可以根据单位大小分别确定三类分类方式（2000-2008年保管期限分为永久、长期、短期、30年、10年；2008年后保管期限分为永久、定期（30年、10年）：

（一）单位很小且公务简单，可以直接采用保管期限分类法，按永久、长期、短期依次排列编号。一般适用于个人组织、小型团体等。

（二）单位稍大且公务内容较多，可以采用内分类，如党群工作、行政工作、经营管理、财务管理等，再依次按永久、长期、短信依次排列编号。一般适用于中型企业、政府机关等。

（三）单位较大且公务内容繁杂，可以采用部门机构分类，如办公室、人事部、财务部、经营部等，再依次按永久、长期、短信依次排列编号。一般适用于大型企业集团、政府机关等。