1、判断：确定业务类型；按内容分类；或按年度分类；明确编号方式，根据业务材料数量或特点，采取分年度或分内容或跨年度编案卷号的方式。

2、分类：根据本单位业务部门设置，结合业务材料形成特点进行规范分类，原则上，该业务工作有产生具有业务特性的文件材料，可以单独分成一类或几个业务工作分成一类，需根据单位业务管理工作实际确定。

3、排序：根据业务材料形成特点，结合单位的管理习惯，参照国家档案管理相关标准，进行科学、合理排序。

4、编目：根据业务材料的分类和业务材料的内容，在确定编目方式，如某项工作形成了4盒文件材料，编制案卷号时一般按类型跨年度编号，但对于某项工作4盒应在盒背脊标号以示区别，如某某工作文件材料（1）、某某工作文件材料（2）......。

5、规范整理，按实体档案整理步骤进行。

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