企业设计档案库房规范是一项系统性、基础性的工作，旨在确保档案实体安全、延长档案寿命、便于科学管理、支撑高效利用。这不仅仅是一个技术标准，更是一个档案管理纲领。
以下为企业设计档案库房规范的核心框架与关键要素，您可将其作为制定内部规范的蓝本。
企业档案库房规范设计总纲
文件标题： XX公司档案库房管理规范
目的： 为保障公司档案的完整与安全，实现库房管理的标准化、科学化，特制定本规范。
适用范围： 本规范适用于公司所有类型档案（包括纸质、电子、声像、实物等）库房的规划、建设、日常管理与安全维护。
责任部门： 明确档案主管部门（如办公室/综合部）、库房管理员、各归档部门的具体职责。
第一部分：库房选址与建筑要求
选址原则：
安全性：远离易燃、易爆、腐蚀性气体源及污染源，避免低洼、潮湿区域。
便利性：相对独立且安静，但应便于各部门移交与利用档案，交通便利。
扩展性：预留一定空间，满足未来5-10年的档案增长需求。
建筑结构要求：
承重：楼面荷载应满足密集架满载要求（通常≥ 12kN/m²）。
层高：考虑密集架高度（通常2.4-2.6米）及顶部通风、照明空间，净高不宜低于2.8米。
门窗：安装坚固的防火、防盗门，窗户应小而少，并配备遮光窗帘或采用防紫外线玻璃。
第二部分：“八防”环境控制标准（核心）
库房环境必须满足“八防”要求，并配备相应设施设备，进行持续监测。
第三部分：设施设备配置规范
档案装具：
类型：根据档案类型和库房结构，选用密集架（节省空间）、活动档案柜或固定架。
材质：优质冷轧钢板，表面经酸洗磷化、静电喷塑处理，防锈、环保、坚固。
排列：主通道宽度不少于 1.0-1.2米，架间通道不少于 0.8米，方便取放和应急疏散。
信息化设备：
配备专用计算机、扫描仪、打印机等，用于档案目录管理、出入库登记。
确保档案管理系统（如有）与库房实体管理流程无缝衔接。
其他辅助设备：
专用手推车、梯凳、吸尘器、急救箱等。
第四部分：日常运营管理流程
出入库管理：
档案入库：履行严格交接手续，检查档案质量，核对清点后，按既定排架规则上架，并及时更新存放位置索引。
档案出库：必须填写《档案调阅申请单》，经授权领导审批。档案管理员按单取件，办理出库登记。档案原件原则上不得借离库房，优先提供复制件。
库内秩序管理：
排架规则：采用统一的分类号、档号顺序排架，从左至右，从上至下。制作醒目的库房指引图和柜架标签。
盘点制度：每年至少进行一次全面清点，确保账、物、系统数据（位置信息）完全相符。
人员与安全巡查：
人员要求：库房管理员需具备责任心和基本档案知识，熟悉应急流程。
巡查制度：每日下班前进行安全检查（门窗、电源、空调、消防器材），填写《库房安全日志》。定期检查设备运行状态。
第五部分：应急预案
规范中必须包含应对突发事件的预案：
火灾应急预案：报警、灭火、疏散、档案抢救的步骤与分工。
水灾应急预案：漏水源头控制、档案转移、后期干燥处理流程。
安全事件应急预案：失窃、非法入侵的处置与报告流程。
定期演练：每年至少组织一次消防或应急疏散演练。
设计规范的要点与建议
合规性是底线：规范内容必须符合国家《档案法》、《建筑设计防火规范》、《档案馆建设标准》等相关法规和行业标准。
结合企业实际：根据企业规模、档案数量、类型、预算来“量身定制”，不盲目追求高标准。中小企业可以从满足最核心的防火、防盗、防潮要求做起。
前瞻性考量：设计时应考虑未来档案数字化加工区、阅览区、办公区的合理分隔与动线规划。
成文与培训：规范必须形成正式文件，发布并组织相关人员进行培训，确保理解与执行。
定期评审与修订：技术和管理在进步，规范应每隔2-3年进行一次评审和修订，确保其持续有效。
一份优秀的档案库房规范，应是科学标准、可操作流程和严格责任体系的结合体，它将为企业的“记忆宝库”筑起一道坚实的安全防线。