（一）选定档号结构及档案样表格式
根据档案类型和分类方式确定档号结构并按档案年度采用规范档案目录表格，如工程档案，有若干工程项目，其分类号GC·1，档号结构 全宗号-GC·1-永久，假如有几个类型的工程，则1建筑类、2道路类，其下分别有若干工程，那么分类号为GC·1·1、GC·2·1.....档号结构原有分类号用此替换；2000年前按旧目录表格著录，2000年后按新目录表格著录。
（二）确定该表格的关键字段
表格的关键字段一般为序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数（页次）、密级（一般没有填写）、备注等
（三）填表的内容的表现方式
题名靠左，其他居中。一般采用仿宋体、宋体，10-12号字体条目中题名栏内容不全，应补全，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
如通知，应补充为 [关于某某事项的]通知；[关于某某事项的]会议纪要
（四）注意事项
1、著录时应注意字体大小、横距、行距、页边距等
2、每页目录一般限定在10条内，最多不超过12条
3、每个目录的标头行高一般为49，每格行高一般为60
4、每个条目中日期一般要求八位阿拉伯数字，如20190208，如不清楚月日，可用0代表，如20180000，如年度不清，可根据类同文件材料查找出形成年度或归档年度
5、卷内条目著录按实际标题内容填写，如标题内部不全可以补全；案卷条目著录以该案卷卷内标题的主要内容分别概括，拟成新的案卷题名，如：2015年本单位党员会议通知、2015年工作计划与总结、2015年检查工作情况汇报等，可概括为 关于本单位2015年会议通知、工作总结、情况汇报等
6、卷内目录最后一条目录的页次填写起止页码，其他页可按件分别填写开始的页码。假如某盒卷内文件共10件，每件只有2页，共20页，每个条目的页次分别为1、3、5、7、9、11、13、15、17、19-20。
7、如果某条目题名内容较多时一般按规范简称、或减少内容、或适当缩小字体等方式处理。
如某个条目：《建设工程文件归档整理规范》（GBT50328-2001）及行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DAT28-2002）的差异，可以简化为：工程文件整理规范与国家重大项目文件整理规范的差异，或者根据内容多少缩小字体后填入表格。
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