企业档案管理中的档案收集工作是确保档案完整、准确、系统的基础环节。以下是企业进行档案收集的步骤和方法：
一、明确收集范围
制定归档范围
根据国家档案法律法规、行业标准和企业实际情况，制定详细的《文件材料归档范围》。
覆盖企业各项活动：行政管理、经营管理、生产科研、基本建设、设备仪器、会计审计、人事劳资、合同协议、知识产权、党群工作等。
明确哪些文件需要归档（如红头文件、合同、图纸、报告、重要的邮件等），哪些不需要归档（重份文件、临时性文件等）。
确定保管期限
根据文件价值，划定保管期限（如永久、30年、10年等）。这有助于在收集时就进行初步的价值鉴别。
二、建立收集制度
制定归档制度
在《档案管理制度》中明确规定归档时间、归档份数、归档手续和归档质量要求（如格式、用笔、纸张等）。
归档时间： 一般按年度进行（如次年6月前完成上年度归档）；项目、合同、设备等可在结束后及时归档；人事档案随人员变动随时归档。
归档份数： 一般归档原件1份，重要的可归档2份或加电子版。
归档手续： 填写《归档文件移交清单》，交接双方签字。
推行“四同步”管理
对于工程项目、科研课题等，档案工作应与项目立项、进度、验收、成果评定同步进行。
三、明确收集责任
部门责任制（前端控制）
实行“谁形成、谁整理、谁归档”的原则。各业务部门（如人力资源部、财务部、项目部）的兼职档案员负责本部门文件的收集、初步整理和移交。
档案部门负责监督、指导和最终接收。
岗位责任制
将档案收集工作纳入相关岗位的绩效考核，确保文件材料不积压、不丢失。
四、具体收集方法
平时积累
建立文件夹： 各部门按文件类别建立电子和纸质文件夹。
随时登记： 对收发文进行登记，确保文件流向清晰。
重点追踪： 对合同、协议、纪要等关键文件进行专项跟踪，确保原件及时回收。
定期收集（常规性）
年度收集： 年底或次年初，集中收集行政管理、党群等综合性文件。
季度/月度收集： 对财务凭证、人事变动等频繁产生的文件进行阶段性收集。
专项收集（非常规性）
结项/竣工收集： 项目、工程、课题结束后，立即进行全面收集。
突发事件收集： 企业改制、撤并、重大活动或事故发生后，及时收集相关材料。
设备开箱收集： 购买新设备时，档案部门参与开箱，现场收集随机文件（说明书、图纸、保修卡等）。
五、收集质量要求
完整性： 每项工作、每份合同的文件材料要齐全（如从立项到验收的全过程文件）。
准确性： 文件内容真实反映企业活动，签字盖章手续完备；图纸与实物相符。
规范性：
载体要求： 纸质文件应使用耐久性书写材料（不能用圆珠笔、铅笔）；电子文件应附带元数据。
格式要求： 电子文件归档应尽量转为长期保存格式（如PDF/A，OFD）。
原件原则： 尽量收集原件，确实无原件的，复印件需注明出处并加盖公章。
六、监督与检查
档案部门指导： 档案人员定期到各部门检查文件积累情况，现场指导分类和整理。
考核通报： 对归档及时、完整的部门进行表扬，对拖延、缺失的部门进行通报并限期整改。
系统控制（数字化手段）： 如果企业有OA（办公自动化系统）、ERP（企业资源计划系统）或档案管理系统，可以在系统中设置归档节点，到期自动提醒，甚至实现电子文件的自动捕获归档。
七、特殊类型文件的收集
电子文件： 除收集电子版外，重要的需打印纸质版一并归档，或进行双套制/单套制管理（根据国家电子文件归档相关规定）。
实物档案： 奖杯、奖牌、印章、旧名牌等，应拍照登记后移交实物。
声像档案： 照片（需注明时间、人物、事件）、录音录像带、光盘等，及时数字化并归档。
总结流程：
形成 → 积累 → 整理 → 移交 → 审核 → 入库
档案收集不是档案部门“闭门造车”，而是需要深入到企业的每一个业务流程中，做到“应收尽收、及时归档”。