客户背景
某县域医疗集团，成立于2019年，下辖10个分院，总院在岗职工1400余人。有已建成、在建、即将建设、改建等多种类型的基建项目，设备总值超1.5亿元，涵盖多种大型医疗设备。
客户问题
问题一：基建档案管理复杂
· 已建成项目、在建项目、即将建设项目、改建项目并存
· 基建档案对于“征地、拆迁、建设、维护”各阶段必不可少
· 档案分散，查找困难
问题二：设备档案管理薄弱
· 设备档案涵盖设备全生命周期（采购→使用→维护→维修→报废）
· 设备总值超1.5亿元，但档案管理缺失
· 设备维护记录不全，影响使用效率和安全性
问题三：科研项目档案支撑不足
· 三级医院标准对科研项目有指标要求
· 科研项目开展离不开档案材料支撑
· 档案缺失影响项目申报和验收
问题四：10个分院档案各自分散管理
· 各分院档案各自为政，标准不统一
· 集团无法统一调阅、统一管理
· 存在收集不全、保管不善、利用率低下等风险
问题五：同一院区不同类型档案分散管理
· 文书档案归综合部、招投标档案归采购部、基建档案归工程部
· 分散管理导致责任不清、收集不全
我们一起做了什么
第一步：诊断，摸清家底
· 调研总院及10个分院的档案现状
· 识别基建、设备、科研、文书等各类档案的问题
· 形成问题清单和改进方向
第二步：设计，建立集团化档案管理体系
· 统一全宗管理：10个分院统一纳入集团全宗
· 统一分类标准：制定适用于医疗集团的分类方案
· 统一归档范围：明确各类档案的归档要求
第三步：落地，分阶段建设
· 档案管理系统搭建
· 制度建设与流程设计
· 积存档案整理与数字化
· 档案督导体系搭建
第四步：支撑，建成集团化档案共享中心
· 总院与分院档案统一管理
· 在线调阅，权限控制
· 基建、设备、科研多类型档案融合
成果
项目周期：分三期建设，一期已建成档案共享中心
客户原话
“10个分院的档案终于能统一管理了，不用每个院都问一遍。现在集团层面一个系统，全部看得见。”——某医疗集团档案负责人
“设备总值1.5亿，以前连台账都不全。现在每台设备从采购到报废，全生命周期档案都有了。”——某设备科负责人