一、档案全宗的类型及特点
(一)全宗的类型
我国档案全宗的类型有二:
1、按形成全宗的单位和全宗的内容性质划分:机关组织全宗和个人全宗(人物全宗)。
2、按全宗的范围和构成方式划分,可分为:独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集。
(二)全宗的特点
1.全宗的不可分散性。即“全宗不可分散原则”。 按照集中统一管理档案的原则,在一个档案馆里,把一个全宗的文件集中在一起,形成一个体系,这从理论上讲,就体现了全宗的完整性、不可分散性。全宗不可分的原则是同来源原则紧密相连的。
2.全宗的纯洁性。也叫“全宗单一性”。其意思是说在全宗范围内不会存在其他全宗的材料,一个全宗不能同时混有两个或两个以上的全宗档案材料。应该随时清除整理全宗内不属于该全宗的档案材料,并且将其归入应归的全宗内,来确保全宗的纯洁或称单一。
(三)全宗的整理
1.按全宗进行档案整理,是档案系统化的开始,是档案实行科学管理的理论依据。按全宗整理档案为档案的各项业务工作创造了条件,奠定了基础。它为分析和研究档案的内容,探讨档案科学管理正确评价档案的价值和档案的广泛利用提供了可能。
2.按照全宗进行档案整理,对其科学管理有着重要的组织作用。全宗要同其构成者之间进行统一,应当与任何其他全宗构成者有严格界限。按照这一原则,在档案管理中,只有严格按照全宗间的界限去区分全宗,确定全宗内的类别,进行编目、鉴定,统计等工作,才能科学地划分类别和鉴定,合理地编目和准确地统计。
二、档案全宗与档案全宗管理的联系
(一)档案全宗
1、按全宗整理档案,符合档案的形成规律和特点。
2、全宗是档案管理的基本单位,而区分全宗是整理工作的第一步。
3、全宗为档案提供利用,奠定了科学基础。
4、全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
(二)档案全宗管理
1、档案全宗管理,以管理整个全宗为前提条件,而档案全宗则是档案全宗管理的主体。
2、档案全宗管理,则是以全宗内所有档案为管理对象,实施对全宗档案的综合管理。
3、档案全宗管理,符合全宗档案的形成规律和特点,是全宗档案系统、科学管理的基础。
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