企业经营管理类档案是其决策与发展的重要依据,企业应重视此类档案的收集与管理工作,并借助信息化手段,通过提升人员专业能力、完善内部制度,不断提高档案管理工作的效率与质量,从而为企业发展提供支撑。
一、企业经营管理类档案的内容与作用
此类档案主要包括:
经营决策与计划文件;
物资供应与能源管理材料;
生产与质量管理文件;
市场与销售材料;
财务与成本管理文件。
这些档案不仅是企业与外部联系的重要媒介,也是管理层制定决策的依据,对提升企业竞争力、增强市场地位和经济收益具有关键意义。
二、档案管理与收集面临的问题
(一)兼职档案管理人员职责不清:部门内兼职档案员因本职任务繁重,常无法明确应移交哪些档案,导致该岗位形同虚设。
(二)部门间档案移交困难:部分部门视档案为内部资产,不愿移交,甚至因人事变动导致档案遗失。
(三)档案管理人员信息技术能力不足:不少档案人员不熟悉信息化管理工具,影响工作效率。
(四)档案信息安全风险:信息化环境下,档案易受黑客或病毒攻击,可能造成信息泄露或丢失。
三、解决措施
(一)强化宣传与意识培养:通过内部宣传(如微信公众号)普及档案管理重要性,通报相关案例,提升全员的档案保护与移交意识。同时,档案部门应及时向管理层汇报工作进展与困难,争取支持,实现项目进度与档案管理同步。
(二)提升档案人员业务水平:选拔细心、有责任心的员工兼任档案岗位,定期开展档案培训与实操指导。企业应支持档案人员参加外部培训,并通过“请进来、走出去”相结合的方式,学习先进经验,提升整体业务能力。
(三)健全内部档案管理制度:制定并严格执行档案管理奖惩制度,加强对各部门的监督,使档案收集与管理“有据可循”,保障档案工作的规范开展。
总之,企业应结合档案数字化趋势,不断完善档案管理制度,提升档案工作人员的专业素养与实操能力,从而优化档案管理与收集的效能,更好地服务于企业发展。