企业进行档案数字化，不能简单理解为“扫描文件”，而是一项需要统筹规划、标准先行、过程管控的系统工程。科学的方法不仅能提高效率，更能确保数字化成果长期可用、安全可靠。
以下是企业科学推进档案数字化的关键步骤和实施要点：
第一步：前期调研与规划（谋定而后动）
在购买设备和外包服务前，必须先回答三个问题：为什么做？做什么？做到什么程度？
需求分析与价值评估：
梳理企业内利用率最高的档案类型（如：合同、人事档案、基建图纸、财务凭证）。
评估档案对业务的支持价值以及受损风险（濒危档案优先）。
确定数字化范围与优先级：
制定计划，分批次进行。建议遵循：珍贵档案 > 高频利用档案 > 濒危载体档案 > 系统性全宗档案的顺序。
制定技术方案与标准：
明确是要做全文识别（OCR，光学字符识别）以便检索，还是仅做图像备份。
确定分辨率（通常建议≥300dpi）、色彩模式（黑白/灰度/彩色）、存储格式（TIFF存档，JPEG/PDF利用）。
第二步：标准体系建设（制度保障）
科学的前提是有章可循。应参照国家档案局发布的 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017） 等标准，制定企业内部规范。
明确元数据标准：不仅要扫图片，还要著录档案的标题、日期、文号、责任者等信息，确保“以图管文”变成“以数据管文”。
制定操作规范：包括档案出库登记、扫描流程、质检标准、数据备份规范等。
第三步：实施流程管控（过程管理）
一个标准的档案数字化流程通常包括以下八个环节，环环相扣：
档案出库与整理：
办理严格的出库手续。
对原件进行页面清理（去钉、除垢、修复破损），并检查页码是否连续。
关键点： 必须确保原件在数字化过程中不被二次损坏。
目录数据库建库：
在扫描前或扫描中，建立或完善档案的目录数据库。
这是后续检索效率的核心。建议将案卷题名、责任者等关键信息录入准确。
扫描处理：
根据规划选择扫描设备（高速扫描仪用于普通A4纸，平板扫描仪用于珍贵或装订档案，工程图纸扫描仪用于蓝图）。
确保图像清晰、无歪斜、无黑边。
图像处理：
去污：去除扫描产生的黑点、指印。
纠偏：将歪斜的页面摆正。
拼接：对于大幅面图纸，分幅扫描后需进行数字拼接。
OCR识别与双层PDF制作（关键提效点）：
对扫描图像进行文字识别。
生成双层PDF（上层为原始图像，下层为可识别的隐藏文本）。这样用户既能查看原貌，又能直接复制、检索文件中的任意文字内容。
数据挂接：
将扫描后的图像文件与前期建立的目录数据库进行关联（通过档号或唯一编码）。
确保在系统中一点击目录，就能调出对应的图像。
质量检验：
自检：扫描员自查。
抽检：质检员按一定比例（如10%以上）抽查。合格率应不低于99%。
检查内容包括：图像清晰度、目录准确性、挂接正确性。
档案还库与数据验收：
原件清点后归还原库房。
数据经验收合格后，进行多套备份（在线存储、离线磁带/光盘、异地备份）。
第四步：长期保存与利用策略
数字化不是终点，而是长期服务的起点。
存储架构：
在线存储：存放利用率高的数据，用于日常查阅。
近线/离线存储：存放母盘数据（TIFF格式），作为长期保存介质，防止篡改和病毒攻击。
遵循 “异地异质备份” 原则（例如：一套存机房，一套存银行保险柜，一套刻录成蓝光光盘）。
安全管理：
在数字化图像上添加水印（肉眼可见或数字隐形水印），防止截图泄露追责无门。
对敏感档案设置严格的系统权限，确保数字化后不能随意扩散。
第五步：外包管理（如果是选择第三方服务）
大多数企业会选择外包以节省成本，此时科学的“管”体现在：
资质审查：检查服务商是否具备国家秘密载体印制资质（涉密档案必须）。
现场监管：要求在企业现场进行数字化加工，或在有监控的场所进行。禁止将原始档案带出。
设备管理：要求服务商提供自带硬盘的扫描仪，且数字化结束后，硬盘需格式化或由企业留存，防止数据泄露。
驻场人员管理：签订保密协议，禁止携带手机、相机进入作业区。
总结：科学数字化的三个衡量标准
保真：扫描图像能真实反映档案原貌。
保值：OCR和元数据让档案信息可检索、可挖掘，价值增值。
保安全：原件无损坏，信息无泄露，数据不丢失。
建议企业先做一个小规模的试点项目（选择一个全宗或一类档案）进行档案管理数字化尝试，跑通上述所有流程后，再进行大规模铺开，这样可以及时发现问题并调整方案。