一、构建档案安全治理体系
1. 制度保障层
制定分级安全策略
核心档案：最高级别保护，访问需多重审批
重要档案：中等保护级别，部门内有限共享
一般档案：基础保护，按需访问
建立档案生命周期安全管理规范
从收集、整理到销毁各环节的安全要求
明确的违规处理流程和责任追究机制
2. 组织保障层
设立档案安全管理岗位或小组
明确各部门档案安全责任人
建立定期安全审计和检查制度
二、物理环境安全保障
1. 实体档案库房安全
环境控制
温湿度自动监测与调控（温度14-24℃，湿度45-60%）
防火系统（自动气体灭火、防火门隔离）
防水防潮设施（排水系统、防水层）
物理防护
门禁系统（刷卡+密码+生物识别多层验证）
视频监控全覆盖，录像保存90天以上
防磁柜存放电子介质档案
防虫防鼠定期检查处理
2. 实体档案流转安全
建立档案出入库登记制度
档案运输使用专用保密箱
外借档案安装定位装置（可选）
三、数字档案技术安全防护
1. 基础设施安全
网络隔离
档案管理系统部署在内网或专网
内外网间设置防火墙和安全网关
重要档案服务器物理隔离
数据存储安全
采用RAID技术防止单点故障
核心数据加密存储（AES-256及以上）
建立多地异质备份（本地+云端+离线）
2. 访问控制体系
身份认证
多因素认证（账号密码+动态令牌/生物特征）
单点登录与统一身份管理
定期强制修改密码策略
权限管理
基于角色的访问控制（RBAC）
最小权限原则分配访问权
操作权限与数据权限分离控制
操作监控
完整日志记录（访问、查看、下载、修改等）
异常行为实时预警
高风险操作二次确认
3. 数据安全技术
传输安全
SSL/TLS加密传输
大文件分片加密传输
完整性校验机制
使用安全
水印技术防截屏泄露
文档阅读防复制、防打印控制
离线文件时效控制
防泄漏技术
内容识别与分类分级
异常外发行为监控
数据出境合规控制
四、操作流程安全控制
1. 日常操作规范
严格遵循“三不”原则：
不私存档案
不横向传阅
不违规复制
建立操作双人复核制度
定期清理临时文件和缓存
2. 特殊情况处理
远程访问安全
VPN加密通道访问
远程会话录像留存
远程操作时间限制
外包服务安全
签订保密协议
限制外包人员权限范围
外包过程全程监督
五、应急响应与恢复
1. 预防措施
定期安全风险评估
关键岗位人员背景审查
供应商安全能力评估
2. 应急准备
制定应急预案
安全事件分类分级标准
各等级事件响应流程
通讯联络和指挥体系
定期演练
每年至少一次安全应急演练
每季度备份恢复测试
应急预案动态更新
3. 灾难恢复
建立“3-2-1”备份原则：
至少3份备份
2种不同存储介质
1份异地保存
明确恢复时间目标（RTO）和恢复点目标（RPO）
保障备用系统快速切换能力
六、人员安全与意识培养
1. 人员管理
入职签署保密协议
权限变更及时调整
离职人员权限及时回收
2. 持续教育
定期安全培训（每年至少2次）
真实案例分析教学
安全知识考核与绩效挂钩
3. 安全文化建设
设立安全举报奖励机制
定期发布安全通报
将安全行为纳入评优标准
七、合规与审计
1. 合规性管理
遵循《档案法》《网络安全法》等法律法规
符合行业特定监管要求
定期进行合规性自查
2. 审计监督
内部定期审计（每半年）
外部专业审计（每年）
审计发现问题的整改追踪
实施建议
阶段一：基础建设（1-3个月）
评估现状，识别风险点
制定安全策略和基本制度
实施基础技术防护
阶段二：体系完善（4-9个月）
完善物理环境安全
细化权限管理体系
建立监控和审计机制
阶段三：持续优化（长期）
定期风险评估和策略调整
技术更新迭代
人员持续培训和意识提升
企业档案安全管理是系统工程，需要技术、制度、人员三方面协同发力。安全没有终点，只有不断完善的过程。建议企业根据自身规模、档案价值和风险承受能力，制定适度且有效的安全策略，既要确保档案安全，又要兼顾使用效率，找到安全与便捷的最佳平衡点。
最关键的是将档案管理安全意识融入企业文化，让每位员工都成为档案安全的守护者，这样才能真正构建起坚不可摧的档案安全防线。