企业进行规范化、标准化的档案管理，需要配备一系列专业的档案用品。这些用品不仅能有效保护档案实体，还能极大提升管理效率和美观度。
以下为企业档案管理所需用品的详细清单，分为 “实体档案保管用品”、“整理与装订用品”、“数字化与标识用品”、“环境与安全用品” 以及 “管理工具” 五大类。
一、实体档案保管用品（存放与防护）
这是档案长期安全存放的基础，核心是使用标准化、无酸的产品，防止档案老化、受损。
档案盒（核心用品）：
类型：无酸牛皮纸档案盒（长久保存）、彩涂档案盒（美观、分类标识）。
规格：根据纸张大小选择，国内最常用的是 A4（310mm x 220mm） 规格。另有A3、财务凭证盒等。
关键：应选择符合 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》 推荐标准的档案盒。
档案柜/架：
五节柜：传统铁皮或木质柜，适合办公室少量存放。
密集架：海量档案存储的首选，节省空间，承重力强，分为手动、电动、智能型。
防磁柜：专门存放磁带、磁盘、胶片等特殊载体的档案。
底图柜：存放大型工程图纸的专用抽屉式柜体。
内部配套用品：
档案袋/夹：用于临时存放或流转中的单份文件，如透明活页夹、牛皮纸档案袋。
卷皮/卷壳：适用于按“卷”整理的科技档案、案件档案等。
照片档案册/盒：无酸材质，用于存放照片、底片，防止粘连和划伤。
印章档案盒：带有多层格子的专用盒，用于存放单位各类印章。
二、整理与装订用品（固定与排序）
确保档案文件有序、牢固，便于查阅。
装订器材：
打孔机：用于文件打孔，配合装订条使用。
装订机：
财务凭证装订机（压铆、热熔）：用于装订厚册凭证、报表。
梳式装订机：适用于较厚的文件，可灵活增删页。
不锈钢钉/直角钉：用于“件”的装订，符合归档要求。
棉线/蜡线：传统三孔一线装订法，用于珍贵档案或特殊要求。
起钉器：安全拆除旧钉。
整理工具：
分类隔页纸/分类索引：插在档案盒内，区分不同类别文件。
文件筐/文件车：用于文件整理、流转时的临时存放和运输。
三、数字化与标识用品（检索与识别）
实现档案的快速定位和精准管理。
标识用品：
档案标签/背签：贴在档案盒脊背和正面，打印或填写档号、题名、期限等信息。
色标贴：不同颜色代表不同类别、部门或保管期限，实现“视觉化管理”，一眼识别。
号码章/号码机：手动或自动编制页码。
归档章：加盖在归档文件首页上端空白位置，包含全宗号、年度、室编件号等必备信息。
书写与打印：
专用档案笔：建议使用碳素墨水、黑色签字笔，确保字迹耐久（禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水）。
标签打印机：打印规范、美观的电子标签。
条码/RFID标签：实现档案的快速盘点、定位和流通管理（现代化管理）。
四、环境与安全用品（防护与维护）
为档案创造适宜的物理环境。
环境控制：
温湿度计：实时监测库房温湿度（标准：温度14-24℃，湿度45-60%）。
除湿机/加湿器、空调：调节温湿度至标准范围。
防光窗帘：避免日光直射，减缓纸张老化。
防灾防护：
防火设备：气体灭火器、火灾自动报警系统。
防虫防霉：樟木块、防霉防虫药片、无酸防虫纸。
防尘罩：用于覆盖档案架或重要设备。
五、管理辅助工具（提升效率）
软件系统：
档案管理软件：核心工具，实现电子目录管理、借阅流程、统计、数字化档案集成等。这是现代化管理的“大脑”。
手工工具：
工作台：宽敞的整理操作台。
尺、剪刀、裁纸刀、胶水（无酸） 等基础文具。
手套、口罩：整理老旧档案时保护档案和人员健康。
选购与配置建议
合规先行：优先选购符合国家档案行业标准（DA/T） 的产品，确保尺寸、材质规范。
按需配置：
初创/小型企业：从基础开始，配置档案盒、柜、装订机、归档章、标签等即可。
中大型/规范企业：需系统配置，包括密集架、专用软件、条码/RFID系统、环境控制设备等。
材质是关键：直接接触档案的用品（盒、纸、线）必须为无酸、中性材质，pH值应≥7.0，防止酸性物质侵蚀档案。
统一美观：同一全宗的档案用品样式、规格应统一，体现管理的规范性和企业形象。
通过科学配置和使用这些档案用品，企业可以构建一个安全、有序、高效的档案管理物理基础，为档案的长久保存和价值利用提供坚实保障。