企业进行档案整改（或称档案规范化建设）是一项系统性的纠偏和提升工程。它不仅是整理文件，更是对企业管理基础的一次全面审视和加固。以下是企业进行档案整改时需要特别注意的关键环节和实施建议：
一、 整改前的核心准备：诊断与规划
明确整改动因与目标
为什么整改？ 是应对审计/检查、IPO合规、解决利用困难，还是提升管理效率？目标不同，侧重点和深度各异。
达成什么目标？ 是“通过验收”，还是建立“长效管理机制”？目标需具体、可衡量。
全面诊断与摸底
成立专项小组：由高层牵头，档案部门、IT、法务、核心业务部门参与。
现状评估：彻底清查档案的数量、种类、分布状态、管理现状、存在问题（如遗失、损坏、混乱、电子化程度低、制度缺失等）。这是制定方案的基础。
制定详尽的整改方案
范围与重点：明确整改涵盖的年度、部门、档案类型。
工作计划：制定时间表、任务分解、责任到人、预算（人力、物资、软件、外包费用）。
标准与依据：依据《档案法》、《企业档案管理规定》及相关行业标准，制定或修订本企业的《档案分类方案》、《文件材料归档范围和保管期限表》等核心规范。
二、 整改过程的关键控制点
安全是底线，保密是红线
过程安全：在整理、搬运、数字化过程中，严防档案丢失、损毁、泄密。设置临时保密场所，监督人员在场。
信息安全：数字化外包时，必须与服务机构签订保密协议，并监督其数据销毁。电子档案管理系统需确保网络安全。
遵循业务逻辑，保持有机联系
整改不是简单的“堆放整齐”。必须按照档案的形成规律和内在联系进行系统分类、组卷、编目，保持档案记录的完整性和凭证价值。避免为了“好看”而破坏文件之间的历史联系。
实行“双轨制”过渡
对于尚未实现全面数字化的企业，整改期往往是纸质与电子并存。要建立清晰的对应关系，确保无论通过哪种载体都能快速定位和利用。
抓住核心：价值鉴定与分类
精准鉴定：这是整改的技术核心。必须组织熟悉业务的人员，严格按照《保管期限表》鉴别档案价值，划定“永久、长期（30年）、短期（10年）”，并按规定程序对到期无价值档案进行销毁。切勿“一刀切”全部保留或随意销毁。
统一分类：采用科学的分类方案（如年度-机构-问题），对所有档案进行统一分类和编号，实现有序化管理。
数字化过程的质量控制
如果包含数字化任务，需严格控制扫描分辨率、图像清晰度、文件命名规则、目录数据准确性、数据挂接正确性。完成后必须进行抽检和验收。
三、 整改的成果巩固与长效化
“硬环境”与“软系统”同步建设
硬件：改善档案库房设施（温湿度控制、防火防盗），配备合规装具。
软件：引入或升级档案管理系统，实现电子档案的规范化管理和便捷利用。
制度体系建设与落地
修订或制定一套完整的档案管理制度，覆盖收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁全流程。
关键在于将档案管理要求嵌入业务流程。例如，在项目结项、合同关闭、人员离职时，必须同步完成文件归档，将其作为流程的必要环节。
人员培训与意识提升
对全员进行档案意识培训，对专兼职档案员进行专业技能培训。
明确各部门的归档责任，让“谁形成、谁归档”成为共识。
完成整改报告与台账
系统记录整改全过程、方法、成果（如整理数量、数字化数量、销毁清册、制度清单等），形成完整的整改报告和工作台账。这既是成果展示，也是未来审计检查的重要依据。
四、 需要避免的常见误区
为整改而整改：只解决表面混乱，不触及管理流程和制度根源，导致问题反复。
忽视电子档案：只整理纸质档案，忽视业务系统产生的电子文件，形成新的管理盲区。
缺乏业务部门参与：仅由档案部门或行政部门“闭门造车”，导致归档范围不准、整理不符合利用习惯。
“运动式”整改：集中突击完成后便无人维护，很快又退回混乱状态。
总结建议
企业档案整改的终极目标，是构建一个 “前端控制、全程管理、便于利用、安全可靠” 的现代化档案管理体系。一次成功的整改，应实现以下转变：
从“分散存放”到“集中统一管理”
从“重藏轻用”到“便于利用、创造价值”
从“被动接收”到“主动介入业务前端”
从“纸质管理”到“数字赋能、双套融合”
因此，整改不仅是“整理旧账”，更是“立下新规”，为企业积累知识资产、防范风险、提升治理水平打下坚实基础。建议在必要时，可聘请专业的档案咨询服务机构进行辅导，以确保整改工作的专业性和高效性。