“流程割裂”是档案管理从传统、被动、封闭走向现代、主动、协同的核心障碍。它通常表现为档案工作与核心业务流程脱节，是“前端业务部门随意产生文件，后端档案部门被动接收”的根源。
解决流程割裂，关键在于将档案管理要求“嵌入”（Embed）到业务流程中，实现 “前端控制、全程管理” 。以下是系统的解决策略和实施路径：
核心思想：从“事后归档”到“事中管控”
打破档案管理与业务活动“两张皮”的局面，让档案管理成为业务流程中不可或缺、自动运行的一个环节。
一、顶层设计与治理：重塑理念，明确规则
确立“业务谁办理，档案谁负责”的原则：
将档案的规范形成、及时归档作为业务部门和员工岗位职责的一部分，而不仅仅是档案部门的职责。
管理层需要在制度和文化上明确这一点，并将归档质量纳入业务部门的绩效考核。
制定统一的“业务文件形成规范”：
与各业务部门协同，为每一类核心业务（如合同签订、项目立项、采购报销、研发设计）制定标准的文件模板、填写说明和元数据规范。确保业务办结时，形成的文件本身就已“档案化”。
重新设计“端到端”业务流程：
在梳理或优化业务流程（如BPM流程）时，必须将档案归档环节作为一个正式的审批或触发节点嵌入进去。例如：合同审批流程的最后一个节点是“归档确认”，只有档案管理员确认电子和纸质合同已按要求归档，流程才可正式关闭。
二、技术实现：系统集成，自动化桥接
这是解决流程割裂最有效、最直接的技术手段。
核心：推动档案管理系统与业务系统的深度集成：
API接口集成：这是最高效的方式。当业务在OA、ERP、CRM、项目管理等系统中办理完结时，系统通过API自动将 结构化数据（如流程ID、金额、日期）和对应的非结构化文件（如PDF合同、设计图纸） “打包”推送给档案管理系统，并自动匹配分类、填充元数据。
数据库直接对接：对于高度结构化的数据（如财务凭证、人事信息），允许档案管理系统在授权下直接访问业务数据库，定时或实时捕获数据。
实现效果：业务人员几乎无感，档案归档在后台自动完成，从根源上保证了归档的及时性、完整性和准确性。
在关键业务节点设置“归档网关”：
在业务流程中设计强制归档点。例如：
项目结项时：系统锁定项目空间，要求必须上传所有交付物和验收报告，才能触发尾款支付流程。
员工离职时：其负责的项目文档、客户资料必须完成移交和归档，IT部门才能办理账号注销。
费用报销时：电子发票和审批单自动关联并归档，纸质发票需粘贴移交后，财务才进行付款。
利用RPA（机器人流程自动化）填补系统间隙：
对于暂时无法通过API集成、或涉及多个异构系统的归档任务，可以使用RPA机器人。
应用场景：RPA可以模拟人工操作，定期自动登录某个业务系统，按照预定规则查询、下载新产生的报告或列表，然后登录档案系统，上传文件并填写相关信息。这为系统集成提供了灵活的过渡方案。
三、流程再造：将归档动作“固化”到业务环节
定义“档案就绪”状态：
与业务部门共同定义每一类业务文件何时算“办理完毕、可供归档”。例如，一份合同在“双方盖章完毕、扫描件上传至OA”时即视为“档案就绪”，触发自动归档流程。
推行“同步归档”工作模式：
鼓励在业务办理过程中“边做边存”。例如，项目成员直接在企业网盘或协同平台的项目空间内工作，所有工作文件自然沉淀在该空间。项目结束时，整个空间（或其中标记为正式成果的部分）作为一个完整的档案包整体归档，保持了文件的有机联系。
简化并统一归档操作入口：
在OA门户或工作台中，为员工提供一个统一的“我的待归档”清单或快捷入口。清单由系统自动生成（来自集成的业务系统），员工只需点击确认或补充少量信息即可完成，大幅降低归档操作的复杂度和心理门槛。
四、组织与文化保障：明确责任，激励协同
设立“部门档案员”或“流程归档责任人”网络：
在各业务部门指定兼职档案员，他们熟悉本部门业务，负责本部门归档工作的督促、检查和初步审核，成为连接档案部门与业务部门的桥梁。
设计正向激励与负向约束机制：
正向激励：对归档及时、规范的部门和个人给予表扬或奖励；展示利用历史档案成功解决业务问题的案例，体现档案价值。
负向约束：将归档完成率与业务流程的闭环（如付款、结项、考核）挂钩；审计部门定期检查关键业务流程的档案完整性。
持续培训与沟通：
培训不仅要教“怎么归档”，更要讲清楚 “为什么要在流程中归档” （如合规要求、知识复用、保护自己）。让员工理解，规范的档案管理是业务工作不可分割的一部分，是为了保障业务自身的安全和效率。
解决流程割裂的行动框架
档案管理不再是业务结束后一个孤立的、附加的行政任务，而是像“保存”、“提交”按钮一样，成为每一个数字化业务流程中内生的、智能的、自动执行的默认环节。业务在流转，档案即在生成与管理，真正实现 “业务流程到哪里，档案管理就覆盖到哪里”。作为传统的档案服务商，鸿博档案助力企业实现这一目标。