在数字化浪潮席卷各行各业的今天，我们谈论数据资产、知识管理、数字化转型，却常常忽视了一个最基础、最原始的“数据金矿”——企业档案。它记录着每一次决策的来龙去脉，凝结着无数项目的经验教训，是公司合规经营的“护身符”，更是驱动未来发展的“知识库”。然而，这座金矿在大多数企业中却处于沉睡状态。本文将针对企业档案管理现状，提出相应的整改方向。
一、普遍存在的现状与问题
普通企业的档案管理，常常面临以下几个比较典型的困境：
说起来重要，做起来次要：很多企业认为档案管理就是个“保管旧资料”的行政工作，无法直接创造利润，因此投入的资源（人力、预算、技术）非常有限，档案部门地位边缘化。
管得比较混乱，想找找不到：
材料收不齐：业务部门觉得归档是负担，很多重要的过程文件、邮件、合同附件等散落在个人电脑或部门手里，没有统一归档。
整理不规范：缺乏统一的分类和编号规则，全凭档案员个人习惯整理，导致查找极其困难，经常出现“只有经手人自己才找得到”的情况。
“信息孤岛”严重：纸质档案、电子文件、各个业务系统（如OA、财务、项目系统）的数据各自为政，互不连通，无法形成完整的档案链条。
数字化转型缓慢，新旧“两张皮”：
虽然办公已经基本电子化，但很多企业仍要求打印纸质版“双重归档” ，造成大量重复劳动和资源浪费。
电子档案的合法性、安全性顾虑多，缺乏有效的电子档案管理系统，只是简单地在电脑硬盘或共享盘里堆砌文件。
重保管轻利用，价值发挥不出来：档案工作长期停留在“收进来、存起来、锁好门”的层面。里面蕴含的大量业务数据、客户信息、决策依据、知识经验没有被分析、挖掘和主动推送给业务部门，变成了“死档案”。
安全有隐患，风险意识弱：
实体安全：库房可能就是个普通房间，防火、防潮、防虫等条件不达标。
数字安全：电子文件没有可靠的备份机制（如异地备份），一旦硬盘损坏或遭遇勒索病毒，数据可能永久丢失。对涉密档案的访问权限控制也不严格。
二、系统性的整改与优化方向
针对以上问题，整改不能头痛医头，而需要系统性地规划和推进。
1. 转变观念：从“成本中心”到“价值资产”
这是最根本的一点。企业管理层需要认识到，规范的档案不仅是合规的要求，更是企业的核心数据资产和知识库。它能为决策提供支持、为维权提供证据、为创新提供参考。应将档案管理纳入企业信息化和知识管理的战略中，给予相应的重视和资源。
2. 打好基础：制度先行，标准统一
建章立制：首先要制定一套简单明了、可操作的制度，核心是《文件材料归档范围和保管期限表》，明确“什么该归档、存多久”。同时配套制定归档、借阅、保密、销毁等流程规定。
统一规则：建立一套全公司统一的档案分类方案、编号方法和整理规范，确保无论谁接手，都能按图索骥。
3. 抓住关键：推进数字化转型，解决核心痛点
“前端控制”：在新上线的业务系统（如合同、项目管理）设计时，就提前考虑电子文件的自动归档需求，从源头确保电子文件的规范。
“单套制”突破：在法律允许的范围内（如电子发票、电子合同），积极推行仅保存电子档案的“单套制”管理，这是降本增效的关键一步。
“存量数字化”：对历史纸质档案，不必追求一步到位全部扫描。应优先对查询频率最高、最重要的核心档案（如产权证、高价值合同、关键凭证）进行数字化，并建立目录数据库，能快速解决80%的日常查找需求。
4. 升级服务：从被动保管到主动赋能
便捷检索：目标是建立一个覆盖全公司（或至少主要档案类型）的集中检索门户，让员工能像用搜索引擎一样方便地查找档案信息。
知识挖掘：档案部门可以主动作为，围绕企业核心业务、重大项目、竞争对手分析等主题，对档案信息进行深度编研，形成专题报告、案例集或展览，直接服务于业务发展和文化建设。
5. 筑牢底线：确保实体与数字双重安全
改善实体档案的保管条件，满足基本的“八防”要求。
为电子档案建立系统化的备份与恢复机制，包括本地、异地及离线备份，并定期演练恢复流程。
建立严格的权限管理体系，确保涉密档案信息安全。
6. 巧用外力：寻求专业指导和支持
很多企业不知道，地方档案行政管理部门（档案馆）通常有面向企业的免费指导服务。可以主动联系他们，获取政策解读、标准规范甚至上门指导，这是性价比极高的专业支持。
三、给中小企业的务实建议
对于资源紧张的中小企业，不必追求一步到位的大系统、大库房。可以抓住几个重点，快速见效：
先有“规矩”：哪怕只用几页纸，先把最基本的《归档范围》和《整理方法》定下来，让大家有章可循。
先管“核心”：集中力量把合同、财务账、资质证书、核心技术资料这几类最重要的档案管清楚、管规范。
先数字化“最常用的”：把每天都要查的几类档案优先数字化，立刻就能感受到效率提升。
善用工具：可以先用带权限管理功能的云盘或低代码平台搭建一个简易的电子档案查询库，成本远低于专业系统。
总而言之，企业档案管理的现代化改造，核心思路是从封闭的保管基地，转向开放的服务中心；从物理的纸张仓库，转向逻辑的数据枢纽。这是一个循序渐进的旅程，关键在于开始行动并持续优化。