企业档案整理是一项系统性、专业性很强的工作，对于提升运营效率、保障信息安全、满足合规要求、留存企业记忆至关重要。以下是一套完整、可操作的企业档案整理步骤与方法，适用于大多数企业。
第一阶段：准备与规划（占比30%的工作量）
这是最关键的一步，规划得好，后续事半功倍。
成立专项小组与明确职责
领导支持： 争取高层支持，明确项目重要性。
组建团队： 由行政部门或办公室牵头，联合IT、法务、财务、核心业务部门人员组成。指定项目负责人。
明确分工： 确定谁负责制定标准、谁负责具体整理、谁负责监督验收。
调研与摸底诊断
清查家底： 全面了解企业有哪些类型的档案（纸质、电子、声像、实物等），分布在哪些部门、地点，数量大致有多少。
分析现状： 了解当前档案管理存在的主要问题（如：堆积混乱、查找困难、丢失风险、电子化程度低等）。
制定档案分类方案与归档范围
制定分类方案（核心）： 设计一个逻辑清晰、包容性强、便于扩展的分类体系。常见方法有：
职能分类法： 按企业职能分，如：行政管理类、人力资源类、财务会计类、市场营销类、生产技术类、研发项目类等。这是最常用、最科学的方法。
问题分类法： 按特定事务或项目分，适合项目导向型公司。
年度分类法： 常与上述方法结合使用，形成“年度-部门/职能”或“部门-年度”的结构。
示例：
一级类目：行政综合 > 二级类目：2024年 > 三级类目：会议纪要、公章使用、固定资产
确定归档范围： 明确哪些文件必须归档（具有凭证、查考、利用价值），哪些无需归档（临时性、重复性文件）。可制定《文件材料归档范围和保管期限表》。
制定保管期限表
根据国家相关规定（如《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》）和公司实际，为每类档案划定保管期限：
永久： 对企业有长远利用价值的，如公司章程、营业执照、重要合同、年度报告、专利证书等。
定期（30年、10年等）： 在一定时期内有查考价值的，如普通合同、会计凭证、人事档案（离职后）、一般项目资料等。
短期（<10年）： 临时性、过渡性文件。
制定整理标准与制度
编写《档案整理操作手册》，规定：
纸质档案的装订、编号、装盒要求。
电子档案的命名规则、格式要求、存储结构。
档案的编号规则（档号编制规则），如：
全宗号-类别号-年度-案卷号/件号。档案的借阅、复制、销毁流程。
安全保密规定。
第二阶段：实施与整理（占比50%的工作量）
按照规划，分步实施。
收集与鉴别
向各部门发放归档通知，按《归档范围》收集文件。
对收集来的文件进行价值鉴别，剔除无需归档的文件，确保归档文件的系统性、完整性。
分类与组件
组件： 将每份独立完整的文件作为一件（如：一份合同及其附件为一件；一次会议的请示、通知、议程、纪要、签到表为一件）。
分类： 按照预先制定的分类方案，将每一件文件归入相应的类别和年度。
排列与编号
排列： 在同一类别下，按时间先后、重要程度或逻辑关系对文件进行排序。
编号： 为每件档案编制唯一的档号，并在文件右上角加盖或填写档号章。
编制目录： 制作《档案移交目录》或《案卷目录》，这是检索的基础。目录应包括：档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等核心元数据。
装订与装盒（纸质档案）
去除金属物，对破损文件进行修复。
采用线装、胶装等方式进行装订，确保牢固、整齐、不压字。
将整理好的文件按顺序装入档案盒，填写盒脊和封面信息（全宗名称、类别、年度、起止档号等）。
数字化处理（电子化）
扫描： 对重要的、利用频繁的纸质档案进行扫描。建议采用彩色扫描，分辨率不低于300dpi。
命名： 电子文件名称应与档号或核心题名一致，如
2024-XZ-001-年度董事会纪要.pdf。挂接： 将电子图像与档案管理软件中的目录条目进行关联，实现一键检索、在线查阅。
备份： 电子档案必须实行异地、异质备份（服务器、硬盘、云存储等多重备份）。
第三阶段：归档入库与常态化管理（占比20%的工作量）
验收与移交
档案室人员对各部门整理好的档案进行质量验收，合格后办理正式移交手续，双方在移交清册上签字。
上架与存放
档案入库，按档号顺序科学上架。库房应具备“八防”要求（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防虫、防污染）。
建立库房索引图，便于快速定位。
建立检索系统与利用制度
将档案目录录入计算机，建立数字化检索系统。条件允许可部署专业的档案管理信息系统(AMS)。
制定简便高效的档案借阅、复制流程，既方便利用，又保障安全。
制度化与常态化
纳入业务流程： 将档案归档要求嵌入到公司的办公自动化(OA)、合同管理、项目管理等业务流程中，实现“前端控制”。
年度归档： 规定每年初或特定时间，各部门必须完成上一年度文件材料的整理归档工作，使之成为例行工作。
定期培训： 对新员工和兼职档案员进行培训。
鉴定与销毁： 定期对到期档案进行价值鉴定，按规定程序对确无保存价值的档案进行销毁，并做好记录。
核心建议与注意事项
先试点，后推广： 选择一个部门或一类档案进行试点，完善流程后再全面铺开。
纸质与电子并重： 在数字化时代，必须坚持“双轨制”，确保电子档案的真实、完整、可用、安全。原生电子文件应直接归档。
借助专业力量： 如果内部缺乏经验，可以聘请专业的档案服务公司进行辅导或外包部分整理工作。
技术赋能： 积极考虑使用带有OCR识别、智能分类、全文检索功能的档案管理软件，大幅提升管理效率和利用体验。
安全是底线： 尤其是涉及商业秘密、核心技术、个人隐私的档案，必须在存取权限、物理隔离、网络安全等方面采取严格措施。
企业档案整理并非一次性项目，而是一项需要持续投入和优化的基础管理工作。一个良好的档案管理体系，是企业规范化运营和知识积累的核心基础设施。