2000年前文书档案以案卷形式立卷保存；而2000年后文书档案简化以件形式保存。
（一）定归档范围
文件材料归档范围：
1、单位对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
2、单位收到的公文，如政府职能部门发来的与本单位有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
3、本单位与其他单位来往的文书及权益文书等；
4、单位领导的批示、指示等；
5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
6、反映单位主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
7、单位的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
8、本单位与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
9、本单位干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本单位员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
10、本单位发布的各类广告、宣传材料；
11、本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
12、外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
13、财务档案资料；
14、其他具有利用和保存价值的文件资料。
不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
（二）区分年度
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
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