1、前期准备：三查
查重：清除重份文件材料
查缺：查出缺省内容，如单位班子会议记录、年度计划和总结、大事记、单位财政拨款审批文件、员工花名册、组织沿革、年鉴、员工工资年度统计、内控报告、法人年度报告书等
查密：查出涉密文件材料，单位安排人员进行专责管理。
2、分年度：按文件材料的形成年度。会议类放在闭会年度，计划与总结类放在总结年度，办文类放在签批年度。
3、分保管期限：按文件材料的重要程度、保存价值（执行标准：国家档案局8号令、10号令、13号令和本单位的归档范围、保管期限等）
4、分层级 以本级文件材料为主，与本级有关联的所有单位构成本级档案全宗
（1）本级文件：发文、材料、表格、图纸等
（2）下级文件：呈文、汇报、表格、图纸等
（3）上级文件：文件、批复、材料、图纸等
如果下级、上级文件为请示和批复、转发件和被转发件等的，可以分别作为一件归入本级文件材料内。
5、规范整理，按实体档案整理步骤进行。
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