企业开始进行档案管理，往往面临“千头万绪不知从哪抓起”的困惑。其实，档案管理并非一上来就要建大库房、买大软件，而是一项“从关键处突破、逐步体系化”的系统工程。
对于刚刚起步的企业，我建议按照以下四个步骤有序推进：
第一步：摸底盘点，明确“家底”
在动手整理之前，先花一天时间，把所有散落在各部门、员工个人手中的文件资料进行一次全面“大扫除”。
全面收集：下发通知，要求各部门将历年来形成的合同、文件、图纸、财务凭证、人事资料、照片、光盘等，无论新旧，全部集中报备。
分类梳理：大致分分类——哪些是核心的（如合同、执照）、哪些是日常的（如行政通知）、哪些是长期的（如基建图纸）、哪些已过时。这个过程不需要太精细，主要是为了搞清楚：公司到底有多少档案？最重要的档案在哪里？
第二步：确立核心，划定“重点”
档案管理最忌“眉毛胡子一把抓”。起步阶段，一定要学会做减法，先管住最重要的20%。
建议将以下三类档案作为首批规范化管理的重点：
合同协议类：采购合同、销售合同、合作协议等，这是企业经营的“命脉”。
证照资质类：营业执照、许可证、商标专利证书、房产证等，这是企业身份的“证明”。
财务人事类：财务报表、工资表、员工档案、社保记录等，这是合规运营的“底线”。
对于普通的事务性文件，如临时通知、草稿等，可以简化处理或规定较短保管期限，不必投入过多精力。
第三步：建章立制，定好“规矩”
管好核心档案，需要有简单的规则来约束。不需要一开始就制定几十页的复杂制度，但以下三个基本规矩必须立下：
归档范围：明确哪些文件必须交档案室（或指定专人）统一管，避免散落。
归档时间：规定项目结束后多久交、合同签订后多久交、年底何时统一交。
借阅流程：建立简单的借阅登记表，谁借走、借了什么、什么时候还，必须签字。这是防止档案丢失的关键一步。
制度贴在墙上，更要落实到日常。初期可由老板或高层带头执行，强调档案的重要性。
第四步：软硬兼施，落实“保障”
在制度的基础上，为档案找一个安全的“家”。
硬件起步：不一定要昂贵的密集架。初期可以用铁质文件柜代替木质柜，做到防潮、防火、防虫、防鼠。对于特别重要的证件、合同，建议配备保险柜单独存放。
软件辅助：如果文件量不大，可以用Excel表格建立简单的目录索引，记录文件名、日期、存放位置、借阅状态。当文件量增长到几百卷时，可以考虑引入简单的档案管理软件，实现快速检索和到期提醒。
两个需要避开的“坑”
在起步过程中，提醒您注意两点：
不要追求一步到位：数字化扫描、恒温恒湿库房等，可以在业务稳定后逐步完善。起步阶段的核心是“先管住，不丢失”。
不要只管不管用：档案的价值在于“用”。定期翻翻旧档案，也许能找到可复用的方案、可追回的欠款证据，让老板和同事看到档案的价值，后续工作才好开展。
最后想说的是：
档案管理是一项“前人栽树，后人乘凉”的工作。今天花点时间把散落的资料归拢好、立好规矩，未来企业在面对审计、诉讼或新项目时，就会多一份从容与底气。
如果您在梳理过程中发现历史积压档案太多、不知如何下手，或者希望一步到位实现数字化管理，也可以考虑借助专业机构的力量，从整理到数字化全流程托管，让专业的档案服务商帮您打好基础。