预算编制：涵盖设备/服务费、耗材、人工、软件、存储设备等。
组建团队与培训：
成立项目组，包含档案管理员、IT人员、业务人员。
对所有参与人员进行安全保密培训和标准化操作流程培训。
二、标准化扫描加工流程（核心环节）
整个流程应遵循 “档案实体有序流转、数字信息准确挂接” 的原则，形成闭环管理。
第一步：档案出库与整理
出库登记：从库房按批次调取档案，填写《档案数字化加工交接单》，双方签字确认。
初步整理：检查档案的完整性、顺序，并拆除订书钉、回形针等金属物。对破损、褶皱档案进行登记，必要时先修复。
第二步：目录建库（关键基础）
如果档案没有电子目录，必须先建立。这是后续数据挂接和检索的根基。
按照《档案著录规则》，准确录入档案的档号、题名、责任者、日期、页数等核心元数据。
第三步：批量扫描与图像处理（技术核心）
设备选择：
普通A4文档：高速文档扫描仪（推荐日系品牌，如富士通、松下）。
图纸、古籍：大幅面平板扫描仪或非接触式书刊扫描仪。
彩色照片、珍贵档案：高精度彩色扫描仪。
参数设置（示例）：
黑白文本：300 DPI，黑白二值。
带有印章、照片的文档：300 DPI，256级灰度或彩色。
照片、图纸：600 DPI 或更高，彩色。
输出格式：单页TIFF用于归档，多页PDF用于利用。
图像处理：
纠偏：将扫描歪斜的图像自动旋转校正。
去污：去除黑边、污点。
裁边：裁剪多余白边。
图像优化：调整对比度，确保字迹清晰。
第四步：质量检查（重中之重）
三级质检制度是保证质量的黄金法则：
扫描员自检（100%检查）：检查图像的清晰度、完整性、顺序。
质检员专检（抽查率不低于30%）：对照纸质档案，检查图像质量、文件命名、页数。
档案员终检/抽检（抽查率5%-10%）：从业务和档案管理角度进行最终验收。
所有问题必须记录在《质检问题登记表》中，并退回相应环节修正。
第五步：数据挂接与成品输出
数据挂接：将处理好的数字图像，与档案管理软件中的目录条目一一对应关联。这是实现“检索即得”的关键。
成品组织：按预设的存储结构（如按年度-机构-保管期限）存储数字图像文件。
第六步：档案还原与归还入库
严格还原：将数字化后的档案按原顺序、原样（装订方式、封面）重新装订、装盒。
入库销号：填写交接单，将实体档案归还库房，核销出库记录，完成实体档案的闭环。
三、后期管理与安全控制
存储与备份：
多套异地备份：至少制作三套，两套不同介质（如服务器硬盘、移动硬盘、光盘）异地保存，一套提供查阅。
长期保存格式：采用PDF/A、TIFF等开放、稳定的格式。
利用与安全：
将数字化成果导入企业档案管理系统，设置严格的访问权限（按部门、职务、密级）。
对敏感信息可进行局部屏蔽处理。
记录数字档案的利用日志，做到可追溯。
项目归档：
将整个数字化项目的过程文件（方案、合同、质检记录、验收报告、操作日志）整理归档，形成“元档案”，以备未来审计或迁移。
四、关键风险点与注意事项
安全保密：这是生命线。加工场地需安装监控，严禁无关人员进入。所有电脑禁用USB口、网络。与外包商签订严密保密协议。
档案实体安全：轻拿轻放，防止丢失、损毁、顺序混乱。绝不允许将档案带离指定加工场所。
流程不可逆：每个环节必须有书面交接记录，确保责任到人，问题可追溯。
选择外包商：如果外包，务必考察其资质、案例、加工现场和安全措施，并派人全程现场监督。
通过遵循以上标准化流程，企业可以高效、安全、高质量地完成纸质档案数字化工作，真正将“纸包袱”变为“信息财富”，赋能业务发展与管理提升。