企业档案归档范围鉴定是档案管理的源头性、决定性工作。它决定了“什么该存、什么不该存”，直接影响到档案库的价值、质量和未来利用效率。这项工作必须系统、严谨、常态化地进行。
以下是进行档案归档范围鉴定的完整方法论和操作步骤：
一、 核心原则
价值原则：以文件对企业当前运营和长远发展的利用价值为根本判断标准，包括凭证价值和参考价值。
职能原则：档案是机构活动的产物。鉴定必须紧密围绕企业的核心职能、业务流程和关键活动，确保记录其历史面貌。
整体性原则：将文件放在整个组织活动和业务流程的全流程中进行考量，确保反映一项活动始末的完整文件链。
前瞻性原则：不仅要考虑当前需求，还要预见未来可能的用途，如历史研究、文化宣传、权益维护等。
二、 组织与制度保障
成立鉴定委员会/小组：
组成：应由档案部门牵头，成员必须包括各核心业务部门负责人或资深员工（他们最懂业务价值）、法务/合规部门（判断法律风险）、IT部门（协助判断电子文件）以及管理层代表。
职责：负责制定和修订《档案归档范围与保管期限表》，并对疑难文件进行最终裁定。
制定核心文件：编制并颁布 《企业文件材料归档范围与保管期限表》 。这是鉴定工作的“根本大法”，必须清晰、具体、可操作。
三、 归档范围鉴定的具体内容（“存什么”）
鉴定主要围绕以下几个方面，判断文件是否应归档：
反映企业主要职能和历史的文件：
治理层：章程、股东大会、董事会、监事会会议记录及决议、公司注册变更文件、年度报告。
战略决策：中长期发展规划、重大投资决策、并购重组文件。
综合管理：重要的规章制度、年度总结、大型活动方案与总结。
具有法律凭证价值的文件：
合同协议：所有对外签署的合同、协议、备忘录及其谈判、签署、变更、终止全过程文件。
资产权属：不动产证、知识产权证书、商标专利文件、重要资产采购文件。
法律事务：诉讼仲裁案件全套材料、律师函、合规审查报告。
记录核心业务流程的文件：
研发：项目立项、设计图纸、实验记录、测试报告、鉴定验收材料。
生产：工艺规程、质量检测记录、重大质量事故报告。
营销：市场调研报告、重大营销活动方案、重要的客户资料。
人事：员工花名册、高级管理人员任免、重要的奖惩记录、劳动纠纷材料。
财务：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务清算材料。
保障权益和应对风险的文件：
保险单、事故报告、危机处理记录、重要的内部审计报告。
具有重要参考价值的知识资产：
竞争对手分析、行业研究报告、核心技术资料、专家咨询报告、重要项目的经验总结。
四、 需要明确排除的范围（“不存什么”）
同样重要的是界定不予归档的范围，避免信息垃圾：
重份文件（本单位只需保留正本或定稿）。
无查考利用价值的事务性、临时性文件（如一般性会议通知、便签）。
内容被包含的其他文件（如日报内容已包含在月报中）。
非隶属单位抄送的不需办理的文件。
企业内部互相抄送的一般性文件。
五、 鉴定工作的具体流程与方法
源头介入法（前端控制）：
将归档要求嵌入到业务流程和IT系统中。例如，在OA系统中设置公文、合同流程结束时自动触发归档提示；在项目管理软件中定义项目结束时必须提交的归档文件清单。
职能分析法：
梳理每个部门的“职能-活动-事务”清单，分析每项事务中会产生哪些有价值的文件。这是制定《归档范围表》的科学基础。
直接鉴定法（对具体文件）：
内容鉴定：审阅文件内容是否重要、典型、独特。
来源鉴定：考察文件形成部门或作者的重要性。
时间鉴定：文件形成时间是否关键（如成立、转折、重大事件时期）。
形式鉴定：文本、图样、声像等不同形式是否增强了其价值。
弹性处理“灰色地带”：
对于一时难以判断的文件，可遵循 “就高不就低、就宽不就严” 的原则暂存，或在销毁前设立一个缓冲期（如1-2年），到期后再做最终鉴定。
六、 关键输出物：《档案归档范围与保管期限表》
该表应具备以下要素，并动态更新：
序号：方便引用。
条款名称：描述文件类型，如“董事会会议记录及决议”。
归档范围：具体说明何种文件应归，必要时举例。
保管期限：明确划定“永久”、“30年”、“10年”等（或按我国企业常见分法：永久、长期、短期）。
责任部门：明确文件产生和提交归档的部门。
备注：特殊处理说明。
示例：
七、 持续优化与培训
定期复审：每年或当企业战略、组织架构、业务流程发生重大变化时，必须由鉴定委员会复审和更新《归档范围表》。
全员档案培训：对全体员工，特别是新员工和业务部门文员，进行归档意识与范围的培训，使其明确知道在业务活动中“什么需要留底”。
纳入考核：将各部门文件归档的完整率、准确率纳入其绩效考核，从源头确保归档质量。
档案归档范围鉴定绝非档案部门闭门造车，而是一项需要高层推动、业务深度参与、基于科学方法、并融入业务流程的战略性、持续性工作。它定义了企业记忆的边界，是构建高质量知识资产库的第一道，也是最重要的一道防线。