“这些旧合同放了十年，一次都没用过，能销毁吗？”
“上个月的审计要查五年前的采购凭证，幸好当时没扔！”
“新来的项目经理想参考之前的方案，结果发现早就处理掉了……”

这样的场景，几乎每天都在企业里上演。档案管理看似是后勤事务，实则牵一发而动全身——留得太多，仓库爆满、查找困难；留得太少，关键时刻拿不出凭证，轻则影响业务，重则面临法律风险。而档案管理的核心命题只有一个：哪些该留？留多久？

今天，我们就来聊聊企业如何科学划定档案归档范围和保管期限，让档案真正从“包袱”变成“资产”。

一、归档范围：不是“全留”，而是“精准留”

很多企业存在一个误区：档案管理就是“把所有东西都留着”。结果档案室堆满了重复的文件、过期的宣传册、无用的会议通知，真正要找核心合同时却翻不出来。

根据国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，归档范围有明确的界定标准。

必须归档的四类核心文件：

第一类是反映企业基本面貌的文件。包括企业在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的，对企业发展具有查考价值的记录。简单说，就是那些能够说清楚“企业从哪里来、到哪里去”的材料——年度总结、重要会议记录、发展规划等。

第二类是具有法律凭证价值的文件。这是企业档案中最核心的部分——合同协议、产权证明、审计报告、诉讼文书、工商登记资料等。它们不仅是企业经营的见证，更是关键时刻维护企业权益的法律武器。

第三类是需要贯彻执行的外部文件。包括上级主管单位的批复、行业监管部门的政策文件、社会中介机构出具的公证文书等。这些文件直接指导企业经营行为，必须妥善保管。

第四类是法律法规规定应归档的文件。如税务申报表、社保缴纳记录、环评报告等，属于法定留存范围，缺失即意味着违规。

可以不归档的五类文件：

归档不是“全留”，精准才是关键。以下文件可以不归档：

  • 普发性不需办理的文件：上级单位下发的无需本企业执行的普通通知、抄送件

  • 无查考价值的事务性文件：临时性通知、会议日程安排、一般性便函

  • 过程性稿件：未经审阅签发的草稿、历次修改稿（有重要修改意见的除外）

  • 重份文件：同一文件的多份复制件

  • 不需办理的外部来文：无参考价值的简报、情况反映

二、保管期限：永久还是定期？30年还是10年？

确定了哪些文件要留，下一个问题就是留多久。国家档案局第10号令将企业档案保管期限统一为“永久”和“定期”两种，定期一般分为30年和10年。这个“三分法”替代了过去模糊的划分，让期限界定更加清晰。

永久保管的档案：与企业同寿

永久保管的档案主要包括三类：

一是企业生命周期的核心凭证。设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产等企业变动过程中形成的全部文件，必须永久保存。因为这些文件记录着企业的“出生证明”和“成长轨迹”，企业不灭，档案不毁。

二是企业治理结构的关键记录。董事会、监事会、股东会的构成、变更、会议决议、纪要等，必须永久留存。特别是涉及企业经营决策的重要会议文件，其价值伴随企业始终。

三是重大资产和权益的证明文件。资产产权登记、股权变更、重大合同协议、重要融资文件等，这些直接关系企业核心利益的凭证，必须永久保存。一旦丢失，资产归属都可能说不清楚。

四是战略决策和基础制度。企业发展规划、战略决策、重大改革方案、内部管理制度等，是企业运行的“宪法”，理应永久留存。

定期保管的档案：30年与10年的划分逻辑

定期档案的保管期限，核心在于区分“重要”与“一般”。具体而言：

30年保管的典型文件：

  • 本企业资本金管理、资产管理的一般性文件

  • 部门工作规划、半年和季度计划与总结

  • 一般性合同协议（低于重要金额门槛的）

  • 上级单位制发需贯彻执行的一般性文件

  • 所属企业一般性问题的请示与批复

10年保管的典型文件：

  • 召开会议、举办活动的一般性文件

  • 发布的一般性公告

  • 无批复的一般性请示

  • 事务性、临时性但需短期备查的文件

三、实操指南：如何让划定标准落地？

理论清楚了，落地才是关键。很多企业困惑的是：“重要的”和“一般的”到底怎么区分？这里提供几个实用的细化方法：

按金额维度量化：与其说“重大合同”，不如明确“500万元以上的采购合同永久保存，100万-500万元30年，100万元以下10年”。金额门槛让执行变得简单。

按时间维度区分：年度工作总结比季度总结价值更高，可定为永久；季度计划一般10年即可。

按来源维度判断：省部级以上领导视察形成的文件永久保管，司局级以下可定为30年或10年。

按职能维度划分：涉及资产处置、干部任免等重要事项的请示批复永久保存，一般性事务请示批复30年或10年。

四、档案管理的“底线思维”与“上限追求”

科学划定归档范围和保管期限，本质上是建立档案管理的“底线思维”——确保该留的都留下，不该留的及时处置。但这只是基础，真正的“上限追求”是让档案从“沉睡的历史”变成“活跃的资产”。

几个关键原则值得牢记：

  • 最低期限原则：国家规定的保管期限是最低要求，企业可根据实际需要选择更长期限

  • 电子档案同步：无纸化的电子文件同样要纳入归档范围

  • 原件优先原则：能归原件的尽量归原件，复制件需注明原因

  • 动态调整机制：企业业务发生变化时，应及时修订完善归档范围

结语

档案是企业的“记忆”，也是企业的“护身符”。一份完整规范的档案，可能在税务稽查时帮企业避免罚款，可能在合同纠纷时帮企业赢得诉讼，可能在业务传承时让新员工快速上手。

然而，编制科学的归档范围和保管期限表，是一项专业性强、工作量大的系统工程。从国家标准的解读到具体条目的细化量化，从纸质档案到电子文件的同步管理，每一个环节都需要专业知识和实操经验。

如果您的企业正在为“哪些该留、留多久”而困惑，如果您的管理者希望让档案真正成为企业的核心资产，不妨寻求专业力量的帮助。

鸿博档案，专注企业档案全生命周期管理，以国家专业标准为基石，为企业量身定制科学规范的归档方案，让每一份档案都“存之有据、用之有道”。