企业纸质档案清点是一项基础但极其重要的工作，是确保档案安全、有序、可查的前提。它通常发生在交接、审计、搬迁、档案数字化项目启动或定期盘点时。
以下是一套系统、高效的企业纸质档案清点技巧与步骤，旨在确保清点工作的准确性、可追溯性和效率。
一、清点前的周密准备（成功的关键）
明确目标与范围：
目的：是全面盘点？还是只为审计抽样？或为数字化做前期准备？
范围：确定要清点的档案库、密集架、箱柜的具体位置和编号范围。
成立清点小组：
指定负责人，成员最好包括档案管理员和相关部门（如使用部门、审计部）人员。
进行简短培训，统一标准、方法和表格填写规范。
冻结档案流动（至关重要！）：
在清点期间，暂停所有档案的借出和归还，直至清点完毕。如有紧急需求，需严格登记并单独处理。
工具与物料准备：
清点工具：手套、口罩、手推车、梯子。
记录工具：盘点表（Excel或纸质）、铅笔、橡皮、荧光笔、便签贴。
标识工具：不同颜色的不干胶标签、记号笔。
设备：扫码枪（若档案已条形码化管理）、相机（用于问题记录）。
资料准备：
获取最新的《档案存放位置索引》、《档案目录》或数据库清单，作为清点的基准对照。
二、清点中的核心技巧与步骤
技巧1：遵循固定顺序，避免混乱
物理顺序：严格按照档案库的排架顺序进行，如从门口开始，从左到右，从上到下，逐架、逐格、逐盒清点。严禁跳跃式清点。
逻辑顺序：与档案的分类编号顺序（如年度-部门-类别）保持一致。
技巧2：采用“三核对”法，确保账实相符
这是清点的核心动作，即用实物与两份记录进行交叉比对：
一核对（实物 vs. 盘存表）：手拿清点表，核对架上档案的档号、题名、盒号是否与表上记录一致。
二核对（实物 vs. 存放标识）：核对档案盒脊背或侧面的标签信息是否清晰、准确，与内装档案是否相符。
三核对（盘存表 vs. 总账/系统）：清点完一个单元（如一个密集架、一个区间）后，立即将清点数据与档案管理系统的数据库或总账目录进行比对。
技巧3：规范使用标识，清晰记录状态
已清点标识：每清点完一个最小单元（如一盒或一格），立即贴上已清点标签（如绿色圆点），防止重复或遗漏。
问题标识：遇到任何问题，立即贴上问题标签（如红色箭头贴），并在标签上简要注明，同时记录在盘点表的“问题备注”栏。常见问题包括：
有物无账：架上有，但目录里没有。
有账无物：目录里有，但架上找不到（可能借出或错放）。
账物不符：档号、题名、数量不一致。
破损污损：档案盒或文件本身有损坏。
存放错位：档案未放在正确位置。
技巧4：标准化记录，便于后续处理
设计合理的《纸质档案清点登记表》，应包含：清点区域、架位号、盒号、档号、题名、形成时间、应存数量、实存数量、清点人、清点日期、问题描述等字段。
即时记录：发现问题当场记录，不依赖记忆。
数字+文字描述：对于问题，既要勾选类型，也要用文字简要说明具体情况。
技巧5：分阶段推进，及时复核
将清点区域划分为若干个小块，完成一块，复核一块。
清点人和复核人最好由不同人员担任，交叉检查，降低差错率。
三、清点后的处理与总结
数据汇总与分析：
将所有清点表的数据汇总，生成《档案清点汇总报告》和《问题档案清单》。
统计账实相符率、问题档案的类型和数量。
问题档案处理：
有物无账：补充编目，录入系统。
有账无物：追溯借阅记录，查明去向，办理追回或核销手续。
账物不符/错位：修正目录信息，将档案归回正确位置。
破损档案：进行修复或抢救，并改善保管条件。
更新系统与索引：
根据清点结果，更新电子档案管理系统中的存放位置、状态等信息。
修订《档案存放位置索引》，确保其准确性。
形成清点报告：
报告内容应包括：清点背景、范围、时间、人员、方法、结果（总数、相符数、问题数）、主要问题分析、处理措施及建议、遗留问题等。
报告需归档保存，作为下次清点或审计的依据。
特别提示与进阶技巧
安全第一：注意人身安全，攀高时使用稳固梯子；注意档案安全，轻拿轻放，防止掉落。
借出档案处理：清点前，尽可能催还所有借出档案。对未能归还的，需单独列出清单，与借阅凭证核对，确认为“在借状态”。
数字化助力：如果条件允许，在清点时可使用平板电脑直接连接数据库进行核对，或使用RFID技术进行快速批量扫描盘点，效率极高。
常态化机制：将清点工作制度化，建议每年或每两年进行一次定期全面清点，并结合日常利用进行动态核对。
通过以上系统化的档案清点技巧和步骤，企业可以高效、准确、有条不紊地完成纸质档案清点工作，从而夯实档案管理的基础，保障档案资产的安全与完整。